【 Llevar Contabilidad en Microsoft Excel 】Guía Paso a Paso ▷ 2024

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Es cierto que existen softwares que te permiten llevar la contabilidad de un negocio, pero Microsoft Excel es una herramienta ideal para esta tarea, por lo que puedes reemplazar a esos programas sin problema.

Esto se debe a la gran cantidad de funciones disponibles para crear plantillas y lograr un control de las operaciones que se realizan, siendo la facilidad para obtener los datos una característica fundamental.

Si no quieres gastar dinero de más y deseas tener un seguimiento preciso de las registraciones de tu empresa, te diremos en los siguientes párrafos cómo debes de llevar la contabilidad con Excel.

¿Qué cuentas de mi empresa puedo llevar en Excel para manejar la contabilidad?

Existen diferentes cuentas en las que puedes utilizar Excel para manejar la contabilidad de tu empresa.

Te mostraremos a continuación, todas las cuentas que podrás reflejar en una hoja de cálculo:

Gastos e ingresos

Cuando se habla de ingresos y gastos se debe tener presente que esta cuenta incluye una gran cantidad de conceptos que puede abarcar. Por lo que, se podría separar a los ingresos en comunes y extraordinarios, siendo los primeros los generados por ventas (los cuales los veremos más adelante). En cuanto a los ingresos extra se pueden encontrar ventas de coches, rodados, maquinarias y cualquier otro bien que no sea originado por el giro habitual del negocio.

En una plantilla de Excel podrás llevar este tipo de información sin ningún problema. Si nos referimos a los gastos vas a tener que dividirlos en dos grupos. Los que pertenecen al coste del producto y los egresos que son necesarios para que la empresa pueda funcionar. En los del primer grupo, se debe incluir las materias primas, mano de obra directa, electricidad, combustible, fletes y cualquier otro concepto sin el cual no se podría vender el producto o servicio.

Dentro del segundo grupo, vas a poder incorporar a los gastos relacionados con mano de obra que pertenecen a sectores secundarios, como por ejemplo la administración. También deberás incluir en este grupo a los egresos por trabajos que se realizan por mantenimiento, telefonía, seguridad y muchos otros. Los impuestos se deben considerar como pertenecientes a los dos grupos. Pero es un tema más complicado que un contable lo podrá manejar mejor.

Ventas

Esta cuenta de resultado pertenece al grupo de ingresos que te hemos mencionado antes. En ella deberás registrar todos los productos o servicios que vendas a terceros sin importar que lo hayas cobrado o no. Tienes que tener presente que se debe ingresar los montos sin el IVA ni ningún otro impuesto, ya que estos no forman parte de la venta en sí, y por disposiciones legales, deben estar registrados en cuentas especiales.

En caso que existan devoluciones de los clientes, tendrás que reflejar los documentos que justifiquen el crédito para poder restar el importe de la venta. Cada vez que realices una transacción vas a tener que registrarlo en el "Haber" y todas las veces que confecciones notas de crédito, para disminuir el saldo, deberás hacerlo en el "Debe".

Presupuesto

Podrás llevar en una hoja de cálculo de Excel diferentes presupuestos que entregues a tus clientes. Por lo tanto, vas a poder tener el control y seguimiento de la fecha de entrega, la persona a la cual le entregas y todos los productos involucrados con sus respectivos precios en esa futura transacción.

Contabilidad

Con Microsoft Excel podrás crear diferentes tipos de plantillas que te ayudarán a registrar todas las operaciones que realices en tu empresa, sin importar el tamaño de la misma. Por lo tanto, tendrás que tener un poco de concentración para lograr vincular todas las hojas de cálculo con sus distintos conceptos, orígenes y destinos. De esta manera vas a poder establecer un eficiente control cruzado en todos los sectores.

¿Cuáles son las funciones más útiles para llevar la contabilidad de mi empresa en Excel?

Las funciones que podrás usar para llevar la contabilidad en Excel dependen del grado de conocimiento que tengas, ya que podrás usar herramientas lógicas que te ayudarán a trabajar con plantillas muy extensas. También vas a poder usar tablas dinámicas en las que podrás agregar funciones de búsqueda.

