Microsoft Exchange ¿Qué es, para qué sirve y en qué se diferencia a Outlook?

Como uno de los servicios de correo más utilizados del mundo por empresas de todo tipo, Outlook cuenta con un cliente de correo electrónico particular, preparado para el volumen de trabajo que involucra el ambiente laboral.

Se trata de Microsoft Exchange, un cliente de correo que contiene una serie de herramientas que facilitan en gran medida el trabajo y la colaboración entre usuarios de las empresas que adquieran sus servicios.

En los próximos párrafos, te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre este cliente de gestión de servidores, los beneficios que aporta a la productividad laboral, y cómo poder contratar sus servicios para tu empresa.

¿Qué es Microsoft Exchange y para qué sirve?

Exchange es un software de colaboración de usuario que se utiliza para gestionar servicios de correo empresarial, ofreciendo direcciones personalizadas para varios usuarios. Está destinada principalmente para el uso de servidores con un gran volumen de datos.

Incluye de forma nativa una gran variedad de herramientas de organización colaborativa para gestionar los tiempos de trabajo de cada miembro del grupo. Exchange ofrece al usuario una plataforma de correo electrónico, calendario, contactos y lista de tareas. Básicamente, es un servicio que cualquier pequeño o gran empresario puede contratar para optimizar completamente la colaboración y la transferencia de datos e información en sus procesos internos.

Funciones y características ¿Qué puede hacer Exchange?

Exchange funciona como un cliente de servidores, los cuales son asignados a un miembro del equipo de trabajo.

Por lo general, Exchange cuenta con 5 funciones principales:

Servidor de buzones de correo

El servidor de correo de Exchange es el encargado de la gestión de mensajes entrantes y salientes, contiene espacios de almacenamiento como buzones de correo, carpetas públicas, listas de direcciones, calendarios y elementos de organización de tiempo. Este servidor es que permite el funcionamiento de la plataforma de comunicación entre los miembros del equipo de trabajo. Los administradores de este servidor tienen la posibilidad de desplegar buzones de correo de gran disponibilidad para la empresa.

Servidor de acceso cliente

Este servidor es el que gestiona la conexión entre todos los clientes que puedan necesitar acceder al servicio de correo electrónico. Una de las principales ventajas del servidor de acceso cliente, es que maneja todos los protocolos necesarios para el acceso de las personas. Entre estos protocolos se incluyen POP3, IMAP4, MAPI y HTTPS. El servidor además añade soporte para Microsoft Outlook, Outlook Anywhere, Outlook Web App y Exchange ActiveSync (EAS).

Servidor de transporte de concentradores

El servidor de transporte de concentradores gestiona la filtración y formateo de mensajes, verifica la validez y autenticidad de los archivos adjuntos, brindando de esta forma la capacidad de verificación de datos que una empresa necesita para el control del correo electrónico interno y externo. Este servidor también registra de forma diaria los mensajes de correo electrónico, añade descargos de responsabilidad y ejecuta otras acciones que son necesarias para el cumplimiento de los requisitos legales de las empresas.

Servidor de transporte perimetral

Esta función es opcional, y una vez instalada, este servidor proporciona una capa extra de seguridad entre la organización que utiliza Exchange y la red externa.

Este servidor se encarga de realizar una revisión exhaustiva de los mensajes que llegan desde fuera de la organización, con el fin de verificar que estén libres de spam antes de enviarlos hacia el servidor de transporte de concentradores. En cuanto un correo sale del servidor de transporte de concentradores, este se redirige hacia el servidor transporte perimetral, si se ha instalado, antes de salir de la empresa que emplea Exchange.

Servidor de mensajería unificada

De la misma forma que el servidor de transporte perimetral, este servidor es opcional y almacena datos de comunicación de la empresa, como mensajes de voz, junto con correos electrónicos, registros de calendarios y contactos en los buzones de correo de los usuarios. Estos también obtienen beneficios como la posibilidad de responder llamadas, servicios de contestación automáticos y grabación de mensajes.

Beneficios de utilizar Microsoft Exchange

Un software de servidores como Exchange es muy utilizado para gestiones de correo electrónico y muchos otros propósitos más.

Por lo cual cuenta con una gran cantidad de beneficios, entre los cuales podemos mencionar los siguientes:

• Actualizaciones automáticas: Las versiones Online de Exchange tendrán acceso a las nuevas funciones y herramientas a medida que se vayan agregando a la web.
• Ahorro en costos de mantenimiento de servidores: el proveedor de servicio de Exchange realizará todo el mantenimiento de los servidores sin coste adicional.
• Filtros antispam y antivirus en la nube de Exchange: la protección de datos queda en manos del proveedor de Exchange, gracias a que este incluye una serie de herramientas de seguridad entre antivirus y filtros contra SPAM.
• Almacenamiento extensible: Exchange Online cuenta con diversidad de planes, los cuales permiten extender el almacenamiento de los buzones de correo.

