Qué es Microsoft Access, cómo funciona y para qué sirve

Si manejas muchos datos en el día a día y siempre terminas recurriendo a Excel, tarde o temprano te habrás preguntado qué es exactamente Microsoft Access y para qué sirve frente a una hoja de cálculo. Puede que te hayan hablado de él en el trabajo, en clase o que lo hayas visto dentro del paquete Office sin llegar a abrirlo nunca.

En este artículo vamos a ver con calma qué es Access, cómo funciona por dentro y por qué puede convertirse en tu mejor aliado cuando Excel se te empieza a quedar pequeño. Verás que, aunque suene a “cosa de informáticos”, es una herramienta pensada para que cualquier usuario con un poco de práctica pueda crear bases de datos relacionales potentes, formularios, consultas e informes sin necesidad de ser programador.

¿Qué es Microsoft Access exactamente?

Microsoft Access es un sistema de gestión de bases de datos relacional (RDBMS) de escritorio incluido en determinadas ediciones de Microsoft Office y en algunos planes de Microsoft 365. En lugar de trabajar con datos en una sola tabla gigante, como puede ocurrir en Excel, Access organiza la información en varias tablas relacionadas entre sí mediante campos comunes.

Internamente utiliza motores como Microsoft Jet Database Engine y versiones posteriores para almacenar y gestionar los datos. Sobre ese motor se construye una interfaz gráfica muy amigable que permite crear tablas, consultas, formularios e informes de forma visual, arrastrando y configurando, sin necesidad de escribir código SQL si no quieres.

Históricamente, Access nació a principios de los años 90 para competir con productos como dBase o Paradox en entorno Windows. Desde entonces se ha ido integrando en la suite Microsoft Office profesional y ha evolucionado con versiones como Access 97, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 o 2021, adaptándose a cada generación de Windows y a los cambios en la interfaz de Office.

Aunque hoy en día existen motores de base de datos mucho más avanzados para escenarios corporativos (SQL Server, MySQL, PostgreSQL…), Access sigue siendo muy popular en pequeñas empresas, departamentos internos y centros educativos porque permite construir soluciones a medida de forma rápida y sin necesidad de montar servidores.

Cómo funciona una base de datos en Access: tablas, relaciones y demás piezas

En lugar de pensar en un único libro de Excel con muchas pestañas, en Access se trabaja con objetos de base de datos bien diferenciados. Los principales son:

• Tablas: son donde se almacenan físicamente los datos, en filas (registros) y columnas (campos).
• Consultas: permiten preguntar y filtrar la información de una o varias tablas, combinarlas, agruparlas o realizar cálculos.
• Formularios: son pantallas diseñadas para introducir, editar o visualizar datos de forma cómoda y controlada.
• Informes: sirven para presentar los datos de manera impresa o en PDF, con totales, agrupaciones y formato profesional.
• Macros y VBA: permiten automatizar tareas y añadir lógica más compleja a la base de datos.

La clave de Access está en que las tablas se organizan siguiendo el modelo de bases de datos relacionales. Eso significa que cada tabla almacena un tipo de entidad (clientes, productos, facturas, proveedores, eventos, etc.) y se evita repetir la misma información una y otra vez. En lugar de escribir el nombre de un cliente en 300 filas, se guarda solo una vez en la tabla de clientes y luego se relaciona mediante un identificador.

Por ejemplo, una aplicación de eventos creada en Access podría tener:

• Una tabla de Clientes con sus datos de contacto.
• Una tabla de Proveedores (catering, sonido, salas…).
• Una tabla de Eventos donde cada registro incluye referencias (campos clave) a un cliente y a uno o varios proveedores.

Si cambias el teléfono de un proveedor, solo actualizas un único registro en su tabla, y automáticamente todas las vistas, formularios e informes que usen ese proveedor mostrarán el nuevo número, sin duplicidades ni inconsistencias.

