Análisis DAFO ¿Qué es, para qué sirve y cómo realizar uno de forma correcta?

Un aliado estratégico que tienen las empresas es el análisis DAFO. Esta herramienta de administración permite encontrar y conocer con exactitud los elementos internos y externos que rodean a la organización.

Por lo tanto, cuando se buscan situaciones que ayuden a tomar decisiones, DAFO es un elemento funcional muy útil. Este te permitirá establecer los objetivos de forma más real.

Para que te conviertas en un experto en análisis estratégico, hemos preparado este artículo para ti. Te enseñaremos toda la información relacionada con un análisis DAFO, desde sus características los hasta los pasos que debes hacer para crear un análisis correcto.

¿Qué es un DAFO y para qué sirve en el ámbito empresarial?

DAFO es el acrónimo de debilidades, amenazas, fortalezas y oportunidades que tiene una persona o una empresa en una situación determinada con respecto a un mercado en el cual se mueve. Es decir, es una técnica que se utiliza para conocer con exactitud el contexto que rodea a un individuo u organización.  Cuando se logra conocer todas las variables que existen, la empresa logra plantear con mayor exactitud los objetivos para poder alcanzarlos.

Esto hará que pueda crear un plan de trabajo en el cual aprovecha las oportunidades que tiene, se defiende de las amenazas, fortifica sus debilidades y aprovecha sus fortalezas para obtener la mayor cantidad de participación en el mercado meta. El DAFO logrará que puedan tomar con más seguridad préstamos en proyectos de inversión y analizar con más exactitud la tasa interna de retorno o TIR. Establece los parámetros y condiciones generales de la estructura patrimonial para llevar a cabo el proyecto.

Objetivos del DAFO ¿Cuál es la principal intención de realizar este análisis?

La principal razón por la que una empresa debe realizar un análisis DAFO es porque a partir de esa información podrá obtener respuestas correctas a determinados parámetros. Esto es sin dejar de lado los objetivos generales que hemos mencionado en los párrafos anteriores. Por ejemplo, si las ventas han caído se puede saber por medio de la estructura de amenazas si es que existe un nuevo competidor o un artículo sustituto que ha ingresado al mercado y la empresa no se ha dado cuenta.

Otro de los objetivos que persigue el DAFO es conocer las barreras de limitación que tiene un mercado para acceder al mismo. A este punto también se lo podría analizar si es que la empresa presenta una infraestructura débil para poder ingresar. Por lo que el objetivo en este caso es encontrar las razones por las cuales una compañía no es apta para desarrollarse en el mercado meta que se ha planteado.

Cuando se establecen los resultados del análisis DAFO se pueden implementar políticas para tomar decisiones de forma correcta y de esta manera encontrar el mejor camino. No hay que olvidarse que los recursos de una compañía son muy valiosos, por lo que es necesario avanzar sin comprometerlos el futuro.

¿Cuáles son las ventajas más importantes de hacer un DAFO en tu plan de Social Media?

Cuando se realiza un análisis DAFO se consiguen los siguientes beneficios:

• Se conocen con precisión cuál es la capacidad que tiene la empresa para afrontar o mantener estrategias comerciales en un determinado target.
• Permite conocer los recursos disponibles que tiene la empresa, por lo que se puede plantear objetivos más exigentes.
• También se logra establecer las circunstancias por las cuales han disminuido las ventas o aumentado los costes. De esta manera se logra modificar el grado de rentabilidad que quieren obtener los accionistas y así establecer un determinado precio.
• No sólo se pueden analizar factores relacionados con resultados financieros, sino también se pueden estudiar los recursos que representan amenazas para el control general de la organización.
• Al conocer las debilidades que tiene una compañía, también permite tomar decisiones para corregirlas y así convertirlas en oportunidades que mejoran la situación de la empresa frente a la competencia.
• Los cambios tecnológicos que existen en el mercado se pueden conocer con mayor precisión cuando se realiza un análisis DAFO. Por lo tanto, esta técnica permite encontrar oportunidades qué ayudan a mejorar los sistemas informáticos.
• Una ventaja importante que tiene un análisis DAFO es aprovechar al máximo situaciones externas que ocurren en el mercado. Por ejemplo, cuando existen quiebres coyunturales en la economía o en la salud poblacional, la empresa puede producir diferentes elementos que ayudarán a los habitantes del país.
• Con un estudio DAFO se pueden conocer los movimientos que realizan los competidores del mercado, como así también la existencia de productos complementarios o sustitutos que amenacen los propios artículos.

Pares de un DAFO ¿Cuáles son y para qué sirven estas variables?

El análisis DAFO se realiza mediante una matriz de 4 elementos en las cuales se debe incluir todas las situaciones que se involucran en cada una de las variables del método. Por lo tanto, se pueden tomar diferentes tipos de decisiones de acuerdo con el lugar que ocupa un elemento en dos variables de DAFO. A este conjunto se los llama pares.

