Microsoft Access ¿Qué es, para qué existe y cuáles son las ventajas de usar esta herramienta?

Microsoft Access es un sistema de gestión de base de datos diseñada por Microsoft en 1992. Es el sucesor de Embedded Basic y a través de él puedes recopilar todo tipo de información relacionada a un determinado asunto o propósito.

Un claro ejemplo de ello, es cuando necesitas hacer un seguimiento de pedidos de clientes. Desde su lanzamiento, se han hecho múltiples actualizaciones.

A lo largo de este post, te hablaremos sobre qué es, para qué sirve, sus ventajas principales y una lista con las mejores herramientas de base de datos alternativas a Access.

¿Qué es Microsoft Access y para qué sirve esta herramienta de Office?

Microsoft Access no es más que una sencilla herramienta con la que se pueden crear diferentes aplicaciones de negocios a partir de plantillas prediseñadas, o también desde cero. De esta manera, es posible diseñar aplicaciones muy atractivas, intuitivas y con un diseño muy completo en corto tiempo.

Pueden utilizarlo tanto usuarios principiantes como avanzados. Esto quiere decir, que puede adaptarse a las necesidades de las personas. En caso de que requieras realizar un proyecto pequeño, podrás hacerlo sin ningún problema y si eres un usuario avanzado, también podrás ejecutar tu proyecto y disfrutar de sus características más profesionales.

Como mencionamos con anterioridad, en Access se ofrecen una serie de plantillas con las que podrás poner en funcionamiento tu base de datos mediante unos cuantos clics. Si tienes un proyecto más complejo y eres experto en el tema, también podrás disfrutar de los asistentes que incluye o aprovechar sus herramientas de programación avanzada.

Por ejemplo, puedes programar en Visual Basic, el cual se incluye dentro de Microsoft Access y con el que podrás dar libertad a tu imaginación. Sin duda, podrás ir escalando tu aprendizaje hasta que te conviertas en un experto. En este programa conseguirás una serie de herramientas muy útiles para tu base de datos.

A continuación, te mencionamos las más relevantes:

• Tablas: puedes almacenar datos de forma estructurada.
• Consultas: se utilizan para extraer información filtrada de las tablas según tus necesidades.
• Formularios: están vinculados a las tablas y se consideran la parte más amigable de una base de datos. Podrás incluir textos, botones, imágenes y mucho más.
• Informes: puedes configurarlos según tus necesidades. Además, puedes incorporarles colores, gráficas, modificar las posiciones, etc.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar Microsoft Access para gestionar tus bases de datos?

Access es una excelente herramienta para crear tus bases de datos y gestionarlas de forma rápida y segura. Uno de los aspectos más interesantes, es que se adapta a las necesidades de cada usuario, sin importar si es experto o no.

Sin embargo, queremos resumirte las principales ventajas que obtendrás al utilizarla:

• Es muy fácil de usar.
• Te permite gestionar bases de datos.
• Las aplicaciones de negocios que diseñes pueden personalizarse según las necesidades de tu empresa.
• Incluye Visual Basic para Aplicaciones, herramienta con la que puedes automatizar procesos comerciales, crear informes y formas, entre otros.
• Puedes integrar los datos entre Access y las aplicaciones de línea de negocio con tu biblioteca de conectores de Access.
• Proporciona diferentes herramientas para actualizar los registros existentes, incluyendo hojas de datos, consultas, formularios, etc.
• Tiene un sistema de ayuda de errores muy efectivo.

Lista de las mejores herramientas de base de datos alternativas a Access

Aparte de Microsoft Access, hay muchas otras herramientas de bases de datos a las que puedes sacar el máximo provecho. Pero no todas son seguras, por lo que es importante conocer todas aquellas que realmente sean confiables.

Por eso, te hablaremos acerca de las 3 mejores herramientas de base de datos alternativas a Access:

LibreOffice Base

LibreOffice Base, se ha hecho conocido por imitar los programas del paquete de Microsoft Office pero de forma libre. Base forma parte de la suite de LibreOffice, dentro de la que está Write (procesador de texto), Calc (hoja de cálculo), Impress (presentaciones), Draw (gráficos), Math (fórmulas) y Charts (creación de gráficos).

Con LibreOffice es posible tanto importar como exportar datos hacia otras aplicaciones de la suite para que puedas crear informes, gráficos y mucho más.

Debes tener presente que esta herramienta es un poco más complicada que la de Office y no contiene tantas funciones adicionales. Sin embargo, es 100% libre y es compatible con ordenadores Windows, macOS, Linux y Android.

De forma resumida, tiene ventajas como:

• Disponible para diferentes sistemas operativos.
• Soporta interfaces de bases de datos estándares JDBC y ODBC. Mediante ellas, es posible establecer una conexión con otras bases de datos.
• También soporta muchos sistemas de bases de datos, tales como MySQL, MS Access, Adabas D, etc.

Descargar LibreOffice Base Windows

Descargar LibreOffice Base MacOS

Descargar LibreOffice Base Linux

Descargar QR-Code

LibreOffice Impress Remote

Developer: The Document Foundation

Price: Free

Kexi

Kexi es una herramienta integrada de Calligra Suite. De manera general, se puede decir que es un software de ofimática que tiene aplicaciones de diseño como un programa para la edición de gráficas vectoriales, edición de fotos y más.

Viene integrada con otras aplicaciones de la suite, como Stage (presentaciones), Plan (gestión de proyectos), Words (procesador de texto) y Sheets (hoja de cálculo).  A pesar de que no tiene características tan completas como Access, con Kexi puedes ejecutar diferentes tareas de gestión de bases de datos con unos resultados muy efectivos. Te la recomendamos en caso de que debas elaborar libretas de direcciones, tablas sencillas, listas de productos, entre otros.

Dentro de sus ventajas se pueden destacar:

• Ofrece la posibilidad de importar archivos de MS Access y dBase.
• Soporta otros servidores de bases de datos como dBase, MySQL, MS SQL Server, entre otros.

Descargar Kexi Windows

Glom

Por último, pero no menos importante, está Glom. Es un software open source que se considera una efectiva alternativa a Microsoft Access. Cuenta con una interfaz de usuario muy amigable, por lo que ofrece funciones muy sencillas.

Con la ayuda de esta, se pueden elaborar bases de datos en periodos de tiempo muy reducidos. Una de las mayores ventajas de Glom es su solidez, debido a que se pueden consultar datos a través de la función de búsqueda, así como establecer relaciones entre ellos de acuerdo a una serie específica de criterios. Te la recomendamos para pequeños proyectos como listas de productos, listas de contactos, etc. Esto se debe a que no es tan completa como MS Access.

Dentro de sus ventajas principales se pueden mencionar:

• Tiene una interfaz de usuario muy amigable.
• Ideal para pequeños proyectos.
• Gratuita.

Ten presente que en el ámbito de gestión de base de datos la única alternativa confiable a Microsoft Access es LibreOffice Base por las prestaciones que ofrece. Con esta herramienta puedes realizar prácticamente todas las acciones que incluye Microsoft Access.

Pero en el caso de Glom y Kexi, son mucho más recomendadas para proyectos pequeños y lo mejor es utilizarlas junto con otro sistema de bases de datos. La razón, es que solucionan los problemas básicos de los sistemas de gestión, pero tienen limitaciones.

Descargar Glom Windows