Hojas de cálculo ¿Qué son, para qué sirven y cuáles son los mejores programas para crear una?

Las hojas de calculo son una herramienta que permite que los usuarios puedan organizar una información a través de tablas (columnas y filas) donde se pueden añadir datos para definir diferentes objetivos. En ellas se pueden introducir tanto datos numéricos y texto, las cuales ayudan a realizar operaciones avanzadas con el objetivo de agilizar el trabajo.

Es por ello que este tipo de programa es usado principalmente en empresas y negocios, ya que permite tener una organización más avanzada y resolver ecuaciones con mayor facilidad. Por lo general, este tipo de softwares permite desarrollar operaciones matemáticas, ordenar la información, representar datos numéricos y realizar análisis de tablas.

La base principal para trabajar este tipo de programas son las fórmulas, ya que son ellas quienes se encargaran de realizar las operaciones que se quieran ejecutar y así poder mostrar un resultado. Por lo tanto, aquí te vamos a explicar un poco más sobre qué son las hojas de calculo y cuales son los mejores programas para crearlas.

¿Qué es un programa de hoja de cálculo y para qué sirve?

También conocida como plantilla electrónica y es un software que permite crear documentos compuestos por columnas y filas en tablas, en las que se forma celdas donde se puede ir añadiendo información alfanumérica ya sea para realizar análisis, operaciones matemáticas o secuenciales. Este tipo de aplicaciones se considerada bastantes avanzadas ya que permiten agilizar el trabajo en gran medida.

Todo esto las ha llevado a convertirse en la mano derecha de la actividad humana actualmente, donde administradores, empresarios, científicos, profesionales, universitarios y muchos más hacen uso de ella con el objetivo de poder sacar provecho a toda la capacidad de automatización al momento de realizar diferentes operaciones.

De esta manera, las hojas de cálculos son consideradas hoy en día como una de las herramientas más avanzadas e importante para el crecimiento humano, ya que gracias a ellas se puede simplificar el trabajo en un gran porcentaje. Convirtiéndose así en una aplicación muy versátil que es capaz de adaptarse a casi todas las necesidades.

Teniendo esto en cuenta, aquí te enseñamos para qué sirve este tipo de programa:

• Permite trabajar con números de una forma fácil y ordenada.
• Los usuarios pueden realizar actividades financieras y administrativas de una forma muy sencilla.
• Se utiliza principalmente en el trabajo de oficina donde se manejan grandes cantidades de datos. Ideales para llevar información que necesite ser analizada o representada gráficamente.
• Permite organizar, ordenar, analizar y presentar datos fácilmente.
• Todos los cálculos que se realizan en ella se hacen mediante fórmulas, ya sea para sumar, restar o dividir los valores de las celdas, columnas o filas.
• Ofrece la posibilidad de representar una información gráficamente.

Usos de las hojas de cálculo ¿Qué tipo de documentos puedo crear con ellas?

Como ya hemos mencionado anteriormente, se puede decir que las plantillas electrónicas son usadas principalmente para llevar a cabo la gestión comercial de un negocio gracias a todas sus características. Sin embargo, este tipo de software puede usarse con varios propósitos siempre y cuando se encuentren relacionados con número y datos dentro de la informática.

Es por ello que aquí te vamos a enseñar que tipo de documento se pueden crear con ellas:

Documentos de textos

Una de las principales ventajas de este software es que no solo permite desarrollar en él documentos que estén relacionados con datos numérico, es así como los usuarios también podrán crear documentos de solo texto, ya sean tablas de texto o cualquier otro tipo de información que requiera ser guardada en tablas.

Documentos financieros

Uno de los documentos más usados en este tipo de aplicación son los documentos financieros, ya sea para llevar los datos del personal de trabajo, datos de la mercancía, datos de pago, un análisis estadístico, cálculos de impuestos, ganancias, ingresos, cheques, entre muchas otras actividades empresariales que se pueden llevar a cabo desde allí.

Documentos estadísticos

Las hojas de cálculos son quizás hoy en día una de las mejores herramientas para llevar a cabo análisis estadísticos los cuales pueden ir acompañados con representaciones gráficas, lo que los hace aún una mejor alternativa para este tipo de documentos. Ideales para empresas, trabajadores independientes, contadores, administradores, entre muchos otros.

¿Cuáles son las principales características de las hojas de cálculo?

Las hojas de trabajo o hoja de cálculos son capaces de llevar un registro completo de datos mediante filas y columnas que ayudan a organizar los datos. Es así como este programa tiene la capacidad de analizar y calcular datos fácilmente, todo esto gracias a que cuenta en su sistema con una gran cantidad de fórmulas matemáticas. De manera que se convierte en una excelente opción para llevar a cabo análisis y hacer seguimiento a ciertos comportamientos de la vida diaria.

