Espacios de trabajo de Slack ¿Qué son, para qué sirven y cuántos puedo tener en una cuenta gratis?

Actualmente los entornos virtuales han ganado mucha relevancia en el día a día del profesional. Si hay algo que este año nos ha enseñado es que el manejo acertado de los medios virtuales puede marcar la diferencia entre una empresa que se desmorona y otra que se adaptan ante los conflictos. Y no solo eso, también nos ha enseñado a buscar las alternativas, como tener que limitarnos al ambiente digital para llevar a cabo actividades habituales.

El flujo digital se ha adentrado en cada campo de la vida diaria y eso incluye al ámbito empresarial, un medio donde la comunicación es elemental, sobre todo la comunicación inmediata y efectiva. A esta necesidad responde Slack, el servicio de comunicación grupal diseñado especialmente para el uso corporativo. Slack pone a disposición del empresario chats en tiempo real para modalidades grupales y personales a los que se puede acceder de forma gratuita a través de la web o desde un dispositivo Android o IOS.

Mientras permite también la incorporación de herramientas externas como Google Drive, Dropbox o Skype, entre muchas más. Estos chats pueden ser clasificados de acuerdo a la temática requerida dentro de canales dando un mayor sentido de organización y practicidad, pero su utilidad va más allá tal y como explicaremos a continuación.

¿Qué son los espacios de trabajo en Slack y para qué sirven?

Un espacio de trabajo es un apartado privado dentro de Slack que permite agrupar diferentes canales de acuerdo a sus categorías. Los canales separan las diferentes temáticas organizando la interacción de manera que cada asunto sea fácil de ubicar. Los miembros de la empresa o del equipo de trabajo podrán acceder a los diferentes canales y hacer uso de ellos una vez se hayan aceptado la invitación para unirse al espacio de trabajo.

Sumado a esto, ya que el acceso a un espacio de trabajo requiere la creación de una cuenta de Slack, se permite usar una misma cuenta de correo para crear diversas cuentas, de hecho, se pueden crear una cantidad ilimitada de cuentas Slack con la misma cuenta de correo, y con ellas podrá acceder a todos los espacios de trabajo que necesites. Dado que en la modernidad las plataformas de mensajería instantánea se han convertido en el reemplazo ideal para el uso del correo electrónico, saber hacer uso de ellas es elemental.

En un entorno de comunicación como Slack y especialmente en sus espacios de trabajo, crear canales con los tópicos de mayor relevancia, identificar correctamente estos canales, establecer normas para la interacción, incluso nombrar moderadores para mantener los canales funcionando adecuadamente cuando el número de participantes sea elevado, lleva la comunicación corporativa a un nuevo nivel de eficacia.

Desde un entorno de trabajo, la información llega pública pero segura a todos los miembros del equipo. Con solo conexión a internet te aseguras de que los miembros del equipo están al día con las novedades, los cambios, los pendientes. En poco tiempo, el uso de una herramienta así, que básicamente te permite crear tu propia oficina en línea, pasa de ser opcional a ser fundamental para mantener la maquinaria en marcha y se hace inevitable sopesar las bondades de su uso.

¿Cuáles son los beneficios de organizar tus proyectos en espacios de trabajo de Slack?

Los espacios de trabajo representan un alivio significativo ante la carga de métodos anteriores y aquí el por qué:

