¿Cómo responder automáticamente en WhatsApp Business y configurar un auto responder? Guía paso a paso

Whatsapp Business se introdujo como una alternativa mucho más profesional de mensajería, que ayuda en gran medida a la comunicación de pequeñas y medianas empresas. Está disponible para descargar como aplicación para dispositivos Android o iOS.

Uno de los aspectos que la hacen resaltar, es que mejora las interacciones con los clientes, debido a que tiene a su disposición herramientas para automatizar, organizar y responder mensajes de forma más eficiente.

Funciona de forma muy similar a WhatsApp Messenger. En esta guía en particular, te enseñaremos ¿Cómo responder automáticamente en WhatsApp Business y configurar un auto responder?.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar respuestas automáticas en WhatsApp Business?

Las respuestas rápidas son una excelente opción para mostrarle a los clientes que te preocupas por sus dudas o mensajes. En este sentido, se puede decir que esta es una de las principales diferencias entre la aplicación común, y su versión Business. Con ella, tienes frases pregrabadas que son asignadas a un atajo. Es muy útil para responder en muy poco tiempo a dudas comunes planteadas por tus clientes. Entonces, a través de esa funcionalidad, podrás guardar mensajes y volver a usarlos con frecuencia.

Aprende paso a paso cómo configurar un autoresponder con respuestas automáticas en WhatsApp Business

Antes de saber cómo sacar partido del auto responder en WhatsApp Business, hay que aclarar que no existe un botón determinado para incluirlas. Como consecuencia, si deseas aprovechar esta característica, tendrás que configurarlas.

A continuación te enseñaremos cómo hacerlo:

Configurar las respuestas rápidas

• Ingresa en WhatsApp Business y ve a Configuración. Seguidamente, ingresa en Herramientas para la empresa/ Respuestas rápidas.
• Selecciona el icono con el signo de +, ubicado en la parte superior derecha. Allí, podrás crear una nueva respuesta rápida.
• Dentro de Mensaje, toca para escribir el mensaje de la respuesta rápida.
• Pulsa en /Atajo para que coloques el atajo en el teclado para la respuesta rápida.
• Establece una palabra clave para localizarla. Ten en cuenta que las palabras clave son ideales para organizar todas tus respuestas, en especial si tienes varias en tu lista. Incluso, es posible tener hasta tres palabras clave por respuesta rápida.
• Haz clic en Guardar.

Usar las respuestas rápidas

• Entra en un chat.
• Dirígete al cuadro de texto y escribe “/” seguido del atajo de la respuesta rápida que hayas decidido crear.
• Pulsa la respuesta rápida. La plantilla para ese mensaje se mostrará de forma automática en el cuadro de texto.
• Puedes editar el mensaje o simplemente presionar en Enviar.

Ordenarlas

En caso de que tengas muchas respuestas rápidas creadas, cuentas con la opción de ordenarlas por palabra clave y por uso. En este mismo orden de ideas, debes saber que las respuestas rápidas cuyas palabras clave se muestran dentro de la conversación actual, se mostrarán primero.

Seguidamente, aparecerán las respuestas rápidas que usaste recientemente. Por ejemplo, si tienes configurada una respuesta rápida para ofertas de mes, puedes colocar palabras clave como “oferta” y “mes”. Si el mensaje entrante del cliente contiene dichas palabras, la respuesta rápida se ubicará en la parte superior. Entonces, si las palabras clave de varias respuestas rápidas coinciden, las respuestas se ubican en orden alfabético.

¿Por qué hay respuestas rápidas que no se pueden guardar?

Hay varias circunstancias por las cuales es posible que no puedas guardar tus respuestas rápidas.

Dentro de las limitaciones que pone WhatsApp Business son:

• Guardar máximo 50 respuestas rápidas.
• Los caracteres del atajo de una respuesta no debe superar los 25.
• Espacios antes y después del atajo que creaste serán eliminados.
• Cada uno de los atajos debe iniciar con la barra “/”.
• Escribir hasta 3 palabras clave para cada respuesta rápida.
• Las palabras clave no deben incluir espacios, ni los siguientes caracteres: ‘!’, ‘#’, ‘$’, ‘%’, ‘&’, ‘(‘, ‘)’, ‘*’, ‘+’, ‘-‘, ‘.’, ‘/’, ‘\’, ‘:’, ‘;’, ‘<‘, ‘=’, ‘>’, ‘?’, ‘@’, ‘[‘, ‘]’, ‘^’, ‘_’, ‘`’, ‘{‘, ‘|’, ‘}’, ‘~’, ‘×’, ‘÷’, ‘””‘.

10 respuestas automáticas con copywriting que puedes utilizar en el auto responder de WhatsApp Business para mejorar tus conversiones

Ya que entendiste a la perfección todo lo relacionado a las respuestas rápidas, sus beneficios y cómo configurarlas, es momento de establecerlas para que tu negocio funcione de una forma más efectiva.

