Microsoft Outlook para Empresas ¿Qué es, cómo funciona el Outlook Profesional y qué ventajas tiene usarlo?

El cliente de correo electrónico de Microsoft es uno de los más utilizados alrededor del mundo, con una enorme cantidad de usuarios. Entre estos clientes, los más destacados son quienes hacen uso del servicio para sus empresas.

Pensando en este perfil, Microsoft lanzó en 2011 el paquete de aplicaciones conocido como Office 365, en el cual, además de los programas ofimáticos de Microsoft, se incluía una versión de Outlook con características especiales para las empresas.

Si bien el uso de esta versión de Microsoft Outlook es similar al de su versión free, cuenta con muchas más herramientas muy interesantes, y en los próximos párrafos te enseñaremos todo lo que necesitas saber sobre estas.

¿Qué es Outlook para empresas?

Outlook 365, u Outlook empresarial, es un asistente de correo electrónico lanzado en junio del 2011 como parte del paquete de herramientas por suscripción Office 365. Es una versión mejorada del asistente de correo al cual tenemos acceso gratuito. Las mejoras de esta versión están pensadas para su uso por parte de empresas, con el objetivo de mejorar su rendimiento a través del uso de gestores de información que nos permiten un ritmo de trabajo de 24 horas continuas.

Gracias a estas herramientas, los empleados que utilizan Outlook 365 tiene acceso a calendario compartido, aplicaciones de escritorio y móvil, aditamentos de seguridad y bandeja de entrada inteligente, entre muchas otras funciones. Además de las herramientas provistas para los usuarios, Outlook 365 cuenta con funciones de seguridad que permiten la protección de la información sensible contra amenazas como phishing o robo de información.

¿Cuáles son los beneficios de usar Outlook en tu empresa?

El principal beneficio de una herramienta tan versátil como Outlook es el incremento de productividad que puede llegar a facilitar, ya que además de proveer un medio de comunicación rápido entre los integrantes de la empresa, brinda a los empleados acceso a multitud de herramientas de gestión de tiempo y recursos.

Aunado a esto, las funciones nativas del servicio de correo Outlook, sumado a los beneficios provistos por el paquete de pago Office 365, nos brinda una gran cantidad de beneficios, entre los cuales podemos destacar:

• Fácil manejo y control de la interfaz: la interfaz y accesos a funciones de Outlook permanecen intactos, de modo que cualquiera que lo haya usado antes, en su aplicación web gratuita, no tendrá ningún problema manejando la versión Premium.
• Unifica tus cuentas de email: la versión de pago de Outlook permite reunir los datos de varias cuentas de correo en una sola bandeja de entrada, independientemente de que sean de distintos proveedores, por lo que podremos revisar más cómodamente en nuestra bandeja de Outlook nuestros correos de Gmail, Outlook y Yahoo!, por ejemplo.
• Función de adaptación a dispositivos móviles: al iniciar sesión en la aplicación móvil con una cuenta adscrita al paquete de aplicaciones de Microsoft 365, podremos acceder a las funciones Premium desde nuestro dispositivo móvil.
• Control y programación de reuniones y conversaciones: la función de programación de reuniones, los usuarios pueden mejorar sus tiempos de respuesta, al ahorrarse el esfuerzo de contactar a los demás miembros del equipo.
• Enlaces compartidos en la nube: al ser un servicio de comunicación empresarial, ofrece la posibilidad de compartir enlaces de forma rápida a archivos almacenados en la nube, ahorrando así un considerable espacio de disco duro y propiciando la seguridad de la información.
• Envío rápido de archivos adjuntos: Outlook ofrece a sus usuarios la capacidad de enviar y recibir archivos adjuntos de casi cualquier tipo. Esto facilita en gran medida la transmisión de información, datos y descuentos sensibles entre los miembros del grupo de trabajo.

Tarifas de Outlook para Empresas ¿Cuánto cuesta y qué ofrece?

La versión de pago de Office 365 contiene, entre otras herramientas, una versión del cliente de correo Outlook con ciertas diferencias y mejoras en cuanto a los recursos ofrecidos al usuario.

En este sentido, podemos encontrar una diversidad de herramientas de gestión que permitirán una mejora administración del tiempo y los recursos del usuario. Cabe destacar que estas funciones están incluidas como parte de un paquete de trabajo. Por supuesto, existen diversas opciones para adquirir los servicios de Office que se obtienen en una variedad de precios.

