Formato de archivo: ¿Qué es y para qué sirven estos estándares para identificar documentos?

En muchas ocasiones, tenemos que presentar documentación vía telemática y dudamos del formato de archivo que tenemos que utilizar para ello. Es muy importante elegir siempre el correcto y, por tanto, se deben conocer los que existen y hacia qué tipo de fichero están orientados.

Los formatos de archivo en realidad pertenecen a estándares determinados. Los ordenadores trabajan procesando estos formatos para así poder conservar la información. En general, si el usuario quiere conocer el formato (para saber más acerca de sus particularidades) no tiene que hacer más que fijarse en la extensión del fichero y esta le va a decir muchísimo acerca de lo que el fichero en cuestión contiene.

Es por ello que comprenderás lo lógico y necesario de conocer los tipos principales de formato de archivo, qué son y para qué sirven estos estándares para identificar documentos. Te invitamos a seguir leyendo para que puedas aprender más sobre ellos y que esta información te resulte útil en tu día a día.

¿Qué es un formato de archivo y para qué sirven estos estándares?

Un formato de archivo, como su propio nombre indica, es una manera de poder organizar los ficheros que lo componen (es decir, darles forma), lo cual no es visible ni supone ningún tipo de cambio para el usuario.

El tipo de formato de archivo que escogeremos depende de para qué vayamos a utilizar este y de las exigencias del contenido y sus particularidades.

Por ello, tenemos que tener en cuenta varios factores:

• Calidad del fichero. La mayor parte de los formatos multimedia tienen que utilizar métodos de compresión para evitar problemas de espacio. Esto provoca que se pierda algo de calidad y fidelidad de los datos descomprimidos en lo relacionado con el aspecto del fichero originalmente, tienes que optar si prefieres sacrificarla para ganar en peso o si te gustaría mantenerte con un archivo equilibrado.
• Compatibilidad. Cada fabricante de software crea su propio formato de archivo acorde a este para poderlo tratar y crear contenido totalmente compatible posible con sus productos.Pueden existir ciertas limitaciones ya sea a la hora de visualizar como en las opciones de impresión, de reproducción, de modificación, etc.
• Características del formato a utilizar. Dependen el color, el fondo, la animación, los detalles vocales… Este apartado es importante, sobre todo, en lo relativo a los ficheros multimedia, ya que según el formato que tengan son tratados de una manera u otra y debemos revisar cuál sería el que más nos interese si vamos a reproducir en web, si vamos a grabar en un CD, si lo almacenaremos en una memoria externa, etc.

Extensión de archivo; ¿Cómo identificar cada formato con ellas?

Lo primero que tenemos que destacar es que cuando hablamos de formato de archivo no estamos haciendo referencia a la extensión del mismo. De hecho, los confundimos y los usamos como sinónimos cuando no los son.

Ambos conceptos están relacionados, ya que conociendo las letras que indican la extensión probablemente podremos saber qué tipo de fichero estamos revisando y cuáles son muchas de sus características. Pero hay formatos de archivos que tienen diferentes extensiones y podemos elegir unas u otras. Esto significa que, repetimos, no son lo mismo.

La extensión de archivo son las letras que aparecen tras el punto al final de la denominación de este. Suele darnos datos acerca del mismo e indicarnos el tipo de fichero que vamos a tratar.

A continuación, indicamos las extensiones más conocidas por cada formato de archivo. Eso sí, es necesario que recordemos que existen decenas y decenas de ellas de todos los tipos (puedes conocer más del tema y más en profundidad en este post específico sobre extensiones de archivos).

Archivos gráficos

Para los archivos gráficos tenemos dos extensiones generales que son las que reinan dentro del mercado y algunas otras que se usan en casos más particulares:

• .gif. Se trata del formato de archivo más utilizado en Internet. Su compresión está a un nivel moderado, por lo que los archivos ocupan más que si los montamos en otros formatos, pero no pierden casi calidad en la imagen. No se indica para fotografías que tengan alta resolución de color. Es el mejor formato para imágenes de tipo texto y lineas por dibujos. Permiten integrar áreas transparente y gráficos animados.
• .jpg. Es el formato más utilizado para imágenes fotográficas y además el que mejor compresión es capaz de aportar. De hecho, es el usuario quien decide el grado de compresión que quiere conseguir, aunque eso choca, como es lógico, con la calidad del fichero. No permite la opción de transparencias o gráficos animados.
• .tif. Se utiliza para imágenes cuyo destino final es la impresión en papel y en escaneado. Tanto su peso como su calidad son muy altos.
• .png. Formato de imagen rasterizada utilizado por la mayor parte de las aplicaciones de office e ideal para logos por guardarse sin fondo y por usarse una paleta limitada de color.
• .bmp. Formato rasterizado sin pérdidas (muy pesado) utilizado, en sus inicios, para las imágenes de fondo de escritorio de Windows (mapa de bits).
• Otros conocidos aunque de uso muy inferior (o de uso específico) son .svg, .ai, .pic, .wmf, .eps…

Archivos de texto

Para este tipo de documento es importante conocer la necesidad de aportes externos para darle forma a lo que se ha escrito y destacar todo lo que nos interese. Cuanto más se añada o mayor formato quiera darse a esa escritura, más habrá que considerar a la hora de escoger el tipo de formato a utilizar y, con ello, la extensión que tendrá.

