Trucos de Microsoft Office: Conviértete en un experto con estos tips y consejos secretos - Lista 2024

Cuando nos referimos a Microsoft Office estamos haciendo referencia a la suite ofimática más popular e importante de todo el mundo. La misma cuenta con una gran variedad de programas muy reconocidos que te ayudarán a llevar a cabo diferentes actividades, ya sea crear hojas de cálculos, informes, diapositivas, entre otros.

Por lo tanto, poder conocer cada uno de los trucos disponible en la suite es fundamental para así poder disfrutar y sacarle el máximo provecho a cada uno de estos programas. Ten en cuenta que esto te ayudará a trabajar de una forma más rápida y cómoda.

Teniendo en cuenta la importancia de estos trucos, aquí te vamos a explicar cuales son los más importantes para que puedas empezar a convertirte en todo un experto y aumentar tu productividad en cada uno de los programas del paquete de Microsoft Office.

¿Es Microsoft Office la mejor suite ofimática digital? Principales beneficios

Hoy en día el paquete de Office es considerado como la mejor suite ofimática digital del mundo, esto se debe a que la misma está integrada por programas muy populares y exitosos como lo son Word, Excel, PowerPoint, entre otros. Donde cada uno de ellos ofrece funciones y herramientas muy avanzadas y profesionales, ideales para ser usados tanto por grandes empresas, negocios, y para uso personal.

Además, se destaca por ofrecer una gran cantidad de beneficios y ventajas a cada uno de sus usuarios, las cuales te las enseñamos a continuación:

• Es un paquete de programas completamente gratuitos y que ayudan a mejorar la productividad de una empresa.
• Cada uno de estos softwares cuentan con actualizaciones automáticas a la última versión, lo que te permite ahorrar tiempo en mantenimiento y configuraciones.
• Es un programa universal que abarca toda o casi toda la industria en lo que respecta a la publicación de escritorio.
• Tiene una facilidad de uso, cada uno de los programas cuentan con características esenciales que hacen que su funcionamiento sea el más óptimo y sencillo. Son ideales tanto para el uso personal como empresarial.
• Microsoft Office te permite ejecutar y editar documentos simultáneamente, lo que te ayuda a tener un mejor rendimiento y eficiencia a la hora de crear varios informes.
• Ofrece un sistema de guardado automático para aquellas ocasiones donde se cierra el programa por algún error o problema del sistema.
• Te permite insertar contenido desde PDF directamente en Microsoft Word.
• Cuenta con un servicio de almacenamiento en la nube a través de OneDrive, donde puedes alojar toda la información que desees y después ingresar a ella desde cualquier lugar y dispositivo. La misma se destaca por ofrecer una excelente seguridad a tus datos.

Lista de los mejores trucos para aprovechar al máximo los programas de Microsoft Office

Teniendo en cuenta la importancia de este paquete y cada uno de sus beneficios, es importante conocer cuales son sus principales trucos para así poder sacar el mejor rendimiento posible y convertirte en todo un experto en cada uno de estos softwares.

De esta forma, aquí te explicamos cuáles son los mejores trucos que puedes empezar a utilizar en el paquete de Microsoft Office:

Mover elementos de un lado a otro en Word

En el caso que estés utilizando Microsoft Word y tengas una lista enumerada, pero te des cuenta que esta se encuentra desordenada puedes empezar a ordenarla movimiento cada uno de los elementos sin la necesidad de usar las opciones de copiar y pegar.

Por lo tanto, una forma más rápida de poder ordenar todos estos datos es situando el cursor encima del elemento que se desea mover y pulsando las teclas “Alt + Mayús” simultáneamente, podrás mover el elemento hacia arriba o hacia abajo hasta situarlo en su posición correcta.

Diccionario de sinónimos

Por lo general, cuando se escribe un texto bastante largo y está relacionado con una temática constante, puede resultar un poco difícil poder conseguir los suficientes sinónimos que permitan enriquecer el texto y de esa forma evitar las muletillas y la monotonía expresiva.

En el caso de Word existe un truco muy bueno que te ayudará a conseguir los sinónimos necesarios para que puedas hacer un texto muy profesional. Para ello simplemente debes ubicar el cursor encima de la palabra que desees y hacer click derecho, allí te aparecerán varias opciones donde seleccionaremos “Sinónimos”, allí te aparecerán diferentes palabras donde escoges la más adecuada para tu texto.