Veremos a continuación cuáles son los pares que se forman en una matriz DAFO:

Pares de éxito

Cuando un elemento se encuentra en el cuadrante de las fortalezas y en el de las oportunidades, es una situación ideal. La empresa debe tomar acciones que permitan desarrollar el producto, consolidar con fuerza el modelo de negocio o bien adaptar los diferentes artículos a esta nueva situación. También la compañía puede tomar decisiones para aumentar su presencia en diferentes zonas geográficas adaptándose a cada una de ellas. Esto permitirá incrementar los ingresos y, por lo tanto, obtener una mayor rentabilidad.

Pares de adaptación

Los pares de adaptación se refiere a la toma de decisiones que deben afrontar los directivos de una empresa cuando una situación se presenta como una debilidad que tiene la compañía, pero al mismo tiempo es una oportunidad para desarrollar nuevos caminos. En este caso se recomienda obtener el mayor asesoramiento de profesionales para reorientar la línea de acción que venía teniendo la organización hasta ese momento.

Pares de reacción

Cuando existen fortalezas dentro la compañía, pero a la vez esa misma situación representa una amenaza para la empresa, es necesario afrontar el riesgo basándose en los recursos internos. Para ello será conveniente contar con sugerencias de profesional de tipo defensivas que generen acciones correctivas en el menor tiempo posible.

Pares de riesgo

En este caso una debilidad de la compañía también es una amenaza que se encuentra en el mercado. Para solucionar estos problemas es necesario actuar de forma rápida para convertir a las debilidades en fortalezas y así poder sobrevivir a los obstáculos externos. Luego de esto, será necesario adaptarse para lograr combatir las amenazas.

Aprende paso a paso cómo hacer un DAFO como todo un experto en mercadeo

Los pasos que deberás realizar para hacer un DAFO sin errores son:

Identificación de elementos internos y externos

Lo primero que debes hacer cuando quieres realizar un análisis DAFO es estudiar todos los elementos que tienes dentro de tu empresa. Para ello, necesitarás relevar todas las áreas internas para saber cómo se componen los recursos humanos, cuáles son sus tareas y qué puestos ocupan. A estos resultados los vas a tener que comparar con la cultura organizacional que pretendes. Esto te ayudará a corregir desviaciones y tener en cuenta criterios que podrías incorporar.

Lo que tendrás que hacer ahora es ver específicamente los departamentos de producción y el área comercial. Esto te servirá para que comprendas cómo es el proceso de fabricación que tienen las materias primas para llegar a ser productos terminados. A continuación, estudiarás el procedimiento que se realiza para vender, desde la toma de pedidos hasta su efectiva entrega al cliente. Cuando hayas realizado esta inspección profunda de todos tus componentes internos te darás cuenta que existirán cosas que deberás cambiarlas.

Por lo que tendrás que tomar decisiones para que se hagan efectivas. Luego, sabrás que existen operaciones que deberás mantenerlas, ya que lo estás haciendo bien y cuentas con infraestructura correcta. Por lo que los beneficios que obtienes te ayudarán a llevar a cabo los objetivos planteados. Después de la primera etapa, tendrás que comenzar a estudiar el mercado en el cual te mueves o al que deseas llegar. Para esto lo primero que deberás conocer es el nivel de facturación y producción que tiene el mismo.

Esto te ayudará a determinar el tamaño del grupo de clientes y así podrás compararlo con tu capacidad productiva. Una vez que tengas en claro cuál es el tamaño, vas a tener que analizar los competidores que se encuentran en el mismo. En este caso deberás saber cuáles son sus fortalezas y oportunidades que presentan.

Además, vas a tener que inspeccionar todos los productos sustitutos que hay en el mercado. Cuando tengas esta información te darás cuenta de que existirán oportunidades que debes aprovecharlas, como así también amenazas de las cuales deberás tomar decisiones para que no afecten a tu empresa.

Agrupación de pares

Lo que deberás hacer ahora es introducir todos los elementos que has identificado, tanto internos como externos, del paso anterior y colocarlos en la matriz DAFO. Esto te ayudará a que encuentres los pares que se asociarán con la toma de decisiones basadas en el éxito, en la adaptación tareas reactivas y con el riesgo que tienes.

Planificación de estrategias

Una vez que tienes agrupados los elementos en pares, tendrás que realizar una planificación estratégica que hará que puedas llevar a cabo los objetivos planteados. Para esto vas a tener que proyectar para cada una de las desviaciones que has encontrado el tiempo de ejecución y las tareas que hay que llevar a cabo. Luego tendrás que analizar aquellas situaciones que no tienes que cambiarlas y que representan una fortaleza de tu empresa.

Para este caso, deberás planificar cómo vas a avanzar en la toma de decisiones sin afectar estas áreas están funcionando bien. Por último, tendrás que elegir todas aquellas actividades que te ayudarán a evitar las amenazas que existen en el mercado y que hacen correr riesgo a tu empresa. Cuando tengas listo todos estos elementos, vas a tener que asignarlos a los diferentes departamentos los cuales tendrán un responsable para cada plan.

