Vigilancia tecnológica ¿Qué es, para qué sirve y cómo funciona este proceso?

Para que las compañías puedan sostenerse en el futuro a través de un mercado tan competitivo, necesitan contar con diferentes herramientas que permitan mantener el sostenimiento y generar utilidades económicas.

De acuerdo a esto, se ha desarrollado desde hace algún tiempo la vigilancia tecnológica. La cual es una técnica que se usa para recabar datos en un entorno determinado. Este concepto lo veremos con mayor profundidad en los siguientes párrafos.

Pero esto no es lo único que distinguiremos, sino también profundizaremos en otros criterios para establecer cuáles son los objetivos de una VT, como así también las ventajas que obtienen las empresas cuando emplean este tipo de herramientas. Para que no te queden dudas, hemos desarrollado glosario con los términos más importantes. ¡Comencemos!

¿Qué es la Vigilancia Tecnológica y para qué sirve este proceso?

Podemos definir la Vigilancia Tecnológica de acuerdo al documento “UNE 166006” (cuya última modificación se realizó en abril del 2018) como el conjunto de procedimientos necesarios para obtener información sobre ciencia y tecnología, de la propia empresa como también de su entorno.

Esta información recabada luego será seleccionada, analizada, estudiada, difundida y comunicada. De esta forma se convertirá en un conocimiento para todos los participantes de la organización para que puedan tomar decisiones que disminuyan los riesgos inherentes a las operaciones. Esto generará que se pueda estar un paso adelante para realizar cambios cuando sucedan hechos específicos.

De esta manera, según la “Normalización Española de Gestión de la I+D+i”, se necesita captar datos sobre los competidores y las noticias sobre el mercado en el cual desarrolla el giro habitual del negocio la organización.

También es debe recabar opiniones calificadas con respecto a la actividad que realiza el organismo y, en especial, sobre todas aquellas normativas legales que pueden influir sobre la entidad. No hay que olvidarse de los “papers”, estudios que sean de interés como tampoco de todos los eventos y meeting relacionados con la actividad.

¿Cuáles son los principales objetivos de la Vigilancia Tecnológica?

Dentro de los objetivos que plantea esta normativa podemos encontrar que, cuando se realiza el procesamiento y análisis de la información, se logra comprender mucho mejor el entorno en el cual se mueve la empresa. Esto hace que se pueda establecer diferentes estrategias para ser competentes en el mercado.

Por lo tanto, podemos destacar que lo que se busca con una vigilancia tecnológica es saber de los cambios tecnológicos que se realizan en el entorno de la empresa. Esto es necesario para no perder tiempo y estar preparados para obtener los mayores beneficios de las nuevas tecnologías y sorprender a los competidores del mercado.

También lo que se busca es que en el momento de tomar decisiones los riesgos disminuyan de forma sustancial. Esto se sucede porque se conoce con mucha más precisión cuáles son los cambios que existen para posicionar mejor las estrategias de la organización. Hay que tener en cuenta que, para realizar estos objetivos, es necesario contar con productos que en realidad sean competitivos, pero también con un capital humano que esté a la altura de estos nuevos procesos.

Por último, también podemos indicar como un objetivo central de la vigilancia tecnológica la fijación del camino por el cual se debe transitar para poder avanzar y así satisfacer las necesidades de los clientes. Esto se logrará siempre que se tenga en claro 2 puntos, uno es la misión y la otra la visión de la empresa.

¿Por qué es importante que las empresas empleen la Vigilancia Tecnológica? Ventajas y Beneficios

Cuando las empresas emplean la vigilancia tecnológica cuenta con diferentes beneficios que sólo se los puede adquirir usando estos procedimientos.

Por ejemplo, al conocer todos los cambios tecnológicos que existen en el mundo de la informática, como también de la electrónica, la VT permite estar un paso adelantado con respecto a otras compañías que se encuentran en el mismo mercado. Con esto lo que se quiere decir es que los cambios son más predecibles y se pueden generar un mayor acercamiento a las estrategias de las empresas.

La cultura organizacional, como así también todo lo referido a las estrategias, se vuelven más versátiles. Por lo que producir un cambio, no genera demasiado trastorno, ya que siempre las compañías están pensando de forma constante en mejorar, de acuerdo a la información rescatada del entorno como también los datos relevados de forma interna.

Todos los participantes de la organización saben cuáles son los objetivos centrales que tiene la misma. Por lo tanto, todos pueden ayudar brindando información o datos que, en muchos casos, pasan desapercibidos para los altos mandos o para las personas encargadas de estar monitoreando el ambiente.

Las utilidades comerciales se vuelven más predecibles. Ya que al saber con mayor exactitud las opiniones y datos que existen dentro del sector en donde se mueve, genera que se puedan realizar presupuestos de fabricación, de compras y de ventas más reales.

También podemos destacar como un beneficio importante que, los cambios se producen en un tiempo mucho menor que en aquellas empresas que no cuentan con una vigilancia tecnológica adecuada. De esta manera la supervivencia es mucho más fácil en el mediano y largo plazo.

Instrumentos para la Vigilancia Tecnológica ¿Cuáles son las herramientas más utilizadas?