Restricción de datos introducidos

En el caso de Microsoft Excel, el usuario tiene la posibilidad de fijar una restricción en los datos introducidos. Esto permite trabajar con un formato de datos determinados, evitando que estos valores sean infinitos lo que hace más difícil el trabajo.

Para poder utilizar esta propiedad es necesario que el usuario seleccione las celdas a la que quiere aplicarle dicha restricción. Una vez seleccionadas, lo siguiente será ingresar a la pestaña de “Datos”, allí seleccionamos la opción de “Validación de datos”.  Al seleccionar esta herramienta podremos empezar a fijar las restricciones en cada una de las celdas seleccionadas previamente.

Ecuaciones matemáticas

Otra de las grandes ventajas que te ofrecen los programas de la suite de Office es que te da la posibilidad de insertar ecuaciones matemáticas en tu hoja de calculo o documento de texto. Ten en cuenta que aquí puedes insertar fórmulas básicas y avanzadas de una forma muy sencilla.

También es importante mencionar que estos softwares por defecto ya incluyen algunas fórmulas básicas que son muy utilizadas en las operaciones matemáticas. En el caso que tu agregues una fórmula puedes almacenarla para la próxima vez que la requieras.

Para ello debes hacer click en la opción de ¿Qué desea hacer? Y allí escribes “Ecuación”, seguidamente te aparecerá la opción “Insertar ecuación” la cual seleccionamos. Finalmente te aparece una ventana con las ecuaciones que vienen por defecto, así como la posibilidad de escribir las tuyas.

Insertar fuentes en un archivo de PowerPoint

Uno de los problemas más comunes de los usuarios al momento de usar PowerPoint es al momento de insertar fuentes en un archivo, ya que por lo general se usan fuentes que no están disponibles en todos los dispositivos. Por lo tanto, al momento de abrir el fichero en otro equipo se generan errores de diseño que perjudican la visualización del lector.

Sin embargo, existe una forma para poder evitar este fallo en PowerPoint, para ello el sistema incluye una herramienta que permite incrustar las fuentes utilizadas en el documento dentro del propio fichero. Esto permite que al momento de abrir el documento en otro ordenador estas puedan mostrarse sin problemas.

Para activar esta herramienta debes dirigirte a “Archivo” > “Opciones” > “Guardar”. Allí seleccionamos la casilla de “Incrustar fuentes de archivo”, de esta forma se incluirán todas las fuentes que se hayan utilizado en dicho proyecto.

Usar las previsiones gráficas

En el caso de las personas y profesionales que constantemente están trabajando con gráficos y datos, Microsoft Office cuenta con una función que permite realizar las previsiones de datos basados en históricos. En este caso se utiliza un algoritmo de suavizado exponencial el cual se encuentra disponible en Excel. Esto le permite trabajar con mayor comodidad y seguridad.

Esta opción la puedes activar haciendo click en “Datos”, allí seleccionamos la opción de “Hoja de previsión”. De esta forma puedes empezar a hacer uso de esta funcionalidad para lo que es el análisis de datos y procesamiento.

Realiza búsquedas inteligentes

Otra de las grandes ventajas que nos ofrece Word es poder realizar búsquedas inteligentes y de esa manera definir una palabra dentro del documento sin la necesidad de abandonar el mismo. Para ello la aplicación se encarga de abrir una ventana y en ella iniciar la ventana del navegador web. Esto te permite ahorrar tiempo y trabajo mientras creas tu documento de texto.

Para poder llevar a cabo este truco simplemente debes hacer click derecho encima de la palabra que deseas buscar. Entre las opciones seleccionamos “Búsqueda inteligente” y al lado derecho de tu pantalla de trabajo te aparecerá un panel con dicha búsqueda.

Alinear los elementos de PowerPoint de forma automática

Existen diferentes formas de poder añadir nuevos elementos a la diapositiva de trabajo de PowerPoint. Sin embargo, la más fácil y rápida es arrastrando dicho elemento y soltandolo encima del contenido donde lo queremos insertar. Pero uno de los inconvenientes que encontramos es que estos elementos pocas veces quedan correctamente alineados. Teniendo en cuenta que si estos no se alinean pueden dar una mala impresión al lector.

