Gmail para Empresas ¿Qué es, cómo funciona el Gmail Profesional y que diferencias tiene con el Gmail normal?

La razón detrás de la gran popularidad del servicio de correo electrónico Gmail no solo es su gran estabilidad y seguridad, sino el hecho de que está complementado con un sinfín de herramientas muy útiles.

Además de todo esto, Gmail integra también un servicio dedicado para cuentas empresariales, alojado dentro de Google Workspace, que otorga a los usuarios opciones para mejorar tanto la comunicación interna de sus equipos, como la imagen ante sus clientes.

A pesar de todos los usos que tiene, utilizar estos servicios es tan simple como utilizar tu cuenta de Gmail personal. En los próximos párrafos, te explicaremos todo lo que necesitas saber para utilizar Gmail en tu empresa como todo un profesional.

¿Qué es el Gmail para Empresas y cuáles son las ventajas y beneficios de utilizarlo?

Gmail para empresas es una de las muchas herramientas disponibles en el servicio de Google Workspace, el cual es un entorno de trabajo especializado para grandes marcas, ofreciendo al propietario mayor control sobre los datos, por medio de informes de seguimiento. Google Workspace contiene lo que sería la versión de pago de Gmail, ya que el uso de todas sus herramientas tiene un valor aproximado de 6 euros al mes. Sin embargo, ofrece características muy interesantes.

Para empezar, una cuenta de Gmail empresarial ofrece al propietario completo control sobre el acceso de los usuarios, por lo que, si alguno deja la empresa, puedes revocar su autorización para evitar su acceso a la información sensible. Otra gran ventaja es el hecho de que las direcciones de correo que crees tendrán el dominio corporativo de tu empresa, en lugar del dominio “@gmail.com” tendrán “nombre@tuempresa.com” ofreciendo una imagen de mayor confiabilidad para potenciales clientes.

Diferencias con el Gmail clásico ¿Cómo mejora la productividad la versión empresarial del servicio de correo electrónico de Google?

A pesar de ser el mismo proveedor y estar destinados a funciones similares, existen muchas diferencias entre Gmail clásico y Gmail Business, debido a que este último incluye muchas más propiedades que lo vuelven la herramienta perfecta para integrar en tu rutina de trabajo. La utilidad de estas diferencias sale a relucir de manera especial cuando el objetivo es ganar y mantener la confianza de los clientes por medio de una presentación que muestre un buen nivel de profesionalismo.

Lo que diferencia a Gmail personal de Gmail pago podría resumirse en:

• Dominio profesional: el pago que Workspace te brinda acceso a un dominio web profesional, además de darte total control sobre todos los pormenores de la imagen digital de tu empresa, desde el dominio web empresarial, hasta la gestión de usuarios
• Funcionamiento garantizado: los servidores de Google se mantienen en funcionamiento 24/7, ofreciendo a sus usuarios una garantía de tiempo de actividad continuo.
• Mayor capacidad de almacenamiento en la nube: como todas las aplicaciones de Google, Gmail está basado en la nube, ofreciendo a sus usuarios 15 GB de almacenamiento. Con Google Workspace, sin embargo, podrás disponer desde un mínimo de 30GB, hasta espacio ilimitado según el plan que disfrutes.
• Más seguridad y mayor privacidad: Google destaca en sus apartados de seguridad aplicados en todas sus aplicaciones. Sin embargo, tratándose de un servicio destinado a negocios, Workspace cuenta con funciones adicionales de seguridad como la doble autenticación y el inicio de sesión único. Además de esto, sus planes más avanzados ofrecen acceso a aplicaciones como Vault.
• Mayor control sobre usuarios, datos e información: estas prestaciones son particularmente útiles para empresas emergentes, con equipos recién formados. Google Workspace ofrece un panel único con todas las opciones de gestión necesarias para dar al propietario todo el control sobre la administración de los usuarios.

Aprende paso a paso cómo darte de alta en Gmail para Empresas desde cualquier dispositivo fácil y rápido

La gran ventaja de Google es que es un servicio muy accesible. Es posible ingresar desde cualquier navegador, independientemente del sistema operativo, gracias a su función de almacenamiento en la nube y sus plataformas de trabajo completamente online.

Veamos:

En Android e iOS

Un smartphone es una herramienta primaria para casi cualquier tipo de trabajo, ya que es necesario que el equipo de trabajo mantenga comunicación entre sus miembros, además de estar siempre al pendiente de los clientes.

Por este motivo, es importante tener las herramientas de Gmail de tu empresa a disposición en todo momento:

• En Android, sigue la ruta Ajustes > Cuentas > Google > Cuenta de Google.
• En iOS abre tu navegador web e ingresa a Google, luego pulsa en el círculo ubicado en la esquina superior derecha y selecciona “Iniciar sesión”. Ingresa tu correo y tu contraseña y finalmente entra en “Administra tu cuenta de Google”.

• Navega por la barra superior hasta el apartado “Personas y uso compartido”.

• Desliza hacia abajo, hasta la opción “Funciones comerciales”.
• Activa las funciones comerciales y pulsa sobre el enlace “Google Workspace”.
• En cuanto abra la página, pulsa en “Comience ahora”.

• Define la cantidad de trabajadores de tu empresa.
• Ingresa tu nombre, apellido y dirección de correo electrónico actual.
• Si tienes un dominio web, selecciona la opción “Si, tengo un dominio válido”, e ingrese el nombre en el campo correspondiente. En caso contrario, pulsa “No, necesito un dominio” y escoge un dominio disponible.

