Trucos de Microsoft Access: Conviértete en un experto con estos tips y consejos secretos - Lista 2024

Microsoft Access es un programa que viene incluido en el paquete de Microsoft Office junto con otras aplicaciones como lo es Word, Excel, Power Point, ente otros. Teniendo en cuenta que Access no cuenta con la misma popularidad que las otras aplicaciones nombradas anteriormente.

Una de las causas del porque no es tan reconocido por lo usuarios es debido al desconocimiento que tenemos sobre su funcionamiento, por lo cual nunca lo abrimos. Sin embargo, este software actúa como una base de datos que sirve para poder almacenar datos de una empresa, recibos, prestamos, gastos, entre otros elementos.

Por lo tanto, puedes comenzar a utilizar Access en tu ordenador Windows y de esa forma crear tus propios programas de facturación adaptándolo a tus necesidades. Teniendo en cuenta la importancia del mismo, aquí te ofrecemos los mejores trucos para que puedas empezar a utilizarlo y convertirte en todo un experto.

Access vs MySQL vs Excel ¿Cuál es el mejor programa para bases de datos?

A pesar de ser 3 programas muy similares y que trabajan con base de datos cada uno de ellos realizan funciones diferentes. Como ya sabemos una base de dato es un sistema informatizado que tiene como propósito poder mantener una información en especifica de forma ordenada y con un fácil acceso.

En el caso de Access se trata de un programa básico que te permite tomar tus datos en cualquier lugar simplemente con sólo copiar el archivo en un disco. Mientras que MySQL te permite obtener tus datos de forma remota desde cualquier lugar sin que tengas dicha plataforma, lo único que te pedirá es tener una conexión a Internet y usuario y contraseña para iniciar sesión.

Finalmente, Excel es una hoja de cálculo que te permitirá realizar análisis de datos, estadísticas, contabilidades, y muchas otras herramientas para empresas.

Si comparamos Access, MySQL y Excel podemos notar que este primero es un programa utilizado principalmente en los sistemas operativo de Microsoft Windows, el cual fue diseñado para llevar a cabo procesos de datos creados y modificados. El mismo puede ser utilizado por un usuario único para uso local.

Además, es importante mencionar que a pesar de que Access ofrece poder establece una contraseña de seguridad su sistema aún no es del todo confiable.

En el caso de MySQL es un programa de usuarios múltiples que se adapta fácilmente a las situaciones que lo requiera. Además, al ser un programa que es manejado por varios usuarios te permite poder controlar todos los datos fácilmente.

El mismo está diseñado principalmente para trabajar en red y satisfacer las necesidades a un número de clientes. También es mucho más seguro que Access ya que requiere de una conexión a Internet y una base de datos para la autenticación.

Finalmente encontramos Microsoft Excel, otro programa del paquete de Office y que te permitirá gestionar una gran cantidad de información de comercios, empresas y personales. Para ello cuenta con un software de ventas el cual genera un fichero en Excel, este es conformado por elementos como la fecha, articulo, unidades, entre otras.

De la misma forma te permite realizar estadísticas, gráficas y muchas otras funciones de una manera muy rápida y sencilla. Debido a esto, es considerado como uno de los mejores programas de base de datos de la actualidad.

Lista de los mejores trucos de Microsoft Access para sacarle el máximo provecho posible

Microsoft Access al igual que todos los demás programas del paquete de Office cuentan con una gran cantidad de trucos que ayudarán al usuario a conseguir un mejor rendimiento en él. Por lo tanto, aquí te vamos a enseñar cuáles son algunos de ellos para que puedas convertirte en todo un experto y comenzar a trabajar de una forma más profesional y avanzada.

Para ello sigue cada uno de los trucos que te explicaremos a continuación:

Centrar títulos en Access

Si has utilizado este programa anteriormente o con frecuencia debes saber lo tedioso que resulta poder centrar los títulos ya que esta herramienta se encuentra dentro del control. Por lo tanto, existe una forma de poder solucionar este inconveniente y hacerlo de una forma más rápida.