Para facilitar toda esta gestión, Access incorpora asistentes y herramientas visuales con las que puedes crear relaciones entre tablas, definir tipos de datos apropiados, establecer claves primarias y foráneas o habilitar la integridad referencial sin tener que pelearte con comandos complicados.

Principales funciones y posibilidades de Microsoft Access

Access no es solo un “sitio donde guardar tablas”; el programa está pensado para construir auténticas aplicaciones de negocio completas sin tener que levantar un servidor de bases de datos ni programar una interfaz desde cero. Algunas de sus funciones más potentes son: creación de bases de datos personalizadas y consultas avanzadas.

• Creación de bases de datos personalizadas: puedes partir de una base en blanco y diseñar tus propias tablas, o aprovechar plantillas integradas para contactos, incidencias, tareas, recursos humanos, proyectos, etc.
• Consultas avanzadas: el generador de consultas permite filtrar por múltiples criterios, ordenar, agrupar, sumar, contar, unir varias tablas, crear campos calculados y mucho más.
• Informes profesionales: con el diseñador de informes puedes obtener listados de ventas, resúmenes mensuales, listados de clientes, etiquetas postales o cuadros de mando listos para imprimir o exportar.
• Formularios interactivos: los formularios permiten introducir y editar datos con cuadros de texto, listas desplegables, botones, subformularios y todo tipo de controles.
• Automatización mediante macros y VBA: si necesitas ir un paso más allá, puedes automatizar procesos repetitivos y crear lógica de negocio usando macros o programación en Visual Basic for Applications.
• Publicación y trabajo en red: una base de datos de Access se puede compartir en una red local y dividir en un “front-end” (interfaz) y un “back-end” (datos), de forma que varios usuarios puedan trabajar a la vez.
• Importación y exportación de datos: Access se lleva muy bien con Excel, archivos de texto, XML, listas de SharePoint, orígenes ODBC y otros sistemas, por lo que es perfecto como “plataforma de aterrizaje” para unificar información dispersa. Por ejemplo, puedes vincular datos desde un archivo de texto para integrarlos en tu base de datos.

Todo esto hace que Access sea especialmente útil cuando una empresa o departamento necesita una herramienta más sólida que Excel pero no quiere o no puede montar desde cero un proyecto con SQL Server u otra base de datos corporativa compleja.

Diferencias clave entre Microsoft Access y Excel

La comparación entre Excel y Access es inevitable, porque ambos se usan para trabajar con datos, pero cada uno está pensado para cosas distintas. Excel brilla cuando se trata de cálculos, análisis numérico, tablas dinámicas y gráficos rápidos sobre volúmenes moderados de información.

Access, en cambio, está orientado a gestionar información estructurada de forma estable y coherente en el tiempo. Algunas diferencias prácticas importantes son:

• En Excel es fácil cometer errores al repetir datos, copiar y pegar, cambiar fórmulas, etc. En Access, al estructurar los datos en tablas relacionadas, se reduce muchísimo la redundancia y los fallos humanos.
• Las hojas de cálculo no están pensadas para cientos de miles de registros y muchos usuarios a la vez; las bases de datos relacionales sí, incluso aunque Access esté más limitado que un servidor completo.
• Access incluye mecanismos de seguridad y control mejores que un simple archivo de Excel: contraseñas, cifrado, control de acceso, división front-end/back-end, etc.
• Un fichero de Access puede servir como “fuente única de la verdad” para la organización: todos miran al mismo sitio, con el mismo formato y sin versiones paralelas del mismo Excel en cada carpeta.

Por eso, cuando tu lista de Excel crece, empiezan a proliferar versiones distintas del fichero y cada cambio es un pequeño drama, suele ser momento de plantearse pasar a una base de datos Access bien diseñada.

