¿Cómo enviar un fax desde Outlook de forma rápida, fácil y gratis? Guía paso a paso

Considerado por muchos como el abuelo de las comunicaciones, el fax se niega a desaparecer en un mundo donde el internet se ha apoderado de la vida de los ciudadanos y hay aplicaciones que permiten realizar funciones parecidas con equipos más sencillos y sin muchas complicaciones en la conexión.

Los servicios de fax continúan presentando novedades, sobre todo al incluir funciones de almacenamiento en la nube y herramientas completamente digitales. Según informaciones recientes, hay equipos que vienen con impresoras y escáneres integrados, complaciendo a un amplio mercado que supera los 400 mil usuarios, dependiendo de la marca.

Pero, esta vez aprenderás cómo enviar fax desde tu correo electrónico de Outlook de forma fácil y sencilla bien sea con el móvil, en el ordenador o utilizando una aplicación de terceros. Finalmente, te conseguirás tres herramientas prácticas para utilizar este servicio conjuntamente con tu cuenta de Microsoft.

¿Cuáles son las diferencias entre un fax y un correo de texto?

El correo electrónico es uno de los métodos de comunicación más utilizados en la actualidad en los entornos personales y empresariales, sin embargo no es el más seguro para compartir información privada o confidencial, a menos que esté protegido. La razón es que en muchos casos pasa por medios de recolección de datos insertados por los servidores.

Lo anterior no significa que en todos los casos la privacidad esté comprometida, sin embargo, pueden ser ciber atacados o hackeados por ciberdelincuentes en caso de no estar protegidos por firewalls o software antimalware.

Por su lado, la comunicación por fax es la preferida en sectores gubernamentales, de salud o educación por ser muy seguro para el intercambio de archivos, siendo en muchos casos considerados vinculantes legalmente al llevar una firma digital o física. Y en cuanto a la seguridad, son encriptados los datos para que se puedan compartir de forma segura, no está en riesgo ante el spam y considerando las ventajas que tiene es económico, garantizando estabilidad.

Aprende cómo enviar un fax desde tu correo Outlook paso a paso

Antes del lanzamiento de Outlook 2007, Microsoft tenía integrado automáticamente el envío de fax a través de la aplicación. Las versiones más recientes requieren de un servicio externo, lo que permite mandar los archivos directamente desde el ordenador.

Vamos a ello:

Desde el móvil

La forma de enviar un fax desde cualquier dispositivo es muy fácil con Outlook. Siempre es importante aclarar que es necesario estar registrado en un servicio en línea para obtener el número telefónico.

Luego, sigue estos pasos:

• Accede a tu cuenta de Outlook y redacta un nuevo correo.
• En el apartado “Para”, escribe tu número de fax.
• En “Asunto”, debe ir el número de fax del destinatario.

• Si son varios números a los que enviarás, sepáralos con una coma.
• Adjunta un archivo “PDF” o la imagen que hayas escaneado.

• En el cuerpo del mensaje, especifica el encabezado del fax.
• Finalmente, haz clic en “Enviar”.

Desde el ordenador

Los pasos para enviar un fax desde el ordenador son muy parecidos a los del móvil.

Aquí tienes la explicación de cómo mandar un mensaje de este tipo si tienes instalada la versión 2007 de la aplicación de Outlook o una versión superior:

• Una vez que estés registrado en un servicio de fax en línea como Cocofax, vas a abrir un nuevo mensaje en Outlook.

• En el campo “Para” escribirás el número de fax del destinatario.
• Incluye toda la información que deseas en el cuerpo del mensaje.
• Finalmente haz clic en “Enviar”.

Con CocoFax.com

Este servicio tiene algunas ventajas adicionales con respecto a otros competidores, como por ejemplo los archivos cifrados lo que impide que terceras personas intercepten la información que estás enviando.

Para utilizarlo, sigue estos pasos:

• Ingresa al sitio web de Cocofax y regístrate utilizando una cuenta de Outlook.

• Rellena toda la información que te piden en el portal.
• Luego de finalizar, obtendrás una prueba gratis por 30 días al igual que un número virtual.

• Abre tu cuenta de correo para enviar un fax y verás que se carga una ventana emergente.
• Redacta el documento y escribe el número de fax del destinatario.
• Verifica toda la información y haz clic en “Enviar”.

Mejores herramientas para enviar faxes desde Outlook y otros proveedores de correos

Hay una gran variedad de herramientas y aplicaciones que te permiten enviar tu fax de forma virtual utilizando diversos servidores de correo, incluyendo por supuesto a Outlook.

Aquí tienes una selección de tres que puedes comenzar a probar desde ya:

RingCentral.com

Desde este portal web se pueden enviar distintos tipos de archivos a números de fax de todo el mundo. Una de sus características principales es que envía alertas bien sea al número móvil o al correo electrónico, cuando se recibe un nuevo mensaje. Por su interfaz la plataforma es fácil de utilizar.

Por otro lado, tiene un excelente servicio de asistencia en línea, lo que le ha permitido penetrar fácilmente en el mercado. La prueba gratuita es de 30 días y luego, si lo deseas, puedes contratar uno de los servicios premium. Se puede utilizar con diversos servidores, entre ellos Outlook.

eFax.es

Esta compañía permite el envío de fax desde los dispositivos móviles al igual que en su portal web. Lo único que se necesita es escanear el documento o tomarles una fotografía para enviarlos. Cuenta con planes plus y profesionales entre los que se puede contratar de acuerdo con el presupuesto disponible.

Apuntan que su capacidad de almacenamiento es ilimitada, contando con un soporte técnico desde el que se responden las dudas de los usuarios. Lo que debes hacer es comparar el precio con respecto a otros servicios para ver si te conviene.

Hellofax.com

En esta plataforma se encuentran la mayoría de las características necesarias para el envío de los faxes. Muestra un diseño práctico que facilita el uso por parte de los usuarios novatos. Se puede enviar a varios contactos a la vez y cuenta con un número telefónico que se integra a Outlook. Utilizando el navegador web del móvil, se pueden enviar mensajes de fax desde el mismo y el almacenamiento de texto y audio también es ilimitado.