Google WorkSpace ¿Qué es, para qué sirve y cómo funciona la nueva G Suite de Google?

Sin duda alguna la compañía de Google no se cansa de ofrecer nuevas herramientas de trabajo a sus usuarios, es así como hace poco tiempo anunció lo que es Google Workspace, una nueva plataforma de colaboración tanto para pequeñas y grande empresas y que ha llegado para sustituir la antigua plataforma de G Suite. De esta manera todos los seguidores de Google ya pueden empezar a disfrutar de una nueva plataforma de trabajo.

WorkSpace se caracteriza por ser un sitio dedicado para profesionales donde van a encontrar integrado cada uno de los servicios de la compañía como lo es Drive, Meet, Docs, Calendar y Gmail. Esto permitirá que las personas puedan acceder a todo tipo de contenido y documentos desde un mismo lugar, por lo que aquí podrán conseguir una experiencia muy completa.

De esta manera, todos los usuarios que les gusta trabajar con los servicios de esta empresa ahora los pueden disfrutar todos desde un mismo lugar, algo que sin duda alguna ha beneficiado a muchas personas. Es así como aquí te vamos a enseñar un poco más sobre esta nueva herramienta de Google, para que sirve y cómo puedes comenzar a sacarle todo el máximo provecho posible. Para ello sigue detalladamente todo lo que te enseñaremos a continuación en el post.

¿Qué es Google Workspace y para qué sirve esta herramienta de trabajo?

Google WorkSpace anteriormente conocida como G-Suite, se ha convertido en un conjunto de aplicaciones que está enfocada principalmente para las empresas, es así como ofrece les ofrece una colaboración con el objetivo de poder ayudarles a aumentar su productividad. Pero ¿Cómo puede ayudarles a aumentar su productiva? Esto es posible gracias a sus aplicaciones que han sido creadas para mejorar la comunicación, el almacenamiento en la nube, el control empresarial para la seguridad informática y la colaboración en los equipos.

De esta manera, su principal finalidad es ofrecer herramientas de colaboración y comunicación que beneficie completamente a sus usuarios, para ello pueden hacer uso de servicios como email, voz, chat, videollamadas, gestión de contenido, todo esto desde un solo lugar. Por lo tanto, todo esto se ha convertido en una evolución de G Suite que permite optimizar de una mejor manera lo que es el flujo de trabajo evitando que se tenga que pasar de una herramienta a otra.

En este caso los usuarios van a encontrar herramientas empresariales y ofimáticas que Google provee en la nube, que permiten a las empresas poder mejorar su productividad fácilmente. Además, todas ellas ofrecen una colaboración en tiempo real, siendo esto su mayor beneficio. Por lo tanto, si tienes una empresa pequeña o grande aquí te vamos a dejar algunos motivos por los cuales podrías comenzar a hacer uso de este servicio de Google.

Vamos a ello:

• Permite mejorar la colaboración y la productividad. Además, integra un gran cantidad de soluciones, todo esto está disponible desde cualquier lugar y dispositivo, lo que permite que esté siempre a la mano. Todo esto permite que los trabajadores de tu empresa puedan trabajar en un mismo documento todo el tiempo, ya sea desde su oficina de trabajo o desde casa.
• Cuenta con una facilidad de uso, y es que la misma ha sido pensada para que las personas puedan trabajar fácilmente con ella, de esta manera la curva de aprendizaje va a ser lo más suave posible.
• Ofrece una arquitectura 100% Cloud y totalmente multidispositivo disponible en todo momento.
• Puedes trabajar desde cualquier dispositivo sin importar si tienes o no una conexión a Internet. En el caso que ya tengas dispositivos descargados puedes trabajar en ellos de manera offline.
• Vas a tener que invertir mucho menos en infraestructura locales, ya que en este caso todo va a estar en la nube, lo que genera costes muy por debajo a los que representaría el mantenimiento de herramientas físicas.
• Es una plataforma 100% segura, la compañía de Google se caracteriza por proteger la información de los usuarios de la forma más segura posible, pasándola por auditorías y haciendo cumplir con determinados estándares de seguridad.

