Correos electrónicos

¿Qué es, para que sirve y cómo funciona el correo electrónico?

¿Quién no se comunica, a día de hoy, mediante correos electrónicos? En la era de la tecnología, este es un recurso inestimable que nos facilita la vida de todas las maneras que puedas imaginar.

Reemplazando por completo la correspondencia tradicional, y también otros métodos de comunicación como el SMS, tenemos un moderno medio, de carácter generalmente gratuito, que nos permite establecer comunicación asíncrona con personas de cualquier parte del mundo.

¿Qué es realmente un correo electrónico? Definición y ejemplos

Este se traduce de "email" o "electronic mail". Es, como el propio concepto nos adelanta, es la correspondencia que hemos sido capaces de mantener a través de dispositivos electrónicos. Esto es, la versión digital de lo que sería una carta.

Su carácter es asíncrono, es decir, el envío de la información se realiza sin que el destinatario tenga que estar conectado. Será cuando él acceda a su perfil de correo que encontrará las novedades y también cuando pueda, si lo desea, contestarte, siendo, de la misma manera, innecesario que tú te encuentres en la red o no. Ello se debe a su modelo de trabajo de almacenamiento y reenvío, existiendo un intermediario, el servidor.

Para realizar envíos de correos se necesita de una dirección, tal y como ocurriría si mandásemos una carta a un conocido, detallando su dirección postal en el sobre. En este caso, esta incluye dos partes separadas por un símbolo, el @. La parte que queda a la izquierda indica quién es el usuario y la que queda a la derecha, la máquina utilizada para alojar la cuenta.

Origen

Es curioso indicar que el origen del email es anterior a la aparición de Internet, dado en el año 1962. Surge al conectarse varios usuarios a un IBM 7090 con otro fin pero que terminaron mandándose mensajes internos entre ellos.

Si atendemos al envío a través de la red tenemos que esperar al año 1971, cuando, a través de ARPANET, la primera red, se envió, como prueba, el texto QWERTYUIOP al ordenador de al lado.

En sólo 5 años el envío de emails ya era habitual, uno de los aspectos más usados en internet en aquel momento.

Funcionamiento

• Dos usuarios tienen cada uno una cuenta de correo electrónico. Aun cuando estas pertenezcan a distintos servidores de correo electrónico, estos contactarán para que se dé la transferencia del mensaje.
• A través de un proveedor o de un cliente de correo el emisor redacta un mensaje. A este se le pueden añadir todo tipo de archivos adjuntos.
• El software utilizado contacta con el servidor a través del protocolo SMTP para transferir el mensaje y ordenarle que lo envíe.
• Este servidor debe identificar el equipo al que debe enviarse, consultándose al servidor DNS de la red para que le indique a qué servidor se asocia la dirección de destino.
• Con la respuesta, el servidor se conecta a este otro y transfiere la información al ordenador, donde quedará guardado.
• El destinatario encontrará este mensaje cuando inicie su sesión, es decir, cuando inicie una conexión vía HTTP y acceda a su perfil en la aplicación de correo.

En una misma red, no existe consulta del servidor, el mensaje nunca lo abandona.

Proceso de envío y recepción

El envío de la información incluye:

• La redacción del mensaje. Dispones de un tablero para redactar un mensaje. Este se puede, actualmente, personalizar con cambios de tamaño, inclusión de emoticonos, etc.
• El adjunto de archivos. Tienes la opción de incluir archivos digitales como imágenes, pistas de audio, Words, archivos comprimidos, PDFs... Puedes cargarlos desde tu equipo o desde tus cuentas en los diferentes servicios de alojamiento.
• El propio envío. Tienes que incluir la dirección del destinatario y pulsar sobre el botón de envío.

