Fórmulas de fecha y hora en Microsoft Excel ¿Qué son, para qué sirven y cuáles son todas las que puedo insertar en mis hojas de cálculo?

Si bien es cierto, Excel se define como un programa que hace parte de la suite ofimática Microsoft Office, el cual es una hoja de cálculo que funciona como un arreglo de filas y columnas divididas por casillas en las que se pueden ejecutar una infinidad de tareas y acciones, tales como: registrar datos, procesar texto, hacer cálculos con herramientas matemáticas y crear gráficos.

Gracias a ello, es una herramienta que sirve para realizar todo tipo de cálculos numéricos y matemáticos, al igual que, para admitir la visualización de datos por medio de diferentes tipos de gráficos. Por consiguiente, es un programa de gran utilidad para numerosos usuarios con la necesidad de insertar datos para manejarlos, interpretarlos y almacenarlos eficientemente.

Ahora bien, son muchas las funciones que contiene Microsoft Excel, por defecto. Entre ellas, una de las mejores hace referencia a las fórmulas de fecha y hora que se encuentran dentro de la Biblioteca de Fórmulas del programa. Para conocer más de que se tratan y cuáles son, te invitamos a leer este post.

¿Qué son las funciones de fecha y hora y para qué sirven en las hojas de cálculo de Excel?

Básicamente, las funciones de fecha y hora son elementos que les permiten a los usuarios trabajar con información acerca de los segundos, minutos, horas, días, meses y años, en cualquier contexto. De forma que, son muy importantes para la elaboración y el desarrollo de informes financieros o estadísticos, por ejemplo.

En ese sentido, dichas funciones sirven para marcar hojas de cálculo, insertando la fecha y hora actual. Al igual que, para descomponer una fecha con el fin de obtener el día de la semana, mes o año. Adicionalmente, son patrones ideales para calcular la diferencia en días laborables entre dos fechas, buscar fechas específicas, conocer la hora actual y muchos otros datos de gran utilidad.

Ahora bien, es preciso acotar que, las funciones de fecha y hora que se encuentran en Excel, están divididas en dos grupos, los cuales son:

• Funciones que se pueden usar para agregar la fecha, días de la semana u hora dentro de una determinada hoja de cálculo.
• Funciones que tienen la capacidad de calcular el número de días, meses o años entre dos fechas establecidas.

Lista de todas las funciones de fecha y hora de Excel y cómo utilizar cada una de ellas

En vista de que existen más de 20 funciones de fecha y hora de Excel, es esencial conocer cuáles son cada una de ellas y como se deben emplear correctamente, a fin de poder sacarles el máximo provecho posible en tus hojas de cálculo.

Como consecuencia, procedemos a nombrar y explicar cuáles son:

Función: AHORA

Específicamente, es una utilidad que se encarga de devolver la fecha y hora actuales con formato de fecha y hora, como tal. Por ende, a través de ella, los usuarios podrán obtener la fecha y hora real en su documento de Microsoft Excel.

Por consiguiente, si el formato de celda era General antes de puntualizar esta función, el programa modificará dicho formato de celda con el fin de que concuerde con el formato de fecha y hora de la configuración regional. Así, es útil para presentar la fecha y hora del momento, al igual que para computar un valor basándose en ese dato con el objetivo de que dicha cifra se actualice cada vez que la persona acceda a la hoja de cálculo.

Función: AÑO

Esta se ocupa de devolver el año de la fecha especificada, como un número entero que se encuentra comprendido entre el rango 1900 y 9999. Tomando en cuenta que, Excel guarda las fechas como números de serie secuenciales para que se puedan usar en cálculos.

Entonces, por ejemplo, la fecha 1 de enero de enero de 1900, tiene el número de serie 1. Mientras que, la fecha 1 de enero de 2008, es el número de serie 39448; debido a que, es el que le corresponde, por defecto. Por otro lado, el único argumento de la función es la fecha de la cual deseas conocer el año.

Función: DÍA

Tal y como su nombre lo indica, esta es una función que proporciona el día del mes de una determinada fecha. Es decir que, devuelve el número de día de una fecha indicada y este, se encuentra expresado como un dígito entero que va desde el 1 hasta el 31. En consecuencia, solamente contiene un argumento que consiste en el número de serie de la fecha a estudiar.