Los paquetes adquiribles son los siguientes:

• Microsoft 365 Empresa Básico: el servicio básico de Microsoft empresarial incluye únicamente las aplicaciones Exchange, OneDrive, SharePoint y Teams. Aunque incluye el servicio de Exchange, que puede servir como servidor de correo, la aplicación Outlook no se incluye en este paquete. Puedes adquirir este servicio por 5 € mensuales por usuario
• Microsoft 365 Empresa Estándar: en el paquete estándar de Microsoft 365, Outlook contiene los servicios básicos de correo electrónico más el acceso a las herramientas de gestión de tiempo como calendario inteligente y la lista de tareas To Do. El precio mensual por usuario de este plan es de 12,50 USD.
• Microsoft 365 Empresa Premium: la versión Premium de Outlook cuenta con funciones como personalización de correo electrónico, seguridad de alto nivel, cifrado de bandeja de entrada, adblocker, entre otras tantas facilidades. Para adquirir este servicio con todas sus funciones, el precio es de 20 € por usuario al mes.

Microsoft Exchange ¿Qué es esta herramienta para empresas de Microsoft 365?

Microsoft Exchange es un software desarrollado por la creadora de Windows para fomentar la colaboración entre usuarios de empresas por medio de cuentas de correo dedicadas al uso profesional o educativo. Las herramientas de colaboración de Exchange permiten el intercambio rápido de documentos críticos, y proporciona al usuario una bandeja de entrada de prioridades, que muestran primero los correos importantes, y que se adapta a su estilo de trabajo.

Dicha bandeja de entrada se adapta de forma automatizada e intuitiva a los métodos de operación del usuario, personalizados de acuerdo a estos y adquiriendo características muy útiles que se ven potenciadas gracias a los complementos a los que tiene acceso.

Cuenta además con herramientas de organización y gestión de tiempo, como un calendario muy eficaz que va mucho más allá de los recordatorios y las anotaciones de citas. Este calendario analiza tu correo y captura automáticamente los eventos, anotándolos como futuros eventos con muy poca intervención del usuario.

Lista de las mejores alternativas a Outlook para empresas

De la misma forma que ocurre con cualquier otro servicio de correo electrónico, la decisión de si sus características son las necesarias depende completamente del usuario, por lo que tal vez Outlook no sea el indicado para ti.

Si este es el caso, no te preocupes, ya que existe una gran variedad de clientes de correo electrónico con características muy interesantes que serán más útiles para aplicar en las comunicaciones de tu empresa:

Thunderbird.net

Es un cliente de correo multiplataforma de código abierto desarrollado por Mozilla Foundation. Funciona además como lector de noticias, aplicación de chat y calendario. Fue creado bajo los principios de software libre, por lo que es completamente gratuito. Cuenta además con herramientas muy interesantes como el asistente de configuración de cuentas de correo, mediante el cual podremos iniciar sesión en varias cuentas correspondientes a diversos clientes.

PMail.com

Es un cliente de correo electrónico creado para ser usado por usuarios únicos o múltiples en ordenadores individuales, o conectados a una red local. Fue lanzado en el año 1990 y desde entonces ha servido a millones de usuarios con su gran potencia concentrada en un tamaño muy compacto.

Su principal atractivo radica en su simpleza, puesto que puede funcionar como un sistema de correo interno por sí mismo, sin necesidad de añadir complementos. Esto se debe a que puede enviar correos utilizando los protocolos estándar: POP3, SMTP e IMAP.

SpikeNow.com

Spike Mail es un servicio de correo electrónico multiplataforma disponible para Windows y MacOS, además de contar con un portal web y aplicaciones móviles disponibles para Android y iOS.

Con este servicio, podremos ver nuestra bandeja de correos en un formato de conversación que facilitará mucho la localización de determinados correos. Cuenta además con funciones como calendario, lista de contactos, función de chat y video, con posibilidad de intercambiar mensajes de voz.

Google Workspace

Workspace es un servicio de Google que podría describirse como la contraparte de Office 365, puesto que es un conjunto de aplicaciones para trabajo que proporcionan un nombre con dominio empresarial personalizado. La aplicación nativa de correo electrónico de Workspace es Gmail, y cuenta también con acceso a funciones como Google Calendar, Tareas, las aplicaciones ofimáticas de Google y su propia tienda de apps para Workspace llamada Marketplace.