La recepción se da considerando lo siguiente:

• El mensaje aparece en tu bandeja de entrada. En función de su origen y otros aspectos cada vez más estudiados, puede entrar directamente a una u otra carpeta que tengas creada.
• De este puede ver un resumen que incluye:
  • Remitente. Verás el nombre de la persona o su apodo. En el caso de que este aún no haya hecho la configuración de su perfil, verás directamente su dirección.
  • Asunto. Es un campo que sirve para indicar el tema del mensaje, el asunto, como su propio nombre indica. Cuando se responde, al asunto se le añade, al principio "Re:"; si es un reenvío, "RV:".
  • Fecha. Se indica la fecha en la que se ha realizado la recepción de la información.
  • Otros aspectos. En algunas ocasiones se puede incluir información como el tamaño del contenido, los destinatarios, la existencia de datos adjuntos, si es prioritario, si tiene marca de seguimiento e incluso el comienzo del mensaje.
• Clicando sobre él lo abrimos y tenemos acceso al mensaje completo que el remitente haya redactado y, si los hay, a los componentes adjuntos.
• Una vez leído, tienes varias opciones:
  • Responder. Pasarás a escribir un mensaje al remitente, que pasará a ser destinatario. También puedes responder a todas las personas en lista.
  • Reenviar. El correo será enviado a otra persona. Se lanza una copia en el tablón de redacción e incluyes a una tercera persona (segundo destinatario).
  • Marcar como spam. Vas a separar este email, categorizándolo como basura o no deseado. Con ello, el programa estudia la información y, en un futuro, es posible que lo envíe directamente ahí.
  • Archivar. Se guarda en tu ordenador y lo puedes consultar.
  • Eliminar. Lo moverás a una carpeta de contenido desechado.
  • Mover. Lo mueves a una de las carpetas que tengas creadas.

¿Qué tipos de correo electrónico hay? Diferencias entre POP3, IMAP, SMTP y Webmail

A la hora de hacer uso de este ya tan necesario recurso, disponemos de 4 opciones.

POP3

Se realiza una conexión al servidor para descargar los emails a nuestro dispositivo local. Los mensajes, una vez esto ocurre, desaparecen de dicho servidor, de manera que la única manera de consultar la información es de manera local, accediendo al equipo. Actualmente se ofrece ya la opción de sí guardar los mensajes en el servidor y especificarlos tras tener cierta antigüedad.

IMAP

Ofrece una sincronía total de los correos, de manera que lo que haces en un equipo resulta efectivo en todos los demás donde lo hayas configurado y también en el servidor (que es central), que hace de almacén, al cual puedes acceder desde todo tipo de dispositivos. No requiere de acceso a internet.

SMTP

El SMTP (Simple Mail Transfer Protocol o Protocolo para Transferencia Simple de Correo) es un protocolo de comunicación que permite el envío de correos electrónicos en internet. Este protocolo se asocia normalmente con otros como POP3 o IMAP, siendo SMTP utilizado para el correo de salida y POP3 o IMAP utilizado para el correo entrante.

Webmail

Hablamos de una aplicación web que requiere de tu acceso mediante navegador y previa conexión a la red usando tu ISP o proveedor de proveedor de servicios de Internet favorito.

¿Cuáles son los mejores proveedores de correos electrónicos más populares y con mayor número de usuarios?

Un proveedor de correos electrónicos es una empresa dedicada a ofrecer la gestión de tus emails en la red, tanto enviados como recibidos. Esto es, trabajando con correos webmail.

Esta opera en Internet, que no con la Intranet, por lo que la gestión de tu correspondencia se da ingresando en la página web con el dominio que la empresa haya creado para ello y estando conectado a una red.

La actividad se realiza a través de un buscador, sin necesidad de contar con software independiente instalado en tu equipo.

Algunos de ellos permiten, además, realizar una configuración de tu cuenta para poder acceder a ella a través de lo que se conoce como clientes de emails, que son sencillos programas de gestión (y que veremos en el siguiente apartado).

