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La función de confirmación de lectura es común en muchas aplicaciones de mensajería. Y en el correo electrónico hay diversas formas de saber si el mensaje enviado fue abierto o leído por el destinatario, aunque no de forma directa sino utilizando algunas herramientas externas.
En los últimos meses, el uso del correo Gmail creció en el mundo. Su utilización para el trabajo desde casa, envío de tareas escolares o al mantenerse en contacto con familiares y amigos, ha llevado a que los usuarios se familiaricen más con él y quieran conocer a fondo las diversas opciones que pone a disposición.
Una de las funciones poco conocidas es el tracking de correos electrónicos. Esta vez queremos mostrarte cómo funciona, cuáles son los beneficios de utilizarlo, la configuración que se debe realizar para que funcione adecuadamente y las mejores herramientas que puedes agregar a tu cuenta Gmail.
¿Qué es el tracking de correos electrónicos y para qué sirve esta herramienta en Gmail?
El tracking de correos electrónicos es una función que permite conocer cuando el contacto, al que se le ha escrito, abrió el mensaje o hizo clic en alguno de los enlaces o archivos adjuntos. Este seguimiento mediante un rastreador aporta datos específicos, como por ejemplo la fecha, hora exacta y hasta la dirección IP desde la que se vio la información incluida en el correo. Dependiendo de la herramienta, se conocen otros detalles.
¿Cuáles son los beneficios de usar Tracking en tu cuenta de Correo Electrónico de Gmail?
Los más impacientes, que quieren saber rápidamente qué ocurrió con el correo que acaban de enviar o para quienes necesita una confirmación de lectura que muchas veces no llega porque el destinatario no se preocupa en hacerla, tienen a su alcance utilizar el tracking.
Aquí están algunas de las ventajas de utilizarlo en Gmail:
- El principal beneficio es saber en qué estado se encuentra el mensaje enviado y así tomar unas rápidas acciones, como por ejemplo llamar por teléfono o hablar personalmente con el contacto.
- También te ayuda a saber si la información que estás enviando es importante para tus contactos.
- Te orienta en qué aspectos debes mejorar tu estrategia de comunicación y cuáles vas a mantener.
- Ahorra tiempo: evitarás enviar un segundo correo si todavía no se ha leído el primero, lo que a la vez permite dedicar espacio a otros asuntos.
Aprende paso a paso cómo trackear tu correo electrónico para saber si ven, leen o eliminan tus mensajes
Lo primero que debes conocer es que Gmail no trae esta función directamente para todas las cuentas, sino únicamente para dominios de profesionales u organizaciones educativas que tienen un administrador. El resto de los usuarios con una cuenta gratuita, deben echar mano a una extensión para lograr tener la confirmación de lectura de un correo enviado.
Veamos:
Busca e instala una extensión
Existen diversas extensiones que nos dan una mano en nuestra labor de conocer el estado en que se encuentra la comunicación que hemos enviado, haciendo un rastreo que nos aportará detalles significativos. Hay varias que se pueden utilizar, entre ellas MailTrack.
Para obtenerla hacemos lo siguiente:
- Ingresa a la Chrome Web Store.
- En el buscador, teclea el nombre de la extensión. Para este ejemplo utilizaremos MailTrack.
- Cuando aparezca, veremos una descripción de las funciones que realiza.
- Si decidimos obtenerla, tocamos en el botón “Añadir a Chrome”.
- Aparecerá una notificación y pulsamos en “Añadir extensión”.
Habilita la extensión en tu cuenta de correo
La primera vez que ingresemos al correo, después de actualizar la página, habrá una notificación indicando que se debe activar la extensión para la cuenta actual.
Para ello debemos seguir estos pasos:
- Después de pulsar en añadir, te indica que debes hacer clic para utilizar la extensión y en la ventana emergente te sugiere “Conéctate con Google”.
- Inicia sesión en la cuenta en la que deseas utilizar la extensión.
- Elige un plan, hay gratis y de pago.
- Tras seleccionar, te aparece un aviso que dice “Instalación finalizada” y te recomienda “Ir a Gmail”.
