Plantillas en Microsoft Access ¿Qué son, para qué sirven y cómo abrir una para editarla?

Las plantillas de Access son herramientas muy útiles que debes tener en cuenta a la hora de crear una base de datos. Esto se debe porque te ahorrarán pasos para la confección y no cometerás errores en el diseño.

Para conocer qué es una plantilla de Access, cómo abrirla y saber cómo debes editarla necesitarás leer este artículo porque te explicaremos todos los detalles sobre esta temática.

También vas a encontrar el paso a paso que tienes que hacer para abrir una plantilla y te mostraremos las mejores plataformas de terceros en las que podrás descargar los diseños que necesitas.

¿Qué son las plantillas en Microsoft Access y para qué sirven?

Crear una base de datos desde cero conlleva bastante tiempo y esfuerzo. Con esto en mente existen plantillas de BD prediseñadas por la misma plataforma o por tercero. Estas incluyen tablas, consultas, informes, formularios y más, adecuadas cada una a un tema específico.

Por ejemplo, si debes administrar la información de tus alumnos o de una empresa, necesitarás buscar el tema que se adapte a tus necesidades y luego modificarla para que queden perfectas. Dado que son situaciones comunes, existen plantillas diseñadas de antemano con los parámetros que requieres. Funcionan como un soporte de lo que esperas conseguir en una base de datos. Incluso algunas vienen con registros de ejemplos para que veas el potencial que tiene.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar plantillas en Microsoft Access?

Los beneficios que obtendrás cuando usas plantillas de bases de datos prediseñadas en Microsoft Access son:

• Te permiten ahorrar trabajo, tiempo y recursos que necesitarías si debes diseñar tu propia base de datos desde cero.
• Hay una gran diversidad de temáticas a tu disposición para fines empresariales, de administración del horario, educativas y más.
• Cada plantilla trae consigo formularios y tablas de ejemplo para darte una vista de cómo podrías gestionar tu base de datos.
• Tienes la opción de utilizarlas de forma predeterminada por Access, descargarlas de Office o de páginas de terceros.
• Puedes personalizarlas dependiendo de tus gustos y requerimientos. Esto es, vas a poder elegir el tema, el tipo de fuente, los campos en la tabla, los informes, las relaciones y muchas otras variables más.
• Son muy fáciles de entender y editar debido a sus asistentes e interfaz amigable.

Aprende paso a paso cómo abrir una plantilla para editarla en Access

El paso a paso que debes realizar para abrir una plantilla de Microsoft Access es el siguiente:

• Cuando hayas ingresado a Microsoft Access ubícate con el cursor en la pestaña Archivo, la cual encontrarás en la barra superior. Luego tendrás que hacer clic sobre la misma.
• Pulsa en Nuevo para desplegar la categoría de plantillas y luego elige la opción Plantillas de ejemplo o Plantillas locales. Con esta opción tendrás acceso a por lo menos 7 plantillas de bases de datos que el software incluye de forma predeterminada.
• En el menú desplegable que se abrirá debes hacer clic sobre la que desees abrir de acuerdo con tus necesidades. Entre ellas tendrás Profesores, Tareas, Proyectos de Marketing y más.
• En el campo Nombre de archivo ingresa el nuevo nombre que tendrá tu BD.
• También puedes seleccionar la ubicación donde quieres que sea almacenada en tu ordenador.
• Haz clic en el icono en forma de carpeta, al lado de Nombre de archivo y escoge una carpeta.
• Tras esto haz clic en Crear y ya podrás editar tu base de datos.

También puedes buscar más plantillas en la web oficial de Office desde Access.

Sigue estos pasos:

• Verifica que estás conectado a Internet.
• Una vez abierto Access ve a la pestaña Nuevo y selecciona Buscar una plantilla.
• Puedes escribir o seleccionar una categoría de búsqueda para que encuentres más rápido lo que necesitas. Una vez que finalices, tendrás que hacer clic en Buscar. Esto hará que la plataforma arroje los resultados que más se adaptan.
• Busca entre las plantillas y elige la que más te guste.
• Escribe el nombre de la nueva base de datos en el campo Nombre de archivo.
• Para finalizar tienes que hacer clic en la opción Descargar y luego pulsa en Crear para poder editarla.

También es posible vincular la BD que creaste a partir de una plantilla en Windows SharePoint Services.

Inclusive puedes acceder a una plantilla que uses con frecuencia por medio de estos pasos:

• Dirígete a la pestaña Archivo, luego pulsa en Nuevo y a continuación en la opción Plantillas recientes.
• Se desplegará un menú mostrándote todas las plantillas que haz empleado recientemente. Marca cualquiera de ellas y se abrirá de forma automática.

Otra opción que puedes hacer es utilizar plantillas que sean descargadas de otras plataformas alternativas.

Una vez descargadas sigue los pasos para abrirla y editarla:

• Ve a la pestaña Archivo o Nuevo y elige la categoría de plantillas que necesitas.
• En la esquina derecha encontrarás Abrir base de datos reciente. Pulsa en Más y elige Buscar las plantillas en el equipo.
• A continuación, tendrás que seleccionar el archivo. Si te aparece un mensaje de “advertencia de seguridad” debido a que es de orígenes desconocidos, debes indicar que confías en el origen de la plantilla haciendo clic en Habilitar contenido. Pero debes tener cuidado con la plataforma que elijas.

Lista de los mejores portales para descargar plantillas de Microsoft Access

A continuación, te mostraremos las mejores plataformas para que puedas descargar plantillas prediseñadas de Access:

Soporte de Microsoft

Dirigiéndote al soporte de Microsoft tendrás plantillas de Office Access destacadas gratuitas como de pago. Esta es la primera opción porque provienen directamente de Microsoft, lo cual implica que tienen soporte y están adaptadas a la interfaz de Access.

Para ingresar directamente haz clic en el vínculo que te dejamos o bien con tu navegador dirígete a Microsoft.com, luego elige Office, selecciona Plantillas y pulsa sobre el cuadro Access entre las aplicaciones. Allí puedes obtener una descripción previa de lo que contiene la base de datos.El enlace es el siguiente: “https://support.microsoft.com/es-es/office/plantillas-de-access-destacadas-e14f25e4-78b6-41de-8278-1afcfc91a9cb”

TodoAccess.net

Este sitio tiene plantillas de las más variadas para adecuarse a lo que buscas. Vas a poder encontrar desde análisis financiero, futbol, facturas, caja hasta patentes, entre otras temáticas. Lo mejor es que el coste de las plantillas no es muy elevado. Además, podrás acceder al soporte para validar la calidad de los servicios. Puedes escoger entre asistencia mediante llamadas, email o acceso a escritorios remotos. También dispone de desarrollos de aplicaciones de Access personalizados.

MicrosoftAccessExpert.com

A través de esta web vas a obtener plantillas de programación, de calendario y demás. Para ello, tendrás que pagar una tarifa para su uso. Una vez realizado el pago te enviarán un correo electrónico para descargar la base de datos. Lo mejor es que en el mismo portal puedes bajar un PDF para saber cómo están estructurados los reportes del mes, día o semana. Dicha vista previa te ayudará a saber si es lo que necesitas realmente.