Macros en Access ¿Qué son, para qué sirven y qué debo tener en cuenta antes de abrir una?

Si bien es cierto, uno de los mejores programas de bases de datos que hay en la actualidad, hace referencia a Access. El cual, consiste en una herramienta disponible en la suite ofimática de Microsoft que proporciona las opciones necesarias para proveer un excelente sistema de gestión de datos a sus usuarios, por medio de sus archivos de bases de datos.

En ese sentido, se caracteriza por ser un software que facilita la búsqueda, organización y presentación de cualquier clase de información, a nivel profesional. Asimismo, este programa permite recopilar datos ágil e intuitivamente, al igual que hacer uso de tablas, consultas, informes, formularios y más elementos que logran enriquecer los documentos creados en este programa.

Por si fuera poco, admite un gran nivel de personalización y en pro de incrementar la productividad de sus usuarios, acepta elementos que son conocidos como Macros. Pues, logran automatizar las tareas a llevar a cabo y por eso, resulta tan útil emplearlos en Access. Para conocer más de ellos, saber sus ventajas, sus tipos y hasta sus riesgos, te invitamos a leer el presente post.

¿Qué es una macro y para qué sirven en Microsoft Access?

Básicamente, un macro en Microsoft Access se define como una herramienta que ofrece la capacidad de mecanizar ciertas acciones o tareas, para así agregar una mayor funcionalidad a los formularios, informes y controles que se ejecutan a partir de esta aplicación. Así, se tratan de una serie de comandos, instrucciones o patrones que son agrupados en conjunto como un único indicativo y muestran la suficiencia necesaria para completar una tarea automáticamente.

En ese sentido, las macros en Access sirven como un lenguaje de programación simplificado basado en un conjunto de instrucciones que es escrito a través de la elaboración de una lista de acciones que se pueden realizar de forma simultánea. Lo que significa que, son orientaciones que se llevan a cabo de manera secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. De esa manera, garantizan la automatización de tareas repetitivas dentro del software.

Por consiguiente, si tienes una tarea repetitiva a ejecutar en Microsoft Access, lo ideal será que utilices las macros que proporciona el programa para así grabar dichas tareas y con ello, lograr ejecutarlas de una forma más automática. De tal modo, será más sencillo agregar funcionalidad a las bases de datos, sin necesidad de ser un usuario avanzado.

Ventajas de utilizar macros en Access ¿Cómo facilitan el trabajo en la base de datos?

Gracias a que con las macros puedes grabar los pasos que realizas para concretar una tarea específica y así, asegurarte que el programa repetirá esos mismos pasos en futuras ocasiones, por supuesto, son elementos que proveen valiosos beneficios a los usuarios de Access. En vista de que, son capaces de mecanizar un conjunto de acciones por medio de una serie de comandos.

Entonces, debido a la gran utilidad que ofrecen, es valioso conocer cuáles son las ventajas más especiales al momento de utilizar las macros en Access para crear y gestionar tus bases de datos:

• Afortunadamente, las macros son instrucciones muy sencillas de ejecutar e intuitivas de emplear. Puesto que, únicamente requieren una combinación de teclas o el uso de un solo botón.
• Brindan la posibilidad de ahorrar un notable tiempo para ejecutar todas aquellas tareas que, frecuentemente, requieres en Microsoft Access. Gracias a que logran evitar una secuencia de movimientos rutinarios del mouse.
• Así como las macros tienen la capacidad de ahorrar mucho tiempo, también ahorran un gran esfuerzo por parte del usuario y con ello, garantizan su productividad para crear documentos de bases de datos. Por lo que, obtendrán resultados efectivos de una forma más simple.
• Además, incrementan la utilidad del programa de Microsoft, en vista de que ofrecen la posibilidad de desarrollar nuevas funcionalidades, según las necesidades de cada persona.
• Permiten reducir la tasa de errores en los documentos de bases de datos, ya que funcionan a la perfección mientras se hayan creado correctamente. A diferencia de cuando realizas las tareas manualmente que existen mayores probabilidades de cometer desaciertos.

Tipos de macros en Access ¿Cuáles son todas las que puedo crear en una base de datos?

Por otro lado, dependiendo de su naturaleza, se pueden distinguir varias tipologías de las macros existentes en Microsoft Access. Como consecuencia, para que puedas utilizarlas correctamente y adaptarlas a tus requerimientos, es relevante que conozcas cuales son dichos tipos.

Aquí, te presentamos uno a uno:

Independiente

También son conocidas como macros de interfaz de usuario (UI) y, básicamente, consisten en las macros adjuntas a objetos de la interfaz de usuario. Es decir: cuadros de texto, botones de comando, formularios e informes. Por lo general, se emplean para automatizar un conjunto de acciones, tales como: iniciar una operación de exportación, aplicar un filtro, abrir otro objeto, entre otras tareas.

Incrustada

Tal y como su nombre lo indica, son aquellas macros que se encuentran incrustadas en cualquiera de los eventos proporcionados por un control, formulario o informe. Por esa razón, no son visibles en el panel de navegación porque son parte del elemento en el que se han creado. Así, cuando se elabora una copia del control, formulario o informe con macros incrustadas, estas también estarán presentes en dicha copia.

Sub Macro

Esta consiste en una utilidad que, por lo general, opera como una instrucción en Access que define una macro independiente directamente en la ventana del Diseñador de macros. Entre sus principales características, concretamos que, una Sub Macro solo tiene un único argumento necesario que es el Nombre y se describe como una cadena que se muestra como identificación de la macro.

Riesgos de las macros ¿Cuáles son los principales problemas de seguridad?

Aunque es una función muy útil presente en Microsoft Access, desafortunadamente, también se considera una poderosa amenaza para los usuarios. En vista de que, algunas acciones automatizadas de este tipo pueden contener virus y, por ende, se estiman como herramientas aptas para propagar malware en tus documentos de bases de datos.

En consecuencia, el principal riesgo de seguridad al momento de utilizar macros en este programa, radica en infectar tu equipo con virus de forma potencial. Al igual que, admitir el acceso de delincuentes cibernéticos que se centran en distribuir virus informáticos peligrosos por medio de maros en archivos de origen desconocido.

Sin embargo, también es oportuno tomar en cuenta que, en las versiones más recientes, los usuarios de Microsoft Access gozan de una mayor seguridad gracias al Generador de macros que ofrece numerosas acciones y argumentos disponibles. Por lo que, si la base de datos contiene acciones de macro que no se encuentren dentro de la lista de confianza, el software optará por no conceder explícitamente el estado de confianza, para así garantiza la seguridad de las personas y de sus máquinas.