Una de las formas de poder solucionar este problema es activando la opción de alineado automáticamente, esto evitará que se pierda tiempo alineando los objetos o elementos de forma manual. Para ello debes ingresar a “Formato” > “Alinear” > “Alinear objetos seleccionados”, después de esto el software hará todo por ti.

Activar el autoguardado

Uno de los problemas más comunes para los usuarios al momento de trabajar con algunos de los programas de este paquete es el guardado, ya que en muchas ocasiones se nos olvida guardar la información que llevamos cada cierto tiempo, teniendo en cuenta que se pueden producir cierres inesperados del software y llegar a perder información.

Por lo tanto, existe una opción para que el programa guarde por ti cada cierto tiempo. Para activar la herramienta de “Autoguardado”, tienes que ingresar a “Archivo” > “Opciones” > “Guardar”, allí marca la casilla de “Guardar información de Autorrecuperación” de esta forma el sistema guardará por ti la información.

Edita un archivo PDF en Word

Por lo general, los archivos guardados en PDF no son editables, especialmente porque estos se encuentran protegidos contra escritura. Aunque esto ya no es tanto problema gracias a la gran cantidad de programas que existen actualmente que permiten saltarse este paso. Sin embargo, Word no es un programa creado o especializado para realizar esta actividad, así que esto dependerá de la persona que haya creado el documento PDF.

Si la persona que crea el documento permite la autorización de edición, entonces tienes la posibilidad de editarlo con Word de una forma muy fácil y rápida. Para ello debes dirigirte a “Archivo” y seleccionas “Abrir”, en el “Explorador de archivo” buscar el PDF que quieres editar y pulsar en “Abrir”. De esta forma puedes comenzar a editarlo desde este software de Office.

Recupera una presentación de PowerPoint que no guardaste

Existen muchos motivos por el cual puede cerrarse el software y perder toda la información que se había creado, esto puede resultar algo tedioso y difícil de aceptar, especialmente si se trata de diapositivas que han llevado bastante trabajo para elaborarla. Pero por suerte, en el caso de los softwares de Microsoft Office cuenta con una herramienta de copias de seguridad por defecto.

Por lo tanto, gracias a esta herramienta tienes la oportunidad de recuperar tu archivo y continuar trabajando en él. Para ello debes abrir PowerPoint y ingresar a “Archivo” > “Abrir”. Allí te aparece una opción para “Recuperar presentaciones no guardadas”, la seleccionamos y después escogemos la presentación que queremos recuperar.

Dicta un texto a Microsoft Word

Es posible que en muchas ocasiones te hayas preguntado si existe una forma de agregar texto al documento sin la necesidad de escribirlo en el mismo, pues cabe mencionar que esto si es posible. Es así como este programa cuenta con la opción de dictar texto el cual te ayudará a ahorrar tiempo.

Esto se trata de un complemento para Office, y el cual funciona en español. Para activarlo simplemente debes instalarlo y en la barra superior de opciones, te aparecerá la pestaña de “Dictar”, solo debes pulsar sobre ella y comenzar a hablar mientras Word copia todo lo que dices.

Añade la fecha actual a una de las casillas de Excel

Los atajos del teclado en Excel te pueden ayudar a trabajar de una forma mucho más rápida y de esa manera ahorrar tiempo y muchas horas más de trabajo. Por lo tanto, al momento de editar las diferentes celdas de la hoja de cálculo, las puedes trabajar con mayor comodidad, es por ello que puedes incluir la fecha actual a la celda seleccionada de una manera muy rápida. Simplemente debes pulsar “Ctrl + ;” para que la fecha aparezca automáticamente.

Programa los emails en Outlook para su envío

Este es uno de los mejores trucos que podemos encontrar en el paquete de Office, especialmente si eres de las personas que constantemente está utilizando el correo electrónico. Es así cómo vas a tener la posibilidad de programas los emails en Outlook a través de un simple truco.

En el caso de Gmail, para poder realizar esto es necesario instalar una extensión en el navegador, pero esto no sucede con Outlook. En este caso simplemente debes ingresar al mensaje que quieres enviar, selecciona el apartado de “Opciones”, y seguidamente haz click en “Retrasar entrega”. Aquí se te abrirá una nueva ventana donde tienes que ingresar tanto la fecha como la hora en la que deseas programar el envió y finalmente selecciona “Enviar”.

