Comparativa: Slack vs Microsoft Teams vs Google Workplace vs Trello ¿Cuál es mejor y por qué?

En el mercado puedes encontrar numerosas opciones de plataformas colaborativas disponibles, Sin embargo ¿Cuál es la mejor y por qué? Si quieres averiguarlo, aquí te dejamos una comparativa: Slack vs Microsoft Teams vs Google Workspace vs Trello.

Muchas personas en todo el mundo, han optado por implementar el trabajo remoto en sus rutinas diarias. Lo que ha convertido al envío de información y al chat en tiempo real en una prioridad laboral.

Es ahí donde entran al juego las plataformas de colaboración. Espacios privados en donde los miembros de una misma empresa pueden trabajar sin mayores dificultades desde sus hogares.

Descubre de una vez por todas cuál es la mejor herramienta de trabajo entre Slack, Microsoft Team, Workplace y Trello

Todas las plataformas colaborativas ofrecen buenas funcionalidades que se adaptan a todo tipo de usuario, y a las necesidades de la empresa. Sin embargo, cada una presenta prestaciones que les hacen únicas y diferentes. A continuación, descubre de una vez por todas cuál es la mejor herramienta de trabajo entre Slack, Microsoft Team, Google Workspace y Trello.

Vamos a ello:

Cuota de mercado

Google Workspace, anteriormente conocido como Google G-Suite, para el mes de octubre de 2020 poseía una cuenta del mercado del 59.41%. Mensualmente, la herramienta Google alberga a más de dos mil millones de usuarios. Esto le convierte en la herramienta con mayor participación en el mercado. En segundo lugar está Microsoft Teams, quien ha visto un crecimiento exponencial.

Actualmente alcanzó un máximo 200 de millones de usuarios. Microsoft tiene mayor un 65% de presencia en empresas y organizaciones gubernamentales. En lo que respecta a la cuota del mercado, el paquete de Office 365 posee el 40.39% según datos recolectados en el mes de octubre del 2020. Slack, por su parte, cuenta con poco más de 10 millones de usuarios activos.

Aunque su crecimiento también es relevante, no alcanza a superar a Microsoft Teams o Google Workspace. Su cuota del mercado alcanza una participación del 25.33%. No obstante, es la plataforma predilecta para los nuevos usuarios, con un 60% de presencia entre los propietarios de proyectos en fase inicial. Finalmente, Trello cuenta con más de 35 millones de usuarios activos, haciéndole en una compañía respetable y prolífica entre sus competidores. Su cuota del mercado es de 18.2%

Descripción de las características

Las prestaciones o utilidades son el atractivo principal de las plataformas colaborativas.

A continuación detallamos qué ofrece cada herramienta:

Google Workspace

• Integración con todos los productos de Google, desde Gmail, Calendario, Meet, Sheets, Drive, Docs, Chat, Groups, y mucho más.
• Tienes la opción de crear documentos en las salas de chat y colaborar con invitados.
• Cuentas con una vista previa de todos los documentos, presentaciones, hojas de cálculo vinculadas sin necesidad de abrirlos.
• Puedes mencionar a otros miembros en los documentos. Además recibes sugerencias y su información de contacto.
• Realizar videollamadas mientras estás dentro de un documento, presentación u hoja de cálculo.
• Cuenta con tres planes de pago: Business Starter, Business Standard y Business Plus.
• Amplio espacio de almacenamiento, a partir de los 30 GB.

Microsoft Teams

• Integración con las aplicaciones de Office 365.
• Puedes realizar chats grupales, tanto públicos como privados.
• Tienes la opción de comprobar el historial del chat.
• Capacidad para entablar reuniones a través de vídeo o voz.
• Acceso rápido a las conversaciones, herramientas de colaboración, contactos, sitios web, documentos, aplicaciones y más.
• Acceso a notas y documentos por medio de las herramientas integradas, tales como OneNote y SharePoint.
• Puedes trabajar con documentos en línea desde Teams.
• Cuenta con interfaz para sitios web y dispositivos móviles.