A continuación, te compartiremos 10 ejemplos de respuestas automáticas con copywriting que mejorarán tus conversiones en WhatsApp Business:

Agendar una cita

Cuando tienes un negocio para el cual es necesario agendar una cita, es muy buena idea tener una respuesta automática para comunicarte con tus clientes eficientemente. En estos casos, establece palabras clave como agendar, cita, disponibilidad, entre otras variantes.

La respuesta podría ser:

• “¡Hola!. Gracias por contactarte con nosotros. Cuéntanos, ¿Tienes algún día y horario ideal para tu cita?”.

Precios

Otro aspecto importante, es saber indicarles a los clientes los precios de tus productos o servicios. Si tienes un catálogo puedes vincularlo a tu respuesta rápida o, en caso de los que tienen sitios web, enlazar la respuesta con dicha página. Las palabras clave pueden ser precios, productos, cotización, etc.

En estos casos, una buena respuesta estándar sería:

• “Muchas gracias por preferirnos. Puedes echar un ojo a nuestros precios ingresando en el siguiente enlace (link a la web o catálogo). Cualquier otra duda sobre ello, consúltanos”.

Ubicación

Si tienes un negocio en físico, puedes colocar una respuesta automática con la dirección del mismo. Así, te ahorras tiempo respondiendo a este tipo de interrogantes. Dentro de las palabras clave que pueden usar están ubicación, dónde se encuentran, localizados, etc.

Una opción para dar respuesta es:

• “¡Hola! Un gusto en saludarte desde (nombre de tu empresa). Puedes encontrarnos en (colocar ubicación). Con respecto a nuestro horario de atención, trabajamos desde las (hora) hasta las (hora). Esperamos que nos visites muy pronto”.

Métodos de pago

Otra interrogante bastante frecuente en las compañías, está relacionada a los métodos de pago disponibles. En este sentido, puedes poner las palabras clave como métodos de pago, formas de pago, etc.

La respuesta automática para ello podría ser:

• “Hola, gracias por comunicarte con nosotros. Tenemos disponibles los siguientes métodos de pago (colocar las plataformas de pago)”.

Servicios

Si eres una compañía que se dedica a ofrecer algún servicio, es una buena idea que ya tengas establecido un mensaje automático para quienes deseen saber más sobre lo que ofreces. Dentro de las palabras clave que puedes usar se encuentran servicios, o los nombres de los servicios que brindas.

Una buena respuesta sería:

• “Gracias por tu interés en nuestros servicios. Actualmente disponemos de las siguientes opciones (indicar los servicios). Si deseas conocer los precios de alguno de estos servicios o quieres agendar tu cita, con gusto te ayudaremos”.

Promociones

La época de ofertas y promociones suele llamar la atención de muchos clientes, por lo que conviene establecer una respuesta automática cuando se quieren lanzar ofertas. Algunas frases clave que sirven son: oferta, promociones, descuentos, etc.

Con respecto a la respuesta, puedes usar:

• “¡Muchas gracias por comunicarte con nosotros!. Durante los días (especificar fecha), tenemos una promoción de (especificar en qué consiste dicha promoción). Para optar por ella, solo debes comunicarnos”.

Eventos

Cuando se trata de eventos, hay que ser mucho más específicos ya que en esos mensajes se indican detalles como horario, fechas y ubicaciones. Las palabras clave para eventos pueden ser “evento”, o simplemente el nombre del mismo.

La respuesta automática sería:

• “¡Nos contenta que quieres obtener información sobre nuestro evento (colocar nombre)!. Este se llevará a cabo en (dirección), en un horario comprendido entre (horario). Si quieres inscribirte o formar parte, por favor indícanos tu nombre y correo electrónico para compartirte toda la información detallada”.

Horarios

Otro punto importante que muchos clientes necesitan saber, son tus horarios de atención. Una buena respuesta a esta pregunta, te ahorrará bastante tiempo. Las palabras clave pueden ser horario, hora, disponibilidad, etc.

Con respecto a la respuesta, usa la siguiente:

• “Puedes visitarnos de lunes a viernes. Estamos disponibles a partir de las (hora). ¡Visítanos pronto”.

Soporte al cliente

Esta alternativa es muy útil cuando las personas presentan algún problema con un producto o servicio. De esta forma, puedes redirigirlos hacia una atención mucho más personalizada compartiendo otras vías de contacto como un número telefónico o email. En este sentido, dentro de las palabras claves que pueden aprovechar están problemas, inconvenientes, asistencia, soporte, etc.

La respuesta para este tipo de frases podría ser:

• “Hola, gracias por contactarte con nosotros. Sabemos que esperar es muy desagradable, por lo que te compartimos otras vías de contacto mucho más directas para solucionar tu problema en la mayor brevedad posible. Por favor escríbenos al (email) o llámanos al (número)”.

Contacto con una persona en particular

Si tienes un negocio donde estén diferentes profesionales, como por ejemplo un salón de belleza, es posible que algún cliente te contacte únicamente para atenderse con esa persona. Por ello, conviene disponer de respuestas automáticas para ese escenario.

Las palabras clave irían relacionadas al nombre del profesional, y la respuesta sería:

• “(Nombre del profesional) está disponible en nuestras instalaciones los días (especificar días). ¿Te gustaría programar una cita con él/ella?”.