¿Cómo programar un seminario web en Zoom desde cualquier dispositivo? Guía paso a paso

La mayoría de las personas están acostumbradas al uso de las reuniones en Zoom, sin embargo algunos desconocen la opción de organizar seminarios, en el que participan uno o más conferencistas para aportar información de interés relacionada con un tema en particular a quienes se inscriben.

En este tipo de eventos, los administradores quieren y necesitan tener más control de la actividad que se realiza. Esta opción no está disponible en la cuenta gratuita, por lo que debes contratar un plan Premium para moderar la presencia de entre 100 y 10.000 usuarios como máximo.

Si estás interesado en realizar un seminario en Zoom o de conocer cómo es su funcionamiento, en esta guía tienes toda la información necesaria. Aprenderás a programarlos en cualquier dispositivo, la forma de potenciar los webinar y cinco alternativas adicionales que sirven para organizar estos eventos en línea.

Utilidad de programar reuniones en Zoom

Organizar un seminario o cualquier otra reunión utilizando la plataforma Zoom tiene sus ventajas, tomando en cuenta que es una de las aplicaciones de videollamadas más utilizadas y que ha ganado espacio frente a otras que tienen muchos años en el mercado.

Algunas de las utilidades que encontrarás al programar tus actividades con Zoom, son las siguientes:

• Soporta una gran cantidad de personas: aún así no se pierde la calidad de audio y video.
• Los invitados no necesitan descargar la app: con un enlace es suficiente para unirse vía web, aún sin estar registrado.
• Puedes grabar el contenido: es útil tener un respaldo de las clases o seminarios.
• Se pueden utilizar fondos virtuales: esto tiene la intención de darle una imagen diferente a tu perfil.
• Se adapta a tu conexión a internet: esto incluye las velocidades bajas.
• Aumenta la productividad: se puede rendir más al disponer del tiempo desde cualquier lugar y momento.
• La versión gratuita es muy completa: si no tienes una licencia de pago, puedes programar reuniones con la mayoría de las características.
• Funciona a la perfección en móviles: importante cuando se quiere conectar fuera de un salón u oficina.

Aprende cómo programar un seminario web en Zoom

En los seminarios web es necesario que los inscritos completen un pequeño formulario antes de recibir la invitación de acceso. Esto se puede hacer de forma manual o automática, con la intención de completar una base de datos y llevar un control de los participantes.

De aquí en adelante, verás detalladamente cómo programar un seminario bien sea en un dispositivo móvil o desde el ordenador:

En Android e iOS

El paso principal para realizar la programación en un dispositivo móvil es tener descargada la aplicación desde la tienda oficial.

Después vas a efectuar los ajustes, como se muestra en estos puntos:

• Abre la aplicación Zoom en tu dispositivo móvil.
• Busca “Mis seminarios web”.
• Haz clic donde aparece “Programar mi seminario web”.

• En la línea de “Asunto”, colócale un nombre a tu evento.
• Seguidamente, en “Descripción”, apunta detalles relevantes como el nombre de la empresa y el de los panelistas.
• Apunta la fecha, hora y duración del seminario.
• Hay dos opciones, que es hacerlo registrándose previamente o dejarlo libre y que quien lo desee pueda participar.

• Después tienes la libertad de elegir algunas opciones, entre ellas si deseas grabar la información, el formato de la invitación y la promoción que se realizará.
• Durante el evento, tendrás varias funciones disponibles como administrador con la posibilidad de silenciar a todos los presentes, eliminar participantes o bloquear la reunión.

En Windows 11 y MacOS

Los pasos para realizar una programación de un seminario web desde el ordenador son muy parecidos a los de un dispositivo móvil. Aparte de la configuración básica, en esta parte del curso aprenderás la forma de aprobar los registros de los que estén interesados en participar.

Para ello, toma nota de los siguientes aspectos:

• Inicia sesión en la aplicación Zoom o en el portal web de Zoom desde tu navegador preferido.
• En la barra de navegación, verás la función “Seminarios web”.

