¿Cómo crear un bot en Slack para tu espacio de trabajo y automatizar ciertas tareas? Guía paso a paso

Los bots son una excelente herramienta que ofrecen muchas plataformas, con el propósito de ejecutar códigos y automatizar tareas de una manera ingeniosa. Específicamente en el caso de Slack, la programación de un bot es controlada por un token de usuario.

Este, tiene acceso a una o más API de Slack. Lo más interesante, es que funcionan igual que un usuario común, debido a que pueden llevar a cabo actividades que normalmente las personas realizan como publicar mensajes, subir archivos, tienen perfiles, etc.

Si deseas sacarle el máximo partido y disfrutar de sus grandes beneficios, te invitamos a continuar leyendo acerca de ¿Cómo crear un bot en Slack para tu espacio de trabajo y automatizar ciertas tareas?.

¿Qué tareas puedo automatizar con un Bot de Slack y qué beneficios tiene hacerlo?

Los bots pueden ayudarte a agilizar considerablemente cualquier proceso, debido a que lo programas para que ejecute la tarea que tú decidas.

Aparte de eso, también puedes realizar otra serie de actividades tales como:

• Ayudar y supervisar la actividad de un canal en específico.
• Escribir mensajes y publicarlos en un canal.
• Reaccionar a la actividad de los miembros de un canal.
• Realizar mensajes interactivos de un canal a través de botones.

¿Qué se necesita para crear un bot en Slack y qué usuarios de un espacio de trabajo lo pueden hacer?

Para crear un bot en Slack, no hay una amplia cantidad de requisitos por cumplir. Básicamente lo único que se necesita es tener una cuenta en Slack y unirse a un espacio de trabajo. Así, puedes comenzar a disfrutar de todas las ventajas que tiene para ofrecer esta interesante funcionalidad.

Hay que tomar en consideración, que los bots pueden hacer únicamente aquello para lo cual han sido programados. Esto quiere decir, que un miembro no puede “iniciar sesión” como el bot y ejecutar tareas que otros miembros de tu espacio sí pueden hacer. Asimismo, no pueden convertirse ni en propietarios ni en administradores de ningún espacio de trabajo.

Aprende paso a paso cómo crear un bot para tu espacio de trabajo de Slack

Un aspecto bastante interesante de Slack, es que te permite crear tu propio bot para que ejecute las tareas que necesites.

En este sentido, si no sabes cómo hacerlo, sólo debes seguir el procedimiento a continuación:

• Inicia sesión en Slack.
• Conéctate a un espacio de trabajo o crea el tuyo propio.
• Dirígete a la API de Slack.
• Presiona en el botón de Start building para iniciar el proceso. Acto seguido, se muestra una pantalla donde hay que escribir el nombre de la app y el espacio de trabajo donde quieres crearla.
• Ahora es momento de iniciar la configuración. Entonces, si vas a crear un chatbot, selecciona la opción de Bot ubicado en la sección de Add features and functionality.
• Cuando selecciones bot, te ubicarás en App Home. Desde allí, verás un apartado llamado First, assign a scope to you bot token y un botón verde. Aquí podrás agregar los permisos y alcances que el bot tendrá dentro del espacio de trabajo.
• Ve al apartado Scopes y añade los permisos. Está el permiso Bot Token Scopes que es un bot asociado a la app instalada en un espacio de trabajo, y no están vinculados a la identidad de un usuario. También está el User token scopes, que son básicamente miembros del espacio de trabajo y se emiten para el usuario que instaló la app y los que la autentican.
• Selecciona los permisos que requieras y agrégalos a los apartados anteriores.
• Sube en el menú y verás que se habilitó el botón de Install app to workspace. Procede a instalar la aplicación.
• Presiona en Allow y ya tendrás la app instalada.

Luego de haber creado el bot, si quieres añadirlo a tu espacio de trabajo tienes que:

• Ir a la barra lateral izquierda y presionar en la pestaña de OAuth y permisos.
• Debajo de la sección de Ámbitos de tokens de bot, escoge uno o más ámbitos.
• Selecciona en Agregar un ámbito de OAuth.
• Haz clic en la pestaña de Morada de la aplicación, ubicada en la barra lateral izquierda. De esta manera, podrás ver el usuario bot y la configuración que agregaste.

Sumado a eso, vale la pena mencionar que existen diferentes formas para sacarle el máximo partido a un usuario bot.