- Te muestra una notificación que indica que para utilizar la extensión debes enviar correos como lo haces normalmente, pulsa en “De acuerdo”.
Configura los ajustes
Después que el rastreador esté habilitado en la cuenta de Gmail tienes dos opciones, utilizarlo tal y como está o por otro lado ajustar algunas configuraciones.
Ahora te vamos a enseñar cómo efectuar la segunda opción:
- Dentro de tu cuenta de Gmail, toca con el clic izquierdo del ratón en el icono de MailTrack que aparece en la barra superior.
- Una vez que se despliegue el menú, pulsa en “Configuración”.
- Se abre una nueva pestaña con el panel general.
- Allí verás todas las opciones disponibles en la versión gratuita, que son varias, y también otras por las que debes pagar.
- Si hiciste algún cambio, en la parte final aparece la opción “Guardar ajustes”.
Opciones avanzadas
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Además de servir de rastreador y presentar un informe diario de la actividad de los correos electrónicos que se han enviado, con MailTrack también puedes efectuar algunas otras acciones que mejoran la productividad.
Aquí te contamos cuales son:
- Programar mensajes para horas específicas: no tendrás que preocuparte si se te olvidó enviar un correo, al momento indicado saldrá.
- Ajustar recordatorios para seguimiento: una vez que actives la función tendrás alertas por horas o días específicos.
- Desactivar el seguimiento para un mensaje: desactiva las notificaciones y no recibirás ningún reporte.
- Ver el historial: allí se muestra el registro de todos los mensajes enviados.
Lista de las mejores herramientas de tracking de correo para utilizar en tu cuenta de Gmail
Aparte de MailTrack, hay muchas otras extensiones entre las que puedes elegir para mejorar la gestión de tu correo electrónico Gmail.
Veamos a continuación:
Yesware
El primer lugar en esta lista es para una aplicación de pago que ofrece una prueba gratuita. Entre otras cosas ayuda al seguimiento, gestión y actualización de las relaciones mediante el correo electrónico. Con solamente agregarla a Chrome se comienza a utilizar. En el informe que la herramienta presenta al usuario, se incluyen las tasas de apertura, clic y respuestas de los mensajes enviados. Además de ahorrar tiempo, ayuda a mejorar la penetración y las estrategias de comunicación.
RMail
Más de diez millones de usuarios en el mundo le han dado su confianza a esta aplicación que se desarrolla completamente en inglés y se puede utilizar en otros servidores además de Gmail. Entre sus beneficios, se cuenta el seguimiento de apertura a los correos electrónicos enviados certificado por un comprobante automático. Además, tiene otras características como lo son el cifrado simple de extremo a extremo de las comunicaciones, así como la firma digital de documentos y formularios en una gran variedad de formatos.
Free Email Tracker
Esta herramienta es totalmente gratuita y ofrece el seguimiento de los correos electrónicos sin un número limitado, con la ventaja que no agrega ninguna marca al envío. Aporta informes frecuentes mediante notificaciones de las interacciones, aperturas o clic que ha hecho el destinatario. Pero aparte de ser un excelente rastreador, también la extensión permite guardar los mensajes y utilizarlos como una plantilla, programar los correos a horas puntuales y da seguimiento a los clics de forma gratuita.
Bananatag
Esta herramienta es parecida a las anteriores y sirve para indicar si tu correo electrónico enviado ha sido leído o eliminado. También ayuda a programar envíos, crear plantillas y muestra métricas del rendimiento. En tu bandeja de entrada podrás ver notificaciones abiertas del desempeño, al igual que el seguimiento de los archivos donde se indica quién lo vio, su ubicación, qué equipo utilizó así como el sistema operativo.
Gmailer
Esta herramienta gratuita tiene la ventaja de que está completamente en español. Y la principal tarea es informarte si el destinatario ha leído el correo que enviaste, pero también obtienes información sobre las redes sociales de los mensajes que recibas. Junto al rastreo del correo, da la opción de programar los mensajes para que se envíen en otro momento, ayudando a que la gestión de la cuenta sea más eficiente.