Escenarios típicos donde Access encaja muy bien

Access se ha ganado un hueco en muchísimos entornos porque permite montar soluciones bastante serias en cuestión de días. Algunos usos muy habituales son:

• Gestión de clientes y contactos: con registros de empresas, personas de contacto, historial de interacciones, llamadas, correos, oportunidades comerciales, etc.
• Control de inventarios: artículos, existencias, movimientos de entrada y salida, proveedores, almacenes, niveles mínimos de stock.
• Pedidos, ventas y facturación básica: pedidos de clientes, líneas de detalle, seguimiento del estado, generación de albaranes o facturas sencillas.
• Proyectos internos: registro de tareas, responsables, plazos, recursos empleados, costes aproximados.
• Gestión administrativa en despachos, academias o clínicas pequeñas: agenda de citas, historial de clientes o pacientes, cobros y comunicaciones.
• Registro de incidencias y soporte técnico: tickets abiertos, estado, prioridad, técnico asignado, tiempos de resolución, etc.

En todos estos contextos, Access ofrece una combinación bastante equilibrada de facilidad de uso, rapidez de desarrollo y potencia, sin obligarte a aprender lenguajes de programación complejos ni a mantener un servidor de base de datos dedicado.

Versiones, compatibilidad y limitaciones de plataforma

A lo largo de los años, Access ha ido publicándose en distintas versiones que suelen ir en paralelo a las de Microsoft Office: Access 97, 2000, 2003, 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, 2021… Cada una ha introducido cambios de interfaz, nuevos formatos de archivo (por ejemplo, el salto al formato ACCDB en lugar del antiguo MDB) y ajustes en los requisitos de hardware y sistema operativo.

Una cuestión muy importante es que Access es una aplicación nativa solo para Windows. Aunque puedas tener una suscripción de Microsoft 365 en macOS, Access y Publisher no están disponibles como programas instalables en Mac. Microsoft ha explicado en varias ocasiones que en macOS se centra en Word, Excel, PowerPoint y OneNote.

Por ahora no hay noticias oficiales de una versión nativa de Access para macOS, así que quienes usan Mac y necesitan algo parecido se ven abocados a:

• Trabajar con máquinas virtuales o Boot Camp para instalar Windows y ejecutar Access.
• Optar por alternativas online o multiplataforma (Airtable, soluciones web sobre MySQL o SQL Server, Zoho Creator, etc.).

En cuanto a requisitos, las versiones antiguas (Access 97, 2000, 2003…) pedían procesadores como los 486 o Pentium, escasa memoria RAM y resolución VGA/SVGA. Las versiones modernas, integradas en Office 2016, 2019 o 2021, requieren Windows 10 u 11, procesadores de 2 núcleos, varios GB de RAM y unos cuantos GB de espacio en disco, en línea con el resto de aplicaciones de Office.

Crear tu primera base de datos en Access: flujo general

Aunque no vamos a hacer un tutorial paso a paso, sí viene bien tener en la cabeza el flujo típico para montar una base de datos desde cero o a partir de datos existentes:

• Al abrir Access, se muestra la llamada vista Backstage, desde la cual puedes crear una base de datos en blanco o elegir una plantilla.
• Si eliges una plantilla prediseñada (por ejemplo, para contactos, eventos o seguimiento de problemas), Access genera automáticamente tablas, formularios, consultas e informes listos para usar, en muchos casos con registros de muestra.
• Si prefieres empezar desde cero, puedes crear una Base de datos en blanco y, a partir de ahí, definir tu primera tabla en vista Hoja de datos (introduciendo datos directamente) o en vista Diseño (definiendo campos, tipos de datos, claves, etc.).
• También puedes importar o vincular datos desde otro origen: un Excel, una lista de SharePoint, otra base de datos de Access, un archivo de texto, un origen ODBC como SQL Server, etc.
• Una vez que tienes las tablas, pasas a diseñar consultas para obtener la información que te interesa, formularios amigables para el usuario final e informes para imprimir o exportar.

Access incluye asistentes para casi todo: plantillas de bases completas, asistentes para formularios, para informes, para importar datos, incluso un Asistente para analizar tablas que te ayuda a detectar campos redundantes y a normalizar mejor tu diseño si has empezado de forma “rápida y sucia”.