Te explicaremos seguidamente sobre estos puntos, los cuales te profundizan un poco más en la eficiencia y productividad de un usuario bot en tu espacio de trabajo:

Para supervisar y ayudar a procesar la actividad de un canal

Si deseas monitorizar y procesar las actividades de los canales públicos y privados a los que seas invitado, el uso de un usuario bot es muy conveniente. Aunado a eso, puedes estar al tanto sobre los mensajes directos que se te envíen.

Para publicar mensajes en un canal y reaccionar a la actividad de los miembros

Aparte de recibir mensajes, un usuario bot te ayuda a publicar mensajes previamente establecidos en todos aquellos canales de los que eres miembro. Esto puede ser muy útil para ahorrarte tiempo mientras estás trabajando.

Para hacer interactivos los mensajes de un canal con botones

En el momento en que se incorpora un bot a una app de Slack, es posible añadir a los mensajes componentes interactivos como botones. Con ellos, los miembros tienen la oportunidad de interactuar. Como consecuencia de ello, se generan determinadas acciones en los servidores, con los cuales puedes realizar ciertas tareas.

Lista de los mejores Bots que puedes utilizar en Slack para aprovechar al máximo la herramienta

La elección de un buen bot dependerá el gran medida del tipo de proyecto que tengas, debido a que cada uno cumple con diferentes funcionalidades.

Si no sabes por cuáles comenzar, te compartiremos los 5 mejores para sacar el mayor provecho a la herramienta:

Trello

Uno de los bots más eficientes que puedes utilizar dentro de la plataforma, es Trello. De forma sencilla, se puede decir que es una herramienta de administración de tareas, lo cual lo hace perfecto para usar con un grupo de trabajo. En consecuencia, desde un mismo espacio puedes organizar tus tareas personales comunes, tareas un poco más profesionales. Una de las funcionalidades más interesantes, es que puede gestionar tus tareas y notificar al equipo en caso de que alguna se haya modificado, añadido o eliminado.

Jira Cloud

Esta aplicación es utilizada comúnmente para gestionar proyectos en los que haya un equipo de trabajo. Gracias a ella, se tiene un control y seguimiento del trabajo de cada uno de los integrantes. Aparte de eso, muestra actualizaciones en tiempo real para mantenerse al tanto de los avances de cada tarea.

Otro punto bastante útil, es que únicamente los administradores tienen el poder de determinar quiénes pueden realizar ciertas acciones en cada una de las tareas asignadas. De esta forma, siempre se mantiene un control del trabajo sin importar la cantidad de personas que haya en un equipo.

Polly

Si deseas tener un flujo de trabajo más sencillo, sacar provecho de Polly es una excelente idea. Con ella, es posible realizar votaciones y encuestas a diferentes miembros de los canales de Slack e ir monitoreando los resultados en tiempo real.

Sumado a eso, los resultados se pueden chequear directamente desde el sitio web de Polly, para posteriormente analizarlos. Aquí no solo tendrás organización, sino que también le permites a tu equipo formar parte de decisiones importantes de proyectos, conocer sus opiniones y demás detalles a través de las votaciones y encuestas.

Kyber

Esta es otra de las opciones de gestión de proyectos más interesantes que puedes usar dentro de Slack. Una de sus características distintivas, es que puedes mantener a todo el equipo de trabajo dentro de una misma línea de productividad, monitoreando los progresos, estableciendo tareas, planificando estrategias, etc.

Además de ello, es capaz de revisar la cantidad de trabajo que quede por terminar y, en su versión gratuita, permite un máximo de 5 personas por grupos de trabajo. Por último, debes saber que Kyber tiene una integración a la plataforma para automatizaciones conocida con el nombre de IFTTT.

MailClark

Si deseas comenzar a enviar correos Gmail a través de Slack, ya puedes hacerlo mediante MailClark. Se pueden tener toda la cantidad de cuentas de correo electrónico de Google que se desee. Así, es posible conectar a cada canal de Slack que se use, una cuenta de correo con el cual se puede mantener contacto con todo un equipo.

Es tan buen gestor de correos, que es capaz de configurarlos de tal forma que se puede recibir un email que sea de interés para algunas personas y se envíe a un canal determinado. Gracias a ello, se mantiene una excelente comunicación interna de la empresa.