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Métodos abreviados del teclado en Microsoft Access ¿Qué son, para qué sirve y cuáles son todos los que existen?

Métodos abreviados del teclado en Microsoft Access ¿Qué son, para qué sirve y cuáles son todos los que existen?
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A pesar de que, Microsoft Access no es un programa tan reconocido y utilizado en comparación con Word, Excel y PowerPoint, por ejemplo; lo cierto es que, se trata de una herramienta que permite la óptima administración de bases de datos de una forma simple, directa y efectiva. Puesto que, cuenta con la capacidad de organizar, buscar y presentar información aprovechando la potencia gráfica de Windows.

En tal sentido, es uno de los mejores softwares que hay en el mundo ofimático para trabajar y presentar cualquier información basada en un flujo de datos. Razón por la que, proporciona tablas, consultas, formularios, informes y muchas otras herramientas que simplifican la gestión de datos. Ya sea utilizando soluciones prediseñadas, actualizando y recopilando información intuitiva y ágil, obteniendo diferentes formatos de un único informe, etc.

Pero, para adquirir la mayor productividad posible al momento de manejar este programa de bases de datos, es valioso optar por hacer uso de los numerosos métodos abreviados del teclado que acepta la herramienta. Como consecuencia, a partir del presente post, te mencionaremos los mejores atajos de teclado que puedes emplear en Access.


¿Qué son los métodos abreviados del teclado en Access y para qué sirven?

También conocidos como “atajos de teclado” y “combinación de teclas”, los métodos abreviados del teclado hacen referencia a una tecla o un conjunto de teclas que tienen la capacidad de llevar a cabo una acción definida previamente dentro de un software o aplicación, en términos generales. Los cuales, han sido diseñados por el programador o incluso, por el usuario.

Ahora bien, en el caso de los métodos abreviados del teclado en Microsoft Access, se definen como la combinación de dos o más teclas que se tienen que oprimir para ejecutar una tarea específica que, por lo general, requiere un mouse o un dispositivo señalador. Así, son elementos que sirven para facilitar la interacción con el software y de tal forma, obtener una mayor productividad al momento de usarlo.

¿Cuáles son los beneficios de usar los métodos abreviados del teclado en Access?

¿Cuáles son los beneficios de usar los métodos abreviados del teclado en Access?

Básicamente, los atajos de teclado correspondientes a Access ayudan a los usuarios a trabajar de una manera más eficiente al momento de manejar las bases de datos que se abren dentro del programa. Tomando en cuenta que, esto se debe gracias a que permiten realizar acciones cotidianas en un tiempo mucho menor al habitual. Es por eso que, tanto en este software de Access como también en otros programas, aplicaciones o herramientas, el uso de los métodos abreviados de teclado proporciona excelentes ventajas.

Por lo que, a continuación, mencionamos las más importante de ellas:

  • Permiten ahorrar una gran cantidad de tiempo cuando se debe organizar, buscar y presentar información. Lo cual, también reducirá el esfuerzo al trabajar en el programa.
  • Son óptimos para asegurar una mayor productividad, dado que las combinaciones de teclas se caracterizan por disminuir la cantidad de pasos que tienen que ejecutarse para concretar una tarea. Ya sea utilizando el mouse, navegando por los menús o tecleando una amplia instrucción.
  • Los métodos abreviados del teclado en Microsoft Access tienen la capacidad de optimizar la experiencia de usuario, notablemente. Puesto que, son simples de usar y de gran ayuda.
  • Son soluciones ideales para todos aquellos usuarios de Microsoft Access que tienen movilidad reducida o discapacidad visual. Por lo cual, logran incentivar la inclusión abiertamente.
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Lista de todos los atajos del teclado que se pueden usar en Access

Si quieres ganar productividad mientras trabajas con Microsoft Access, al igual que adquirir una mayor facilidad para trabajar con los menús y otros comandos, llevar a cabo diferentes acciones y, en definitiva, concretar una óptima experiencia de usuario, es esencial que utilices los métodos abreviados del teclado que admite este software.