Este método consiste en hacer igual de ancho el control y el informe, para ello se sitúa la esquina superior izquierda del control en el margen izquierdo del informe, seguidamente se amplía el tamaño del control hasta el extremo contrario. Lo siguiente será escribir el título que deseas y lo centramos con las herramientas de alineación que están incluidas en la barra de formato.

Efecto 2000 y las bases de datos

En este caso sucede lo mismo que cuando trabajamos con Excel, por lo tanto, lo más conveniente es poder trabajar con fechas de cuatro dígitos para que se pueda hacer el uso correcto de ellos y ser controlados en todo momento.

Para poder realizar este truco tendrás que realizar los siguientes pasos:

• Ingresa al menú de “Herramientas”.
• Seguidamente selecciona “Opciones”.
• Allí selecciona el apartado “General”.
• Por último, debes activar una de las dos casillas en el apartado “Usar formato de años de cuadro dígitos”.

Corregir la base de datos corruptas

Uno de los mayores problemas para los usuarios que tienen las versiones viejas de Access es cuando quieren convertir una base de datos de Access 97 al formato de Access 2000, ya que les aparece en pantalla un mensaje donde se les indica que la base de dato está corrupta. El motivo de este error tan común se produce porque no esta correctamente compilada o se produjo algún error durante la conversión.

Para poder corregir este inconveniente es necesario que inicies la sesión de la versión 97. En el caso que no puedas acceder desde otro ordenador a esta versión, entonces es posible que se pueda instalar en el mismo donde está la versión 2000, pero este quedará en otro directorio, para ello vamos a seguir estos pasos:

• Inicie la base de datos en Access 97.
• Allí abres cualquier módulo en modo “Vista Diseño”.
• Ahora abre el menú Debug, selecciona la opción de “Compilar” y seguidamente haz click en “Guardar todos los módulos”.
• Finalmente cerramos la base de datos.
• Ahora en el menú de “Herramientas” buscamos las utilidades y seleccionamos “Compactar base de datos”.
• Aquí volvemos a convertir el proyecto a la versión 2000.

Mantente organizado mientras trabajas

Por lo general, existen muchos consejos para poder organizarse y llevar a cabo un trabajo satisfactorio. Uno de ellos consiste en mantener las cosas simples en orden y evitar aquellas que requieran de mucha organización. Por lo tanto, poder mantener una base de datos organizada te ayudará a ahorrar tiempo y problemas.

Para ello se necesita una tabla bien planificada y organizada, esto te hará el proceso más fácil para informar, incluir formularios, consultar, filtrar información o clasificarla.

Controla las líneas en blanco en las etiquetas de direcciones

Uno de los problemas más frecuente para los usuarios es el diseño de las etiquetas especialmente cuando estas son todas diferentes. En el caso que la dirección sea corta está solo requiere de una línea para el texto, pero en muchas ocasiones estas llegan a requerir hasta dos o tres líneas.

Además, es muy frecuente que cada vez que se crean las etiquetas se crean líneas en blanco entre los campos de dirección, ya que muchas de ellas no tienen los datos suficientes para rellenar todas estas líneas.

Para ello existe una forma de poder omitir estos espacios en blanco, esta consiste en establecer las propiedades Autocomprimibles a cada control.

Para llevar esto a cabo es necesario que sigas estos pasos:

• Inicia el “Modo diseño”.
• Selecciona el control y coloca la propiedad “Autocomprimible”.

Es importante mencionar que para que esto funcione el control no debe tener ninguna etiqueta asociada, de lo contrario, se seguirá mostrando el espacio en blanco.

Usar nombres fáciles para simplificar las cosas

Por lo general, cada vez que se construye una tabla de datos se debe pensar en el archivo de la base de datos, ya sea en el nombre de las tablas y en los campos. Ten en cuenta que en muchas ocasiones se crean tablas con nombres cualquieras y después de un tiempo cuando se vuelven a ver ya no se recuerda que significa cada uno de ellos.

Lo más recomendable en estos casos es colocar nombres fáciles que indiquen directamente la acción que se quiere lograr. Ten en cuenta que a medida que avanzas en las tablas estos nombres se vuelven más importantes. Por lo tanto, evita que los nombres misteriosos o complicados formen parte de tus tablas.

