Google Gmail ¿Qué es, para qué sirve y cómo sacarle el máximo provecho a este servicio de email?

En la actualidad, Google es una de las compañías más reconocidas a nivel mundial, cuyo producto principal es un motor de búsqueda que permite tener a la mano una notable cantidad de información. Además, dicha compañía se destaca por proporcionar diferentes servicios a los usuarios para optimizar su experiencia y entre los más populares, se encuentran: YouTube, Google Maps y Gmail.

En el caso de Gmail, fue concebido desde el año 2004 como un servicio de correo electrónico totalmente gratis que anunció una capacidad de memoria disponible de 1 GB, mientras que otros proveedores de correo solo brindaban unos pocos megabytes, en ese momento. Gracias a ello, Gmail se hizo famoso rápidamente y a partir del 2007, está disponible al público.

Así, este servicio de Google se ha catalogado como el proveedor de correo gratuito más empleado en todo el mundo. Por consiguiente, vale la pena especificar en qué consiste y para qué sirve, al igual que cuáles son sus aplicaciones, cómo se puede configurar para adquirir más seguridad, que trucos admite y algunas alternativas a él. Lo cual, te lo daremos a conocer a continuación.

¿Qué es Google Gmail y para qué sirve este servicio?

Básicamente, Gmail consiste en un servicio de correo electrónico totalmente gratis disponible en más de 50 idiomas que es proporcionado por el motor de búsqueda Google e integra diferentes herramientas que lo convierten en un sistema de productividad muy eficaz. Además, se caracteriza por combinar las mejores funcionalidades del correo electrónico tradicional con la potente tecnología de búsqueda de la empresa de la G.

Principalmente, este proveedor de correo sirve como una bandeja de correo electrónico en la cual es posible recibir mensajes y enviarlos, fácilmente, por medio de una interfaz de navegador en un equipo doméstico. Sumado a ello, cuenta con aplicaciones móviles que se pueden ejecutar desde smartphones y tablets para acceder el correo desde cualquier sitio. Por consiguiente, gracias a la cabalidad de esta famosa plataforma de email, los usuarios cuentan con la posibilidad de gestionar sus correos electrónicos de una forma técnica y eficiente.

Considerando que, además de operar como un excelente gestor de correos (importando, enviando y recibiendo), Gmail también es ideal como:

• Organizador de correos electrónicos: Permite priorizar emails, utilizar categorías o pestañas, al igual emplear etiquetas y filtros, con el fin de ordenar los correos de acuerdo a un sistema de productividad fijado por cada persona.
• Organizador de contactos: En vista de que logra integrarse perfectamente con otras aplicaciones de Google, Gmail permite crear, organizar y editar contactos. Además, ofrece la posibilidad de escribir notas rápidas, guardar archivos, crear y editar invitaciones a eventos, escribir mensajes instantáneos, realizar sesiones de vídeo, etc.

Aplicaciones de Gmail ¿Qué puedo hacer desde esta plataforma?

Una vez conocido en que consiste el servicio Gmail de Google, es valioso saber cuáles son sus principales usos o aplicaciones para así discernir que puedes realizar a través de esta plataforma para mejorar tu experiencia de usuario.

Por consiguiente, a continuación, mencionamos todas y cada una de las aplicaciones de Gmail, para que no dejes de probarlas:

Gmail sin conexión

Se trata de una aplicación de Gmail en su fase beta que tiene la capacidad de soportar el acceso sin conexión a Internet. Gracias a esto, las personas podrán ver, leer, responder, buscar y archivar sus correos electrónicos sin necesidad de estar conectado a la red. Esto, gracias a que Gmail sincroniza los mensajes y acciones requeridas una vez Chrome se ejecuta con conexión a Internet.

Todoist para Gmail

Básicamente, hace referencia a un novedoso plugin o complemento de Gmail que te brinda la posibilidad de mantenerte organizado, para así adquirir una mayor productividad. Pues, por medio de Todoist para Gmail, tendrás a la mano todo lo que necesites en tu bandeja de correo electrónico, en Google Chrome y en tu dispositivo móvil.

