Informes en Access ¿Qué son, para qué sirven y cómo sacarles el mayor provecho en tu base de datos?

Microsoft Access es un programa ofimático de Windows, diseñado especialmente para administrar bases de datos. En él, puedes trabajar los registros de información en tablas, consultas, formularios e informes. En esta ocasión vamos a hablarte sobre los informes de Access, qué son, para qué sirven y cómo sacarles el mayor provecho. Si quieres saber más, sigue leyendo.

Los informes representan una alternativa eficiente para visualizar, ordenar, distribuir y resumir la información almacenada en la base de datos. La herramienta se presta para múltiples fines, como la creación de un informe total de ventas, contactos de clientes por región, entre otras muchas opciones.

Por eso, queremos compartirte toda la información relacionada a qué es un informe y para qué sirve dentro de una base de datos de Microsoft Access. Sumado a eso, te explicaremos todo lo que debes hacer para sacarles el máximo provecho.

¿Qué es un informe y para qué sirve en una base de datos de Microsoft Access?

Al momento de necesitar agrupar u ordenar los registros de una base de datos, te conviene crear un informe con el cual obtener una mejor perspectiva. Para sacarle todo el provecho a la función, es necesario conocer a fondo qué es un informe y para qué sirve en Microsoft Access.

El informe es un objeto cuya finalidad es presentar un resumen ordenado de la información contenida en una base de datos. El informe debe estar vinculado a un origen de datos, el cual puede ser una consulta o una tabla. No obstante, es posible crear informes que no estén vinculados. La estructura del informe se divide en secciones. Las secciones pueden ser modificadas desde la vista “Diseño”. Para entender las nociones básicas de un informe, es necesario resaltar las utilidades de cada sección.

A continuación presentamos un resumen de los elementos que componen a un informe:

• Encabezado del informe: La sección del encabezado se utiliza para mostrar la presentación, al estilo de una portada. Por ejemplo, puedes añadir el logotipo, el título del informe, fecha y hora.
• Encabezado de página: La sección aparece en todas las páginas. Se utiliza para repetir el título del informe.
• Encabezado de grupo: La función de este apartado es poder imprimir el nombre del grupo.
• Detalles: Los detalles representan el cuerpo principal del informe. Allí debes colocar las herramientas “Controles”.
• Pie de grupo: Se emplea para imprimir un resumen informativo de un grupo. Según sea el caso, puede haber varios “pie de grupo” en el informe.
• Pie de página: Es una sección dedicada a imprimir información correspondiente a cada página o números de página.
• Pie del informe: El apartado se utiliza para para imprimir resúmenes informativos o totales del informe.

Tipos de formularios en Access ¿Cuáles son y en qué se diferencia cada uno?

En términos sencillos, los informes son resúmenes de información almacenada en los registros de la base de datos. Sin embargo, es necesario destacar que existen diversos tipos de informes en Access. La plataforma brinda numerosas opciones de personalización para crear diversos modelos de informes.

A continuación, te explicamos cuáles son los tipos y en qué se diferencian:

• En columnas: Es un modelo de informe que te muestra líneas de datos contenidos en los registros. Se trata de un formato personalizado, dado que cada línea de datos está estructurada en el campo de una tabla de datos.
• Tabular: También se les conoce como informes de tablas. Este modelo imprime los datos de un único registro. Los campos pasan a ser distribuidos en filas y columnas. Es ampliamente recomendado para informes estándar, de totalización, o de información estadística y numérica.
• Etiquetas: Son conocidos también como informes de correspondencia, dado que imprimen los datos de un registro con un diseño de etiqueta postal. Su función general es imprimir las direcciones de entidades o personas particulares para el envío de correspondencia.
• Autoinforme: Se trata de un informe generado de forma automática por la aplicación de Microsoft Access. Su aspecto y distribución es similar al informe de columnas.

¿Cuáles son las ventajas de usar informes en una base de datos? Motivos para hacerlo

Hacer uso de los Informes en una base de datos ofrece muchas ventajas.

Entre los principales beneficios de emplear dicha función de Microsoft Access se pueden destacar:

• Distribuye y visualiza los resúmenes de datos de forma eficiente: Los informes de Access son una buena opción para organizar y agrupar la información de los registros de una base de datos.
• Puedes registrar instantáneas de los datos: Ya sea por medio de impresión, o a través del proceso de conversión de PDF a XPS. De igual manera, puedes exportar el archivo a otros formatos.
• Brinda detalles sobre los registros: Puesto que el informe cumple con la función de mostrar un resumen de datos, puedes enfocar la estructura del mismo para dar mayor detalle sobre un registro en específico.
• Posibilidad de crear etiquetas: Las etiquetas son un modelo de informe con un formato pequeño, el cual cumple con la función de imprimir datos para ser enviados. Por lo tanto tiene múltiples finalidades.

¿Cuántos informes se pueden crear en una base de datos de Access?

Los informes están compuestos por información que proviene de tablas de datos o consultas. De igual manera, el cuerpo del informe puede estar conformado por etiquetas, títulos y gráficos. La herramienta de informes te permite crear una gran variedad en una base de datos de Access.

No hay un límite establecido. Los informes pueden ser sencillos o complejos. Siempre y cuando estén vinculados a un origen de registro. El asistente para informes es el método más rápido para crear un informe. El cuadro de diálogo del asistente te va a guiar durante todo el proceso. De igual manera, puedes dirigirte a la pestaña “Crear” y  pulsar los botones de “Informe”, “Diseño de informe” o “Informe en blanco”.