¿Cómo hacer una base de datos de cualquier tipo en Microsoft Excel? Guía paso a paso

Las bases de datos son muy utilizadas en el mundo empresarial, debido que en ellas se pueden organizar y expresar mejor la información. Mayormente son elaboradas en Excel, ya que es una herramienta completa y fácil de utilizar.

Existen diferentes tipos de bases de datos, cada una con una estructura y organización diferente debido al objetivo de la misma. Para que entiendas un poco más fondo este tema, en este post te explicaremos el concepto de bases de datos y sus clasificaciones.

También te enseñaremos cómo elaborar una base de datos en Excel. Siguiendo los pasos que dejamos no tardarás ni 10 minutos elaborando su estructura.

¿Qué es una base de datos y qué tipos existen en Microsoft Excel?

Una base de datos es donde se almacenan todas las informaciones. Este término según la historia fue utilizado por primera vez en 1963, en California, USA. Para ese momento se estaba implementando la metodología de almacenamiento y control de datos.

Generalmente se puede definir como base datos, todas aquellas cuya estructura está conformada o agrupada por un conjunto de información. Desde el punto de vista de la informática podemos definirlo de la siguiente manera; las bases de datos son bloques de información agrupados en tablas, y cumplen con la característica que pueden editarse.

Existen diferentes bases de datos, cada una se compone por diferentes estructuras cuya función es almacenar información. Estas tablas están conformadas por columnas y filas, cada columna divide y organiza la información de los elementos.

También podemos definir como base de datos, el conjunto de elementos organizados, cuyos datos guardados son explotados con fines de mantener unos datos en una empresa o negocio en particular.

Todas las bases de datos sin importar su tipo, depende de las principales características que le permiten entrar dentro de las definiciones realizadas:

• Recolectan información física y lógica, conocido como data.
• Mantiene una redundancia mínima.
• Puede ser manipulado o alterado por cualquier usuario, o múltiple de ellos.
• Integridad de los datos.
• Se explican y desarrollan consultas complejas optimizadas.
• Puede ser auditado, y cuenta con un registro de acceso.
• Todos los datos pueden ser respaldados y recuperados.
• En algunas ocasiones trabaja en conjunto con lenguajes de programación estándar.

En cuanto a tipos de bases de datos, estas se clasifican de varias maneras, categorizándose por su contexto, utilidad, y necesidades.

A continuación te mostraremos las clasificaciones de las bases de datos:

Según la variabilidad de la base de datos

Esta es la primera clase de las bases de datos, pero, a su vez se divide en dos (Estáticas y Dinámicas):

• Bases de datos estáticas: son una base de datos estrictamente de lectura y tiene como función principal almacenar datos históricos. Entra las utilidades que tiene este tipo de base, está el estudio del comportamiento de un conjunto de datos, se compara con respecto a otra variable, sea tiempo, espacio, distancia… Con las bases estáticas podemos tomar decisiones, interpretar mejor los resultados, o hasta finalizar proyectos.
• Bases de datos dinámicas: la información almacenada puede modificarse con el tiempo, en otras palabras son grupos de datos totalmente editables.

Según el contenido

En esta categoría podemos encontrar tres tipos de bases de datos.

Estas son muy dependientes del contenido almacenado y la organización de la información:

• Bases de datos bibliográficas: son bases de datos que mantienen informaciones precisas de una persona o sitio. Podemos encontrar en ellas ítems como fecha de publicación, editorial, titulo, edición o alguna información en específico.
• Bases de datos de texto completo: aquí se almacenan listas de fuentes primarias, ejemplo de esto, una colección de revistas educativas.
• Directorios: es utilizada para guardar direcciones, funcionando como páginas blancas o amarillas. Los datos pueden ser personales o empresariales, la información debe contener nombre, dirección, teléfonos, correos electrónicos, datos de facturación de ser necesario y otros.
• Bases de datos o “bibliotecas” de información química o biológica: la palabra biblioteca hace referencia a varios libros, en este caso a diferentes informaciones, y pueden subdividirse según el tema a trabajar o proyectos realizados.

Pasos para crear una base de datos de cualquier tipo en Microsoft Excel

Crear una base de datos no es muy complicado, lo que si debemos tener muy claro es la información que vamos a plasmar y cómo vamos a organizarla.

Después de haber decidido cómo estructurar los datos procedemos a seguir los siguientes pasos:

Pasos para hacer una base de datos

Lo primero esta es buscar en nuestro ordenador la herramienta Excel, todas las versiones de este software nos permiten crear bases de datos, sin embargo el orden y la ubicación de algunas opciones pueden variar un poco.

En este caso nosotros utilizaremos Excel 2016:

• Al abrir el programa veremos diferentes sugerencias para trabajar en Excel. Entre ellas se encuentra la opción de “Libro en blanco” que es la que elegiremos.

• El libro se conforma por una cantidad de columnas con una nomenclatura en letras, y filas con números. Podemos seleccionar y escribir en cada cuadro que se forman por la intercepción de las filas y columnas.

• Armaremos nuestra estructura, en el caso de nosotros escribiremos en la fila dos (2) Fecha, Operador, Turno, Marca, Producto, Producción (TH), Cantidad de paradas. Este modelo se basa en un registro de producción en una empresa cualquiera.
• Como puedes ver, es necesario que si vamos a hablar de datos cuantitativos expliquemos la unidad en que se expresa, por ejemplo nosotros utilizamos la unidad de TH, que hace referencia a miles de unidades.

• Ahora debemos crear la tabla, para organizarlos de una mejor manera y permitir un filtrado. Para ello, pulsamos y arrastramos el puntero hasta donde creamos que puede ser suficiente para abarcar los datos. Buscamos en “Inicio”, sección de “Estilos” la opción “Dar formato como tabla”.

• Elegimos el estilo que más nos guste y lo seleccionamos. Con esto ya tenemos nuestra tabla, pero aún sigue vacía, debemos rellenarla con los datos que hemos recogido.
• Después de escribir toda la información en los espacios correspondientes podemos guardar el archivo. Como vemos, en la parte de arriba de la tabla, se encuentran unas flechitas apuntando para abajo que despliegan opciones de filtrado.