Google Calendar

Este es un sistema de división del tiempo por días, semanas, meses y años que se fundamenta de acuerdo al desarrollo de una actividad a partir de criterios astronómicos. Así, en conjunto con Gmail, Google Calendar sirve para crear agendas y ordenar las diferentes tareas o citas, al igual que para enviar correos electrónicos recordando un determinado evento. Asimismo, es ideal para crear, editar y aceptar invitaciones a eventos.

Google Maps

Se refiere a un servidor de mapas en la web que proporciona la ruta entre diferentes ubicaciones, al igual que imágenes de mapas desplazables y fotografías por satélite del mundo. Con este servicio de Google integrado con Gmail, podrás incluir un mapa en el cuerpo de tu mensaje, en cuestión de segundos.

Google Drive

Para almacenar archivos adjuntos grandes o pequeños en Gmail, puedes hacer uso de tu cuenta de Google Drive. En la cual, posees 15 GB de almacenamiento completamente gratis para disfrutar de este óptimo servicio de alojamiento de archivos. Como consecuencia, se considera una de las alternativas más útiles para los usuarios de Gmail.

Google Docs

Si integras Gmail con Google Docs, tendrás la posibilidad de crear documentos con cualquier correo electrónico, sin necesidad de recurrir a programas o herramientas de terceros para elaborar o gestionar tus documentos escritos. Además, con Docs, todos los archivos adjuntos podrán ser transformados en documentos compatibles desde la interfaz de Gmail. Considerando que, este servicio incluye procesador de texto, presentaciones, hojas de cálculo y editor de formularios.

Google Keep

Si bien es cierto, Google Keep es una aplicación de Google que posee las características necesarias para que los usuarios logren organizar su información o datos personales a partir del archivo de notas. En ese sentido, con Keep y Gmail vinculados, podrás escribir notas rápidas y mejorar tu productividad.

Google Contacts

Consiste en una herramienta que simplifica la administración o gestión de contactos de Google y, por defecto, está disponible gratuitamente en el correo Gmail. En consecuencia, resulta óptima para poder crear, organizar, editar y buscar contactos, fácilmente.

Google Hangouts

Esta aplicación de la empresa de la G funciona como una utilidad de mensajería multiplataforma que se centra en unificar diferentes servicios en una unida plataforma (dichos servicios son: Google Talk, Google+ Messenger y Google+ Hangouts). Por tanto, brinda la posibilidad de escribir mensajes instantáneos o hacer sesiones de vídeos integrándose con Gmail.

Aprende paso a paso cómo configurar tu Gmail para hacerlo más seguro

Un aspecto clave para poder tener una gran experiencia de usuario en Gmail, se basa en garantizar la mayor seguridad posible en tu cuenta de esta plataforma. Para lo cual, es importante realizar ciertas configuraciones que son esenciales para poder adquirir un óptimo resguardo de toda la información que manejas desde allí.

Por eso, a continuación, te damos a conocer lo que debes hacer para lograr dicha seguridad:

Protege tu contraseña

Primero que todo, es relevante que escojas una contraseña segura que, por defecto, sea difícil de derribar por los hackers que operan en la red. Si deseas cambiarla, solamente tienes que dirigirte a la página de configuración y hacer clic en la pestaña “Cuentas e importación”, allí en el apartado “Cambiar la configuración de la cuenta”, pulsa en “Cambiar contraseña” y sigue todas las instrucciones para modificarla.

Ahora bien, para crear una contraseña realmente segura, enfócate en introducir 8 caracteres como mínimo y añadir diferentes elementos (letras, números y símbolos). Asimismo, evita utilizar claves que comiencen o terminen con un espacio blanco y/o emplear una contraseña que hayas tenido anteriormente en tu cuenta.

Sumado a esto, también vale la pena cerciorarte de que las opciones de reinicio y recuperación, sean seguras. Para esto, desde la misma pestaña mencionada anteriormente, procede a seleccionar la opción “Cambiar opciones de recuperación de contraseña” y te redirigirán a una nueva ventana basada en la seguridad de tu cuenta Gmail.