• Verifica la disponibilidad de tu nuevo dominio y haz clic en “Siguiente”.
• Introduce la dirección física de tu empresa, código postal y número de teléfono.
• Acepta las sugerencias del servicio de Workspace.
• Define tu correo electrónico y la contraseña. Este nuevo correo utilizará el dominio recién creado.
• Verifica el captcha y presiona “Aceptar y continuar”.
• Define el medio de pago que planees utilizar, y nuevamente pulsa “Aceptar y continuar”.

En Windows y MacOS

Ingresar a Google Workspace a través de tu ordenador, independientemente de su sistema operativo, no representa una tarea compleja. Siendo Google un servicio completamente alojado en internet, todos los pasos pueden hacerse a través de cualquier navegador.

Veamos a continuación:

• Abre tu navegador web e ingresa a workspace.google.com

• Haz clic sobre el botón “Comience ahora”.
• Selecciona la cantidad de trabajadores de los que dispone tu empresa.

• Llena los campos de nombre, apellido y correo electrónico actual.
• Si no cuentas con un dominio, haz clic en “No, necesito un dominio”, y define el dominio web relacionado a tu empresa, si ya dispones de uno, selecciona “Si, tengo un dominio válido”.
• Especifica la ubicación de tu empresa, ingresando su dirección, código postal y número telefónico.
• Puedes aceptar o rechazar las promociones de Workspace, tras lo cual haz clic en “Siguiente”.

• Ingresa tu nuevo correo empresarial, el cual incluirá el dominio que ingresaste anteriormente.
• Resuelve el captcha.
• Para finalizar, selecciona los métodos de pago del servicio de Workspace, luego presiona “Aceptar y continuar”.

Los mejores trucos de Gmail para empresas que debes conocer para sacarle el máximo provecho a tu correo corporativo

Son tantas las posibilidades que nos ofrece Gmail al contratar su servicio empresarial, que hay ciertas acciones que para la mayoría de los usuarios pasan desapercibidas.

Sin embargo, tenerlas en cuenta puede mejorar en gran medida nuestra experiencia:

Hacer videollamadas desde Gmail

Gmail te ofrece mucho más que el servicio básico de correo electrónico, ya que cuenta con una variedad de herramientas para optimizar la gestión empresarial. Entre estas herramientas destaca Google Meet, el cual te permitirá realizar videoconferencias, accediendo directamente desde tu bandeja de correo Gmail.

Veamos los pasos a continuación:

• Ingresa a gmail e introduce tu correo electrónico y tu contraseña.
• En la barra lateral izquierda, haz clic sobre el icono de videocámara.
• Aparecerá una ventana emergente con el link de acceso, el cual deberás enviar a los participantes de la reunión.
• Una vez compartido el enlace, inicia la conferencia.
• Espera a que los participantes se unan por medio del link que les enviaste anteriormente. Debes aceptar su ingreso.

Desactivar historial de conversaciones

Como medio de protección de privacidad, Gmail de Workspace cuenta con la función de eliminación automática del historial de conversaciones de Google Chat.

Al modificar este parámetro, los mensajes se eliminarán una vez transcurridas 24 horas, de manera similar a los mensajes efímeros de WhatsApp:

• Abre una sala.
• Haz clic sobre el nombre.
• En el menú desplegable, selecciona la opción “Desactivar historial”.

Añadir emojis a tus grupos de Workspace

La utilidad de los emojis va más allá de su envío en chats de forma coloquial, ya que, al ser caracteres especiales muy distintos, es posible utilizarlo para identificar carpetas, grupos y salas:

• Abre la sala de chat a modificar.
• Haz clic en el nombre de la sala.
• Selecciona la opción “Editar nombre y emoji”.
• Selecciona el emoji que deseas. Lo más recomendable sería elegir uno que se adapte al tema de la sala.

Estas son las mejores alternativas a Gmail Business para tener un correo empresarial para tu marca personal o corporativa

Gmail es una de las herramientas más completas para el ámbito empresarial, hasta el punto de ser muy utilizada por empresas grandes, medianas y pequeñas. Sin embargo, se pueden dar casos en los que Gmail no ofrezca lo que el usuario busca, y para estos casos, existen alternativas a las cuales podemos recurrir.

Vamos a ello:

OnBoardMeetings.com

Es un software de gestión de reuniones virtuales pensado para realizar videoconferencias y salas de reunión para administradores de junta, directores y líderes de empresa, permitiéndoles reducir la complejidad de su trabajo para aumentar la productividad. Cuenta con el respaldo de un soporte especializado en aplicaciones de comunicación industrial que está preparado para responder tus preguntas sobre manejo y administración empresarial.

AxeroSolutions.com

Es un software de intranet diseñado para uso empresarial, que unifica al equipo y optimiza la productividad. Es utilizado por compañías de cualquier tamaño, y tiene clientes como Toyota, Johns Hopkins University, CHG Healthcare y más. Ofrece a sus usuarios una serie de herramientas de comunicación pensadas para mejorar el trabajo conjunto y la confianza del equipo. Cuenta con utilidades como transferencia de archivos de cualquier tipo, videoconferencias y mensajería instantánea.

Groupe.io

Es una aplicación pensada para la comunicación interna de empleados dentro de la empresa. Permite conectar a toda la plantilla, incluyendo a personal de campo, en tiempo real por medio de transmisiones, chats, transferencia de archivos y mucho más. Hace posible la comunicación por mensajería instantánea interna de la aplicación, eliminando así la necesidad de un correo electrónico con dominio corporativo. Esto permite incluir a todo el personal, desde el primero en rango hasta el último.