Mantener los campos de datos lo más pequeño posible

Cuando estamos creando alguna tabla en Access es muy recomendable que cada uno de los campos donde se insertan los datos sean lo más pequeño posibles. Por lo general, el sistema configura estos campos de texto para contener una cantidad de 255 caracteres, una cantidad bastante buena. Pero, en muchas ocasiones estos campos se llenan hasta con 10 caracteres o menos quedando mucho espacio disponible.

Ten en cuenta que todos estos espacios innecesarios que quedan en blanco simplemente te harán que el sistema trabaje más lento y a su vez que la parte visual de la hoja de trabajo sea más incómoda, teniendo en cuenta que mientras más espacio exista más grande será la tabla y por ende más difícil de manejar.

Validar cada uno de los datos

Otro aspecto importante a tener en cuenta es poder validar todos los datos que introducimos en el programa, teniendo en cuenta que en muchas ocasiones se agregan datos incorrectos sin darnos cuenta. Esto te ayudará a asegurar la calidad y perfección en cada una de las tablas. Teniendo esto en cuenta, es importante que se comience a usar validaciones para proteger la integridad de su base de datos en caso que no la estés usando.

Agrega toda la información posible a tu base de datos

Es importante que dediques un buen tiempo a tu base de datos, especialmente que agregues toda la información posible a ella. Si tienes pensado agregar todos tus planes e información general a este sistema, es fundamental que los coloque en una lista según la importancia de los mismos. También se recomienda listar cuando vas a crear una nueva tabla de datos.

En el caso que algo salga mal en los datos actuales o necesites consultar alguna información lo podrás hacer siempre y cuando ya tengas todos tus datos agregados en la base, ya que te esto te permitirá tener un mayor control. Una forma de tener previsiones y consideraciones cuidadosas.

Algunos de los datos que deben agregarse pueden ser las ubicaciones de los archivos, las rutas específicas de las direcciones URL, información sobre como función, a lo que se dedica la base de datos, incluir campos como los nombres, tamaños, contenidos, entre otros.

Elimina los subdatasheets innecesarios

Por lo general, Microsoft Access crea vistas de subdatasheet de forma predeterminada entre las tablas relacionadas. Esta función puede ser de mucho rendimiento si lo deseas, pero la mayoría de los usuarios no suele estar de acuerdos con ellas y por lo tanto, lo mejor es evitar que las mismas salgan. Para ello, puedes establecer las propiedades en “Ninguno” y evitar que estas continúen apareciendo.

Muchos campos en una misma tabla

Otro de los problemas bastante comunes que se presentan en este programa son los campos de las tablas, ya que los mismos se convierten en un problema al momento de diseñar un informe. Resulta que Access frecuentemente muestra un mensaje donde indica que hay muchos campos, lo que impide que se pueda grabar el diseño. Tanto así que una tabla puede llegar a tener hasta una cantidad de 255 campos, siendo este un número muy grande.

Muchos usuarios intentan modificar la estructura de la tabla pero el sistema no lo permite, esto se debe a que cuenta con un contador interno del número de campos que se han escrito. Cada vez que se añaden, se mueven o se copian se van añadiendo. Pero, cada vez que se elimina un campo este no es tomado por el contador, lo que hace que cuando el contador llegue al 255 de un error y no permita guardar los cambios de la estructura.

La mejor forma de poder solucionar este inconveniente es compactar la base de datos mediante los pasos que te indicaremos a continuación: “Herramientas” > “Utilidades de la base de datos” > “Compactar y reparar base de datos”.

Elimina los valores del campo de acceso con cuidado

Cada vez que se va a eliminar cualquier tipo de valor es importante hacerlo con mucho cuidado, especialmente para evitar cometer errores y borrar aquellos no deseados del registro. Por lo tanto, es recomendable que se compruebe los datos una y otra vez antes de eliminarlos.