De tal modo, dicho número de serie es obligatorio para que el sistema de Excel pueda analizar la información y así, extraer el número del día definido. Inclusive, la función DIA del programa puede tomar una fecha que se encuentre almacenada en otra celda, como argumento.

Función: DIA.LAB

A través de esta función, podrás obtener el número de serie del día laborable por medio de cualquier fecha especificada. Puesto que, se encarga de devolver un número que representa la cantidad de días laborables antes o después de la fecha inicial.

Considerando que, los días laborables excluyen los días sábados y domingos (fines de semana), al igual que cualquier fecha festiva reconocida en el argumento. Así, se estima como una función de gran ayuda para cualquier profesional o empleado que quiera conocer, específicamente, el número de días de trabajo realizado.

Función: DIA.LAB.INTL

Se refiere a una utilidad que devuelve el número de serie de la fecha anterior o posterior de un determinado número de días laborales con ciertos parámetros de fin de semana, completamente personalizados. Por ende, con “DIA.LAB.INTL” podrás obtener el número de serie del día laborable de una fecha especificada. Para así, poder indicar los días que corresponden al fin de semana y, por defecto, los días no laborables.

Función: DIAS

Básicamente, esta función se ocupa de mostrar la cantidad de días entre las dos fechas establecidas. Pero, no está disponible en las siguientes versiones de Excel: 2010, 2007 y 2003. Mientras que, si se encuentra en Microsoft Excel 2013 y 2016, al igual que en Office 365.

Ahora bien, en forma de observación, resaltamos que, si algún argumento contiene una fecha con formato de texto, se utilizará un proceso similar a la función “FECHANUMERO” para ver el dígito asociado a la fecha. Pero, si algún argumento es una cadena de texto que no puede ser transformada a una fecha válida en Excel, la función devolverá el error #¡VALOR!.

Función: DIAS.LAB

Lo que hace esta función, es presentar el número total de días laborables entre dos fechas específicas. Por consiguiente, el usuario podrá obtener en Excel la cantidad detallada de los días que tendrá que trabajar, durante un lapso de tiempo. De forma que, es verdaderamente útil.

Función: DIAS.LAB.INTL

Fue introducida a partir de la versión 2010 de Microsoft Excel y, principalmente, se encarga de mostrar el número de días laborables completos entre dos fechas con parámetros de fin de semana personalizados en su totalidad. Es decir que, mediante esta función, podrás contar cuántos días laborables hay entre dos fechas especificadas por ti mismo.

Con respecto a su principal ventaja, destacamos que, permite puntualizar los días de la semana que debes excluir el conteo o, en su defecto, que son considerados como fines de semana, al igual que los días de vacaciones laborales. Asimismo, se caracteriza por contener cuatro argumentos muy específicos.

Función: DIAS360

De forma concreta, esta función tiene la capacidad de calcular o medir la cantidad de días existentes entre dos fechas, basándose en un año de 360 días, por defecto. Como resultado, obtendrás el número de días correspondientes utilizando un año de 360 días, como patrón.

Función: DIASEM

Es una función muy simple, puesto que, sencillamente devuelve el número del 1 a 7 que identifica el día de la semana, como tal. Así, como resultado, conseguirás el día de la semana de una fecha establecida en la sintaxis. En este caso, cada día tiene su dígito específico: lunes (1), martes (2), miércoles (3), jueves (4), viernes (5), sábado (6) y domingo (7). Aunque, el conteo también puede iniciar desde el día domingo con el número 1 y, en efecto, concluir el día lunes con el 7.

Función: FECHA

Es una utilidad que permite obtener el número de serie que representa a una determinada fecha, específicamente, en código de fecha y hora de Microsoft Excel. Para ello, es necesario introducir el día, el mes y el año, de manera correspondiente. Cabe acotar que, la función FECHA es de gran ayuda para transformar ciertos datos a un formato fecha, en caso de presentar el día, mes y año en columnas separadas. Después de convertir al tipo de dato adecuado, será posible realizar operaciones con las fechas, sin ninguna limitación.

Función: FECHA.MES

En este caso, la función muestra el dígito de serie de la fecha que corresponde al número indicado de meses antes o después de la fecha inicial. Tomando en cuenta que, dicha fecha es uno o varios meses anteriores o posteriores a la fecha señalada.

Función: FECHANUMERO

Simplemente, es una función que convierte un texto con formato de fecha en un número de serie de fecha que, por supuesto, simboliza los datos en código de fecha y hora de Excel.