• Busca la casilla “Programar un seminario”.
• Para activar que se inscriban los participantes, haz clic en “Registro” que se encuentra en la casilla “Configuración del seminario web”.
• Aparte, puedes seleccionar si los participantes cumplirán con un solo registro o deben hacerlo antes de cada sesión.

Si quieres que las inscripciones se aprueben automáticamente, tienes que hacer lo que sigue una vez que ya tengas la programación realizada:

• Dirígete a la zona inferior de la página y haz clic en la opción “Invitar asistentes”.

• Al lado de la aprobación hay dos opciones: “Aprobar manualmente” o “Aprobar automáticamente”.
• Elige la que prefieras y al final haz clic en “Guardar todo”.
• Antes de finalizar, copia la dirección de enlace que enviarás a los participantes de tu seminario.

Consejos y herramientas para potenciar tus seminarios en Zoom

Para que un taller o seminario en línea sea exitoso, es recomendable escoger las mejores herramientas disponibles. Pero también existen algunos trucos que debes aplicar para capturar la atención del público y aumentar el interés por lo que deseas promocionar.

Vamos a ello:

Diseña una buena campaña de promoción

Los interesados en tu seminario web no llegarán de forma automática o sin realizar ningún esfuerzo. Por ello es conveniente establecer una buena estrategia de promoción en tu sitio web o blog personal, al igual que en las redes sociales en las que incluyas contenido gráfico y posts relacionados con la temática que van a desarrollar los panelistas.

La idea que aportan los expertos es arrancar con una campaña publicitaria por lo menos cuatro semanas antes de la fecha que has designado para el taller en línea, aumentando la presencia de los banner cuando falten pocos días. Tal vez puedas recurrir a los anuncios pagos en las redes sociales para aumentar la visibilidad.

Elige un formato adecuado

Los seminarios aumentan de nivel cuando tienen varios invitados o panelistas que aportan sus conocimientos del tema. Esto genera más expectativas en los inscritos. Por supuesto que también existe la posibilidad de que seas el único ponente. Sin embargo, es conveniente evaluar todas las posibilidades y en el punto final elegir el tiempo que cada quien expondrá.

Aparte, tienes la posibilidad de abrir un panel de discusión con la audiencia o con otros invitados especiales. Si en tu público hay especialistas, puedes destinar un espacio dentro de la duración para conversar y analizar detalles importantes.

Ten claro el bosquejo de lo que hablarás

Es clave organizar las ideas con tiempo y establecer un esquema a través del cual irá girando el curso. Improvisar sobre la marcha es una mala idea, tienes que demostrar seguridad y tranquilidad al momento de desarrollar el tema del que eres un experto. Diseña un bosquejo breve en el que estén plasmados los puntos principales y el espacio que dedicarás a cada uno.

Tampoco es que vas a tener todo escrito al pie de la letra y vas a leer tu discurso desde un dispositivo, palabra por palabra. Debes hacerlo con un tono conversacional, con un estilo fresco y natural de forma que haya un hilo argumental durante toda la sesión que mantenga a los asistentes pendientes del siguiente punto.

Haz buen uso de los elementos visuales

Las imágenes bien utilizadas aportan más en un taller en línea que miles de palabras. Sin embargo, es importante que no sean muy recargadas, mientras más sencillas y al grano sea su estructura, mejor cumplirán su cometido. Si decides elaborar alguna diapositiva, uno de los elementos que debes incluir es un resumen de todos los puntos o al menos los principales que se tratarán.

Por otro lado, muestra algunas de las herramientas y páginas web que servirán como material de apoyo. Esto lo puedes ir utilizando en la medida que vas tocando el punto clave. Y en el mismo ámbito de lo visual, es conveniente que la cámara web sea de buena calidad, muy superior a la que traen los ordenadores.

Crea una biblioteca de contenidos

Una de las herramientas que pone a disposición Zoom es la de grabar los contenidos que se generen durante un curso o seminario. Con este material a la mano, puedes hacerlo disponible en cualquier momento para quienes participaron en tu taller, de acuerdo con las peticiones o solicitudes que recibas.

