¿Cuáles son las diferencias entre consultas y filtros y cuál es más útil en una base de datos de Access?

Conocer correctamente los filtros y las consultas te ayudarán a sacarle el máximo provecho a Microsoft Access. Estas herramientas podrás usarlas para extraer valores específicos entre las celdas de tu base de datos.

Por ejemplo, puedes usarlas para gestionar una Pyme. En este caso, podrás saber la edad y el promedio de asistencia de los trabajadores de forma rápida.

Si quieres saber de qué se tratan las consultas y los filtros, tendrás que continuar leyendo. Con este post podrás entender que el empleo de una u otra herramienta dependerá de la situación. Pero a esto, te lo explicaremos a continuación.

¿Cuáles son las principales diferencias entre una consulta y un filtro en Access?

Cuando usas Access para un proyecto determinado es probable que necesites depurar los datos para obtener información y analizarla para luego poder concluir sobre los temas que tratas. Para esto, puedes usar los filtros o las consultas para obtener los detalles de manera exacta y sin perder tiempo. Ahora bien, muchas personas suelen pensar que estas dos herramientas son iguales. Sin embargo, si bien es cierto que existen similitudes entre ambas, no fueron creadas para cumplir el mismo propósito.

Por ejemplo, la función Filtrar, por lo general, trabaja en una única tabla abierta en vista Hoja de datos. Mientras que, con la función Consultas no sólo puedes buscar información en una, sino en varias tablas relacionadas. Es decir, las consultas funcionan como un sistema de filtración de datos de rango, pero de modo más amplio.

Además, los filtros se limitan en especial a visualizar de distintas formas determinados registros y formularios, entre otros elementos. No hay una conexión directa entre los filtros y la posterior inserción, eliminación o modificación de los valores. En contraste, hay consultas que fueron diseñadas para realizar acciones o crear tablas a partir de los resultados obtenidos.

Tomando esto en cuenta, al comparar las clases de filtros que puedes seleccionar (comunes, por selección, avanzados y por formulario) y los tipos de consultas (de selección, de parámetros, de creación de tablas, de datos anexados, de actualización y de eliminación, entre otras) existen diferencias importantes. Esto quiere decir que, en el segundo sistema de búsquedas hay muchas más posibilidades para elegir parámetros.

Con las consultas también tienes opciones para realizar cálculos con la información obtenida. Inclusive puedes automatizar algunas tareas para que puedas ahorrar tiempo. Por ejemplo, vas a poder revisar de forma automática los registros más recientes y más importantes que se han generado. Una vez que obtienes los resultados de la consulta (recordando que puede ser de una o varias tablas) es posible usar tal información para añadirla a un formulario.  Los filtros son más limitativos en este sentido.

De hecho, con las consultas podrás escoger el criterio de filtrado por medio de una pregunta sencilla, mientras que con los filtros no tendrás esta opción. Por otro lado, con un filtro los criterios de selección son más básicos y se circunscriben a valores, palabras, fechas y demás.  Mientras que una consulta puede resultar más compleja para quienes recién comienzan a operar Access. Una muestra de ello es que el programa ofrece un asistente de consultas para guiarte, cosa que no ocurre con los filtros.

Esto quiere decir que con los filtros puedes aprender a dar tus primeros pasos de selección de datos en Access. Si tu búsqueda es sencilla y se limita a una sola tabla, puede que sea la mejor opción. Desde esa opción puedes elegir qué valores quieres ver en una columna o registro y cuáles no. Hasta puedes controlar el filtrado por periodos de tiempo.

En este sentido se presentan opciones predeterminadas que, por lo general, en las consultas deberás especificar con tu criterio. De hecho, debes saber manejar bien las consultas por actualización y eliminación si es que no quieres cometer errores. Con la filtración no existen riesgos de alteración en la base de datos. Por último, puedes cerrar la tabla y si no guardas el filtro generado como una consulta la información seleccionada se perderá.