• Accesibilidad: Los recursos digitales como estos permiten al usuario promedio con conexión a internet alcanzar la información, los archivos del grupo, el contacto en general con superiores y otros miembros del equipo con solo tener a la mano el dispositivo electrónico adecuado. Basta con recibir una invitación o ingresar a través del correo empresarial para poder desplazarse por el entorno virtual provisto por la empresa.
• Privacidad: Al crear un espacio de trabajo en Slack se garantiza un entorno cerrado para la interacción corporativa. Un entorno que permite acceder a los movimientos del equipo y las planificaciones internas sin necesidad de hacerlo de dominio público pero sin correr el riesgo de que algún integrante quede excluido. Sumado a esto, las versiones pagas de Slack tienen aún más amplitud en referencia a quién puede entrar a los espacios de trabajo o a los canales, pudiendo así definir de manera más específica los destinatarios para cierta información.
• Eficiencia: Diferentes clases de contenido (imágenes, documentos de texto, audios, videos) se ponen a disposición del grupo deseado con solo un clic, aunado al hecho de que ofrece un registro escrito de los movimientos internos como anuncios, deliberaciones o decisiones. Aunque la versión gratuita de Slack solo permite obtener una vista de los últimos 10,000 mensajes enviados, estas limitaciones desaparecen en versiones de pago.
• Simplificación: Los espacios de trabajo cortan con la necesidad de crear listas de difusión o tener que enviar el mismo mensaje una cantidad indefinida de veces. Pero también ofrecen un espacio más organizado que un sencillo chat grupal pudiendo ubicar más claramente las temáticas o actividades a realizar. Por medio de una interfaz sencilla se logra orientar intuitivamente al usuario para hacer uso efectivo del espacio digital sin tener la necesidad de dictar extensas capacitaciones. Se trata de un recurso con el que el usuario puede familiarizarse rápidamente.
• Estructura: El apartado destinado a la organización empresarial le permitirá al creador mostrar a los miembros jerarquías, nuevas temáticas, clasificaciones, en general, espacios donde la interacción no se mezclan entre temáticas distintas generando confusiones, o donde contenidos importantes no desaparecen entre otros anuncios o conversaciones irrelevantes. Espacios centralizados donde se guarda todo el contenido antiguo referente a un tema en un mismo lugar junto con las novedades, proporcionando un tablero de fácil visualización.

Aprende paso a paso cómo crear un espacio de trabajo en Slack para organizar mejor tus comunicaciones sobre un proyecto

Paso a paso vamos a conocer el procedimiento para crear nuestro primer entorno de trabajo en Slack:

Entra a Slack

Para crear un espacio de trabajo en Slack desde la web, lo primero que debes hacer es ingresar al enlace http://slack.com/create. Si se trata de un dispositivo IOS o Android la opción aparecerá automáticamente al instalar la aplicación.

A continuación, aparecerá un formulario que invita a ingresar el correo electrónico que pasará a ser la cuenta propietaria del espacio de trabajo. Una vez introducido el correo, hacer clic en "Continuar".

Confirma tu cuenta

Seguidamente será necesario entrar al correo elegido y esperar el código que permitirá confirmar la cuenta:

• El código de confirmación lo veremos en nuestra bandeja de entrada y será similar al del ejemplo.

• Ingresa el código para verificar la cuenta y continuar con la configuración.

Configuración del entorno de trabajo

• Una vez confirmada, hacen falta algunos ajustes y personalizaciones. En primer lugar, incluir el nombre de la empresa que hará uso del servicio. Identificarse adecuadamente facilitará a los miembros y clientes localizar la empresa cuando sea necesario.

• Lo siguiente a especificar será la temática del espacio, el motivo que reúne a los miembros del equipo en un mismo propósito. La descripción debe responder a la pregunta ¿En qué proyecto estás trabajando ahora con tu equipo? Una vez colocado el proyecto, hacer clic en confirmar y continuar el proceso.

• En el formulario que aparecerá posteriormente, se invita a añadir nuevos integrantes al equipo de trabajo introduciendo sus direcciones de correo electrónico. Puedes insertar cuantos necesites, o puedes omitir el paso y hacerlo posteriormente.

• Una vez que nos hemos familiarizado con la plataforma es necesario consolidar la configuración. Para finalizar el proceso solo tendremos que elegir un nombre de usuario y contraseña.

• Confirmar la URL y el nombre del espacio. Finalizar el proceso al guardar las configuraciones ¡y listo! Tendremos un espacio de trabajo funcional en Slack.

• Después de esto queda a juicio del propietario agregar a nuevos miembros, crear y organizar los canales necesarios y personalizar el espacio para volverlo un entorno agradable de trabajo.