Echa un vistazo a las siguientes extensiones:

• .doc. Se trata del tipo de archivo que utiliza Microsoft Word, el software de creación y edición de texto de la suite ofimática de Microsoft. Es el más utilizado por todos y permite ser leído por la mayoría de procesadores de texto. Ello se debe precisamente a lo que comentábamos al principio sobre compatibilidad.
• .pdf. Se trata del formato de archivo que utiliza Adobe. Ofrece la posibilidad de formatear texto y gráficos. Es el más utilizado en Internet, porque no permite modificar el contenido interno de los documentos y, con ello, se ha convertido en un estándar de visualización de contenido, muy usado para consultar información en diversos equipos.
• .txt. Un archivo de texto plano. El propio programa WordPad (con el que se leen estos ficheros) viene instalado como componente raíz del sistema operativo Windows. La contrapartida más importante es que no permite realizar formateos de texto. De hecho crear ficheros denominados como texto plano significa precisamente eso. 
• .rtf. Se trata de un formato de texto enriquecido. Es compatible con Word, pero de menos espacio que su predeterminado, .doc.
• .html. Se trata del formato de texto en que se crean las webs. Para poder leerlo, es necesario contar con un navegador como Internet Explorer, Opera o Netscape Navigator, por citar algunos.
• .nfo. Acompaña archivos comprimidos y se usa para crear textos pequeños.
• Otros son .odt, .wri, .epub, .log,.notebook, .dic o .docx.

Archivos comprimidos o codificados

En este tipo de ficheros es muy importante conocer lo que indica cada extensión para saber cuál sería el programa que deberíamos de utilizar para abrirlos pues aquí sí que es cierto que hay más incompatibilidades:

• .arc/.arj. Se trata de ficheros de tipo comprimidos que prácticamente ya no se utilizan.
• .bin. Hablamos de un fichero que contiene programas codificados en binario.
• .exe. Se trata de ficheros que contienen los ejecutables de los programas en Windows. Cuando hacemos doble clic sobre estos ficheros, el Explorador de Windows arranca el programa que contiene y podemos interactuar con su parte gráfica.
• .zip. Es el formato de compresión más utilizado en la actualidad. Se necesita el programa Winzip para poder comprimir y descomprimir los ficheros.
• .rar. Se trata de otro formato de compresión bastante utilizado. Para poder comprimir y descomprimir los ficheros es necesario tener el programa Winrar.

Archivos de vídeo

En el caso de los formatos de vídeo, es probable que tengamos algún programa que nos abra todos los ficheros, especialmente si hemos instalado paquetes de codecs que sirven precisamente para eso, pero es interesante conocer lo más característico de cada una de las extensiones para saber qué nos vamos a encontrar cuando veamos un fichero o, al contrario.

Cuando deseemos crear un archivo y busquemos dotarlo de ciertas características que sean de nuestro interés:

• .avi. Se trata del formato de vídeo estándar con el que trabaja Windows. Se puede reproducir con el Windows Media Player, programa que viene instalado dentro de los que se encuentran en la raíz del sistema. Tiene una altísima calidad, acorde a su peso y trabaja con todo tipo de codecs.
• .mpeg. Se trata de un formato de vídeo que funciona mediante sistema de compresión y se puede utilizar en todas las plataformas. Incluye varios estándares, de entre los que destaca el MP4.
• .mov. Es el formato de vídeo estándar con el que trabaja Apple. Para poder utilizarlo se debe descargar de Internet el programa QuickTime, disponible de manera gratuita. Es muy bueno para trabajos de edición y también para streaming y publicación en la red por su alta calidad pero no desmesurado peso. Incluye códec propio y exclusivo de este formato.
• Algunos otros que también habrás escuchado son .mkv, .asf, .QT, .webM, .flv, .RM y, por supuesto, .DVD.

Archivos de audio

Los formatos de audio se rinden prácticamente todos ante el formato más revolucionario desde hace años, pero aún así dependen también mucho de donde se vayan a reproducir y en esto radica la decisión de uso de uno u otro formato.