Activa la verificación en dos pasos

También conocida como la “autenticación de dos factores”, la verificación en dos pasos se estima como una óptima solución para añadir una capa extra de seguridad a tu cuenta de correo electrónico. Puesto que, principalmente, se enfoca en proteger tu cuenta de Gmail en caso de pérdida o robo de la contraseña.

Por ello, cuando habilitas la autenticación de datos factores, tendrás que realizar un paso adicional para poder acceder a tu cuenta. El cual, básicamente, se basa en algo que posees (como tu dispositivo móvil, por ejemplo) o algún dato personal y confidencial (como tu contraseña). Todo esto significa que, para abrir tu cuenta de Gmail, obligatoriamente, será necesario que completes un segundo paso específico para verificar tu identidad ante el sistema.

Dicho eso, procedemos a explicarte paso a paso lo que debes realizar para activar dicha funcionalidad del servicio, correctamente:

• Para iniciar, lo primero que tienes que hacer es abrir tu cuenta de Google como normalmente lo realizas (o bien, a través del enlace: “https://myaccount.google.com”)
• Posterior a ello, en el panel de navegación que se ubica en la parte lateral izquierda, haz clic en la opción “Seguridad”.
• A continuación, busca la sección que dice “Iniciar sesión en Google” y entre las diferentes opciones disponibles, encontrarás “Verificación en dos pasos” para que pulses en la flecha que contiene.
• Una vez hagas lo anterior, tendrás que elegir “Comenzar” para seguir los pasos que aparecen en pantalla y así, lograr activar esta herramienta adicional de protección.

Comprueba otras configuraciones importantes

Además de llevar a cabo los dos procedimientos señalados anteriormente que son de vital importancia para asegurar, en mayor grado, tu cuenta de Gmail; también es relevante tener en consideración otros ajustes y/o configuraciones esenciales para maximizar la seguridad de dicha cuenta.

Aquí, mencionamos cuales son:

PESTAÑA	OPCIONES A VERIFICAR
Cuentas e importación	En “Enviar como”: Comprueba que los emails específicos allí, sean de tu propiedad. En “Conceder acceso a tu cuenta”: Confirma que no haya ningún tercero desconocido que pueda ingresar a tu email.
Filtros y direcciones bloqueadas	Si observas algún filtro que suprima tus mensajes automáticamente, revisa que lo hayas configurado tú y no otra persona.
Reenvío y correo POP/IMAP	En “Reenvío”: Verifica que no existan direcciones de correo electrónico desconocidas a las cuales se estén reenviando tus emails. También verifica que los demás ajustes disponibles, sean correctos y pertinentes.

Descubre los mejores trucos de Google Gmail que debes conocer

A pesar de que Gmail cuenta con millones de usuarios a nivel mundial, lo cierto es que muchas de estas personas utilizan el servicio como un gestor de correo electrónico convencional y, por ello, se pierden de sacarle el máximo provecho a la plataforma. Esto, debido a que desconocen los numerosos trucos que hay dentro del servicio por sus diversas funcionalidades con las cuales es más sencillo adquirir una experiencia de usuario de calidad.

Por consiguiente, para que logres disfrutar de las bazas que brinda Gmail, te damos a conocer alguno de los mejores trucos que existen dentro del servicio para exprimir su potencial en gran medida:

Activar Gmail Labs

Si bien es cierto, Gmail Labs hace referencia a un área del servicio de correo electrónico que es muy poco conocida por sus usuarios y, por ende, la mayoría no está familiarizado con ella. Sin embargo, cuenta con complementos que se pueden usar desde Gmail para adquirir funcionalidades adicionales y así, mejorar la experiencia de usuario. En tal sentido, las Labs de Gmail son funciones de Google que sus clientes pueden emplear de un modo práctico y simple.

Por esto, seguramente te llama la atención habilitar Labs en la plataforma y para hacerlo, deberás seguir el siguiente procedimiento:

• Accede a la consola de administración de Google y entra en “Aplicaciones”.
• Después de eso, haz clic en “Servicios adicionales de Google” y pulsa sobre Activar.
• Posteriormente, presiona en “Gestionar los servicios” y selecciona “Cambiar”.

