Firma electrónica: ¿Qué es, para qué sirve y qué tipos de firmas digitales existen actualmente?

Hoy en día la firma electrónica se ha convertido en unas de las herramientas más útiles para la mayoría de los usuarios. Y es que con ella las personas y empresas son capaces de llevar a cabo trámites administrativos sin la necesidad de estar presentes físicamente.

Lo más seguro es que en algún momento de tu vida has escuchado hablar sobre todo esto y se te han generado muchas dudas al respecto, como ¿qué es en realidad una firma electrónica? ¿para qué sirven? ¿qué tipo de documentos se pueden firmar con ella?, entre muchas otras.

Es importante aclararte que esto es completamente legal y que ofrece una serie de ventajas a los ciudadanos, donde por supuesto pueden obtener una mayor comodidad, seguridad y cerrar documentos de manera más rápida. Teniendo todo esto presente, aquí te explicamos un poco más sobre todo este tema.

¿Qué es una firma electrónica y para qué se utiliza actualmente?

Es posible que tengas ciertas dudas sobre qué es la firma electrónica en sí, y es que la misma se refiere a un conjunto de datos de forma digital que es usada hoy en día como uno de los principales medios para agilizar la identificación del firmante. La misma es completamente autorizada de manera legal en gran parte del mundo.

Todo esto ha sido desarrollado con el objetivo de agilizar y dar una mayor seguridad a las gestiones empresariales y a los diferentes trámites administrativos de los ciudadanos. De la misma manera, esto ayudará a poder incrementar los documentos digitales para que los usuarios puedan irse familiarizando aún más con los avances tecnológicos. Donde todos estos procedimientos han ido convirtiéndose en algo indispensable para la mayoría.

¿Cómo funciona este documento y en qué situaciones puedo usarlo?

Una de las grandes ventajas de este proceso digital es que tiene diferentes usos, y la misma funciona como un documento digital que permite validar cualquier tipo de trámite que se haga vía online. Además, resulta muy útil cuando se necesita hacer un trámite en específico en alguna ciudad y el usuario reside lejos de la misma.

Todo esto permite que se puedan realizar distintas funciones con este documento, y el mismo dependerá de la condición de uso. De acuerdo con esto, aquí te presentamos los principales usos de este sello digital.

Para realizar autorizaciones, formularios de clientes y contratos

Todo este servicio es utilizado principalmente con la finalidad de ofrecerle a los clientes una experiencia más segura y sencilla, especialmente para cuando se está haciendo algún tipo de negocio online o cuando se requiere la firma para algún tipo de papeleo, ya sea un contrato de arrendamiento o un contrato de trabajo.

En otras palabras, la finalidad de esto es evitar que se tenga que imprimir un documento, firmarlo manualmente y nuevamente escanearlo para ser enviado vía web. Es decir que todo esto permitirá agilizar este proceso.

Donde se usa principalmente para lo siguiente:

• Autorizaciones de servicios.
• Formularios a rellenar para solicitar un préstamo de servicio.
• Contratos de compra y venta de servicios y productos.

Para los contratos laborales

Este servicio presenta un mayor porcentaje de uso dentro de los ámbitos laborales donde constantemente se están elaborando informes que necesitan ser enviados o devueltos con gran rapidez.

Es así como la mayoría de las empresas han comenzado a utilizar lo que es la firma electronica, esto les permitirá a sus empleados en un futuro poder cerrar negocios o acuerdos a la distancia. Además, todo esto evitará que se siga manejando los contratos físicos, evitando que los empleados tengan que movilizarse con una gran cantidad de material, como carpetas y hojas.

Manejar documentos confidenciales

Otros de sus principales usos son para manejar aquellos documentos confidenciales donde solamente pueden conocerlo dos o más partes. Estos se tratan de informes completamente privados por parte de las empresas donde la mayoría de sus empleados no pueden conocerlos. Teniendo en cuenta que dentro de una organización se manejan una gran cantidad de papeles completamente delicados.

Organizaciones públicas

Las organizaciones públicas se han convertido en otro de los principales factores que hacen uso de esta herramienta digital. Y es que la misma les permite agilizar cualquier tipo de documento que tengan que repartir ante la comunidad para dar a conocer algún tipo de petición.

También es importante mencionar que existen muchas organizaciones que buscan recoger firmas para después ser presentada ante una institución o empresa y de esa forma hacer una solicitud formal de algún requerimiento que sea necesario dentro de una comunidad.

¿Es lo mismo una firma electrónica que una digital? Diferencias

La mayoría de los usuarios se preguntan si es lo mismo una firma electrónica a una digital, teniendo en cuenta esta duda que abarca a una gran cantidad de ciudadanos, debemos señalar que cuando hacemos referencia a una firma digital nos referimos a lo que es una serie de métodos criptográficos. Pero, si hablamos de una firma electrónica, entonces hablando de algo que ya posee un fundamento legal, ya que cuenta con una validez jurídica.