Por consiguiente, aquí te presentamos los más interesantes de todos, a través de las siguientes categorías:

Los más utilizados

Los más utilizados

Primero que todo, nos enfocaremos en mencionarte cuales son todas aquellas combinaciones de teclas que más se utilizan en Access para crear, modificar o gestionar bases de datos directamente desde tu PC.

Veamos a continuación:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO 

Abrir la pestaña Inicio ALT + O
Acceder al cuadro Información de la cinta ALT + Q + (el término de búsqueda)
Mostrar el menú contextual del elemento seleccionado Mayús + F10
Abrir una base de datos existente (alojada en el equipo) CTRL + O ó CTRL + F12
Abrir u ocultar el Panel de navegación F11
Ir al campo siguiente o anterior de la vista Hoja de información Mayús + TAB
Ver un registro específico de la vista Hoja de información Alt + F5 + (el número de registro). Pulsa en Entrar
Abrir el cuadro de diálogo Imprimir desde Imprimir (en el caso de hojas de comentarios, formularios e informes) Ctrl + P
Entrar al cuadro de diálogo Configurar página (para formularios e informes) S
Abrir la pestaña Buscar específicamente en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de la vista Hoja de datos o la vista Formulario Ctrl + B
Acceder a la pestaña Reemplazar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar de la vista Hoja de datos o la vista Formulario Ctrl + L
Añadir un registro en la vista Hoja de datos o en la vista Formulario Ctrl + Signo más (+)
Salir de Access Alt + F4

Para navegar en la cinta de opciones

Para navegar en la cinta de opciones

Por si todavía no lo conocías, la banda ubicada en la parte superior de Microsoft Access que se encuentra ordenada a través de pestañas, se llama “cinta de opciones. Por lo que, a través de los atajos del teclado, podrás desplazarte a lo largo de ella para entrar a las pestañas disponibles y desde allí, ver tanto los grupos como los comandos que contiene cada una.

En ese sentido, la primera forma disponible para ir a la cinta de opciones de Access, simplemente es oprimiendo la tecla “Alt” y para desplazarte por las pestañas que hay allí, tendrás que emplear las teclas de dirección izquierda y derecha.

Pero, adicionalmente, existe otra manera de ir directamente a una pestaña de la cinta y es apoyándote en alguna de las siguientes KeyTips o “combinaciones de teclas especiales”:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Abrir la pestaña Archivo Alt + A
Abrir la sección de Inicio Alt + O
Abrir la página Crear Alt + C
Abrir la pestaña de Datos Externos Alt + X
Abrir el apartado Herramientas de base de datos Alt + Y
Abrir la pestaña Campos Alt + J ó Alt + B
Abrir la pestaña Tabla Alt + T
Abrir la página de Complementos, si está disponible Alt + X, 2
Ver el cuadro Información de la cinta ALT + Q + (el término de búsqueda)

Para trabajar con los archivos de base de datos

Para trabajar con los archivos de base de datos

En este caso, para poder gestionar perfectamente todos tus documentos de base de datos, ya sea para abrirlos, guardarlos o imprimir su información, es valioso que tengas claro cuáles son las combinaciones de teclas que permiten ahorrar un mayor tiempo durante dichos procesos.

A continuación, mencionamos cada una:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Abrir una nueva base de datos Ctrl + N
Abrir una base de datos ya existente Ctrl + O
Acceder al archivo o carpeta seleccionada Enter
Abrir la carpeta que se ubica en un nivel superior de la carpeta seleccionada Retroceso
Borrar la carpeta o archivo seleccionado Supr
Observar el menú contextual de un elemento seleccionado (como un archivo o una carpeta) Mayús + F10
Avanzar entre las diferentes opciones disponibles Tab
Abrir la lista Buscar en Alt + I
Guardar un objeto de base de datos Mayús + F12
Abrir el cuadro de diálogo de Guardar como Alt + A + V
Imprimir el objeto seleccionado o el actual Ctrl + P
Acceder al cuadro de diálogo Imprimir por medio de la vista previa de impresión K
Cancelar la vista previa de impresión Esc
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Para utilizar los menús, cuadros de diálogo, asistentes y hojas de propiedades