Como ya te habrás dado cuenta, recabar la información no es una tarea sencilla. Ya que no sólo se debe concentrar en lo que ocurre de forma interna dentro de la organización, sino también todo lo referente al mercado. Para darle sentido a la “Normalización Española de Gestión de la I+D+i” existen diferentes instrumentos que pueden ser usados en la vigilancia tecnológica.

Dentro de estas herramientas necesarias se pueden nombrar las siguientes:

• Sistema de alertas: Esto se refieren a datos específicos sobre legislaciones, eventos, proyectos, casos de éxitos de otras compañías y “best practices”. Con los cuales se necesita generar un procedimiento a través de un formulario de registro que da curso a toda la información recabada por los usuarios. Estos colaboradores van a tener un perfil determinado, de acuerdo a las diferentes temáticas que pueden surgir y en relación con su formación o conocimiento académico.
• Buscadores: En realidad este tipo de herramienta a lo que se refiere es a aquellas páginas o sitios web que cuentan con un nivel de especialización de acuerdo a la actividad desarrollada. Por ejemplo, se puede obtener para el sector de agricultura un buscador específico ofrecido directamente en el sitio del Ministerio de Agricultura, Pesca y Alimentación (MAPA), de nuestro país sobre ayudas y subvenciones o regulación de los mercados. Web: "https://www.mapa.gob.es/es/agricultura/ayudas-y-subvenciones/"
• Acceso a bases de datos: Cuando nos referimos a este elemento de búsqueda, estamos orientándonos a aquellas bases de datos especializadas para el sector en donde se mueve la compañía. Con esto se logrará acceder a una información que tendrá una estructura con la cual se podrá captar de forma fácil y rápida los datos más relevantes. En este caso, continuando con el ejemplo de una empresa de agricultura, podemos mencionar a Redalyc AmeliCA. La cual contiene un sistema de información científica basadas en revistas para los países iberoamericanos. Web: "https://www.redalyc.org/"
• Sistema de localización de la información basados en motores de búsquedas: A esto es lo que comúnmente se lo conoce como metabuscadores. Estas herramientas generan búsquedas de manera intensa y simultánea en los más importantes buscadores. Lo que permite obtener una información mucho más precisa sobre determinados temas. Para este caso podemos mencionar a Observa y dogpile. Web: "https://www.ovtt.org/observa", "https://www.dogpile.com/"
• Tienda de plataformas: A esto también se lo conoce como “technology Marketplace”. Es una plataforma que se dedica a intercambiar ideas tecnológicas, como así también todos los datos relacionados con innovaciones, demandas y las diferentes ofertas que existen en el mercado. Para esta herramienta podemos mencionar como ejemplo a Ibridge Network. Con la cual podrás encontrar y conectarte con profesionales de la tecnología y de trabajos de comprensión de esta materia. Web: "https://www.ibridgenetwork.org/#!/"
• Programas informáticos de vigilancia tecnológica: Como no podía faltar, existen software dedicados a esta técnica de recabar información. Esto es muy útil en aquellas compañías que pertenecen a mercados volátiles y necesitan estar de forma permanente informadas de los cambios que se realizan en el entorno. Vigiale es un buen ejemplo de una plataforma web. En la misma se puede realizar soportes en línea y cualquier tipo de información relevante destinada a recabar datos y mostrarlos en un boletín especial. Web: "https://www.vigiale.com/#contacto"
• Open Analytics: Son herramientas que se encargan de estudiar todos los programas de código abierto. Como así también analiza a aquellas tecnologías destinadas a la inteligencia empresarial y los llamados “open data”. De esta manera, se puede conseguir opiniones de muchos expertos que se dedican a realizar el desarrollo de software libre para la obtención de datos. Medialab Prado es un ejemplo de esto. Web: "https://www.medialab-prado.es/medialab"

Métodos de VT ¿Cuáles son los principales procesos que se deben realizar?

Para realizar una vigilancia tecnológica eficiente se la debe hacer de acuerdo a un procedimiento que garantice el éxito de la obtención de la información. De esta manera, se obtendrá resultados precisos, útiles y de los cuales se pueden establecer conclusiones para poder compararla con la organización.

A continuación, te mostraremos los pasos que se deben realizar para que puedas hacer una VT efectivo. Debes tener en cuenta que estas etapas son itinerantes, por lo que muchas veces tendrás que volver al paso anterior y luego continuar con el que estabas. Pero para simplificar estos conceptos te mostraremos de forma lineal la secuencia.