Tener la grabación a mano permite seguir captando la atención durante días o semanas después que finaliza el seminario. Igualmente, puedes compartir algunas fracciones en el sitio web o en las redes sociales, lo que ayudará a que nuevas personas se interesen en futuras disertaciones.

Alternativas a Zoom para hacer seminarios online

Ya sabes que Zoom es una de las herramientas que está de moda, sin embargo no es la única disponible para hacer seminarios en línea. Quizá exista un aspecto que te preocupe o quieres conocer otras alternativas disponibles para llegar a tu público la próxima vez que organices un taller.

Aquí en este curso tienes cinco que puedes agregar a tu lista de aplicaciones:

GoTo.com

Este sistema permite transmitir entre una y doce horas continuas sin riesgos de interferencias o desconexiones. Igualmente se pueden unir unos 3.000 participantes de forma simultánea, en vivo y desde la comodidad de su casa u oficina. Tiene aplicaciones para distintos dispositivos, bien sea ordenadores o móviles.

Otros aspectos a destacar es que no es necesario que los participantes descarguen ningún software o aplicación, se puede utilizar la calidad HD y existe el mensaje de chat directo con los que se encuentran conectados. La prueba gratuita tiene un máximo de nueve conexiones y la versión de pago cuesta alrededor de 10 dólares por mes.

easyWebinar.com

Una interfaz muy agradable e intuitiva tiene esta aplicación, que aparte cuenta con varias plantillas prediseñadas que se adaptan fácilmente a WordPress, si tuvieses una página allí. La transmisión del taller también se puede hacer visible en Youtube o en Vimeo, aún estando en directo. Ofrece la posibilidad durante la conferencia de mostrar sugerencias y enlaces para mantener activa a la audiencia.

Otro aspecto que sobresale es la posibilidad de conectarse con otras redes sociales y sistemas de correo. No dan una prueba gratuita pero prometen reembolso en caso de que la herramienta no satisfaga tus necesidades. No tiene un límite de participantes y en simultáneo puedes utilizar hasta 10 panelistas.

WebinarJam.com

Una de las características principales de esta aplicación es la de cargar un máximo de 10 vídeos y compartirlos como parte de tu seminario web. Cuando se da la opción de reproducir, la cámara web se apaga automáticamente y ahora los presentes solamente ven la película. Hay muchas plantillas entre las que se puede elegir para darle un aspecto distinto a tu reunión.

Algunas propiedades que tiene Jam Studio son la de compartir pantalla, chateo con los participantes, grabación en Youtube y que no hay que descargar una aplicación ni tampoco limita la cantidad de invitados. El costo de uso por año es de 497 dólares sin la posibilidad de probar antes de contratar el servicio.

Hangouts.google.com

La transmisión de todos los seminarios de esta plataforma se realiza únicamente a través de Youtube, en calidad HD y creando un respaldo automático del taller, el cual puede ser revisado posteriormente. La programación de las citas se configura con Google Calendar y a continuación se activa en Hangouts. El servicio es gratuito y no hay límite en cuanto a la cantidad de personas que se pueden unir.

Las comunicaciones son seguras, este modo se activa con pantalla compartida y funciona para todos los dispositivos, incluyendo los que tengan un monitor grande. Es completamente gratis y el requisito es que el moderador o presentador tenga una cuenta en Google.

Skype.com

Aunque tiene sus limitaciones, es una de las plataformas que también está disponible para realizar seminarios web. Únicamente se pueden unir 10 participantes y no hay la posibilidad de cambiar el fondo de pantalla. Las invitaciones deben hacerse en el momento, por lo que su mejor uso es para reuniones muy puntuales dentro de una empresa o en la que tengas que dar instrucciones a grupos pequeños.

Lo que sí tiene es la función de compartir pantalla, está disponible para cualquier equipo bien sea de escritorio o móvil y es valedero organizar un seminario incluso teniendo una cuenta gratuita.