Por lo tanto, aquí te enseñamos las principales características de las plantillas electrónicas:

Excelente para finanzas

Una de las mayores ventajas de las hojas de trabajo es que son excelentes para llevar análisis de los datos financieros, ya sea para hacer un seguimiento de las ganancias y pérdidas, de los inventarios, facturas, recibos o cualquier otro requisito que sea indispensable para una empresa.

Realizar nóminas de formulario

Estas nóminas son muy comunes en las compañías, las mismas se utilizan para llevar a cabo los inventarios, las valoraciones y evaluaciones de los productos que se manejan en la empresa. Es así como estas hojas permiten realizar todo esto de una forma muy sencilla y rápida.

Para el uso universitario

Al ser una herramienta sumamente importante para los profesionales, la misma es utilizada frecuentemente por los docentes, una forma ideal para crea plantillas que les permite evaluar a cada uno de sus estudiantes, ya sea para introducir las notas de las evaluaciones, realizar análisis sobre el rendimiento de cada uno de ellos, problemas de aprendizaje y cualquier otro dato importante que requiera de un análisis educativo.

Ideales para realizar listas

Este tipo de hojas se ha convertido en una de las mejores opciones para elaborar listas, al contar con columnas y filas permite crear documentos completamente ordenados y organizados por características. Es así como en él se pueden guardar números telefónicos, listas de compras, actividades pendientes durante la semana, crear una especie de calendario, entre muchas otras actividades que se pueden realizar allí.

Realizar análisis deportivos

Las plantillas electrónicas te dan la posibilidad de llevar a cabo un seguimiento de estadísticos sobre tu equipo o jugador favorito. Para ello solo debes ir ingresando los datos necesarios para así poder realizar un análisis sobre los puntuajes, promedios y cualquier otro antecedente estadístico que quieras obtener de un jugador o equipo.

Permite realizar operaciones matemáticas

Entre las funciones más comunes que se pueden utilizar son las suma, promedio, redondeo, contar, restar, multiplicar.

Ofrece una edición de texto

Una de las grandes ventajas de esta herramienta es que ofrece la posibilidad de que el usuario puede realizar una edición completa del texto y datos, ya sea copiando, pegando, moviendo, eliminando, marcando las celdas, eliminando celdas, colocar negrita o cursiva, entre muchos otros elementos disponibles.

Elementos de una hoja de cálculo ¿Cómo se estructuran estas herramientas?

Las hojas de calculo se caracterizan principalmente por estar conformada por una gran cantidad de elementos que les permite a los usuarios poder llevar a cabo diferentes funciones en ella.

Es así como aquí te vamos a enseñar cuales son los elementos más comunes y usados en este tipo de herramientas:

• La fila: Las filas se encuentran identificadas por números, las mismas suelen ir desde la número 1 hasta la 1 048 576.
• Cuadro de nombres: Los cuadros de nombre son aquellos que permiten el desplazamiento entre las celdas de la hoja, seleccionar las celdas, los rangos, filas, en otras palabras, son aquellas que permite identificar cada una de las partes del libro de trabajo.
• Columna: Como ya hemos mencionado anteriormente las hojas de cálculos están formadas principalmente por filas y columnas, siendo estos los dos elementos principales de ellas. En el caso de las columnas se identifican mediante letras y las mismas suelen ir desde la letra A hasta la ZZZ.
• Celda: Las celdas son aquellas que se conocen como la intersección entre una fila y una columna. Además, cada una de las celdas suele tener un nombre que permite identificarla y estas son llamadas de acuerdo a la fila y la columna donde se encuentre en la intersección. Por ejemplo, A5, B8, C3, D6, entre otras.
• Barra de fórmulas: Las barras de fórmulas son aquellas que permite el acceso al contenido de una celda para su edición.
• Barra de estado:A través de ella se notifica las acciones que se han realizado en dichas celdas, ya sea cuando se copia alguna información, se activa la teclaBloq Mayús o Bloq Núm, pegar, entre algunas otras acciones que se pueden realizar en ella.

5 Programas más conocidos de hojas de cálculo para el ordenador

Actualmente existe una gran cantidad de programas de este tipo disponible para los ordenadores, algunos de ellos son muy conocidos y otros no. Sin embargo, todos ellos cumplen las mismas funciones a pesar que en algunas ocasiones sus interfaces suelen ser bastantes diferentes.

Por lo tanto, aquí te ofrecemos los programas más conocidos de hoja de cálculos para los ordenadores:

Microsoft Excel

El primero que te presentamos en este listado se trata del software más popular de este tipo, el cual pertenece al paquete de office y se destaca por ofrecer una interfaz completamente sencilla de trabajar. En ella podrás encontrar una gran cantidad de herramientas y elementos que te ayudarán a ejecutar todas las acciones requeridas, ya sea desde crear tablas, análisis, gráficas, columnas de datos, entre muchos otras.