¿Cuáles son las herramientas y características de Google Workspace? Mira todo lo que puedes hacer con ella

Es importante tener presente que esta herramienta de Google WorkSpace cuenta con diferentes funciones y características que te ayudarán a conseguir resultados muy buenos tras su utilización. Sin embargo, si aún no estás convencido del todo para empezar a utilizarla para tu empresa, aquí te vamos a enseñar todo lo que puedes hacer con ella.

Para ello sigue detalladamente todo lo que te enseñaremos a continuación:

Correo electrónico corporativo o Gmail

Gmail es actualmente uno de los servidores de correo electrónicos más importantes en todo el mundo, el cual se ha convertido en la mano derecha de muchas empresas y personas. Pero hay que mencionar que en Gmail la mayoría utiliza y conoce es la versión gratuita, abierta y con publicidad ofrecida por Google.

Ahora cuando se habla a nivel empresarial como G Suite, se provee un correo electrónico que deja de ser conocido como Gmail y que pasa a llamarse con el dominio de la empresa de la persona, en este caso puede ser como por ejemplo  @Internetpasoapaso. Al esto ser llamado así sin duda alguna crea una percepción mucho más profesional y seria para la compañía.

Entre otras de las características más resaltantes de este punto se encuentran las siguientes:

• En la versión empresarial no contaras con anuncios ni publicidad.
• Cuentas con la posibilidad de incorporar el logo de la empresa en la interfaz.
• Vas a tener una mayor capacidad de alojamiento, posiblemente el doble de la que tienes con la versión gratuita.

Conversaciones seguras y centralizadas con el chat

Otra de las funciones que todo esto te va a aportar es la de poder comunicarte de una forma segura, hay que tener presente que hoy en día existen muchas herramientas de comunicación como lo es WhatsApp, pero las cuales no están creadas específicamente para lo que son conversaciones corporativas.

Por lo que pueden implicar pérdidas de datos o filtraciones de información ya que no cuenta con la seguridad necesaria para ello. Es por ello que Google WorkSpace provee a sus usuarios con una herramienta de mensajería instantánea en la nube controlada por la empresa, la misma se puede sincronizar con todas las demás funciones para que esta pueda ser monitorizada.

Entre las funciones se encuentra las siguientes:

• Hangouts: Para poder llevar a cabo las comunicaciones los usuarios deben hacer uso de Hangouts como su app de chat, aquí pueden llevar a cabo conversaciones 1 a 1 o bien sea grupales. Debes tener en cuenta que esta app se encuentra integrada con el servidor de correo electrónico Gmail, por lo que siempre va a estar abierta y en el caso de los dispositivos móviles podrás recibir notificaciones en caso que te escriban para que siempre puedas estar al tanto.
• Meet para las videoconferencia: Para que puedas comprender todo esto mejor, esta herramienta hace el papel como de la aplicación Skype, por lo que se van a poder realizar videollamadas, bien sea llamadas grupales o 1 a 1, llamadas sin el uso de la cámara o simplemente llevar a cabo una conversación por chat. Al estar integrado con Google Calendar se pueden generar automáticamente salas de reuniones para cada evento. De manera que esto va a permitir agilizar lo que es la coordinación de videollamadas dentro de la empresa o con otras personas que utilicen los servicios de Gmail.

Calendario sincronizado

Este es otro de los servicios que vas a tener disponible con esta herramienta de Google, en este caso se trata del calendario en la nube que te ayudará a gestionar tu agenda. Lo mejor de todo es que funciona a nivel empresarial por lo que cuenta con diferentes opciones muy importante, teniendo en cuenta que este tipo de aplicaciones son de uso frecuente y que puede ayudar a los equipos de trabajo a poder sincronizarse.

En toda empresa resulta fundamental poder encontrar espacios para agendar diferentes citas y para conocer la disponibilidad de cada uno de los miembros del equipo en todo momento. Todo esto permitirá poder ahorrar tiempo y además puedes sincronizar tu dispositivo móvil para que puedas tener una perfecta gestión de la agenda de trabajo.

Driver para documentos en la nube

No es un secreto para nadie que Google Drive es la solución de alojamiento de archivos para la compañía de Google, el mismo se trata de un servicio de almacenamiento que fue lanzado como una alternativa a Dropbox, pero en esta ocasión se encuentra integrado a G Suite y cuenta con una suite de ofimática.

