Automatización de procesos ¿Qué es, cómo funciona y cuáles son los beneficios?

La automatización de procesos se da a través de una estrategia donde se unifica la tecnología y se logra migrar de lo manual hacia un sistema de recopilación de datos. Este es un modelo perfecto para mejorar la eficiencia en la gestión empresarial y tiene la capacidad de generar un ambiente más competitivo y la prioridad es satisfacer las necesidades del cliente en tiempo real.

Las empresas que logran dominar este concepto son las que más posibilidades y expectativas de crecimiento tienen, lo que deriva a su vez en la aceleración de la economía de la zona geográfica en la que se encuentre, por lo que es un área en constante estudio.

Si se sabe implementar, los resultados son más que positivos porque se aprovechan las herramientas a favor de la organización, sin decaer en la calidad. A lo largo de este post vamos a entender el comportamiento de la automatización de procesos, si conviene automatizar y qué beneficios trae en los nuevos modelos empresariales.

¿Qué es la automatización de procesos?

Automatizar los procesos simplifica las acciones y permite que los usuarios mejoren su calidad de vida y utilicen la tecnología a su favor. Esto permite la sustitución de las actividades manuales para automatizar los sistemas y respaldar las diferentes actividades.

Para comprender mejor, vamos a darte un ejemplo, imagina que quieres procesar una solicitud de compra en tu empresa. De manera manual tienes que enviar la información a los proveedores, después remites a los departamentos respectivos para que emita un presupuesto, además das la respuesta al cliente y esperas la confirmación.

Esto, por supuesto, no lo vas a realizar en unos minutos, si lo haces manual. Pero si automatizamos los procesos, toda la información llega a los diferentes departamentos en tiempo real, acortar los lapsos de esperas y las respuestas se dan en segundos. El sistema abarca todo el flujo de compra organizacional y permite reducir los errores y acelerar la compra. De hecho, cualquier empleado puede tener acceso al sistema y en caso de que alguno no se encuentre en su puesto de trabajo, o no esté en línea, de igual manera se procesa la información.

¿Cómo funciona la automatización de los procesos?

La automatización de procesos se basa en utilizar diferentes tecnologías para poder concretar cada uno de los procesos. Esto genera un control y estandarización que permite mantener la calidad de los productos y afecta a todos los departamentos de la empresa. Básicamente, funciona de acuerdo a una secuencia lógica según el programa que se instale. Además, interfiere la tecnología en todos los campos y los empleados comienzan a mejorar la comunicación.

Esto trae como consecuencia un incremento en la producción, aprovechamiento del tiempo, estandarización de los procesos, aumento de la eficiencia y una mejor relación con los clientes. Su funcionamiento va a variar dependiendo de las herramientas tecnológicas que se usen, pero en esencia se trata de simplificar tareas para poder dar mayor respuesta y mantener la competitiva en el mercado.

Beneficios de automatizar procesos

La automatización de procesos está muy lejos de ser una carga para la gestión empresarial. Al contrario, forma parte de un cambio que incentiva el crecimiento en la organización y trae muchas ventajas.

Entre las que se destacan:

Ahorro de dinero

Si hacer cambios ayuda a reducir los costes, no es una mala opción. Al principio puede sonar un poco crudo, pero automatizar hace a largo plazo que los gastos se minimicen porque se reducen costes en todos los ámbitos, en especial en las nóminas. Estas ya no son tan altas y se contratan solo al personal indispensable, se eliminan gastos de papelería, y muchas otras cosas más. Del mismo modo, se reducen los errores en la producción, empaquetados y enviados a los diferentes proveedores.

Comunicación fluida

Esta es una de las principales ventajas de la automatización, mantener un flujo de trabajo constante donde todos los empleados estén al tanto de la situación. Del mismo modo, se tiene acceso a toda la información y cualquiera puede dar respuesta en solamente segundos porque saben lo que está sucediendo. Las plataformas o herramientas tecnológicas que se usan permiten que se solventen problemas en el mismo momento en que ocurren y en caso de haber todo el equipo colabore. Esto aumenta la eficiencia y se controlan los cambios.

Mejora en la calidad de los procesos

Automatizar asegura que se minimice el error humano, y se enfoca en el control de las operaciones. Esto es perfecto, porque no afecta la calidad de cada proceso de manera individual y aumenta la rentabilidad porque ya no invierten tanto tiempo en cuellos de botella. Más bien se enfocan en atender a los clientes porque tienen asegurado que la producción será de alta calidad y los flujos de trabajo mantienen la eficiencia. En consecuencia, habrá tiempo para crear nuevos productos, diseñar, innovar para mantener al cliente satisfecho.

¿Cómo saber si mi empresa necesita automatizar procesos?

A primera vista, se entiende que la automatización de procesos no presenta grandes desventajas para ninguna empresa. Al contrario, es una entrada a la transformación digital y entra en el mercado a la par de la competencia. Sin embargo, si tienes alguna duda, toma en cuenta las señales que la propia organización grita en medio de la operación.

