¿Cómo abrir un documento en modo exclusivo en Microsoft Access para trabajar mejor mis bases de datos? Guía paso a paso

Si bien es cierto, Microsoft Access se ha catalogado como una de las mejores herramientas que operan como un sistema de administración de bases de datos y tiene la capacidad de organizar, buscar y presentar información, aprovechando al mismo tiempo, la potencia gráfica de Windows. Con lo cual, proporciona excelentes opciones, simples y directas, para trabajar y presentar una información.

Así, se trata de un programa de Microsoft que ofrece tablas, consultas, formularios, informes y muchas más utilidades para la gestión de datos. Por lo que, brinda notables ventajas que van desde un efectivo y fácil almacenamiento y gestión de datos, hasta la posibilidad de usar soluciones prediseñadas, obtener diferentes formatos de un mismo informe, actualizar y recopilar información intuitiva y ágil, etc.

Sumado a ello, Access ofrece la opción necesaria para poder abrir un fichero o documento en modo exclusivo y así, lograr realizar un óptimo trabajo de tus bases de datos. Lo cual, como su nombre lo indica, es ideal para adquirir un mayor privilegio sobre el documento en cuestión. Entonces, para saber cómo hacer uso de esta herramienta correctamente, te invitamos a leer el presente post.

¿Qué es el modo de apertura exclusiva de Microsoft Access y para qué sirve?

Así como todos los softwares que ofrece Windows, en Access existe la posibilidad de abrir o importar los documentos que tengan un formato compatible con dicha herramienta. Sin embargo, en este caso, los usuarios cuentan con la posibilidad de realizar la apertura de sus ficheros de varias maneras y una de ellas, es conocida como el “modo exclusivo”. En tal sentido, el modo de apertura exclusiva de Microsoft Access consiste en una forma de abrir los documentos en el programa para obtener un mayor poder sobre los mismos.

Por lo que, sirve para asegurarse de que otras personas no puedan abrir ese fichero y, además, se utiliza cuando una base de datos está en red y se necesita modificar alguna propiedad. Como consecuencia, si abres un archivo en Access a través del modo de apertura exclusiva, ningún otro usuario podrá ingresar a la base de datos mientras tú la mantengas abierta. Lo cual, te proporciona un mayor nivel de seguridad y privacidad para gestionar tus documentos en Microsoft Access y de tal forma, efectuar un mejor trabajo.

¿Cuáles son todos los modos de apertura de documentos de Access?

Ahora bien, así como existe un modo exclusivo al momento de acceder a un documento de este programa, también se pueden hacer uso de otras modalidades de apertura que cuentan con ciertas particularidades para asegurar algunos parámetros para los usuarios.

Es por ello que, para que puedas conocer más acerca del tema, te damos a conocer cuáles son las demás opciones disponibles en Microsoft Access:

• “Abrir”: Se trata de la opción más comúnmente usada para abrir cualquier documento en los programas de Microsoft. En este caso, una vez accedes al fichero desde allí, están optando por abrir el mismo de una manera compartida y, por ende, otras personas también podrás ingresar a la base de datos con completa libertad.
• “Abrir como de solo lectura”: Si haces clic en la flecha desplegable que está en el botón de Abrir, podrás encontrar esta y las demás opciones que te señalaremos a continuación. En el caso de “Abrir como de solo lectura” se refiere a una alternativa en la que simplemente podrás ver la base de datos, pero no modificarla o realizar correcciones.
• “Abrir en modo exclusivo”: Tal y como te indicamos anteriormente, este es un modo de apertura que se caracteriza por impedir el acceso a la base de datos por parte de otros usuarios. Aparte de ello, sirve para modificar una que otra propiedad del fichero.
• “Abrir en modo exclusivo de solo lectura”: Como última opción, se encuentra esta forma de apertura de Access con la que únicamente podrás visualizar el documento, sin que otras personas puedan ingresar al mismo. Sin embargo, no será posible hacer modificaciones ni cambiar sus propiedades.

Aprende paso a paso cómo abrir un documento en modo exclusivo en Access

Si, por encima de las demás opciones disponibles, lo que prefieres es acceder a tu documento en modo exclusivo para así adquirir los privilegios antes mencionados, es preciso que sepas cuales son todos y cada uno de los pasos a seguir para lograr realizarlo adecuadamente.

En ese sentido, procedemos a explicarte lo que tienes que efectuar para ello, de manera detallada:

• Para comenzar, tienes que ingresar a Microsoft Access como comúnmente lo haces y, posterior a eso, ubicar la ficha que dice “Archivo” para seleccionarla.
• A continuación, entre todas las opciones disponibles allí, tienes que hacer clic en la que indica “Abrir”.

• Hecho lo anterior, se mostrará el cuadro de diálogo Abrir y, a partir de él, podrás empezar a buscar el documento de Access para realizar una pulsación sobre el mismo.
• Posteriormente, dirígete a la parte inferior del cuadro de diálogo en donde te encuentras y haz clic en la flecha hacia abajo situada junto al botón Abrir.
• Una vez observes las opciones disponibles en el pequeño menú desplegable, debes proceder a elegir el modo de apertura. En este caso, presiona sobre “Abrir en modo exclusivo”.

• Por último, después de que transcurran algunos segundos, se abrirá el fichero en cuestión y así, tendrás la base de datos en modo exclusivo para que ninguna otra persona pueda entrar en ella mientras que la estés gestionando o modificando.