Entre los principales elementos que la destacan se encuentran los siguientes:

• Documentos: Se trata del Microsoft Word de la suite de Google y el cual permite llevar a cabo la creación y edición de documentos directamente desde el navegador, por lo que no tendrás que realizar la instalación de programas para trabajar en él, sino todo esto lo puedes hacer en línea.
• Hoja de cálculo: Tal cual como sucede en el caso anterior, esta vez hace el papel del Excel de Microsoft, por lo que si estás acostumbrado a trabajar con dicha plataforma, entonces no la echarás de menos en estas hojas de cálculo. Sin embargo, hay que mencionar que en estas hojas de cálculo posiblemente no se encuentren funciones muy avanzadas o todas aquellas que están disponibles en Excel.
• Presentaciones: Se trata del reemplazo de PowerPoint, esto lo puedes utilizar cada vez que necesites llevar a cabo una presentación, el mismo se puede abrir desde el navegador web por lo que podrás acceder a él desde cualquier lugar, ya que no requiere de ningún tipo de instalación. Además, puedes empezar a trabajar en él y después continuar con el proyecto en cualquier otro sitio sin temor a que se desconfigure o se pierda lo que llevas. Simplemente debes acceder al link y listo.

Por último, se puede decir que la principal ventaja de todo esto es que dicha herramienta se encuentra en la nube, por lo que no existirán problemas de sincronización, versiones y tampoco hay la necesidad de enviar adjuntos a otros colaboradores y lo mejor de todo es que está disponible en cualquier dispositivo que tenga una conexión a red.

Al momento de contratar los servicios de Google WorkSpace vas a tener disponibles todas las herramientas, por lo que muchas empresas han optado por dejar de pagar las licencias de Microsoft Office, ya que este servicio cumple con las mismas funciones y es capaz de satisfacer las mismas necesitadas.

Todo en Mobile

Sin duda alguna esta es una de las funciones preferidas por todos, y es que la misma te brinda la posibilidad de configurar todos los servicios de WorkSpace en tu dispositivo móvil, por lo que vas a tener un mayor control sobre cada una de las funciones aquí ofrecida. En este caso ofrece una compatibilidad con los dispositivos móviles de Android e iOS.

En el caso de los dispositivos móviles Android ofrece una integración de muy buena calidad, por lo que no requiere más que un usuario y contraseña para poder empezar a utilizar cada uno de los servicios disponibles como lo es el chat, Gmail, Drive, Calendar, entre otros. Para esto solo debes configurarlo, sincronizarlo y empezarlo a usar.

Precio de Google Workspace ¿Cuánto cuesta utilizar la nueva Gsuite de Google?

Hay que tener en cuenta que Google Workspace no es gratuita, por lo que esta nueva actualización también ha llegado acompañada de nuevos planes y por lo tanto de nuevos precios, bien sea planes para pequeñas o para grandes empresas. En el caso de las pequeñas empresas cuenta con tres planes, ten en cuenta que Google caracteriza como pequeña empresas a aquellas que tienen menos de 300 empleados.

Si este es tu caso, entonces los planes que te pueden servir son los siguientes:

• Business Starter: Este plan incluye un correo personalizado y cuesta 5,20 euros por usuario registrado.
• Business Standard: Ofrece lo que es una mayor capacidad para las videollamadas y mucho más almacenamiento, en este caso el plan estándar tiene un calor de 10,40 euros por usuario.
• Business Plus: Finalmente el plan Plus incluye lo que es un acceso a las herramientas como Vault y MDM (Mobile Device Manager), este tiene un valor más caro que los anteriores el cual es de 15,60 euros por usuario registrado.

En el caso de las empresas más grandes, es decir, aquellas que tienen más de 300 empleados cuentan con sus propias ofertas, por lo que la compañía de Google los invita a contactar a su departamento de ventas para que así puedan conocer el precio de las ediciones Enterprise. Para los departamentos y los equipos que están interesados en usar los servicios de Workspace, la empresa de Google ofrece un plan que cuesta 8 euros por usuario, el mismo incluye las herramientas de colaboración y las de videoconferencia.

También hay que destacar que no es necesario reemplazar ni el correo ni los sistemas de calendario actuales. Sin embargo, puede que te estés preguntando qué pasa con todos los usuarios que ya eran cliente en su anterior versión, hasta el momento no pasara nada, ya que Google ha anunciado que los nuevos planes no van a impactar nada en los contratos actuales, por lo que la licencia de G Suite aún continuará funcionando como lo ha hecho hasta el momento.