Access en red, front-end y back-end

Cuando varias personas necesitan trabajar con la misma base de datos, lo normal es dividirla en dos partes bien diferenciadas:

• Un archivo back-end, que contiene únicamente las tablas con los datos y suele residir en un servidor de ficheros o carpeta compartida.
• Uno o varios archivos front-end, que contienen los formularios, consultas, informes, macros y código VBA, y que están enlazados a las tablas del back-end.

Este enfoque tiene varias ventajas claras: cada usuario tiene su propio front-end (por lo que se reducen los conflictos de diseño), se puede actualizar la interfaz sin tocar los datos y se mantiene un único repositorio central con la información. Además, es posible tener frentes distintos para versiones diferentes de Access, de forma que un mismo back-end en un formato antiguo sea accesible tanto desde Access 2003 como desde Access 2016, por ejemplo.

Eso sí, aunque Access soporta el acceso multiusuario, no deja de ser una solución de escritorio. En entornos con muchos usuarios simultáneos, volúmenes muy grandes de datos o requisitos de alta disponibilidad, lo habitual es usarlo como capa de presentación sobre un servidor tipo SQL Server, o bien migrar progresivamente el sistema hacia una solución puramente cliente-servidor o web.

Seguridad, rendimiento y buenas prácticas básicas

Una preocupación habitual es hasta qué punto Access es “fiable” para guardar datos importantes. Bien usado, ofrece bastantes herramientas para que la base de datos sea más segura y estable que un Excel compartido por toda la oficina:

• Permite cifrar el archivo y protegerlo con contraseña, evitando accesos no autorizados.
• Ofrece la posibilidad de configurar distintos modos de apertura: lectura/escritura compartida, solo lectura, exclusiva, etc.
• Facilita la conexión a orígenes de datos externos más robustos (servidores SQL) a través de ODBC.
• Cuenta con herramientas de compactación y reparación de bases de datos para mantener el rendimiento a largo plazo.

Eso no quita que sea recomendable adoptar unas cuantas buenas prácticas de diseño y mantenimiento: normalizar bien las tablas, definir claves primarias y relaciones con integridad referencial, no abusar de campos de tipo adjunto o memo enormes, dividir en front-end y back-end cuando vaya a haber varios usuarios, hacer copias de seguridad periódicas, etc.

Seguir estas pautas marca la diferencia entre una base de datos Access que se convierte en el corazón del negocio durante años y otra que, mal estructurada, acaba derivando en problemas de corrupción de datos o lentitud cuando crece demasiado sin control.

Cómo se adquiere Microsoft Access hoy en día

Si te planteas implantar Access en tu empresa o para tu propio uso profesional, conviene tener claro cómo se licencia a día de hoy. Las vías más habituales son:

• Suscripción Microsoft 365 para empresas: algunos planes incluyen la aplicación de escritorio de Access, que se mantiene siempre actualizada con las últimas funciones y parches de seguridad.
• Licencia perpetua de Office Professional: en las ediciones “de toda la vida” de Office Profesional, Access suele venir incluido junto con Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Publisher, etc.
• Licencias por volumen: para organizaciones con muchos equipos, existen acuerdos de licenciamiento por volumen que facilitan el despliegue centralizado y ofrecen descuentos.

La elección entre suscripción y licencia perpetua dependerá de si prefieres pagar una cuota periódica con actualizaciones continuas o hacer un desembolso inicial mayor y mantener la misma versión de Office durante más años sin cambios.

En definitiva, Microsoft Access es una herramienta muy versátil que llena un hueco intermedio entre la simplicidad de Excel y la complejidad de los grandes servidores de bases de datos. Bien diseñado, permite a usuarios no técnicos crear soluciones de gestión de información sólidas, automatizar procesos y explotar los datos de forma mucho más coherente, manteniendo al mismo tiempo una curva de aprendizaje razonable y una integración excelente con el resto del ecosistema de Microsoft.

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