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¿Cómo crear un formulario utilizando la herramienta Formularios de Microsoft Access desde cero? Guía paso a paso

¿Cómo crear un formulario utilizando la herramienta Formularios de Microsoft Access desde cero? Guía paso a paso
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Administrar la información almacenada en bases de datos puede ser una tarea complicada. Por fortuna, Microsoft cuenta con una útil herramienta que te permite introducir y organizar tus registros de forma eficiente. Si te interesa saber, crear un formulario utilizando la herramienta Formularios de Microsoft Access puede ser tu mejor alternativa.

Los formularios componen un diseño de presentación de datos, que facilita el acceso a la información puesto que puedes localizarla más rápido. Por ello, siempre es una excelente idea saber cómo crear un formulario de forma efectiva.

En cualquier puesto administrativo, los formularios representan una amplia ventaja para optimizar el trabajo. El motivo, es que la herramienta Formularios dispone de múltiples funciones para visualizar mejor tu información. ¡Sigue leyendo para que aprendas a sacarle provecho!.


¿Para qué sirven los formularios en una base de datos? Ventajas en Access

¿Para qué sirven los formularios en una base de datos? Ventajas en Access

Se puede definir al formulario como un expositor, cuyas herramientas pueden ofrecer numerosas ventajas en Access, al momento de trabajar con una base de datos. Si quieres saber para qué sirven los formularios con mayor exactitud, debes conocer que tienen más de una simple utilidad. El formulario brinda una visualización más simple de la información registrada en la base de datos. Ese es su objetivo principal.

Sin embargo, la herramienta de Microsoft Access te proporciona la posibilidad de recuperar los datos de cualquier tabla informativa o consulta de interés. Por otra parte, los formularios en Access te permiten introducir, editar y organizar eficientemente cualquier dato contenido. Inclusive, puedes habilitar la introducción de datos automáticos y presentar resultados de cálculos.

De igual manera, tienes la opción de añadir listas de valores para escoger. Asimismo, puedes personalizar el formulario para resaltar los datos importantes, generar mensajes en caso de captar un valor errado, entre otros. Aparte de todo lo mencionado, Microsoft Access también te ofrece la capacidad de variar la forma de visualización: Modo presentación de formulario y modo de presentación de hojas de datos.

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En definitiva, se pueden agrupar las siguientes utilidades:

  • Capacidad de presentar los registros de la base de datos de manera rápida, sencilla y gráficamente atractiva.
  • Posibilidad de realizar cálculos totales en caso de ser necesario.
  • Visualizar todos los datos correspondientes a las tablas o consultas contenidas en el registro.
  • Automatizar las tareas que el usuario realiza durante su rutina laboral.
  • Finalmente, ofrece una apariencia que se asemeja a los formularios de papel, con la intención de presentar una imagen con la que el usuario se pueda familiarizar rápidamente.

Aprende paso a paso cómo crear un formulario con la herramienta Formularios de Access

Aprende paso a paso cómo crear un formulario con la herramienta Formularios de Access

Si deseas trabajar con un único registro de datos a la vez, puedes crear un formulario con la herramienta de Formularios de Access. El proceso es bastante sencillo, y no te tomará más que un par de minutos. Después, si lo deseas, puedes efectuar cambios tanto en el diseño como en el formato. Además, todos los campos de origen son añadidos al formulario recién creado por la herramienta.

A continuación, te presentamos el paso a paso:

  • Abre la aplicación de Microsoft Access. Seguidamente, dirígete al panel de navegación y localiza la tabla de datos o la consulta de registros que deseas visualizar en el formulario.
  • Haz clic sobre la pestaña “Crear” y posiciónate en el “grupo Formularios”. A continuación, haz clic en “Formulario”.
  • Microsoft Access se encarga de crear un formulario, el cual se puede visualizar en “vista Presentación”. En este modo, el usuario puede realizar cambios del diseño, mientras se ven los datos.
  • Para comenzar a darle uso al formulario, el usuario debe pasar a la “vista Formulario”. Para ello, sólo es necesario ingresar en la pestaña de “Inicio”.
  • Dirígete al grupo “Vistas”. Seguidamente, haz clic sobre “Vista”.
  • Finalmente, para completar el cambio, debes pulsar sobre “Vista Formulario”.

Ten en consideración que, en algunos casos, es posible que Microsoft Access anexe una hoja secundaria para presentar la información relacionada al registro. Esto se debe al momento en que Access localiza una sola tabla relacionada con la tabla o consulta utilizada para crear el formulario. Por esa razón, el programa crea una hoja secundaria, la cual está basada en los datos pertenecientes a la tabla o consulta relacional. Si no deseas conservar la hoja secundaria en el formulario, puedes eliminarla.

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Para ello, lleva a cabo los siguientes pasos:

  • Cambia el proyecto a modo “vista Presentación”.
  • Ubica la hoja de datos secundaria y, seguidamente selecciónala con un clic.
  • En el menú aparece la opción de “Suprimir”. Haz clic allí para eliminar la segunda hoja.

En el caso que Microsoft Access encuentre más de una consulta o tabla de datos, la plataforma no va a crear una hoja secundaria al formulario. Eso se debe a que capta las relaciones con la tabla o consulta de registro utilizada para crear el formulario actual. De esta manera, habrás creado rápidamente un formulario a través de la herramienta de formularios que dispone Access.

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