Si por alguna razón alguna de las empresas no está lista para hacer su transición a Workspace, entonces el servicio de soporte de Google se estará comunicando con ellos para ofrecerle la información necesaria. Por último, hay que mencionar que Workspace llegará a los clientes de educación sin ánimo de lucro.

Lista de las mejores herramientas de trabajo que podemos utilizar en Google Workspace

Teniendo en cuenta cada una de sus funciones, también es importante resaltar alguna de sus herramientas más importantes y que te ayudarán a sacarle el máximo provecho posible a todo esto.

Es por ello que aquí te enseñamos las cuatro novedades más importantes de todo este servicio y las cuales debes conocer:

Previsualizaciones de enlaces

Con esta previsualización de enlaces los usuarios van a tener la oportunidad cada vez que estén trabajando con un documento de ver el contenido que está enlazado sin tener que salir de dicho documento, lo que sin duda alguna permite ahorrar una gran cantidad de tiempo, especialmente si hay mucha información enlazada allí.

Para que se pueda entender todo esto mejor te dejamos este ejemplo: Si te encuentras trabajando en un documento y tiene enlazada una presentación de Slides, entonces vas a tener la oportunidad de ver qué presentación es e incluso pasar cada una de las diapositivas en un pequeño pop-up. Esto evitará que tengas que salir del documento y abrir en otra ventana dicha presentación, lo que sin duda alguna te causará más tiempo y disminución en tu rendimiento.

Chips Inteligentes

En el caso de los chips inteligentes se pueden encontrar un funcionamiento verdaderamente interesante, especialmente a la hora de estar trabajando con un archivo y se tenga que mencionar a alguien en especial. En este caso se desplegará un pop-up con una información contextual y acciones sugeridas, como compartirles el documento que se está creando.

También es posible que se pueda ver una ficha de la persona con su foto como se puede ver en la imagen, allí también aparecerán otros datos como lo puede ser el correo electrónico, número de teléfono, profesión, entre otros. Todo esto te va a ofrecer una mayor comodidad al momento de trabajar con este servicio.

Modo PiP de Google Meet

Esta es una de las herramientas más importantes de Google WorkSpace, es así como este modo funciona en Sheets, SLides, Docs, y tienen como objetivo poder permitir iniciar una videollamada con las personas que se encuentran trabajando en un documento a través de Meet, por lo que puede facilitar el trabajo en equipo cuando lo estén haciendo desde Meet.

Por lo tanto, cada uno de los miembros del equipo puede continuar trabajando mientras conversa con sus compañeros, en este caso no hay que abrir otra ventana para realizar la videollamada, sino que la misma aparecerá en un pop-up sobre el documento. Todo esto permite que el equipo pueda reaccionar a las sugerencias de los demás en tiempo real, además que facilita lo que es la interacción y la colaboración entre cada una de las personas.

Creación de documentos en salas

Este servicio también te ofrece lo que es la creación de documentos en salas. De esta manera Google WorkSpace le permitirá a cada uno de sus usuarios poder crear un documento compartido directamente desde una sala de chat, algo completamente necesario para aquellos grupos de trabajo que necesitan trabajar sobre un único proyecto en específico.

Todo esto permite que el equipo pueda ir anotando algo que realmente vale la pena agregar, por lo que no tendrá que salir del chat y abrir una ventana o crear un nuevo documento para ir tomando nota de todo lo que se habla allí.

Por lo tanto, esta función ha sido creada para poder facilitar el trabajo es gran medida, ya que cada uno de los trabajadores solo deberá hacer clic sobre un botón que aparecerá directamente en la ventana del chat, allí se creará el documento y cada uno de ellos puede ir trabajando allí sin tener que salirse de la conversación, por lo que facilita increíblemente la toma de decisiones en equipo.

Novedades en cuanto a la seguridad

Toda esta actualización no ha dejado en el olvido lo que es la seguridad, es así como se ha anunciado nuevas novedades para los administradores de los entornos de trabajo que hacen uso del Workspace. Una de ellas trata de lo que es el informe de protección de datos a nivel general, dicha función va a permitir que se puedan crear informes para que los admins puedan entender mejor cómo se almacena la información de su empresa.