Slack

• Dispones de salas de chat, espacios de trabajo, grupos y canales de comunicación.
• Organización por medio de temas.
• Capacidad para desarrollar grupos privados y enviar mensajes privados.
• Cuadro de búsqueda para encontrar contactos, canales, mensajes, documentos y más.
• Integración con herramientas de terceros, tales como Google Drive, Dropbox, Trello, y más.
• Posibilidad de compartir archivos y usar canales compartidos.
• Historial de búsqueda para chequear los mensajes antiguos.
• Posibilidad de instalar bots de ayuda.
• Llamadas de voz y vídeo.

Trello

• Emplea el sistema de Kanban, con el cual apoyan la utilización de tarjetas virtuales para el registro de las actividades.
• Permite la organización rápida y sencilla de tareas.
• Puedes crear listas, etiquetas y eventos.
• Admite archivos adjuntos.
• Puedes compartir tableros, tarjetas y comentarios.
• Está disponible en 21 idiomas.

Comparación de planes gratuitos

Normalmente, las versiones gratuitas ofrecen las funciones básicas de la herramienta. Sin embargo, no siempre se cumple de la misma forma. En el caso de Microsoft Teams, la versión gratuita ofrece reuniones de hasta 60 minutos. Además, cada reunión puede albergar a un máximo de 100 participantes a la vez. La función del chat es ilimitada, y brinda hasta 10 GB de almacenamiento compartido y 2 GB de almacenamiento personal. Permite programar reuniones, compartir pantallas, entre otras utilidades.

Por otro lado, Google Workspace no dispone de versión gratuita. En cambio, habilita una prueba gratis por 14 días de cualquier de sus planes. La prueba te brinda libre acceso a todo el catálogo de funciones y herramientas integradas. La plataforma de Slack, por su parte, te ofrece un plan gratuito que ofrece la posibilidad de crear canales públicos y privados de forma ilimitada. Asimismo, tienes acceso a los 10.000 mensajes más recientes, te permite integrar un máximo de 10 aplicaciones.

Puedes hacer llamadas de voz y vídeo personales, tienes posibilidad de compartir archivos y de recibir notificaciones personalizadas. Finalmente, el plan gratuito de Trello te ofrece hasta 10 tableros por equipo, tarjetas ilimitadas, listas ilimitadas y la posibilidad de adjuntar archivos de hasta 10 MB de peso. Asimismo, puedes disponer de un Power-Up por tema, 50 comandos por mes, y un factor de autenticación doble como método de seguridad.

Precios

Además de sus versiones gratuitas, cada plataforma consta de sus propios planes de pago, los cuales vamos a detallar a continuación:

Trello

• Business Class: 9,99€
• Enterprise: 17,50€

Slack

• Estándar: 6,67€
• Plus: 12,50€

Microsoft Teams

• Paquete Microsoft 365 Empresa Básico: 5,00€
• Microsoft 365 Empresa Estándar: 12,50€
• Office 365 E3: 20,00€

Google Workspace

• Paquete Business Starter: 6,00€
• Business Estándar: 12,00€
• Business Plus: 18,00€

Interfaz de usuario

Otro punto a destacar es la interfaz de usuario. En este apartado, se pueden encontrar diseños minimalistas y otros mucho más complejos. En el caso de Trello, su interfaz se caracteriza por ser simple, al basarse en un sistema de tarjetas y tablones. Dicha simpleza le concede un manejo sencillo al usuario, quien puede emplear Trello desde ordenadores y dispositivos móviles.

Asimismo, la interfaz de Slack se puede definir como intuitiva y práctica. Su diseño le permite al usuario personalizar la barra lateral de herramientas para que se adapte a sus necesidades. De igual manera, admite variar el tema de cada espacio de trabajo para diferenciar los proyectos entre sí.

Además, la interfaz de Slack te muestra cuando comenzó una reunión y quienes se han unido. La interfaz de Microsoft Teams está comprendida por dos componentes que resultan básicos. En primer lugar resalta la barra de navegación en el lateral izquierdo de la pantalla, la cual alberga pestañas como ‘Archivos’, ‘Equipos’, ‘Chat’, ‘Llamadas’ y ‘Actividad’. También dispone de un ícono para tener acceso rápido a las aplicaciones complementarias.