Un método para poder comprobar que se haya borrado el valor correcto es después de eliminarlo pulsar las teclas “Ctrl + Z” para que se recupere inmediatamente el valor, si este es correcto simplemente lo eliminamos nuevamente.

Guarda tus archivos a medida que vas trabajando

Muchas personas cometen el error de no guardar en ningún momento la información con la que están trabajando, teniendo en cuenta que más adelante se pueden presentar inconvenientes o problemas que pudieran llegar a causar la pérdida del proyecto.

Ten en cuenta que puede ocurrir problemas de energía eléctrica que causen que el equipo se apague, algún error del sistema que te cierre todos los programas, que la máquina se apague repentinamente, entre muchas otras. Es por ello que se recomienda guardar el archivo cada 5 o 10 minutos, esto te permitirá tener un respaldo de toda la información que has agregado.

No rellenes datos con datos idénticos o similares

Es muy común ver algunas tablas de datos con campos que tienen datos idénticos, estos puede ser Si/No, Verdadero/Falso, entre otros. Sin embargo, es importante aclarar que esto no siempre resulta un paso favorable, sino que afecta el rendimiento del registro.

Lo mismo sucede cuando se tienen campos numéricos que tiene dos o tres veces los mismos valores, por lo tanto, repetir valores no es muy buena alternativa para mejorar el rendimiento del índice.

Para poder comprobar todo esto puedes utilizar la propiedad de “Access DistinctCount”, aquí puedes comparar todos estos valores y ver rápidamente si los índice de los valores están quedando bien.

Disminuir la navegación de los registros

Poder minimizar la navegación de los registros es una muy buena alternativa para mejorar el rendimiento de las tablas vinculadas, especialmente si hacemos uso de tablas grandes de SQL Server. Lo más recomendable es utilizar solo los movimientos de Av Pág y Re Pág, y los movimientos de la navegación solamente cuando estos sean verdaderamente necesarios.

Seleccionar datos óptimos para las tablas

Poder seleccionar los mejores tipos de datos para los campos de las tablas es muy favorable, ya que esto te permitirá disminuir el espacio utilizado en el disco para almacenar datos. Por lo general, cuando Access intenta recuperar todos estos datos, manipularlos o escribir los datos suele gastar tiempo. Por ende, el secreto es seleccionar valores pequeños que sean posibles de almacenar rápidamente un en un tipo particular de datos.

Las tablas tienen que estar incluidas en las relaciones

En el caso de las tablas relacionadas con las relaciones uno a uno por mucho debe implementar solo la integridad referencial con eliminaciones o actualizaciones en cascada. Esto permite garantizar que no se creen los registros huérfanos.

Cuando se elimina la cascada, esto elimina automáticamente los registros secundarios existentes. En ese caso el sistema se encarga automáticamente de estos procesos lo que garantiza la integridad y buen funcionamiento de los valores. Una vez se tenga una relación establecida, se pasa a crear un índice oculto para lo que es la clave externa, lo que hace que los enlaces entre esas tablas sean muchos más rápidos para consultar.

Agregar índices secundarios

Si estás trabajando con tablas de gran tamaño y necesitas un campo o lo quieres para una combinación, lo mejor es crear un índice secundario en los campos, esto te permitirá tener un mejor control y rendimiento. Para ello los índices secundarios te ofrecen un mayor orden de magnitud.

Evita sobre-indexar la tabla

Como ya mencionamos agregar índices puede resultar de gran ayuda para mejorar el rendimiento del registro, pero es importante que estos solo sean agregados en aquellas ocasiones que de verdad se necesitan.

Por lo tanto, es importante evitar indexar en campos que no lo requieran. Ten en cuenta que cada uno de estos índices ocupa espacio y aumentan el tiempo de búsqueda que lleva el motor para actualizar, eliminar o agregar nuevos registros.

Toda tabla debe tener una clave primaria

Lo más recomendable es que cada una de las tablas en su base de datos contenga una clave primaria, ya que esto permitirá que la aplicación de los bases de datos pueda localizar rápidamente cada uno de los registros específicos. De la misma forma, no se pueden crear índices secundarios en los campos de una tabla a menos que la tabla ya contenga una clave primaria.