Otra de las funciones es poder hacer mucho más sencillo el poder saber si una aplicación externa cumple con los requisitos necesarios para la verificación y así poder acceder a Google Workspace. Cada una de las app que cumplan con dichos requisitos, entonces serán marcadas como “Verificadas por Google”, este título aparecerá en el panel de control del administrador y también le permitirá tomar decisiones de una forma rápida, así como restringir el acceso a los datos que no cumplan con lo necesario para ello.

Google Workspace Marketplace ¿Qué es la nueva tienda de herramientas de la Gsuite de Google?

Como si fuera poco los usuarios también van a poder contar con Google Workspace Marketplace, tal cual como su lo indica se trata de una tienda digital donde se pueden encontrar todas las herramientas de productividad y de colaboración que tienen como objetivo mejorar la funcionalidad de las distintas aplicaciones de Google Workspace.

En esta tienda los usuarios van a tener la oportunidad de explorar, buscar e instalar todo tipo de aplicaciones de terceros que se integran directamente en su cuenta de Workspace, de la misma manera funciona con aplicaciones ya existente como lo puede ser Google Calendar o Gmail.

En este mercado de apps online los usuarios podrán conseguir una gran variedad de apps, entre las principales categorías de aplicaciones en Google Workspace se pueden encontrar las siguientes:

• Utilidades.
• Herramientas comerciales.
• Productividad.
• Comunicación.
• Educación.

Estas categorías de aplicaciones de dicha tienda suelen incluir CRM en su mayoría, así como lo que es el marketing y herramientas de administración y la gestión de proyectos. Además, hay que mencionar que cuenta con apps muy populares, las cuales están calificadas y revisadas para que puedas conocer la opinión de terceros sobre ella. También se cuenta con la posibilidad de explorar las categorías y subcategorías de Google Workplace Marketplace.

O bien sea también se puede escoger una app en función a los servicio de Google con los que se trabaja, teniendo en cuenta que estos son los que más interés tienen para cada persona. Aquí se pueden encontrar algunas aplicaciones de empresas de renombre como Adobe o Dropbox que pueden sincronizarse con sus cuentas existentes y así facilitar el proceso de envió directamente a su correo Gmail.

De la misma manera se pueden encontrar app de organizaciones que es posible que no conozcas, como lo es el caso de Wrike, la cual se integra muy bien con Gmail y Calendar, por lo que facilita lo que es la gestión de proyectos. De acuerdo con todo esto, se puede decir que esta tienda facilita lo que es la búsqueda de aplicaciones para los usuarios.

Es así como en Marketplace van a tener la oportunidad de encontrar programas gratuitos y de pago, los cuales te ayudarán a mejorar y a ampliar las funcionalidades de las aplicaciones de Google Workplace que probablemente ya utilices para la colaboraciones en el equipo de trabajo. Aquí hay que mencionar que no importa el tamaño de la empresa, Google Workspace Marketplace le ayudará a conseguir cualquier herramienta que necesite para trabajar de la forma más fácil posible.

Las mejores alternativas a Google Workspace que debes conocer para mejorar tu productividad

Si hay algo que existe en Internet es la competencia, es así como Google Workspace no se ha escapado de esto y actualmente se pueden encontrar muchas otras herramientas que ofrecen servicios muy similares y que cuentan con características parecidas a las que este servicio de Google ofrece.

Es así como aquí te vamos a dejar las mejores alternativas que debes conocer para que puedas mejorar la productividad de tu empresa:

Zoho.com

Esta herramienta se caracteriza por garantizar lo que son las comunicaciones a una gran velocidad y sobre todo por ofrecer una mejor colaboración. Entre algunas de las funciones que Zoho ofrece a sus usuarios es la de actuar como una red social propia de tu organización, la cual va a estar complementada con un control administrativo, roles de usuario y por una gobernanza.

De la misma manera, Zoho Connect te permitirá crear lo que es una red interna exclusivamente para todos tus empleados, mientras que también podrás crear una red externa para que puedas reunir a todas las demás parte que se encuentren interesada. También ofrece lo que son los chat en tiempo real, así como la capacidad de realizar llamadas por voz o videollamada a cualquier persona que esté en tu misma red.