Los principales tipos de proveedores que encontramos son:

• SMTP relay. Es un proveedor terciario que trabaja cuando los destinatarios de los emails que envías no se encuentran entre tus contactos.
• De servicios de correo electrónico dedicado. Son los que cuentan con sus propia infraestructura para ofrecer el servicio.
• Basados en la nube. Se puede solicitar un servicio de mensajería en la nube, utilizado generalmente para la comunicación dentro de grandes empresas.
• Como plataforma integrada de marketing. Una solución ofrecida en conjunto con otras para llevar a cabo una estrategia de marketing.

Los más utilizados en la actualidad son los siguientes:

Google Gmail

Es el más popular en nuestro país y pasa los mil millones de usuarios en el planeta. A día de hoy es el proveedor habitual, el que todo el mundo utiliza, tanto a nivel particular como uso de correo electrónico corporativo para empresas, en parte porque pertenece a Google.

El elemento más destacado es la limpieza de su interfaz. Dispone de muchas opciones para ordenar los correos, destacando los buenos filtros antispam con que cuenta y adereza su oferta con una sencilla barra de herramientas.

Microsoft Outlook (Hotmail)

Se ha mantenido en primera posición, sin rival, durante muchísimos años. Aun así, se sigue utilizando habitualmente debido a su buenísima reputación y también al hecho de tener todavía activos muchos de sus usuarios de toda la vida.

Tiene una bandeja de entrada inteligente que detecta los mensajes de interés en función del remitente y el flujo de correos enviados y los resalta. Ha integrado un calendario en el que se resaltan eventos de interés para el usuario y otras aplicaciones. Puedes compartir archivos con OneDrive.

ProtonMail

Este es muy significativo debido a que su objetivo es la privacidad, siendo esencial para quien desea mantener sus datos a buen recaudo.

El registro es anónimo y tu IP no se registra. Los emails se cifran al cien por cien. Tiene una versión básica gratuita que te permite envíar 150 correos por día y contar con 500 MB de espacio.

Yahoo Mail

Aunque perdió fuelle hace años, sus actualizaciones han conseguido que vuelva a ser un servicio webmail muy utilizado.

Entre sus bondades destacamos su integración con Facebook, la creación de emails desechables, un enorme almacenamiento y una interfaz similar a la de Gmail.

¿Qué programas de gestión o clientes de correo electrónico existen?

Los clientes de correo electrónico son programas, softwares, que se ejecutan en tu equipo una vez descargados e instalados en él.

La correspondencia queda guardada en tu máquina, de manera que puedes acceder a ella aun sin tener acceso a Internet, es decir, puedes hacerlo estando fuera de línea. Como contrapunto, no puedes acceder a este contenido desde otros dispositivos.

Tanto es así que no sólo puedes acceder a lo recibido sino que también puedes redactar aquellos mensajes que vayas a enviar a posteriori, los cuales quedarán guardados hasta ese momento.

Outlook Express

Ya hemos dicho que algunos proveedores también te permiten hacer uso de un cliente y en este caso Microsoft lo ofrece también, aunque, a diferencia del webmail, el cliente es de pago.

Este es realmente completo, quizás el que más, permitiéndonos un total control de todas las cuentas de manera efectiva (aunque no del todo sencilla si no estás acostumbrado).

Correo (Windows 10)

Dentro de las Modern Apps que se lanzan con Windows 10 tenemos Correo. La idea es que utilicemos la computadora u ordenador de manera algo similar al teléfono móvil, incluyendo aplicaciones para acciones típicas, como bien puede ser la gestión del correo electrónico.

Hay otras pero la que viene instalada de serie con el sistema operativo es esta, Correo.

Opera Mail

Es el cliente del navegador homónimo. No tiene coste y destaca por ser muy ligero amén de personalizable, de manera que todos podemos adecuarlo a nuestros gustos y necesidades.

Polimail

Se trata de una solución para los usuarios que tienen un Mac. Cuenta tanto con versión gratuita como de pago, siendo realmente completa esta última pero suficiente, más que de sobra para la mayoría de usuarios, la primera.