Pero si lo que quieres es comenzar con una contabilidad automatizada para realizar el seguimiento de tu empresa, las funciones que necesitarás usar son las siguientes:

SUMA
SUMAPRODUCTO
PRODUCTO
BUSCAR
BUSCARH
BUSCARV
HOY
MES
PROMEDIO
HIPERVÍNCULO

Pasos para crear un sistema contable en Excel para cualquier tipo de empresa

A continuación, te mostraremos los pasos que debes realizar para que puedas crear un sistema contable confiable en Excel y de esta manera puedas usarlo en cualquier tipo de empresa:

Sistema de facturas

Los pasos necesarios son:

Para crear un sistema de factura lo primero que debes hacer es ingresar todos los productos o servicios que vendes. Para ello, tendrás que escribirlos en una columna en una hoja a la cual llamaremos “Productos”.
Luego, deberás ingresar en la columna siguiente los precios de cada artículo.
Si corresponde, puedes ocupar otra columna para agregar descuentos especiales.
Es el momento de crear otra hoja a la que deberás llamarle “Clientes”.
En esta hoja crea una columna para incorporar los nombres o razón social de cada cliente.
Al lado de esta podrás incluir el domicilio y cualquier especificación que necesites.
Lo último que debes hacer en esta hoja es incorporar todos los datos fiscales de cada cliente. El NIF diferentes tipos de retenciones que pueden sufrir.
Estás en condiciones de crear una plantilla para facturar. Por lo que deberás agregar en una hoja nueva una plantilla e incorporar tus datos personales o del negocio, NIF y cualquier otro elemento relevante.
Luego deberás vincular esta hoja con las dos anteriores para que puedas tener de forma automática los productos y los clientes.

Plantillas de Microsoft Excel ¿Qué son, para qué sirven y qué tipos existen?

Ingresos y gastos

Para crear un sistema contable de ingresos y egresos deberás seguir esta guía:

Abre una hoja de cálculo. Ingresa una columna en la cual deberás anotar todos los días del mes.
A continuación, vincula cada celda con la factura que has creado en la sección anterior. De esta manera podrás tener de forma automática todos los ingresos cada vez que realices una factura.
Luego deberás incluir diferentes gastos en cada columna. Pero presta atención porque tendrás que combinar las por medio de un título que se encontrará arriba de las mismas y llamarás “Gastos”.
Para finalizar este sistema deberás totalizar las columnas y luego realizar una resta entre los ingresos y egresos. Esto determinará el flujo de caja que has tenido durante el período y podrás controlarlo con el saldo real que tienes de efectivo.
Vincula una columna de “Gastos” con la hoja “Nómina general de empleados” para incorporar el coste de la mano de obra.

Presupuesto

Es una herramienta útil que podrás vincularla con la plantilla de Sistemas de facturación. Para ello tendrás que descargar una plantilla de presupuestos (la cual puedes elegir del estado que te dejamos en los siguientes párrafos) los precios, con los productos y los clientes.

A continuación, podrás crear una numeración automática en la cual puedas reflejar un control de las entregas de presupuesto en una columna determinada. Esto te ayudará a tener un seguimiento de cada cliente al cual le has mandado y el vencimiento de los mismos.

Seguimiento de empleados

Lo que necesitarás hacer ahora es tener un control preciso de las horas trabajadas, las bajas de los empleados, el sector al cual pertenecen y el coste de la hora de cada uno.

Para esto tendrás que hacer este paso a paso:

Lo primero que deberás hacer es crear una hoja por cada empleado. En esta registrar los datos personales en una columna. A continuación, deberás incorporar el coste por hora, el sector y el ausentismo que tiene en el mes.
De esta manera tendrás todos los días movimiento en cada una de las hojas.
A continuación, deberás vincular todas estas hojas con una que reúna todos los datos de forma general. A esta hoja la podrás llamar “Nómina general de empleados”. En ella podrás ver todos los datos que te interesan y así podrás determinar forma correcta el salario que debes pagar.

Registros contables

El objetivo que necesitas en esta etapa es registrar todos los movimientos que has tenido durante un período determinado en una sola hoja. Esto hará que puedas establecer cuál es tu Activo, Pasivo y por ende el Patrimonio Neto, un Balance General de Sumas y Saldos y un Estado de Resultados. Para lograr esto será necesario que descargues alguna plantilla que te ayude a ir incorporando toda la información para que puedas vincularla con el resto de las plantillas que tienes diseñadas.

Lista de las mejores plantillas para automatizar tu sistema contable en Excel

En los párrafos siguientes encontrarás una guía completa para que puedas elegir la mejor plantilla para automatizar el sistema contable de tu empresa usando Microsoft Excel:

Facturas

Te mostramos a continuación diferentes diseños de plantillas y puedes usar para la emisión de facturas:

Rectificativa

Cuando tengas que modificar datos que fueron emitidos por otro documento, podrás utilizar esta plantilla, la cual te ayudará a cumplir con todos los requisitos de la ley y también a registrar las correcciones de la factura común.

Descargar Plantilla Rectificativa para Excel

Profesional

Esta plantilla está diseñada para que puedas incorporar un logo y membrete de tu empresa y luego escribir los datos del cliente de una manera muy sencilla. Además, permite realizar todos los cálculos de forma automática, por lo que deberás ingresar los datos y precios de los productos o servicios.

Descargar Plantilla Profesional para Excel