Como se puede ver Zoho ofrece una gran cantidad de funciones, permitiéndole también poder llevar todos tus archivos a un mismo lugar a través de la generación de un repositorio de documento para tu equipo. Así como poder crear los planes de trabajo y administrar fácilmente todo tu equipo mediante Boards. Entre otras de sus ventajas es que ofrece manuales de empleados, políticas de empresa, guías para la mejoras de las prácticas, entre otros.

Todo esto puede compartirse fácilmente con la herramienta integrada para la gestión de conocimiento. Y por último, hay que mencionar que cuenta con una integración de aplicaciones como como GitHub, Lucidchart, Zapier, Google Drive, Trello, entre algunas otras.

Asana.com

Asana es considerada hoy en día como una de las mejores alternativas para lo que es Google WorkSpace, por lo que se trata de una solución de gestión de proyectos y tareas que permite facilitar la colaboración y la comunicación en equipo. De esta manera, los usuarios pueden utilizar Asana para empezar a desarrollar y crear proyectos, para después crear tareas dentro de esos proyectos.

Aquí vas a tener la oportunidad de agregar compañeros a tu equipo de trabajo, también puedes agregar usuarios como solo seguidores de tareas o mencionarlo en los comentarios de tareas y de esa forma ellos puedan mantenerse al tanto de todo lo que sucede. Al utilizar Asana prácticamente se está eliminando la necesidad de utilizar el correo electrónico para mantenerse informado de los proyectos, ya que este programa te ofrece todo ello.

También vas a tener la oportunidad de compartir notas sobre las descripciones de las tareas, así como poder subir archivos adjuntos a ellas, puedes realizar la combinación de tareas, organizarlas por prioridad, establecer un flujo de trabajo, entre muchas otras funciones allí disponible. En el caso de la bandeja de entrada de Asana puede usarse para recibir notificaciones de todas las actividades realizadas sobre los proyectos.

Todo esto permite que los diferentes equipos de negocios puedan compartir, organizar, planear y realizar un seguimiento progresivo a cada uno de sus proyectos. Para el caso de los trabajos múltiples te ofrece un lugar de organizaciones múltiples de equipos, donde todos se podrán mantener al tanto sin la necesidad de utilizar los correos electrónicos.

Finalmente, hay que mencionar que en el caso de la aplicación de Asana Mobile disponible para los iPhone permite un acceso a la aplicación nativa a una porción creciente de todas las características ofrecidas por Asana. También es posible poder acceder a los datos, así como agregar nuevos datos a Asana mediante la programación de API REST.

Samepage.io

Por último, te presentamos a Samepage, se trata de una aplicación de colaboración que está dedicada principalmente para las empresas, por lo que puede ser utilizada por los equipos de negocios. De esta manera esta app se caracteriza por facilitar lo que es la colaboración en equipo mediante la compilación de listas de tareas, mensajes instantáneos, agendas de reuniones, programación, chat de vídeos grupales, temas de discusión y muchas más, todo esto desde un mismo lugar.

Todo esto ha hecho que este programa se convierta en uno de los más adecuados para lo que son las organizaciones de todos los tamaños y formas, bien sea para las organizaciones educativas, agencias de marketing, departamentos de recursos humanos y organizaciones sin ánimo de lucro. De esta forma Samepage puede ser implementado en equipos de empleados, consultores socios, proveedores y clientes.

En el caso de los archivos, vídeos, mapas, fotos, conversaciones, entre otros son compilados en una página para que todas las personas involucradas puedan tener acceso a ellos y así poder contribuir. Todas las páginas de Samepage pueden ser compartidas con cualquier persona, todo esto está sujeto a lo que son los controles de acceso de usuario, así como los derechos de intercambio establecidos previamente por los administradores, todo esto permite que se pueda mantener sincronizado y actualizado

Con la aplicación móvil nativa de Samepage se puede llevar a cabo proyectos que sean accesible para los miembros del equipo desde cualquier dispositivo y lugar. En el caso de las aplicaciones de escritorio simplifica el acceso a Samepage desde ordenadores de mesa o portátiles.

Por último, los archivos que están almacenados en Dropbox, OneDrive, Google Drive o Box, pueden ser todos incluidos en una página de Samepage. Dicha plataforma también se encuentra integrada con al menos otras 100 aplicaciones populares, por lo que las opciones que encontrarás aquí son bastantes amplias y atractivas.