Planes y Tarifas ¿Cuánto cuesta Exchange de Microsoft?

Microsoft Exchange es, en esencia, un servicio pago de servidores con una gran cantidad de herramientas que se incluyen en sus planes.

Para contratar este servicio, es necesario informarte acerca de sus planes y tarifas, los cuales pueden encontrar aquí:

• Exchange Online (Plan 1): plan base del programa de servidores que brinda a sus suscriptores un buzón de 50 GB por usuario, por un precio de 4 euros al mes por usuario.
• Exchange Online (Plan 2): por 8 euros al mes por usuario, el plan dos de Exchange incluye buzón de almacenamiento ilimitado, buzón de voz respaldado en la nube y prevención de pérdida de datos.
• Microsoft 365 Empresas Estándar: además de las características de los planes anteriores, incluye las aplicaciones de Office para instalar en el ordenador, en conjunto con 1 TB de almacenamiento, videoconferencias y muchas otras funciones, por el precio de 12.50 euros al mes por usuario.

¿Cuándo es conveniente usar Microsoft Exchange?

Dado que Outlook es una herramienta de uso empresarial, es necesario tener en cuenta que existe un momento en el que es conveniente contratar sus servicios, para poder sacar el mayor provecho posible.

Básicamente, la mejor opción es adquirir los servicios de Exchange en cuanto tu empresa pueda permitírselo. Esto se debe a que el mayor problema para muchas empresas, PYMES en particular, es el coste de mantenimiento de servidores físicos. Debido a que Exchange funciona completamente por medio de la nube, con servidores activos 24 horas al día y con mantenimiento incluido en sus costes de contratación, volviéndolo una de las opciones más rentables para la gestión de datos de servidores.

Alternativas a Microsoft Exchange para profesionales

Microsoft Exchange es una aplicación que permite la gestión de varios tipos de servidores para comunicación interna de la organización y almacenamiento de datos. Sin embargo, no es la única opción, puesto que existen varias alternativas que cumplen perfectamente la función, en caso de que Exchange no sea para ti.

Veamos a continuación:

Ubuntu Server

Es una solución muy sólida cuando se trata de alojamiento interno de servidores colaborativos. Ofrece una fórmula muy rentable y brinda al usuario mensajería de comunicación interna, además de otra función de software colaborativo. Si existe un lado negativo de esta alternativa, es el hecho de que no cuenta con GUI (interfaz gráfica de usuario), por lo que tendrás que saber cómo configurarlo desde la línea de comandos, tarea que puede ser demandante incluso para los usuarios más experimentados de Linux

Google Apps for business

Brinda toda la seguridad y estabilidad de Gmail para la comunicación interna de tu organización, además de muchas otras aplicaciones comerciales, como calendarios, almacenamiento de archivos compartidos y muchas más herramientas de trabajo a distancia.

Las aplicaciones de negocios de Google están disponibles a un costo de alrededor de $5 al mes por usuario. Por otro lado, para poder acceder a todas sus funciones, deberás proveer a Google con los datos de tu empresa, cosa que en ciertos casos no es posible, incluso con la política de Do No Evil de Google. Para ello entra a la web: https://workspace.google.com/

Suite de aplicaciones OX

La suite de aplicaciones de Open Xchange tiene la capacidad para gestionar mensajería de comunicación interna y colaboración para empresas pequeñas, medianas y grandes, con enormes cantidades de empleados. Para ello entra a la web: https://www.open-xchange.com/products/ox-app-suite/

Al tratarse de un software colaborativo de marca blanca, tiene la capacidad de integrar de forma fácil la marca de tu empresa. Cuenta con estándares abiertos API potentes que vuelven OX App Suite una de las mejores alternativas a Microsoft Exchange.

Zimbra.com

Zimbra es una herramienta de software colaborativo de código abierto que presenta una sólida alternativa a Microsoft Exchange. Es utilizada por empresas de gran alcance como Mozilla, Comcast, Titleist y Dell. Cuenta con una opción de mayor costo llamada Zimbra Collaboration Server 8.5, que incluye servicios de mantenimiento y gestión de los servidores, relevando así de esta responsabilidad al usuario. Si bien la herramienta en sí es más costosa, puede ayudar a reducir los gastos generales de mantenimiento.

Kerio Connect

Kerio Connect es una herramienta de Exchange que puede instalarse en el equipo o ser ejecutada desde la nube, y brinda al usuario un software colaborativo que, aunque básico es bastante completo, fácil de administrar y con un bajo coste mensual por usuario. Para ello entra a la web: https://www.open-xchange.com/products/ox-app-suite/.

Si bien no tiene todas las herramientas que brinda un servidor Exchange, su bajo costo y la cantidad de herramientas de la que dispone lo vuelven una muy notable alternativa para Microsoft Exchange.