Los principales procesos de una vigilancia tecnológica son:

• Identificar: Lo primero que se debe hacer es determinar cuál es el tema importante para la organización y del cual se necesita estudiar. Esto dará lugar a generar una estrategia para poder realizar una vigilancia más eficiente, por lo que se deberá establecer objetivos y responsabilidades a diferentes personas o departamentos para que puedan realizar la VT. En esta etapa es donde se determinan los factores críticos que pueden perjudicar a todo el proceso de recopilación de datos, por lo que se necesita tener presente las posibles soluciones y determinar las prioridades que se deben tener en cuenta.
• Buscar: Una vez que se ha establecido qué es lo que se necesita, se deberá implementar la estrategia que ha sido mencionada en el punto anterior. Esto generará instaurar los objetivos que se realizarán para la búsqueda de información. También se debe establecer las diferentes herramientas informáticas que se necesitan para aprender y desarrollar los datos útiles. Es en este momento es donde se establecen los elementos que se utilizarán para captar la información. Ya hemos hablado de algunos de ellos, como pueden ser los metabuscadores.
• Analizar: Una vez obtenida la información, lo que se necesita es procesar la misma y analizarla para poder encontrar lo que en realidad es interesante a la organización. Para esto, se necesitan diferentes criterios que sirvan para validar los datos de acuerdo a técnicas analíticas y herramientas informáticas. En este aspecto es muy importante los softwares estadísticos y cualquier plantilla de cálculos.
• Valorar: Cuando ya estén filtrados los datos relevantes, se deberá crear un informe que será utilizado para la posterior difusión. En este sentido, se usarán diferentes soportes que generen los llamados productos de vigilancia tecnológica.
• Difundir: Al producto elaborado en la etapa anterior se deberá distribuirlo entre las personas autorizadas o que tengan responsabilidades importantes dentro de la organización. Esto será necesario hacerlo para poder determinar lo que veremos un poco más adelante, que es la toma de decisiones. Para hacer efectiva esta etapa, se necesita diseñar una estrategia de comunicación que sea eficiente y a la cual se pueda acceder de una manera simple.
• Orientar: En esta etapa lo que se busca es interpretar todos los productos de la VT. Además, que las diferentes personas que trabajan en la organización puedan proponer diferentes opciones para actuar y corregir lo que se venía haciendo mal. También sirve para mejorar la confianza en las acciones competitivas que se ejercieron hasta el momento.

Glosario de VT ¿Cuáles son los conceptos más importantes?

Para que no te queden dudas acerca de cómo implementar una VT, te presentamos un glosario que te ayudará a interpretar mejor estos conocimientos.

Conozcamos los términos más importantes:

• Vigilancia estratégica: Conjunto de procesos destinado a recabar información necesaria para conocer diferentes factores calificados como importantes. Estos sucesos no sólo ocurren dentro de la compañía, sino también en el mercado en que se mueve. Ayuda a conocer a todos los competidores y compararlos con las estrategias organizacionales actuales.
• Vigilancia tecnológica: Este término está referido a todas las acciones que realizan las compañías acerca de temas de índole tecnológicos y que sirven para comparar los procesos internos con los de otras empresas. También se usa para conocer todos los nuevos factores que existen de tecnología para poder incorporarlos en la organización. Es muy usado en la industria automotriz.
• Vigilancia activa o monitoring: Se denomina así a las acciones que realizan las personas integrantes de una empresa de forma permanente. Está relacionado con formularios que crean hojas de rutas para hacer diferentes comparaciones externas y recabar la información importante.
• Vigilancia pasiva o scanning: Es un tipo de cotejo que está relacionado con acciones un poco reactivas. Se usa la vigilancia pasiva para establecer si existen desviaciones en los métodos utilizados dentro de la empresa, ya sean estratégicos o tecnológicos. También para obtener información de determinadas fuentes (periódicos, meeting, congresos, etcétera).
• Inteligencia competitiva: Es el proceso por el cual se usa toda la información recabada, que luego será transmitida a los diferentes empleados. Se utiliza para tomar decisiones estratégicas con respecto a la vigilancia tecnológica y competitiva que existe en el mercado.
• Previsión tecnológica: Son las acciones que se toman a mediano o largo plazo y sirve para establecer las expectativas de desarrollo tecnológico basados en opiniones y estudios de expertos.
• Factores críticos de vigilancia (FCV): Son componentes que ayudan a la identificación de las necesidades dentro de la compañía. Se usa para generar información y así poder fijar las prioridades dentro de una estrategia empresarial. Se determinan los FCV en cada proceso establecido en la empresa.
• Gestión información: Término usado para definir a los procesos que son necesarios para recabar, clasificar, analizar, compartir y luego difundir toda la información necesaria para la toma de decisiones.
• Prospectiva tecnológica: Es una herramienta utilizada para observar el futuro de la tecnología, ciencia, economía o sociedad a largo plazo. Luego, sirve para poder identificar todas las posibles soluciones que puedan surgir y que logren generar utilidades económicas para la empresa.

Vigilancia Tecnológica e Inteligencia Competitiva ¿Cómo se complementan y en qué se diferencian?

Hemos hablado que la vigilancia tecnológica es el proceso en donde se puede obtener datos relevantes para tomar decisiones acerca de situaciones concretas. Esto se hace para poder ser competitivo dentro del conjunto de compañías en el que se mueve una organización.

La inteligencia competitiva es una herramienta utilizada por aquellas personas que son responsables de tomar decisiones. Están basadas en la información recabada a través de la vigilancia tecnológica. Sirven para identificar, seleccionar y difundir todo el análisis realizado en la VT.

De esta manera podemos decir que la inteligencia competitiva es una secuencia dentro de la vigilancia tecnológica, tomada como un proceso en general.