Elimina todo el formato de un texto en Word

Cuando utilizamos este programa y copiamos fuentes de un sitio web y otro, como resultado obtenemos un desorden en el formato de texto. Por lo tanto, lo más recomendable es eliminar el formato de todo el texto y de esa forma poder establecer uno nuevo y que sea el mismo para todo. Esto te permitirá tener un solo tipo de letra y un proyecto más ordenado.

Para ello simplemente debes ingresar a “Formato” > “Borrar formato”. Ten en cuenta que aquí se eliminará automáticamente todo, ya sean las cursivas, negritas, las viñetas, vínculos, y cualquier otro elemento que se haya añadido anteriormente.

Sincroniza las notas en tus dispositivos Android y iOS

Uno de los más recientes productos que se incorporaron al paquete de Microsoft Office ha sido OneNote, un programa que te permite tomar notas de una forma muy rápida y sencilla sobre el tema que quieras. En un principio este programa fue creado solo para los ordenadores, sin embargo, actualmente también es utilizado en los dispositivos móviles Android y iOS.

De esta manera puedes empezar a instalar su aplicación en el smartphone y acceder con tu cuenta de Outlook, allí tendrás que sincronizar tu cuenta de forma manual o automática con todas las notas entre tus dispositivos.

Elimina el fondo de una imagen

Este es uno de los trucos más desconocidos por los usuarios de Office, y a la vez uno de los más atractivos e interesantes. En muchas ocasiones se inserta una imagen a PowerPoint, pero el fondo de la misma no cuadra con el resto de la diapositiva, lo que hace que esta tenga un mal aspecto.

Por lo general, los usuarios acuden a programa de diseño avanzados como Photoshop o GIMP para poder eliminar el fondo de la imagen y de esa manera solo dejar lo que realmente importa. Pero, esto es algo que puede hacerse directamente desde la interfaz de Office.

Para llevar esto a cabo solo tienes que ingresar a “Formato” > “Ajustes” > “Quitar fondo”. De esta forma el programa por si solo recorta la imagen eliminado el fondo de la misma.

Suma todas las celdas de una columna

En muchas ocasiones cuando trabajamos en una hoja de calculo se suele tener una columna con una gran cantidad de valores numéricos. Es posible que necesites saber la suma de toda ella. Para ello existe un atajo que lo puedes realizar directamente con el mouse y el cual no te tomará más de 10 segundo.

El mismo consiste en seleccionar toda la columna con los valores numéricos que quieres sumar. Una vez hecho esto, en la parte inferior derecha de la pantalla te aparecerá la suma de la columna.

Protege el documento con una contraseña

En el caso que tengas que compartir tu ordenador con tus familiares o simplemente te encuentres trabajando en el equipo de tu universidad o empresa, el cual también es utilizado por otras personas, lo más recomendable es que le coloques una contraseña para que así puedas mantener la seguridad de tus archivos.

Esto te permitirá tener una mayor protección en tu documento y de esa forma evitar que terceros vengan a modificar alguna información en él. Este truco lo puedes realizar en casi todos los programas del paquete.

Para ello debes ingresar a “Archivo” y seguidamente en “Guardar como”, en la zona inferior te aparece una opción que dice “Herramienta”, haz click en ella y selecciona “Opciones generales”, en este punto debes escribir una contraseña la cual se te será solicitada cuando quieras ingresar nuevamente al documento.

Selecciona toda una columna de tu hoja de calculo

Excel se caracteriza principalmente por ofrecer una gran cantidad de atajos que podemos realizar con el teclado, los mismo tienen como finalidad poder brindar una mayor comodidad y rapidez al momento de trabajar al usuario. Es por ello que tienes la opción de seleccionar toda una columna simplemente pulsando dos teclas simultáneamente.

Como ya sabemos este proceso de selección se realiza comúnmente con el mouse, el cual hacemos click en el comienzo de la columna y lo arrastramos hasta el final de la misma, lo que puede terminar quitando mucho tiempo. En este caso solo selecciona la primera celda de la columna y pulsa las teclas “Ctrl + barra espaciadora” y automáticamente se seleccionará toda.