En segundo lugar, del lateral derecho de la pantalla, aparece aquello que contiene cada pestaña. Las secciones anteriormente mencionadas albergan menús con diversas opciones y acciones. Por ejemplo, puedes chequear las notificaciones, conversaciones privadas, anclar conversaciones y ver los equipos conectados junto con sus canales de comunicación. Finalmente, Google Workspace presenta una interfaz que puede llegar a sentirse familiar, al mantener el diseño estilizado y característico que siempre ha definido al buscador.

Al igual que Microsoft Teams, su estructura está compuesta por una barra lateral que le brinda acceso rápido al usuario de todas las funciones que ofrece la plataforma. También ofrece una vista de los chats y salas. En el espacio central puedes encontrar la ventana principal, con pestañas que te permiten trasladarte desde un chat, pasando por los documentos y llegar hasta las tareas pendientes. En la parte inferior tienes los botones para compartir documentos y utilizar las aplicaciones integradas de Google.

Atajos y Productividad

En el apartado de atajos, todas las plataformas cuentan con combinaciones de teclas para realizar más rápido ciertas tareas. Slack cuenta con diferentes tipos de atajos para moverse a través de la aplicación, navegar al sección de mensajes, cambiar de espacios de trabajo, marcar mensajes como no leídos o leídos, realizar acciones a partir de un mensaje, dar formato a los mensajes, subir archivos y crear fragmentos, y accionar los comandos de llamada.

Trello tiene atajos de teclado para archivar tarjetas, navegar a través de las tarjetas, añadir listas, abrir menú de tableros, ejecutar el modo de edición rápida, añadir etiquetas, alternar nombres, añadir o eliminar miembros, filtros, asignar nombres, autocompletado, mover, deshacer, rehacer, repetir y copiar.

Google Workspace, por su parte, cuenta con atajos para cada una de sus aplicaciones integradas. Esto incluye: Google Chrome, Gmail, Drive, Sheets, Presentaciones, Google Meet, Docs y Calendario. Finalmente, Microsoft Teams posee listados de atajos especiales para uso general de la plataforma, navegación, mensajería, reuniones y llamadas.

Bots y flujos de trabajo

Los bots son aplicaciones que gozan de cierta inteligencia artificial para cumplir con tareas específicas, y mejorar el flujo del trabajo. Las plataformas de colaboración admiten la utilización de bots para facilitar aún más el trabajo de los usuarios al momento de desarrollar sus proyectos. En el caso de Microsoft Teams, el espacio admite los bots conversacionales, o chat-bots. Aplicaciones que interactúan con los usuarios y cumplen diversas tareas.

Además, Teams consta de una herramienta denominada Microsoft Bot Framework para crear tu propio Bot con cualquiera de los lenguajes Java, JavaScript, Python y C#. Puedes encontrar distintos bots en la tienda de Teams. Es el mismo caso para Google Workspace, quienes también disponen de una tienda oficial para adquirir los bots. Los bots conversacionales se pueden integrar a las herramientas de Google Chat y Gmail.

De igual manera, el administrador del espacio de trabajo puede otorgar permisos a los miembros de la sala para instalar bots de chat para administrar la organización. Por otra parte, Slack en su sitio web detalla todo lo que los denominados Slack-bot pueden llegar a hacer en la plataforma. Entre sus tareas se encuentran: Supervisar la actividad de un canal, reaccionar ante la actividad de los miembros, publicar mensajes, crear mensajes interactivos y ser de ayuda para los usuarios.

Puedes agregar un slack-bot desde el mismo menú de la herramienta. Finalmente, Trello también cuenta de una tienda en la cual puedes obtener pruebas gratuitas de bots, o adquirir estas herramientas para mejorar el desempeño de tu espacio de trabajo. En Trello, los Bots ingresan en la categoría de Power-Ups, por lo que la cantidad de bots a instalar depende del tipo de cuenta que poseas.