Mira estos formatos de sonido:

• .mp3. Se trata del formato más revolucionario conocido hoy en día para Internet. La calidad es bastante buena y el espacio que ocupa es poco. Es necesario tener un reproductor instalado en el equipo, pero en Windows, por ejemplo, nos es suficiente con Windows Media Player. También se puede reproducir en dispositivos portátiles.
• .wav. Se trata del formato de sonido creado por Microsoft. Codifica con PCM para no tener pérdida de calidad (su peso es enorme), se usa para almacenar audio original, incluso profesional y permite el trabajo con diferente tamaño de muestreo en 8 o 16 bits.
• .aiff/.au. Se trata del formato de sonido que utiliza Apple equivalente al anterior. Codifica en PCM, es de alta calidad, no comprime y tiene doble canal en estéreo.
• .wma. Una alternativa de Microsoft al .mp3 que no es más que un .wav que sí se comprime a variables diferentes según la necesidad.
• .ra. Resulta el formato escogido por la empresa RealNetworks. Es necesario que sea reproducido con el programa Real Player, que se puede descargar desde su página web en Internet. Se usa para retransmitir en Internet mediante paquetes y es adaptable a las exigencias de recepción del usuario.
• También encontrarás .ogg, .flac, .alac, .dsd, .midi, .cda, .aac, .ac3…

Archivos de bases de datos

Esto quizás no sea muy importante para un usuario de nivel medio, pero para los programadores se trata de una diferenciación muy importante para realizar sus labores:

• .sql. Es el formato utilizado para las bases de datos que utilizan Oracle. Permite el manejo del álgebra y la utilización de cálculos relacionales.
• .mdb o .accdb. Se trata del formato utilizado para los ficheros que se han creado con Access. Estos pueden exportarse a Excel, pero requieren de cierto proceso un poco laborioso de llevar a cabo. Incluye entradas, consultas, formas...

Otros archivos

En este bloque se van a incluir diferentes formatos de ficheros que no encajan en los grupos anteriores:

• .xls. Se trata de formatos de hojas de cálculo que han sido realizados con Excel, aunque también puede haberse utilizado KOffice o Star Office entre otras suites de ofimática. Se trabaja en celdas y están destinadas a un uso matemático y de logística.
• .csv. Son archivos de hojas de cálculo que no precisan almacenar los caracteres del programa con el que se han hecho. De esta manera, el usuario puede abrir el fichero con otros programas, sin ser forzado a hacerlo con el que se ha creado.
• .ppt. Formato donde se almacenan presentaciones que se han hecho con el programa Power Point. Hoy extensiones de otros programas que no pertenecen a la suite Office de Microsoft pero que son idénticos en prestaciones y que, por tanto, crean el mismo tipo de documentos. Por lo general, son compatibles con los softwares similares y podemos abrir y modificar todos ellos en cualquiera de los programas de diapositivas.
• Como podrás imaginar hay cientos de ellos, como todos los que son propios del sistema, de juegos (que son archivos de vídeo pero especiales), de Internet…

Lista de los mejores programas y herramientas para poder leer todos los formatos existentes

Como hemos dicho anteriormente, podemos reconocer los tipos de fichero por medio de la extensión que llevan tras su nombre. Esto, además, supone un punto importante para saber con qué programa debemos abrir cada uno de ellos.

Pero hay una series de softwares o herramientas altamente versátiles que permiten abrir una muy interesante cantidad de formatos de ficheros diferentes y estos son los que deberíamos tener en nuestros equipos para poder abrir todos los archivos que necesitemos sin necesidad de estar descargando programas por cada formato nuevo con que demos.

A continuación, mostramos una lista de los mismos, incluyendo lo que más destacaríamos de ellos y lo que puede hacer que te descartes por unos u otros:

• Free Opener. Programa que abre más de 80 formatos de archivo, especialmente ficheros con características audiovisuales (de imagen, audio y vídeo).
• Free File Opener. Aplicación que es capaz de abrir más de 200 formatos sin necesidad de instalar otras aplicaciones. Posee la garantía de ser partner de Microsoft, lo que da una mayor seguridad al usuario para abrir los ficheros que menos se usan.
• FileSee. Programa que sirve como visor de archivos o de explorador de disco. Incluye una columna que permite acceder a las subcarpetas del disco. Es compatible con más de 100 formatos de texto, imagen, vídeo, sonido…
• Open Freely. Aplicación que puede abrir formatos de toda clase. Permite visualizarlos y, además, obtener sus principales características técnicas. Algunos documentos pueden, incluso, editarse.
• Universal Viewer. Este es un visor de archivos más bien anticuado pero igual de práctico que es resto. Abre sobre todo formatos de imagen, aunque es muy útil para abrir archivos desconocidos de los que queremos descifrar el contenido.