Usar Gmail de forma offline

Afortunadamente, también puedes utilizar Gmail sin conexión a Internet, ya sea mientras te encuentras de vacaciones en una isla paradisíaca sin cobertura o cuando estás viajando en un avión, por ejemplo. Además, es un truco ideal para poder gestionar tu cuenta de email cuando no tienes una conexión WiFi cerca y necesitas ahorrar datos en tu dispositivo móvil.

Por su parte, para poder disfrutar de esta solución, será necesario ejecutar el procedimiento que te indicamos aquí:

• Accede a la página principal de tu cuenta de correo electrónico y haz clic en la rueda dentada que corresponde a la Configuración, para presionar el botón “Ver todos los ajustes”.
• Seguidamente, entre todas las pestañas de configuración disponibles, busca y haz clic en “Sin conexión”.
• Hecho lo anterior, solo debes marcar la opción que indica “Habilitar el correo sin conexión”.
• Por último, solo resta seleccionar las opciones disponibles en los diferentes apartados, para así adaptar la configuración a tu experiencia.
• Finalmente, debes oprimir en “Guardar cambios” en la parte inferior y listo.

Aumentar el número de conversaciones por página

Se considera un truco sumamente útil para todos aquellos usuarios de Gmail que reciben numerosos correos, de forma constante. Puesto que, les permite adquirir una visión mucho más amplia de su bandeja de entrada, sin hacer un notable esfuerzo.

Esto, gracias a que se efectúa por medio de un procedimiento fácil de llevar a cabo que consiste en:

• Accede a tu bandeja de entrada de Gmail y haz clic en la rueda dentada que se encuentra en la parte superior, para entrar en “Ver todos los ajustes”.
• Posterior a ello, entre las pestañas disponibles, busca y selecciona “General”.
• A continuación, a lo largo del panel, podrás conseguir un apartado que dice “Tamaño máximo de la página”. Allí, debes cambiar el número de conservaciones que deseas que se puedan ver en cada página.
• Finalmente, pulsa en "Guardar cambios".

Es oportuno destacar que, puedes elegir desde 10 hasta 100 conversaciones por página.

Emplear un contestador automático

En algunas ocasiones, es esencial poder enviar respuestas automáticas a través de tu correo electrónico, especialmente, cuando se tratan de asuntos importantes. Por suerte, Gmail te permite beneficiarte de esta utilidad cuando no puedes tener acceso a tu bandeja de entrada durante algunos días, ya sea por vacaciones o por cualquier motivo.

Para esto, puedes hacer uso del contestador automático de Gmail o la opción de “Respuesta automática” que es capaz de enviar respuestas a tus contactos, sin necesidad de que tú lo hagas manualmente.

Para utilizarlo, será necesario llevar a cabo los siguientes pasos:

• Abre tu cuenta de email de Gmail y accede al apartado de Configuración.
• Ahora, haz clic en la pestaña “General” y dirígete a la parte inferior de este menú.
• Allí, podrás encontrar la sección que dice “Respuesta automática”, para hacer clic en la casilla “Respuesta automática activada” con el fin de habilitarla.
• Después, gestiona el rango de tiempo que deseas que permanezca activada y también introduce la información que te solicitan para poder crear tu respuesta automática.
• Por último, haz clic en la casilla “Enviar respuesta solo a mis contactos”, si así prefieres que sea. Para pulsar en “Guardar cambios”.

Deshacer el envío

Afortunadamente, la plataforma de correo electrónico de Google también te brinda la posibilidad de deshacer el envío de los mensajes, en caso de que prefieras evitar compartir un email o hayas introducido algún error en él y prefieras dar marcha atrás. Ya que, con esta solución, de inmediato se cancelarán los correos electrónicos y los destinatarios no podrán verlo de ninguna manera.

Para asegurarse de ello, los pasos a seguir son:

• Para iniciar, accede a la ventana de configuración de tu cuenta de Gmail. Esto, a través del icono de rueda dentada en la bandeja de entrada y haciendo clic sobre “Ver todos los ajustes”.
• A continuación, dirígete a la pestaña que indica “General” y haz clic sobre ella.
• Seguidamente, busca el apartado que dice “Deshacer el envío” y, a continuación, selecciona el periodo de cancelación de envío por segundo (desde 5 hasta 30 segundos).
• Por último, solo resta pulsar “Guardar cambios” en la parte inferior.