¿Cuántos espacios de trabajo puedo crear según mi versión de Slack?

Slack ofrece cuatro opciones para su uso: versión gratis, el plan estándar, el plan plus y el plan Enterprice Grid, cada una con diferentes beneficios:

• Gratuito: Por una suscripción sin coste alguno. Servicios que incluyen la creación de chats, canales, equipos de trabajo, más el envío y recepción de mensajes y archivos. Sin embargo, limita su uso al permitir únicamente la visualización de los últimos 10,000 mensajes del equipo, coloca un tope de 5GB para el almacenamiento de archivos, solo permite llamadas de un único usuario a otro, limita la integración de otras aplicaciones a un total de 10 y concede la creación de un único espacio de trabajo.
• Estándar y plus: Por 8€ mensuales u 80€ anuales para la versión estándar y 15€ mensuales o 150€ anuales para la versión plus, se accede al historial ilimitado en el chat del equipo y la opción de compartir pantalla, llamadas de audio o video grupales con hasta 15 miembros, la integración de un número ilimitado de herramientas externar y 5GB extra para espacio de almacenamiento haciendo un total de 10GB en el caso estándar, aunque una cuenta plus se amplía a 20GB de almacenamiento. Sin embargo, se mantiene la posibilidad de crear solo un espacio de trabajo.
• Enterprice Grid: Bajo un costo personalizado de acuerdo a las necesidades de la empresa, el plan Enterprice Grid mejora drásticamente las mejoras a el servicio. Con mejoras como llevar el espacio de almacenamiento a 1TB por miembro del equipo, y permitir la creación de un número ilimitado de espacios de trabajo, también permite la creación de canales que puedan pertenecer a diversos espacios de trabajo y regular el acceso a los espacios de trabajo logrando que este pueda ser abierto, es decir, que permite el acceso a cualquier miembro del equipo, da la oportunidad a los miembros de equipo de enviar una solicitud que el creador del espacio puede aceptar o rechazar, o puede darse una invitación específica a los que puedan entrar.

Los mejores consejos y trucos para aprovechar al máximo la herramienta de Slack y ser más productivo

Estaremos conociendo ahora las mejores formas de sacar provecho de todo el potencial de Slack:

Integra otras aplicaciones

Haz uso del amplio rango de herramientas que Slack incorpora a su repertorio. Te permitirá, por ejemplo, ampliar el almacenamiento al conectar con Google Drive, pasar a una llamada vía Zoom o Skype desde Slack, abrir y editar documentos con Office 365, señalar anuncios importantes desde Google Calendar entre muchas otras opciones.

Aprende a utilizar los atajos del teclado y de comandos

Como muchas otras plataformas o softwares, Slack pone a disposición de los usuarios avanzados una serie de trucos para agilizar ciertos procesos, consisten en combinaciones de teclas o palabras claves para realizar una tarea rápidamente y sin perder el tiempo de buscarla en el menú o redactar la orden.

Por ejemplo:

• El comando /dm: te llevará automáticamente a los mensajes directos.
• /mute: pondrá en silencio todos los mensajes del canal.
• La combinación de la teclas Ctrl + F iniciará una búsqueda
• La tecla ESC marcará los mensajes del chat como leídos.

Personaliza tus notificaciones

Esta opción está regulada por la versión de Slack que utilices. Sin embargo, de acuerdo a las opciones de cada plan, podrás elegir qué tipo de alertas recibes del canal general o los canales específicos, así como fijar recordatorios para actividades pendientes.

Utiliza los canales privados

Los canales privados permiten tener un área cerrada dentro del espacio de trabajo para manejar algún tema que no sea de dominio público o que no requiera la participación de todos los miembros del equipo. Al crear un canal privado se extiende la invitación únicamente a los miembros que se elijan en vez de a todos los integrantes del espacio de trabajo.

Automatiza las tareas

Otra función interesante y útil es la de programar tareas que de otra manera podrían resultar tediosas.