Thunderbird

Terminamos con el cliente de Mozilla. Este ha ganado mucha fama, aun para quien no hace uso de este navegador, por ser de código abierto. Tiene muchas herramientas y funciones, incluida una extensa personalización.

¿Cómo usar y redactar un correo electrónico de forma correcta?

Este es un recurso de gran poder que, además de para mantener una conversación banal con un amigo, sirve para mucho más como para acceder, con su mera redacción, a un importante puesto de trabajo, para solventar incidencias con entidades y organismos públicos y una muy largo etcétera.

La manera de crear un mensaje de correo electrónico pasa por conocer y dedicar tiempo a diseñar los siguientes aspectos:

• Remitente. Conviene configurar nuestro perfil adecuadamente para que en este punto se muestre un remitente que deseemos mostrar (nombre completo, sólo tu nombre, un nick o apodo, un nombre falso, una frase...).
• Asunto. Piensa detenidamente qué poner aquí porque, en ocasiones, hará que el destinatario abra o no el correo. Es el fuerte de las campañas de email marketing. Debe ser muy breve y conciso y resumir adecuadamente el objetivo de tu mensaje.
• Salutación y presentación. Resulta esencial elegir una fórmula de salutación educada y tan formal como corresponda a la situación y, de ser necesario, presentarse adecuadamente antes de hacer ninguna otra cosa. También buscaremos una fórmula de despedida.
• Cuerpo del mensaje. Se trata de la información que queremos dar a conocer. Debemos mimar la sintaxis y la ortografía, y como en cualquier otro escrito, realizar una introducción sencilla, un cuerpo con una argumentación y un párrafo final a modo de resumen.
• Personalización. Dada la posibilidad, no dudes en utilizar las diferentes herramientas de personalización que se dan para que tu mensaje sea único y parte de ti.
• Adjunto. Si tienes que hacerlo, adjunta los archivos correspondientes. No olvides indicar en el texto que lo haces, explicando qué son esos archivos.
• Firma. Nunca envíes un email sin firmar; es síntoma de buena educación y te permite mostrar cómo eres tú el creador de la información.

Copia de carbón CC	Copia de carbón oculta CCO
Su significado es “Copia de Carbón”	Quiere decir “Copia carbón oculta”
Todos los destinatarios podrán observar a quien más fue dirigido el email	Los destinatarios de otras casillas no pueden ver a quien fue enviado el mensaje en este apartado
Las direcciones de correo de los destinatarios incluidos, serán públicas para todos	Las direcciones electrónicas de los destinatarios incluidos en CCO, serán privadas para los demás usuarios de gestores de correo electrónico
Todos los usuarios añadidos podrán comunicarse entre sí, haciendo uso de la opción “responder a todos”	Los destinatarios de otras casillas no podrán comunicarse con los usuarios puestos en la casilla CCO  a través de ninguna opción

¿Qué problemas podemos tener cuando usamos el servicio de email?

Como cualquier servicio conectado a una red mundial con millones de equipos, este, además de ofrecernos unas jugosas ventajas, también nos puede suponer algún perjuicio. No por el servicio en sí sino por el inadecuado uso que se le da por parte de algunas personas.

Los principales problemas con los que te puedes topar, y que te aconsejamos que guardes bien para repasarlos hasta conocerlos al dedillo, son:

SPAM

Es el envío masivo de emails sin que el remitente los solicite. Existe una delgada línea, muy difusa, entre publicidad y correos basura pues, en ocasiones, somos nosotros mismos quienes damos nuestras direcciones al crear perfiles y demás pero, con el tiempo o aún cuando hemos eliminado dichos perfiles, seguimos recibiendo estos emails cuando es evidente que si no formamos parte de esa comunidad no tenemos interés.

Por otro lado, hay que considerar también los correos que se envían a miles y miles de cuentas sin considerar las características del remitente; no hay filtros, no hay un target específico, se envían bombardeando. En este caso, las direcciones se tienen comprando bases de datos o, simplemente, adivinándolas o buscándolas con softwares específicos para evitar el correo SPAM y controlar este tipo de acciones indeseadas.