A continuación, deberás llevar a cabo la ejecución y al mismo tiempo tendrás que controlar esa ejecución. Ten en cuenta que existirán desviaciones entre lo real y lo planificado. Por lo que vas a tener que considerar procesos para la corrección de esas desviaciones. Esto lo podrás hacer con la creación de áreas que te ayuden a llegar rápido a los objetivos planteados y mantenerte en el mercado como líder.

Consejos para realizar un DAFO más efectivo para tu empresa o marca personal

Presta atención a los siguientes tips que te ayudarán a realizar un DAFO más efectivo, ya sea para tu empresa o marca personal:

Procura ser lo más objetivo posible

Realiza el análisis DAFO con la cabeza y no con el corazón. Si bien esto es difícil para un dueño, ya que tiene depositadas emociones de manera subconsciente en el emprendimiento comercial, es necesario que los elementos que se detecten en cualquiera de las secciones de la matriz deben ser lo más real posible. Cuando se actúe de esta manera se podrá determinar, de una forma más efectiva, los diferentes componentes.

No subestimes a la competencia

Este es un error muy común que ocurre cuando se hace un análisis DAFO. Las personas tienden a subestimar el comportamiento que realizan otros competidores que están en el mercado, más aún cuando no son los líderes. Debes tener en cuenta que existen empresas que tienen estrategias que se orientan a no ocupar el primer lugar, pero representan una amenaza para tus productos y para la existencia de tu compañía. Por lo tanto, estas organizaciones están en los lugares que desean, pero no por falta de capacidad.

No creas todo lo que te dicen

Cuando realices el análisis interno para determinar las fortalezas y debilidades que puedes tener, es recomendable que lo hagas lo más directo posible evitando así los intermediarios. Esto te ayudará a ver otro panorama mucho más real y podrás conocer si en realidad se cumple con la cultura organizacional que has querido implementar.

Ten en cuenta que puedes equivocarte

Uno de los factores que influyen en los análisis estratégicos es que surgen errores cuando se realiza el relevamiento de la información. Debido a esto, ten en cuenta que será necesario la revisión de forma correcta y detallada de todos los elementos que se han inspeccionado para que no cometas errores en el estudio.

Toma decisiones basado en DAFO

Con esto queremos decir que cuando tengas el análisis realizado debes tomar decisiones basadas en los elementos que surgieron del DAFO. Por lo tanto, no tienes que considerar situaciones pasadas que ya la has superado y que no impactan en este nuevo estudio. Pero debes tener cuidado porque podrían volver a surgir, por lo que deberías decidir si tienes o no que incluirlas como amenazas o debilidades a este tipo de situaciones.

Lista de las mejores herramientas para hacer un DAFO que todo Community Manager debe conocer

Te mostraremos a continuación las mejores herramientas informáticas que puedes usar para hacer un análisis DAFO.

Presta atención y elige la que más te guste.

Dafo.ipyme.org

Esta es una herramienta gratuita que fue diseñada por la Dirección General de Industria y de la PYME, perteneciente al Ministerio de Industria, Comercio y Turismo del gobierno de España. Permite la creación de un análisis DAFO en pocos pasos, sólo es necesario registrarse por medio de un correo electrónico y acceder a una base de datos de tareas similares. Por medio de esta matriz podrás acceder a los puntos fuertes y débiles de tu compañía de forma rápida.

Es.Venngage.com

Encontrarás en este editor de imágenes una gran variedad de plantillas que te ayudarán a elegir la mejor creación para realizar un análisis DAFO. Para ello tendrás que registrarte, editar la plantilla y luego la podrás descargar y compartir con cualquier usuario. La ventaja que tiene esta herramienta es que cuenta con diseños únicos que se adaptarán fácilmente a las ideas corporativas de tu empresa.

Online.visual-paradigm.com

Esta es una plataforma online en la cual deberás elegir la plantilla que quieres y luego te ayudará, con ejemplos de otras empresas, a armar un verdadero análisis DAFO para tu propio proyecto. De esta manera contarás con un diagrama vistoso que incluirá la información más específica posible. Cuando tengas los pares de DAFO armados te darás cuenta en poco tiempo cuáles serán las decisiones que deberás tomar para corregir y aprovechar las circunstancias existentes.

Plan de negocios Premier

Es una aplicación que está disponible para móviles iOS y su descarga tiene un coste de alrededor de 10 €. Con esta herramienta podrás realizar análisis DAFO de una manera rápida y sencilla, ya que contarás con funciones que te permitirán detectar los verdaderos elementos que debes incluir. Además del análisis estratégico, también contarás con secciones que te ayudarán a realizar un plan de negocios completo con todos los elementos internos y externos que rodean a la empresa.

StratPad

Con esta app de iOS podrás crear un análisis DAFO a la perfección. Esto se debe a que encontrarás todas las herramientas necesarias para poder detectar los factores internos y externos que son beneficiosos y perjudiciales para la organización. Su descarga tiene un coste de 10 € aproximadamente. Lo que permite acceder a funciones y te ayudará a generar un plan de negocios completo basado en los objetivos que has planteado.