Para utilizar los menús, cuadros de diálogo, asistentes y hojas de propiedades

Si deseas trabajar con menús, hacer uso de los cuadros de diálogo, al igual que de los asistentes y las hojas de propiedades, tienes que conocer los siguientes atajos del teclado que se ajustan a este tipo de tareas en Access:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Mostrar el menú del icono del programa o el menú de sistema Alt + Barra espaciadora
Seleccionar el menú a la izquierda o la derecha Tecla de dirección izquierda o derecha
Seleccionar el comando siguiente o anterior, con el menú o submenú visible Tecla de dirección abajo o arriba
Abrir el menú seleccionado o ejecutar la acción asignada al botón seleccionado Enter o Barra espaciadora
Abrir un menú contextual o abrir un menú desplegable del elemento de la galería seleccionado Mayús + F10
Cerrar el menú y el submenú visibles a la vez Alt
Mover el foco entre los controles del asistente Tab
Habilitar o deshabilitar el foco entre las secciones (encabezado, cuerpo, pie de página) del Asistente F6
Ir a la página anterior del asistente Alt + B
Ir a la siguiente página del asistente Alt + N
Completar el asistente Alt + A
Cambiar a la pestaña siguiente o anterior del cuadro de diálogo Ctrl + Mayús + Tab
Dirigirse a la opción o grupo de opciones siguiente o anterior Mayús + Tab
Desplazarse entre las opciones del cuadro de lista desplegable seleccionado Teclas de dirección
Abrir la lista si está cerrada y desplazarse hasta una opción de ella La primera letra de una opción de una lista desplegable
Ingresar al cuadro de lista desplegable seleccionado Alt + flecha abajo
Cerrar el cuadro de lista desplegable seleccionado Esc
Mostrar u desaparecer la hoja de propiedades F4
Visualizar una hoja de propiedades en la vista Diseño Alt + Enter
Cambiar a las pestañas de la hoja de propiedades desde la lista desplegable de selección de controles Tab
Alternar hacia atrás entre las pestañas cuando hay una propiedad elegida Ctrl + Mayús + Tab
Alternar hacia delante entre las pestañas cuando hay una propiedad seleccionada Ctrl + Tab

Para navegar en el área de trabajo del software

Para navegar en el área de trabajo del software

Por defecto, las bases de datos de Microsoft Access se visualizan como documentos con pestañas, completamente usuales.

No obstante, existe la posibilidad de modificar esto por documentos en ventanas y para poderlo realizar, será necesario llevar a cabo el siguiente proceso:

  • Haz clic en la pestaña “Archivo” y entre las alternativas allí disponibles, elige “Opciones”.
  • Posterior a eso, pulsa en “base de datos actual”, dentro del cuadro de diálogo Opciones de Access.
  • Por último, desde la ventana de documento, procede a elegir “ventanas superpuestas” y listo.

Por su parte, para poder navegar en el área de trabajo de Microsoft Access, te recomendamos que utilices las siguientes combinaciones de teclas para simplificar todos los pasos:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Mostrar u ocultar el Panel de navegación F11
Acceder al cuadro de búsqueda en el Panel de navegación Ctrl + B
Cambiar a la ventana siguiente o anterior de la base de datos Ctrl + Mayús + F6
Restablecer la ventana minimizada seleccionada cuando todas las ventanas están minimizadas Enter
Cerrar la ventana Base de datos activa Ctrl + W
Habilitar el modo Cambiar tamaño de la ventana activa mientras está maximizada Ctrl + F8
Cambiar entre el Editor de Visual Basic y la anterior ventana activa Alt + F11
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Para trabajar con objetos



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Para trabajar con objetos

Para nadie es un secreto que, en Access, los objetos son ampliamente usados. Así, al momento de editar y navegar por la lista de objetos, abrirlos o navegar entre ellos, puedes hacer uso de los siguientes atajos del teclado que te garantizan una notable productividad.