Función: FIN.MES

Con esta función, las personas que utilizan Excel pueden obtener el número de serie del último día del mes, antes o después de la cantidad de meses señalada.  Así, es totalmente útil para tomar dicha fecha como base para algún cálculo o, específicamente, para medir los días faltantes.

Función: FRAC.AÑO

Muchos usuarios de Excel, necesitan ciertos datos para realizar cálculos específicos en este programa y muchos de esos parámetros, tienen que estar expresados en fracciones. Por esto, existe una función que se ocupa de devolver la fracción del año que representa la cantidad de días completos en un rango comprendido entre la fecha inicial y la fecha final. Es decir que, tiene la capacidad de computar la fracción de año que simboliza el número de días entre dos fechas especificadas.

Función: HORA

De manera específica, esta es una función de tiempo y como consecuencia, tiene la capacidad de puntualizar y presentar la hora como un número de 0 a 23, es decir, en formato militar. Así, por ejemplo, el número 0 corresponde a las 12:00 a.m., mientras que el número 23 representa las 11:00 p.m. Lo cual, es mostrado a partir de un valor de hora detallado.

Función: HORANUMERO

Se trata de una utilidad que transforma una hora de texto en un número de serie de Microsoft Excel para una hora. Esto significa que, es la función responsable de dar formato al dígito que contiene una configuración de hora, justamente después de introducir la fórmula.

Función: HOY

Esta es una utilidad que devuelve la fecha actual con formato de fecha. Aunque puede parecer muy simple, lo cierto es que ayuda a calcular ciertos datos que son complicados. Un ejemplo de ello, radica en medir la edad haciendo uso de Excel, ya que este dato depende completamente del día actual y así, la solución más acertada se basa en emplear la función HOY.

Función: ISO.NUM.DE.SEMANA

Se cataloga como una de las funciones más modernas de Excel y, por ende, solamente se encuentra disponible en las versiones 2013, 2016 y Office 365. Básicamente, se ocupa de presentar el número de semana ISO del año para una fecha especificada.

Ahora bien, acotando algunas observaciones relevantes sobre ISO.NUM.DE.SEMANA, destacamos que si la fecha tiene un valor numérico fuera del intervalo de fechas validas del programa, la función devolverá el error “#¡NUM!”. Además, si el argumento no tiene un tipo de fecha válido, la función mostrará el error “#¡VALOR!”.

Función: MES

Dentro de Microsoft Excel, esta función te permite obtener el número específico del mes de una fecha proporciona. Por ende, el resultado será un número entero que va desde el 1 hasta el 12. Es decir, desde enero hasta diciembre, de forma correspondiente. Así, una vez especifiques una fecha, el programa regresará el mes adecuado.

Función: MINUTO

También se considera una función de tiempo en Excel, en vista de que proporciona el minuto puntualizado de cualquier valor de hora introducido. En consecuencia, el resultado obtenido será un número entero existente entre el rango de 0 a 59. Es preciso distinguir que, esta función del programa de hoja de cálculo de Microsoft, es ideal para trabajar con información de tiempo, a fin de computar cierto valor extraído de una hora.

Función: NSHORA

Por medio de esta utilidad de Excel, podrás obtener el número de serie que simboliza una determinada hora. Ya que, se ocupa de convertir horas, minutos y segundos dados como números, en un único dígito de serie del programa. Para eso, por supuesto, requiere tres parámetros fundamentales: hora, minuto y segundo.

Función: NUM.DE.SEMANA

Es una fórmula que, como resultado, devuelve el número de semana correspondiente dentro de un año, según una fecha indicada en el patrón. Lo cual, lo efectúa basándose en el dato de que un año contiene un total de 52 semanas.

Ahora bien, aunque parece ser un cálculo directo, es importante tomar en cuenta ciertas acotaciones con respecto al funcionamiento de la presente utilidad. Ya que, “NUM.DE.SEMANA” considera que la primera semana del año es aquella en el que se encuentra el día 1 de enero. Además, por defecto, define el día domingo como inicio de semana, de manera predeterminada.

Función: SEGUNDO

Es otra de las funciones de tiempo que puedes encontrar como fórmula de fecha y hora en Microsoft Excel. La cual, proporciona el segundo del valor de hora expresado en la sintaxis. Así, como resultado, presenta un número entero que va desde el 0 hasta el 59.