Integraciones con otras apps

Como ya se ha mencionado anteriormente, una de las grandes ventajas de las plataformas de colaboración, es la integración con apps de terceros o propias.

En el caso de Google Workspace, la plataforma integra todos los productos del buscador, esto incluye:

• Gmail.
• Google Drive.
• Meet.
• Chat.
• Calendario.
• Docs.
• Sheets.
• Slides.
• Forms.
• Sites.
• Currents.
• Keep.
• App Script.
• Cloud Search.

Con Microsoft Teams ocurre exactamente lo mismo. Los usuarios de Teams tienen a su disposición todo el paquete de herramientas de Office 365. Tales como Word, Excel, PowerPoint, Flow, Power Apps y mucho más.

No obstante, también admite la integración con plataformas tales como:

• Twitter.
• ServiceNow
• Zoom.
• Trello.
• Polly.
• Disco.
• Jira.
• Adobe Creative Cloud.
• GitHub
• MindMeister.

Por otra parte, la plataforma de Slack admite principalmente software de terceros.

El listado es bastante amplio, pero se pueden mencionar:

• Asana.
• Disco.
• Clockwise.
• Water Cooler Trivia.
• Dropbox.
• Google Drive.
• Zoom.
• Outlook Calendar.
• Google Calendar.
• Trello.
• Polly.

En último lugar, destacamos algunas de las aplicaciones de terceros que admite la plataforma de Trello para mejorar la productividad:

• Slack.
• Adobe XD.
• Jira.
• Usersnap.
• Card Repeater.
• Blesk.io.
• Box.
• Hawk.
• Kanban WIP.
• Everhour.
• CloudApp.
• Detectify.

Seguridad y cumplimiento

Para finalizar la comparativa, mencionamos los mecanismos de seguridad que ofrecen todas las plataformas a sus usuarios para salvaguardar sus datos. Iniciamos con la herramienta de Trello, quien posee diversas certificaciones de seguridad que validan su forma para gestionar la información y sus controles. Asimismo, realizan escaneos automatizados cada semana para detectar posibles vulnerabilidades y errores en el sistema. Poseen un sistema de protección DDoS para mantener una red segura.

De igual manera, Trello brinda el sistema de autenticación de dos factores para que los usuarios inicien sesión con total protección. Las contraseñas de Trello requieren un mínimo de ocho caracteres. Si introduces la clave erróneamente varias veces, la cuenta será bloqueada por 30 segundos. Los datos suministrados por el usuario están protegidos bajo los términos del servicio. Google Workspace es también una plataforma que se toma el tema de la seguridad informática muy en serio.

En la sección de preguntas y respuestas del soporte de Google Workspace, puedes encontrar un apartado a dedicar las dudas de los usuarios al respecto. Por su parte, Google está comprometido al cumplimiento del RGPD (Reglamento General de Protección de Datos). Las contraseñas generadas por Google incluyen símbolos, mayúsculas, minúsculas y números. Así como también integran un inicio de sesión único (SSO) para garantizar que los usuarios entren a la plataforma en modo seguro.

Por su lado, los datos que recibe Microsoft Teams son almacenados en la nube de Microsoft 365 y Office 365. Esto significa que dichos datos reciben funciones de seguridad avanzados. La herramienta de Microsoft Teams incorpora el sistema de autenticación de dos fases, inicio de sesión único, cifrado a través de SharePoint y OneNote. Además brinda protección contra amenazas, lo que mantiene protegidos los archivos adjuntos y los vínculos web.

En último lugar, Slack se encarga de cifrar los datos en tránsito y en reposo de todos sus usuarios. Además, integra herramientas que cumplen con el objetivo de salvaguardar la privacidad de las contraseñas. Cuenta con un sistema de inicio de sesión único y demás métodos de seguridad necesarios.

Slack cuenta con un apartado en su web en el que muestran sus certificados y atestaciones de cumplimiento de las normas de seguridad informática. Todo lo necesario para garantizar un entorno seguro a nivel empresarial para todos los miembros que trabajen en la plataforma.