Veamos a continuación:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Abrir la tabla en la vista Hoja de datos Enter
Abrir el formulario o informe seleccionados Enter
Abrir la tabla, consulta, formulario, informe, macro o módulo seleccionado en la vista Diseño Ctrl + Enter
Ejecutar la macro seleccionada en el documento Enter
Ver la ventana Inmediato en el Editor de Visual Basic Ctrl + I
Modificar el nombre de un objeto elegido (cuando esté cerrado, solamente) F2
Bajar una ventana Av Pág
Subir una ventana Re Pág
Bajar una línea Tecla de dirección abajo
Subir una línea Tecla de flecha arriba
Ir al último objeto Tecla Fin

Para trabajar con paneles

Para trabajar con paneles

Ya sea para utilizar un panel de diagrama, un panel de cuadrícula o el panel Lista de campos con un formulario o informe en la vista Diseño o en la vista Presentación, tienes la posibilidad de ejecutar diferentes combinaciones de teclas directamente desde Access.

Las cuales, son:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Moverse entre las columnas de una tabla, vista o función Teclas de dirección
Desplazarse entre tablas, vistas y funciones Mayús+TAB
Quitar la columna de datos seleccionada del resultado de la consulta Barra espaciadora o signo menos (-)
Utilizar la columna de datos seleccionada para el resultado Barra espaciadora o signo más (+)
Quitar la tabla, vista, función o línea de combinación seleccionada de la consulta Supr
Moverse entre las celdas de un panel de cuadrícula Mayús+TAB
Ir a la celda superior izquierda de la parte visible de la cuadrícula Ctrl + Inicio
Dirigirse a la celda inferior derecha Ctrl + Fin
Seleccionar una columna de cuadrícula completa Ctrl + Barra espaciadora
Moverse por una lista desplegable Tecla de dirección abajo o arriba
Cortar el texto seleccionado de la celda y colocarlo en el Portapapeles (en el modo de edición) Ctrl + X
Copiar el texto seleccionado de la celda en el Portapapeles (en el modo de edición) Ctrl + C
Pegar el texto del Portapapeles (en el modo de edición) Ctrl + V
Activar o desactivar la casilla de la columna Resultados Barra espaciadora
Borrar todos los valores de una columna de cuadrícula seleccionada Supr
Ver u ocultar el panel lista de campos Alt+F8
Bajar o subir en el panel Lista de campos Tecla de flecha abajo o arriba
Desplazarse entre los paneles superior e inferior de la lista de campos Tab
Insertar el campo seleccionado a la sección de detalles de un formulario o informe Enter

Para seleccionar texto o datos

Para seleccionar texto o datos

Otro punto fundamental, cuando de emplear métodos abreviados del teclado en Access se trata, consiste en saber cómo seleccionar texto o datos de tus ficheros.

A continuación, te enseñamos como elegir, extender, buscar y reemplazar textos o datos, por medio del teclado:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Seleccionar el siguiente campo Tab
Seleccionar todos los registros Ctrl + A
Cambiar entre el modo de edición y el modo de navegación en una hoja de datos F2
Cambiar entre seleccionar el registro actual y el primer campo del registro actual en modo de navegación Mayús+Barra espaciadora
Ampliar la selección al registro anterior, siempre que el registro actual se encuentre seleccionado Mayús + Flecha hacia arriba
Modificar el tamaño de la selección un carácter a la derecha Mayús + tecla de dirección derecha
Cambiar el tamaño de la selección un carácter a la izquierda Mayús + tecla de dirección izquierda
Cambiar la longitud de la selección una palabra a la derecha Ctrl + Mayús + tecla de flecha derecha
Cambiar la longitud de la selección una palabra a la izquierda Ctrl + Mayús + tecla de flecha izquierda
Abrir la pestaña Buscar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar Ctrl + F
Ingresar a la pestaña reemplazar en el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar Ctrl + L
Activar el modo extendido F8 (si lo oprimes varias veces, se extiende la selección a la palabra, el campo, el registro y todos los registros)
Extender una selección a filas adyacentes en la vista Hoja de datos Tecla de dirección arriba o abajo
Amplificar una selección a campos adyacentes en la misma fila en la vista Hoja de datos Tecla de dirección izquierda o derecha
Cancelar el modo de extensión Esc
Deshacer la extensión anterior Mayús + F8
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Para editar texto o datos