Por ejemplo:

• Respuestas automáticas
• Notificaciones
• Recordatorios
• Programar una hora específica para la publicación de un mensaje.
• Utilizar un bot para dar solución a interrogantes poco complicadas.

Estas y algunas otras son las funcionas que ayudarán a alivianar la carga de trabajo o volver más cómoda su ejecución.

Agrega entretenimiento

Un último truco que puede hacer la diferencia entre un ambiente pesado y tedioso y uno animado y actualizado es: agregar contenido interactivo. Una de las muchas herramientas con las que Slack puede conectarse es giphy. De donde se pueden obtener un sinnúmero de gifs para amenizar el chat o pasar de un ambiente más formal a otra casual y entretenido. Pero no termina allí también se pueden agregar stickers, o través de una extensión crear emojis personalizados para una empresa, usuario o canal en especial.

Lista de las mejores alternativas a Slack para trabajar en equipo y organizar tus proyectos que debes conocer

Veamos ahora una pequeña lista con la reseña de las 3 mejores alternativas para la colaboración y el trabajo en equipo, para aquellos usuarios que no deseen utilizar Slack.

Vamos a ello:

Telegram for bussines

Telegram para empresas, al igual que Slack, es una plataforma de mensajería instantánea que posee una gran variedad de funciones.

Su versión bussines está especialmente pensada para el uso corporativo y puede ser utilizada como:

• Un chat interno de la empresa.
• Un centro de atención al cliente
• Reemplazo para el correo electrónico.

Su uso es sumamente seguro lo cual garantiza la privacidad de la empresa. El servicio es gratuito y puede ser utilizado en línea o como aplicación en dispositivos Android e IOS. Telegram integra los mega grupos que permiten formar comunidades de hasta 100,000 miembros, el uso de bots para automatizar tareas y la posibilidad de enviar archivos de hasta 1.5 GB de peso.

Los chats también puede ser organizados en canales y permite enlazar contactos a través de su nombre, su usuario o su número de teléfono. Telegram Bussines está preparado para nivelarse con los más prominentes servicios de comunicación para empresas.

Trello

Trello está especialmente diseñado para organizar proyector y tareas, el acceso a la plataforma se divide en una modalidad gratis y dos pagas las cuales se identifican como Bussines Class por 12,5 € al mes y Enterprise por 17,5 €.

La plataforma permite la creación de:

• Tableros
• Listas
• Tarjetas.

Los tableros se componen de listas y estas a su vez pueden ser subdivididas dentro de las clasificaciones tareas, en proceso y terminada, lo cual brinda una visualización de los movimientos del equipo. Es una excelente herramienta para monitorear el progreso de un proyecto y organizar al equipo, pero aunque contiene gran variedad de opciones, su interfaz simple e intuitiva facilita su uso. Permite transferir archivos e integrar aplicaciones y una amplia gama de personalizaciones para amenizar el ambiente de trabajo.

Discord

A pesar de ser una plataforma originalmente creada para ser usada en el mundo de los videojuegos, la popularidad de Discord ha ido en escalada y se ha infiltrado en diferentes ámbitos.

Aunque en primera instancia podría parecer una plataforma poco ortodoxa para el uso empresarial, posee funciones similares a las ofrecidas por Slack como:

• Canales.
• Chats.
• Llamadas grupales e individuales.
• Envío de archivos de texto y multimedia.
• El uso de bots realizar transmisiones en vivo.
• Personalizar las notificaciones.

El usuario puede acceder a todos los servicios mencionados de forma gratuita, simplemente con registrarse utilizando un correo electrónico. Discord permite organizar los canales asignando moderadores, colocar rangos o roles a los usuarios.

Al hacer esto se le asigna a los participantes funciones y se les da o retira permisos para operar dentro de los canales. También es posible crear canales privados, todos estos canales se agrupan en un servidor. Un usuario puede crear o unirse a diversos servidores y lo mismo aplica para los canales.