Es importante aclarar que la firma digital también es legal y completamente válida. Pero, esta no siempre tiene que ser jurídica, es decir que se puede aplicar sin que la misma tenga un valor real, es decir, que simplemente se hace para tratar de darle una mayor presencia al documento y conseguir un poco más de credibilidad antes los clientes.

Por el contrario, cuando hablamos de una electrónica, nos referimos a un gran respaldo que existe detrás de ella, y que la misma puede estar siendo manejada por una empresa privada o pública. Las mismas deben cumplir una serie de requisitos para que puedan ser aprobadas en el marco de la jurisdicción legal.

¿Cuáles son los principales tipos de firmas digitales o electrónicas?

Seguramente aún tienes la duda de que tipo de firmas digitales o electrónicas existen y cuáles de ella le convendría más a tu empresa o negocio. Para esto, es importante mencionar que esto dependerá básicamente del uso y las condiciones de seguridad y legales que se les quieran dar.

Teniendo esto claro, aquí te presentamos los principales tipos de firmas electrónicas que puedes comenzar a usar:

Simple

Esta firma electrónica simple no presenta ningún tipo de valor probatorio, es decir, que el cliente nunca sabrá quien fue el firmante. Se usa para aquellos casos donde se quiere resguardar un poco más la privacidad de la empresa o institución.

La misma es simplemente un PIN o Check que se usa para aceptar términos y condiciones en distintas páginas web.

Avanzada

A diferencia de la simple, esta muestra un valor probatorio, ya que el cliente tiene la oportunidad de ver la identidad del firmante.

La misma es un trazo que se usa principalmente para firmar aquellos informes de préstamos, los contratos labores de las empresas o instituciones públicas y las pólizas de seguro.

Cualificada

También cuenta con un valor probatorio al igual que la avanzada, es decir, que el cliente puede ver la identidad del firmante sin problemas. Sin embargo, a diferencia de las dos anteriores, esta no es sencilla de usar, ya que el firmante necesita dispones de un certificado digital para hacer uso de ella. normalmente se usa para los trámites de las administraciones públicas.

Lista de los mejores proveedores de firmas electrónicas en España

Si estás interesado en implantar las firmas electrónicas en tu empresa o negocio en España, entonces es necesario que conozcas cuales son los mejores proveedores de estas herramientas. Para ello, aquí te vamos a enseñar las 5 mejores compañías actualmente.

Signaturit.com

Signaturit es actualmente una de las compañías de firmas digitales y electrónicas más reconocidas hoy en día, cuenta con un sistema de firmas que son auditables. Ofreciéndole así una mayor seguridad y confiabilidad a cada uno de sus clientes. Además, una vez te registres vas a contar con un documento probatorio que te ayudará a recoger las evidencias electrónicas generadas para lo que será el proceso de la selección de firma.

Es así como Signaturit cuenta con una validez legal tanto en toda la Unión Europea y los Estados Unidos. Además, se caracteriza por no guardar ningún tipo de firma electrónica ya que cada una de ellas es completamente única para cada tipo de documento.

DocuSign.com

DocuSign se ha convertido en otro de los sitios web que ofrecen estos servicios a las distintas empresas españolas. El mismo te permitirá crear tu propia firma digital para que puedas comenzar a insertarla en cada uno de tus documentos, esto te permitirá crear una mayor seguridad antes tus clientes en cada uno de tus negocios online.

Además, te permite enviar recordatorios y revisar el estado de firmas en cualquier momento, una forma de estar siempre atento a cada uno de tus documentos enviados, cuenta con un servicio de prueba gratuita de un mes y tiene plataforma para PC y Smartphone.

Softysign.com

Una forma de comenzar a cerrar cada uno de tus negocios a la distancia, es así cómo puedes empezar a cerrar tus acuerdos y contratos desde cualquier dispositivo móvil u ordenador en cualquier lugar del mundo.

Es así como Softysign cuenta con las garantías jurídica necesarias para garantizarte un buen servicio, ofreciendo así certificado digitales legales para que puedas certificar la seguridad de cada uno de tus documentos.

Autografus.com

Considerado como la firma digital biométrica para tu negocio, usada por una gran mayoría de empresas de todo el mundo. La misma te da la posibilidad de crear un gran respaldo en cada uno de tus negocios, así como brindarle una mayor seguridad a cada uno de los clientes en cada proceso de compra y venta, arriendos, contratos, entre otros.

Autografus cuenta con la validez jurídica necesaria para que tu negocio pueda ofrecer uno de los sistemas de seguridad más confiable del mundo, brindando así una protección a los documentos y datos almacenados en ellos. Todo esto basado en los acuerdos de ley de la Unión Europea.

Viafirma.com

Finalmente te presentamos a viafirma, otra de las grandes empresas digitales que ofrece este tipo de herramientas para las empresas privadas y públicas, las cuales te facilitarán cualquier tipo de proceso financiero que quieras llevar a cabo. Es así como actualmente está disponible para 14 países.

Cuenta con un servicio de confianza que está apegado al reglamento eIDAS y con una protección de datos que cumplen con el nuevo RGPD. Es así como aquí podrás crear firmas simples, avanzadas o cualificadas dependiendo de tus necesidades.