Ojo porque otra manera muy común de conseguir tu dirección para después enviarte publicidad indiscriminada es el sorteo. Se sortea un producto y tienes que rellenar un formulario con tus datos, entre los que se encuentra, por supuesto, tu email. Por supuesto, al participar estás consintiendo que este se utilice con fines publicitarios. Vigila este punto y desmárcalo o recházalo.

Algunos consejos:

• Ten una cuenta de correo para acceso a sitios de consulta y entretenimiento, como noticieros, juegos, etc. Deja tu dirección personal sólo en manos de confianza.
• Cuando recibas este tipo de correos, no los cliques; ello sirve para saber que estás activo y seguir enviándote más y más.
• Por supuesto, nunca accedas a ningún sitio desde un enlace en un correo de dudosa procedencia.

Phishing

Este es el peor de tus males en cuanto a problemas con correos electrónicos. El concepto hace referencia a la suplantación de identidad de una entidad, empresa o corporación con la finalidad de obtener las credenciales del usuario o algún otro dato se le conoce como phishing (especialmente el método de pago).

El correo, que parece ser legítimo por su dirección y por su aspecto idéntico al que podríamos recibir de la empresa en cuestión, incluye un mensaje en el que se te informa de una situación a solucionar entrando en tu perfil (puede ser de tu entidad bancaria, de PayPal, de Netflix...). Por lo general, esta pasa por actualizar tus métodos de pago o por verificar si un login reciente ha sido hecho por ti, aunque esto es algo que depende del objetivo de la estafa.

Se te pide, por supuesto, que accedas a tu usuario, desde un enlace que convenientemente se incluye en el texto, para realizar la acción correspondiente. Nunca, jamás, lo hagas. Si tienes un perfil en la corporación a la que se dice representar, entra en su web desde el navegador, como lo harías habitualmente, nunca desde un correo electrónico. Si realmente hay algún problema lo podrás solucionar entrando a la web oficial y accediendo a los datos de tu perfil.

Fraude económico

En este caso vemos muchos ejemplos. Te escribe un particular, generalmente alguien importante en su país o comunidad, indicándote que tiene un problema con su dinero, que ha sido retenido o similar, pidiéndote ayuda para sacarlo del país a cambio de un pequeño incentivo para ti, por supuesto.

El proceso incluye que pongas dinero de tu parte para costos en abogados y otras excusas puesto que, en ese instante, la persona en cuestión no dispone de nada de efectivo.

También tenemos la persona enferma que quiere donarnos su fortuna porque considera que sus herederos son indignos. Ese dinero está en una empresa de seguridad y se dará al tiempo de fallecer el dueño, teniendo que realizar tú el contacto y las operaciones correspondientes, que incluyen, por supuesto, un desembolso económico.

Otro conocido caso es el regalo de productos de gran envergadura (como coches), teniendo que pagar, por tu parte, únicamente, los gastos de envío desde un país que, por supuesto, no es el tuyo.

El premio de lotería que nos toca sin haber jugado no capta ya apenas víctimas, pero ahí está. El funcionamiento es idéntico a los anteriores: pagar tasas, impuestos o similar.

Los préstamos a bajo interés se han hecho muy famosos en los últimos años debido a la necesidad social. Te los ofrecen con unas facilidades pasmosas, entregas datos y, por supuesto, te lo aceptan, a condición de que pagues gastos notariales, de gestión y demás.

Se nos da una oferta de empleo en otro país (o directamente se nos dice que nos han dado el puesto si estamos dispuestos a viajar) pero debemos adelantar dinero para gastos de gestión.

Mula

Esencialmente, haces de intermediario para meter dinero previamente recibido en ciertas plataformas que no ofrecen seguimiento. Lo que haces es participar en un blanqueo de dinero robado.

Infecciones

Estos correos incluyen archivos adjuntos maliciosos con virus informáticos que, de ser descargados, infectarán tu dispositivo.