Todo esto ha llevado a que Microsoft Excel se convierta en una de las herramientas más buscadas de todo el mundo, donde incluso muchos de los usuarios creen que este es el único software capaz de hacer este tipo de actividades. Sin embargo, hoy en día se puede encontrar otra gran cantidad de estos programas en el mercado online.

OpenOffice Calc

OpenOffice es otros de los programas que se pueden encontrar actualmente para trabajar con hojas de cálculo, el mismo cuenta con una gran cantidad de elementos que te permitirán conseguir los mismos resultados que con Microsoft Excel, por lo cual se considera que no tiene nada que envidiarle. Es así como OpenOffice cuenta con una calidad impresionante que te permitirá realizar análisis, representaciones gráficas, inventarios y muchas otras actividades informáticas garantizando un excelente resultado.

Como se puede ver en su nombre, OpenOffice también forma parte del paquete de Office, aunque este software no ha logrado posicionarse entre uno de los más utilizados como el caso de Excel.

LibreOffice Calc

LibreOffice es actualmente uno de los softwares de hoja de cálculos más usados, aunque sigue estando muy por debajo de Excel. Es así como este programa ofrece una excelente hoja de trabajo donde podrás conseguir todas las funciones y características necesarias para que puedas llevar a cabo un excelente trabajo. Además, la misma se destaca por ofrecer una interfaz muy sencilla de trabajar.

Es importante mencionar que LibreOffice es completamente gratuito y al igual que las dos mencionadas anteriormente también forma parte del paquete de Office y es un programa mucho más completo donde te ofrecerá muchas otras herramientas. Sin embargo, si solo quieres utilizarlo por su hoja de cálculo la podrás instalar por sí sola.

Gnumeric

Gnumeric es otra de las alternativas que podemos encontrar para trabajar con esta plantilla electrónica, la misma no es una de las más conocidas actualmente pero que ofrece una gran cantidad de herramientas que te ayudarán a realizar trabajos en ella a muy buena calidad. El mismo es un software libre que se encuentra disponible para los sistemas operativo de Windows y Linux.

Una de sus principales ventajas es que es sumamente sencillo de utilizar, por lo que no necesitarás ser un experto en este tipo de software para poder crear documentos en ella. Además, es compatible con Microsoft Excel, lo que te permitirá crear documentos en Gnumeric para después revisarlo en Excel.

Numbers

Por último, te presentamos Numbers, otro de los softwares de hojas de trabajo disponible para ordenadores, pero a diferencia de todos los mencionados anteriormente este se encuentra disponible solo para los ordenadores Mac. Es así como este programa te permitirá crear hojas de cálculos muy avanzadas logrando insertar tablas e imágenes a muy buena calidad.

En el caso que dispongas de un iPad puedes hacer uso del Apple Pencil para trabajar en ella, lo que te permitirá agregar imágenes coloridas y diagramas. Cuenta con una gran cantidad de herramientas que te permitirán realizar muchas funciones en tiempo real. Numbers se encuentra disponible tanto para las Mac, iPhone, iPad, y es compatible con Excel y puede ser importado a PDF.

3 Aplicaciones de hojas de cálculo para utilizarlas desde el smartphone

En el caso que seas de los usuarios que hace muy poco uso de los ordenadores, y prefieres trabajar desde tu smartphone, ya sea por cuestiones de tiempo o del mismo trabajo, entonces lo podrás hacer a través de algunas de las aplicaciones de calculo disponible para los dispositivos móviles.

Es importante mencionar que estos programas al igual que los disponibles para los ordenadores también cuenta con todas las herramientas necesarias para que el usuario pueda realizar un trabajo en una hoja de calculo de calidad.

Para ello sigue la lista que te enseñaremos a continuación:

Microsoft Excel

Como no podía faltar, Microsoft Excel también cuenta con una app móvil, la misma se puede descargar completamente gratis para los dispositivos Android y iPhone. Es así como se destaca por funcionar exactamente igual que en su versión de ordenador. De esta forma el paquete de Office también ha desarrollado todos sus productos en el mercado de los dispositivos móviles, llevando así sus excelentes softwares a los terminales.

Desde el año 2015 Excel ofrece sus servicios a la telefonía móvil, algo que en sus comienzos parecía imposible, ya que este programa es actualmente uno de los más desarrollados y avanzado que en muchas ocasiones se pudiera pensar que su uso en un smartphone es casi imposible. Sin embargo, desde su lanzamiento de la app móvil hasta el día de hoy ha mostrado un excelente rendimiento permitiendo así que los usuarios puedan conseguir excelentes resultados desde esta aplicación.

