¿Cómo hacer que un correo vaya directamente a la bandeja de entrada de Outlook y evitar la carpeta de SPAM? Guía paso a paso

Para los creadores de campañas publicitarias, a través del correo electrónico de Outlook es fatal que frecuentemente sus mensajes terminen retenidos en la carpeta de spam. Cuando no hay efectividad en los correos, la tarea se convierte en una pesadilla y causa mucha preocupación.

Es allí donde comienza el proceso de investigación para ver cuáles son las posibles causas por las que un correo no es visto. Y a decir verdad, no hay una solución mágica a este problema ni tampoco un manual específico que te diga qué configuración debes aplicar para evitar que Outlook clasifique tus mensajes como basura.

Lo que existen son medidas que se pueden tomar para intentar impedir un bloqueo. Y en este curso que comenzamos, aprenderás lo importante que es evitar que los email terminen en la bandeja de spam y conocerás consejos puntuales que debes hacer para que los mensajes de correo tengan éxito y cumplan con su misión.

¿Cuáles son los factores que determinan si un correo es SPAM o no?

Muchos estudios revelan que las ofertas por correo electrónico motivan a los usuarios a adquirir un producto y un alto porcentaje de ellos se ven influenciados para tomar una decisión final. Sin embargo, se estima que un 20% de los mensajes enviados a través de las campañas, no terminan entrando a la bandeja de entrada.

Algunas de las razones que lo impiden te las describimos a continuación:

Muchos archivos adjuntos

El sistema interpreta que puede tratarse de un malware o uso abusivo de publicidad para llenar las bandejas de entrada del destinatario, comprometiendo su privacidad y seguridad. Si los mensajes que envías contienen muchas imágenes, vídeos o archivos de texto, debes replantear la estrategia y utilizar un método que sea menos sospechoso.

La dirección IP está en la lista negra

Esta penalización se presenta cuando se utiliza un servicio de marketing para la creación de campañas. Si en algún momento la dirección se utilizó para enviar correos catalogados como basura, es muy posible que ya esté marcada con un filtro predefinido. Otra causa es que la dirección IP sea compartida y otros usuarios la utilicen con fines diferentes. Allí el proveedor puede hacer su deducción de que también envías correos spam.

Correo electrónico mal configurado

Toda la información importante de la cuenta debe estar bien configurada, lo que incluye tener una correcta identidad corporativa. Esto ayudará a generar confianza en los clientes y en potenciales compradores que verán la dirección de manera confiable. Si hay datos incompletos, esto puede afectar la credibilidad de la información, lo que lleva a que Outlook la bloquee y nunca aparezca en la bandeja de entrada.

Palabras inapropiadas

Con la detección inteligente que realizan los filtros, estos se configuran para que de forma automática determinen la calidad de un correo electrónico. Algunas expresiones como "haz clic" o "mira esta promoción" ya pueden estar incluidas en la lista negra. Tal vez la intención es decirle a un amigo que a través de cierto enlace puede obtener una oferta de cualquier producto, pero el proveedor no lo ve de esa forma e inmediatamente lo bloquea.

Enlaces dudosos

Luego de redactar un correo, quizá queremos incluir un enlace a alguna página web para complementar la información que estamos suministrando. El problema está en que si el sitio es inseguro o no tiene los suficientes niveles de seguridad, Outlook lo considera sospechosos y lo bloquea. En uno de estos enlaces puede incluirse un malware o un ataque de hacker, lo que inmediatamente es detectado. Antes de colocar un vínculo hay que estar seguros que la información no representa ningún riesgo para otra persona.

¿Por qué es importante evitar la bandeja de SPAM?

No necesariamente todos los correos que terminan en la carpeta de spam lo son. Y si trabajas en una campaña de emailing, cuando un mensaje es catalogado como indeseado, estás tirando ese dinero a la basura, ya que no se verá en la bandeja de entrada por lo que jamás logrará el objetivo de promoción e información en los destinatarios seleccionados.

Por otra parte, la reputación de tu marca se verá afectada, dando una muy mala percepción entre los contactos y generando desconfianza. Y finalmente, bajarán los niveles de aceptación, lo que disminuirá tu base de datos y las estadísticas métricas caerán, disminuyendo las posibilidades de captación de nuevos leads.

¿Cuáles son los protocolos y servicios que influyen en el envío de correos?

Las herramientas a continuación forman parte indispensable en el desarrollo de las campañas de email marketing, tecnologías que ayudan a que los correos puedan ser enviados de forma exitosa.

Veamos:

Email Service Provider (ESP)

Las siglas ESP traducidas al español significan “Proveedor de servicio de correos electrónicos” y surgió con la necesidad de complementar los trabajos de email marketing. Van más allá de lo que ofrecen los buzones de correo tradicional, permitiendo el envío masivo de mensajes.