Para editar texto o datos

Además de seleccionar, buscar, reemplazar y extender el texto o los datos dentro de un documento de Microsoft Access, el programa también permite realizar una edición de ellos.

Si optas por efectuarlo directamente desde tu teclado, tendrás que hacer uso de los siguientes atajos:

 

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO
Mover el punto de inserción una palabra hacia la derecha Ctrl + Flecha derecha
Mover el punto de inserción una palabra hacia la izquierda Ctrl + Tecla de flecha izquierda
Cambiar el punto de inserción un carácter hacia la derecha Tecla de dirección derecha
Mover el punto de inserción un carácter hacia la izquierda Tecla de dirección izquierda
Poner el punto de inserción al principio del campo, en campos de varias líneas Ctrl + Inicio
Colocar el punto de inserción al final del campo, cuando se trata de campos de varias líneas Ctrl + Fin
Deshacer lo escrito Ctrl+Z
Deshacer cambios en el campo o registro actual Esc
Cortar la selección y copiarla en el Portapapeles Ctrl + X
Copiar la selección en el Portapapeles Ctrl + C
Pegar el contenido del Portapapeles en el punto de inserción Ctrl + V
Eliminar la selección o el carácter situado a la derecha del punto de inserción Supr
Borrar la selección o el carácter situado a la izquierda del punto de inserción Retroceso
Suprimir todos los caracteres situados a la derecha del punto de inserción Ctrl + Supr
Actualizar el contenido de un cuadro de lista o cuadro combinado de un campo de búsqueda F9
Volver a ejecutar la consulta en las tablas subyacentes Mayús + F9
Insertar el valor predeterminado de un campo Ctrl + Alt + Barra espaciadora
Agregar el valor del mismo campo en el registro anterior Ctrl + apóstrofo (‘)
Añadir un nuevo registro Ctrl + Signo más (+)
Guardar los cambios realizados en el registro actual Mayús + Enter
Colocar una nueva línea en un campo de Texto corto o de Texto largo Ctrl + Entrar
Insertar la fecha actual Ctrl + Punto y coma (;)
Incluir la hora actual Ctrl + Mayús+dos puntos (:)

Para obtener ayuda con Microsoft Access

Para obtener ayuda con Microsoft Access

Los atajos de teclado que te presentamos a continuación, corresponden a la ventana Ayuda del programa que promete ofrecerte una óptima asistencia por medio de todo el contenido disponible en dicho panel.

Con lo cual, lograrás optimizar tu experiencia de usuario de una forma fácil y ágil:

ACCIÓN A EJECUTAR

MÉTODO ABREVIADO DEL TECLADO

Abrir la ventana Ayuda F1
Seleccionar el elemento siguiente de la ventana de la Ayuda Tab
Seleccionar el elemento anterior en la ventana de la Ayuda Mayús + TAB
Realizar la acción del elemento seleccionado Enter
Ir al tema de ayuda siguiente (botón Avanzar) Alt + flecha derecha
Dirigirse al tema de ayuda anterior (botón Volver) Alt + flecha izquierda o barra espaciadora
Parar la última acción (botón Detener) Esc
Actualizar la ventana (botón Actualizar) F5
Cambiar el estado de la conexión F6 + Enter (para abrir la lista de opciones)
Seleccionar el elemento siguiente o el anterior, respectivamente (en la tabla de contenido de la vista de árbol) Tecla de dirección abajo y arriba
Imprimir el tema de ayuda actual Ctrl + P

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