Polaris Office

Sin duda alguna esta es una excelente aplicación móvil para trabajar con las plantillas electrónicas y así comenzar a llevar a cabo diferentes análisis y estadísticas de diferente información. La misma se ha convertido en el principal reemplazo para lo que es la app de Microsoft, y es que Polaris cuenta con una excelente calidad y una gran cantidad de herramientas que te ayudará a conseguir los resultados deseados muy fácilmente.

Polaris Office es una app que te da la posibilidad de crear, abrir y editar cualquier hoja de calculo que haya sido diseñada por Excel. Donde se destaca por ofrecer una compatibilidad con Google Chromecast, lo que te da la posibilidad de compartir con tu Smart tv todos tus documentos desarrollados en él. También cuenta con más de 20 tipos de gráficos, plantillas, dibujos, filtros y más de 300 fórmulas para trabajar.

Hoja de cálculo de Google

Como no podía faltar, Google no se puede quedar atrás y también cuenta son su app móvil disponible tanto para el sistema operativo Android y iOS. Es así como esta aplicación de la compañía Google también ofrece un excelente servicio siendo considerada hoy en día como una de las mejores para realizar este tipo de actividades.

Es así como se destaca por ofrecer una gran cantidad de opciones que van desde una excelente velocidad y un almacenamiento en la nube, para ello trabaja en conjunto con Google Docs, lo que te permitirá tener un respaldo en todo momento de la información con la que trabajas.

Todo esto la ha llevado a convertirse en una herramienta más que necesaria para los trabajos de oficina, y la cual se ha convertido en una de las principales competencias para Excel. Finalmente, es importante mencionar que esta app de Google puede usarse sin tener una conexión a Internet, algo que te garantizará un trabajo fluido y sin interrupciones.

3 Herramientas de hoja de cálculo online que puedes utilizar sin descargar nada en cualquier dispositivo

Si eres de los usuarios que no le gusta estar descargando softwares a su ordenador o dispositivo móvil, ya sea porque estas cuentas con muy poca memoria o simplemente por motivo de seguridad, entonces lo más recomendable es que utilices algunas de las plataformas online que te permitirán trabajar con las hojas de cálculo.

Es importante mencionar que hoy en día existen muchos sitios online capaces de ofrecer este sistema de trabajo, es por ello que aquí te enseñamos las mejores plataformas web que puedes comenzar a utilizar desde tu ordenador o móvil:

Google Drive

Para lo que no sabían, Google Drive no solo se dedica al almacenamiento en la nube, sino que también les ofrece a sus usuarios la posibilidad de trabajar con una hoja de calculo desde su plataforma online, lo que lo convierte en una opción ideal para trabajar con información de oficina ya que la misma quedará automáticamente respaldada y sin peligro de pérdida. Google Drive no solo ofrece este tipo de plantilla electrónica, sino que también ofrece un editor de texto, un creador de presentaciones como Power Point, entre algunos otros.

En cuanto a su plantilla electrónica es importante mencionar que esta incluye los formatos de Excel, por lo que podrás ver que la misma es de bastante calidad. Esto evitará que tengas problemas al momento de querer abrir o editar algún documento que provenga de dicho software de Microsoft. Sin duda alguna una herramienta de excelente calidad que te ayudará a llevar a cabo documentos muy avanzados y con una máxima seguridad.

Smartsheet

Smartsheet es otra de las plataformas online con las que podrás usar programas de hojas de trabajo, una aplicación muy sencilla de trabajar y que te permitirá acceder a ella de una forma muy fácil y cada vez que quiera. La misma cuenta con plataforma para ordenadores y dispositivos móviles, por lo cual podrás ingresar a ella desde tu móvil Android o iPhone.

En cuanto a su interfaz es muy similar a las otras hojas de cálculo disponibles, una de sus principales ventajas es que ofrece una gran cantidad de instrucciones y consejos donde se le irá explicando al usuario como trabajar en ella, lo que la convierte en una excelente plataforma para aquellas personas que apenas están comenzando a hacer uso de este tipo de herramientas.

Excel online

Para finalizar qué mejor manera de hacerlo que presentando la herramienta de Excel online, algo ideal para aquellos usuarios amantes a este programa. Lo que se convierte en una excelente opción para aquellos momentos donde el software descargado al ordenador presenta fallos y no permite que se pueda trabajar en él.

En esta versión online podrás contar con las mismas herramientas que en la versión de escritorio, lo que te garantizara un excelente funcionamiento. Además, una de las principales ventajas de usar esta plataforma web es que sus usuarios pueden contar con un almacenamiento en la nube, lo que le brinda una mayor seguridad al momento de presentarse una caída en la conexión a Internet.

Por último, es importante mencionar que la compatibilidad entre todas las versiones de Excel esta completamente garantizada, es decir, puedes comenzar a trabajar desde el móvil, continuas en la versión de escritorio y finalizas en la plataforma web sin ningún tipo de problema. Tus avances en el trabajo no se verán en ningún momento afectados por los cambios de plataforma.