También se dan, más actualmente, los correos electrónicos con enlaces, cuyo objetivo es el acceso, mediante estos, a un archivo que incluye un macro, que es un programa que se ejecutará en tu dispositivo realizando acciones automáticas y descargando, a su vez, el malware que los ciberdelincuentes desean introducir.

¿Qué son las newsletter o correos electrónicos por suscripción? Principales plataformas de envío

Una newsletter es un boletín al que nos suscribimos para recibir, de una web, novedades por correo electrónico. Su carácter es informativo y se envía de manera periódica, informando de las últimas novedades de la empresa o web en cuestión, independientemente de que estas sean muchas o pocas.

No hay que confundir con el email marketing, que es una estrategia publicitaria que se vale del envío de correos electrónicos para contactar con el usuario, generalmente con la intención, más o menos directa, de vender algo.

La diferencia radica en que en el primer caso el usuario se suscribe porque desea recibir las novedades y estas son de todo tipo, incluyendo toda la nueva actividad del sitio, y, en el segundo, tú no te habrás suscrito (posiblemente ni hayas dado tu consentimiento para ese envío de información y tu dirección haya sido extraída de una base de datos, como ya hemos visto antes que se puede hacer) y, además, no se ofrecen las novedades del sitio sino cambios, promociones o información específica.

En cualquier caso, estas actuaciones se realizan en masa, enviando cientos y cientos de emails, de manera que se precisa de plataformas diseñadas específicamente para ello. Las más conocidas y utilizadas actualmente son:

Mailchimp

Es la más conocida y, a su vez, la más antigua. Ofrecen funcionalidades que ellos mismos han convertido en estándares y entre los que destacan el diseño drag&drop para creación de campañas, las analíticas avanzadas con métricas propias, la conexión con las redes sociales más populares y el proceso de automatización que ofrece una muy buena segmentación dada según la propia interacción del usuario.

Como punto a valorar negativamente, su atención al cliente se da en inglés, idioma que también encontramos, como opción única, en la plataforma.

MDirector

Está resultando ser la plataforma mejor valorada, a nivel general, en muchos rankings. Destaca muy positivamente por contar con el asesoramiento de expertos que te ayudan con la planificación de tu estrategia.

Otro punto que la hace destacar es el hecho de ser la primera cross-channel, la cual permite también la comunicación SMS, hace la captación de registros para optimizar tus otras campañas publicitarias online, permite hacer retargering con la adición de una cookie por registro y lleva la gestión de todos los canales de marketing.

Se sincroniza con tu CRM, envía respuestas automáticas, hace uso de tests A/B para optimizar tus campañas, genera formularios de suscripción...

Mailpro

Muy atractivo su propio marketing, que incluye un decálogo de razones para utilizar la plataforma que incluye, entre otros aspectos, envío transparente, con localización de la infraestructura de envío, editor gráfico, variedad de boletines para escoger, facilidad de uso, prueba gratuita, automatización en el envío y las respuestas o la ausencia de instalación para su uso.

Sendblaster

Es uno de los softwares a los que se accede mediante descarga previa. Aun así, esta se combina con el servicio web, ofreciendo creación de newsletters, gestión de las diferentes listas desde tu propio escritorio, llevar seguimiento online, elegir entre plantillas que se dan por categorías, editar los modelos, hacer ajustes de imágenes, adjuntar archivos personalizados...

Constant Contact

Se está haciendo muy popular últimamente debido a su sencillez, a la posibilidad de personalización de las plantillas, una subida muy fácil de las listas de direcciones, la gestión automática de rebotes, cuentas inactivas y bajas y la disponibilidad de estadísticas en tiempo real.

Además, tiene una versión Plus muy interesante que incluye la conexión del emailing con eventos que se den en directo, encuestas, cupones y otros.

El punto negativo es que, de momento, sólo está disponible en inglés y no existe una intención a corto plazo de que esto cambie.

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