Entre los síntomas que muestra la empresa, se destacan:

• Si tienes muchas solicitudes por aprobar, clientes con quejas constantes y formularios o peticiones manuales traspapeladas sin finiquitar, es señal de que algo está fallando.
• La empresa mantiene una serie de operaciones no alineadas y en algunos puntos no se cumplen los objetivos estratégicos. Del mismo modo, los procesos no están estandarizados y no se cumplen las etapas o se saltan para poder terminar más rápido.
• Cuando se siente que hay algo malo en la productividad o el rendimiento y no se logran identificar las fallas.
• La toma de decisiones no va acorde con las necesidades reales de la empresa. De hecho, se empieza a notar las consecuencias de las malas ideas y se van dando errores tras errores.

Si estás dentro de una organización y has notado uno o más de estos síntomas, es hora de automatizar los procesos.

¿Cómo elegir los procesos que más me conviene automatizar?

Todas las empresas tienen necesidades diferentes y la automatización de procesos tiene muchas aristas.

Por ello, tienes antes de elegir qué tipo de proceso te conviene, debes tomar en cuenta estos criterios:

Hacer mapeo organizacional

Un mapeo organizacional te permite identificar los posibles problemas en tiempo real, porque te da una visión de la situación de la empresa. De hecho, existen muchos departamentos que tienen asignadas tareas duplicadas, entonces ahí se agrega valor a la actividad y se reduce la pérdida de tiempo

Evaluar el proceso seleccionado y el impacto de dicho proceso

Esto significa que después de hacer el mapeo, debe haber una pequeña prueba a ver si los procesos automatizados no alteran los costes y si es viable o no a largo plazo. Debido a que no es para nada rentable automatizar los sistemas si no se va a recuperar la inversión, o si no va a beneficiar las ventas.

Al mismo tiempo se debe evaluar cuáles son los impactos del proceso de automatización, pero esta vez desde la perspectiva de la productividad, el rendimiento de los empleados y el número de personas necesarias para poder cumplir las diferentes áreas.

Define un cronograma y equipo

Los cronogramas, por lo general, son una herramienta para mantener hilaridad dentro de los proyectos y la asignación de actividades y/o tareas. Además, interfieren directamente en la comunicación del equipo porque todos manejan las mismas informaciones.

Por otra parte, las posibilidades de que resuelvan los fallos o errores en tiempo real son mayores y los procesos ya existentes se pueden perfeccionar. Del mismo modo, los equipos se organizan acorde con las necesidades de cada etapa, esto no desgasta al personal y cada uno tiene claro qué papel tiene dentro del proyecto.

Programa de entrenamiento

Cuando se comienzan los procesos de automatización, se requiere hablar un mismo idioma. Por lo general, se implementan herramientas tecnológicas, software y programas internos que requieren que cada empleado los conozca a la perfección. Por esta razón, se deben incluir estas capacitaciones y programas para poder comenzar con buen pie y que la falta de conocimiento no sea un obstáculo.

Supervisa siempre

Si ya la empresa ha decidido automatizar, se tiene que considerar y reformular las funciones de los gerentes y jefes de departamentos porque es necesario supervisar cada paso. Mediante gráficos, indicadores y otras técnicas de análisis, se debe ir viendo los cambios y analizando si el mapeo organizacional requiere algún cambio.

Ejemplos de automatización de procesos que puedes emplear en tu empresa

La automatización de procesos es una herramienta que permite maniobrar y mantener a la empresa dentro del mercado actual.

Te dejamos algunos ejemplos que quizás puedes implementar en tu empresa:

Procesos de contratación

El departamento de recursos humanos, por lo general, suele estar cargado de trabajo y tareas sin cumplir. Si a esto se le suma buscar personal calificado para cubrir las vacantes, hacer la selección, evaluar a cada candidato, el proceso se alarga y se sigue cargando de tareas.

Gracias a la automatización, la selección del personal pasa por ciertos filtros y las solicitudes se pueden clasificar, dejando solo a los candidatos que cumplan con el perfil. Del mismo modo, se escanea a los solicitantes, se hace verificación de documentos y al momento de la selección no se pierde tiempo con personal no capacitado para el cargo.

Tramitar reclamos

Una empresa que está automatizada puede procesar solicitudes de reclamos en menos tiempo y dar respuesta a todos los clientes y proveedores, sin excepción. Cuando se lleva de forma manual se corre el riesgo de que el reclamo no proceda porque diferentes razones, con la automatización esto es casi imposible. Siempre que se introduzcan los formularios de manera correcta, la respuesta por parte de la empresa va a ser pronta y todos los departamentos estarán al tanto de la situación.

Finanzas

Con la automatización emitir facturas, enviar recordatorios de pagos, emitir cheques a proveedores, realizar reembolso, controlar los pagos y miles de operaciones son más ágiles. Debido a que hay diferentes programas que mantienen un flujo de operaciones constantes y predecibles, por lo tanto, se consiguen los pagos más rápidos y se reducen los errores por parte de los empleados.

Esto, a su vez, ayuda a pagar las nóminas con mayor efectividad, procesar las vacaciones, cesantías, pago de bonos, horas extras y permisos de los empleados de manera controlada y eficaz.