Una de las necesidades que cubre, es que los buzones gratuitos tienen una limitante en cuanto a la cantidad que se puede enviar cada 24 horas, aparte de segmentar los contactos, proporcionar herramientas para hacer atractivas las campañas con un seguimiento real.

Internet Service Provider (ISP)

Los ISP, por su lado, son proveedores de servicios de internet. Es la empresa que ofrece la asistencia y a la cual hay que cancelar una tarifa dependiendo de sus planes. En un mismo país pueden existir diversos distribuidores que satisfacen las demandas del mercado. Entre las tecnologías que utilizan los ISP se cuentan la DSL conocida también como banda ancha o GSM, por citar solo dos. La variedad de servicios es mayor o menor dependiendo de la zona y de los avances en la instalación de redes que tenga cada proveedor.

Web Based Email Services (WES)

Finalmente, tienes el WES que es un servidor que permite ingresar a la cuenta de correo y utilizarla mediante un navegador web. Entre los principales nombramos Outlook, Gmail o Yahoo. Normalmente las cuentas gratuitas no son las más adecuadas para fines comerciales por las limitantes que colocan. A través del navegador, se puede, una vez iniciada sesión, leer y responder mensajes desde cualquier ordenador que tenga conexión a internet sin importar la ubicación en la que te encuentres.

Consejos para evitar que los correos de tus campañas de emailing vayan a la carpeta de SPAM

En los siguientes párrafos, encontrarás algunos tips y consejos valiosos que impedirán que el tiempo invertido en tus campañas se pierda, para que logres cautivar a tu audiencia y ampliar tu base de datos de contactos.

Veamos a continuación:

Cuidado con abusar de las imágenes

Selecciona cuidadosamente la cantidad de imágenes que vas a colocar a tus correos. Muchas veces, estas son utilizadas para esconder información y al ser excesivo su uso, el servidor podría interpretarlo como una señal de alerta. Es mejor ser puntuales y precisos. Por otro lado, es conveniente tener cuidado al utilizar los acortadores de enlaces. Es cierto que el link se ve mucho más sencillo y atractivo, pero detrás de algunos servicios hay cientos de publicidad y de páginas que carecen de seguridad.

Utiliza un dominio propio

Al principio de un emprendimiento se puede optar por una dirección de correo gratuita, común y corriente. Pero en la medida que vas creciendo, lo más sensato es contratar un servicio pago que se identifique con tu marca, que esté relacionado con tu dominio web y sea personalizado. Esto transmite confianza, seriedad, respeto y levanta la reputación, aparte de que es mucho más profesional. Cuando un nombre comercial va seguido de la terminación Outlook.com o Gmail.com genera sospecha y es bloqueado de la bandeja de entrada.

Aumenta tus listas con esfuerzo propio

Al intentar llegar a un mayor número de personas, se puede caer en la trampa de comprar listas de correo electrónico y eso es una mala idea, ya que la mayoría de los contactos que tendrás a la mano probablemente ni estén esperando tus mensajes ni estén interesados en tu contenido por lo que se aplicará un filtro al mensaje.

Otro de los riesgos que corres, es que los mensajes no sean ni siquiera abiertos por considerarse sospechosos. Finalmente, las bases de datos que son compradas permiten que seas identificado fácilmente como una persona dedicada a enviar spam.

Redacta el correo correctamente

La ortografía y gramática es sumamente importante. Pero acá nos referimos además al asunto que debes incluir en los mensajes. Hay que escribirlo con las letras apropiadas, no solamente en mayúsculas porque en lenguaje escrito así, se traduce en hablar a gritos.

No abuses de los signos de exclamación e interrogación, solamente utiliza los necesarios. Y dile adiós a las palabras como oferta, descuento, compra ahora, garantizado, gratis o cualquier otra similar. Estos criterios evitarán que, si llegas a la bandeja de entrada, sean tus lectores los que te califiquen de spam.

Incluye detalles de contacto

Es importante crear una tarjeta de contacto o firma para los correos electrónicos enviados. Los destinatarios deben saber quién les está escribiendo y cuáles son tus intenciones. Invita a que te respondan y a que también te incluyan en la lista de contactos. Eliminar los comentarios es una actitud sospechosa. Es recomendable no comenzar las campañas de correos masivos con email recién creados ni con cuentas gratuitas.

Tampoco debes enviar a direcciones que no existan solamente para ampliar la lista de contactos. Lo mejor es ser honesto contigo mismo y con la audiencia que estás comenzando a crear. Los anteriores son cinco tips básicos a tomar en cuenta para impedir pasar directamente a la bandeja de spam, sin siquiera tener la oportunidad de que tus contactos revisen tu mensaje. Son técnicas que al usarlas las perfeccionarás y lo harás cada día de forma más profesional.