Programar emails

Otro truco que provee una notable eficacia a los usuarios de Gmail, es la opción de programar el envío de los correos electrónicos. Lo cual, antes no era posible desde esta plataforma, por lo que se debía recurrir a soluciones de terceros para realizar esta clase de programaciones.

Sin embargo, ahora es simple efectuarlo de la siguiente forma:

• Para empezar, accede a tu cuenta de correo electrónico Gmail, como lo haces normalmente.
• A continuación, en la esquina superior izquierda, haz clic en el botón que dice “Redactar”.
• Ahora, en la ventana que te muestran, comienza a crear tu email. Por supuesto, introduciendo la dirección de correo electrónico del destinatario, el asunto y el cuerpo del mensaje.
• Posterior a eso, en lugar de oprimir el botón “Enviar”, tienes que presionar la flecha que aparece al lado de dicho botón. Allí, te aparece la opción “Programar envío” y tienes que seleccionarla.
• Después, solo resta elegir fecha y hora, para volver a hacer clic en “Programar envío” y listo.

Lista de los mejores servicios de correo electrónico alternativos a Gmail

Aunque Gmail es uno de los servicios de email más empleados a nivel global, no es la única solución que existe para gestionar correos electrónicos de forma óptima. Puesto que, hay otras plataformas que también cuentan con una notable presencia en el sector y proporcionan una buena experiencia de usuario.

Por eso, en esta sección del post, te damos a conocer tres alternativas recomendadas a Gmail:

Mail.Yandex.com

Se trata de un servicio de correo electrónico que posee una interfaz sumamente intuitiva y brinda un almacenamiento ilimitado a todos los usuarios. Además, esta plataforma se encuentra repleta de funciones basadas en la personalización, con el objetivo de que cada usuario pueda acoplar la experiencia a su gusto y así, adquirir una mayor productividad.

Entre otras características, destacamos que, Yandex Mail permite adjuntar archivos de cualquier tipo y de hasta 30 MB en un único correo electrónico. Adicionalmente, añade un visualizador de documentos que ofrece la posibilidad de abrir los archivos directamente en el correo, sin necesidad de tener que usar herramientas de terceros. Asimismo, vale la pena acotar que, es totalmente gratuito, es ideal tanto para uso personal como laboral y es fácil de emplear.

Zoho.com

Se ha catalogado como uno de los mejores servicios de correo electrónico aptos para el mundo empresarial, pero también es una óptima solución para usuarios tradicionales. Ya que, proporciona una versión personal totalmente gratuita que no contiene anuncios y brinda un total de 5 GB de almacenamiento. Sumado a ello, se destaca por su excelente gestión en torno al trabajo colaborativo, ya que presenta una alternativa para vincular todas las cuentas de email de otros servicios.

Así, Zoho Mail se considera una buena alternativa para cualquier clase de usuario. Entre otras características, vale la pena distinguir que, esta plataforma cuenta con una interfaz limpia e intuitiva, es completamente seguro, permite incluir archivos adjuntos en los emails de hasta 20 MB y admite IMAP y POP. Además, contiene las funciones de notas, tareas, marcadores y calendario.

ProtonMail.com

Otra de las mejores alternativas a Gmail, es este servicio de correo electrónico que se distingue por ser la plataforma más segura disponible en el mercado para compartir emails, gracias a que ofrece cifrado de extremo a extremo y admite la elaboración de correos anónimos por parte de cualquiera de sus usuarios. Además de ello, en su versión básica, proporciona un total de 1 GB de almacenamiento y esto resulta completamente óptimo para poder almacenar tus correos tanto personales como también profesionales.

Asimismo, Proton Mail no incluye publicidad en ninguna de sus versiones (ni gratuita ni de pago), además, se trata de una solución de código abierto que cuenta con una interfaz intuitiva, limpia y fácil de manejar. Por otro lado, para una mayor privacidad, este servicio permite establecer una autenticación de dos factores para añadir una capa extra de seguridad a las cuentas de sus usuarios. Así como Gmail, también posee una aplicación móvil.