Microsoft Outlook ¿Qué es, para qué sirve y cuáles son las ventajas de utilizarlo?

Si eres usuario de Windows seguramente conoces todos los servicios ofrecidos por Microsoft Office, es así como también se podrán encontrar su gestor de correo electrónico Outlook, el cual tienen como objetivo ofrecer una serie de ventaja tanto para los usuarios normales como empresas al momento de establecer comunicaciones a través del email.

De esta manera, Microsoft cuenta con este excelente sistema de correo que te permitirá establecer comunicaciones a través de estos servidores de una forma muy sencilla y rápida. El mismo funciona de manera similar a otros servicios de email como Gmail o Yahoo!, por lo que seguramente no vas a tener ningún problema al momento de usarlo.

Por lo tanto, si quieres aprovechar todo el abanico de funciones ofrecidas por Microsoft y de esa manera sacarle todo el provecho posible al sistema operativo debes comenzar a hacer uso de esta herramienta, es por ello que aquí te vamos a explicar un poco más que es, para qué sirve y cuáles son las ventajas de utilizarlo, para ello sigue detalladamente todo lo que te enseñaremos a continuación.

¿Qué es Microsoft Outlook y para qué sirve este servicio de correo electrónico?

Se trata de un programa que funciona bajo la plataforma de Microsoft Windows que ha sido desarrollado por dicha compañía y que permite establecer comunicaciones a través de un gestor de correo electrónico, pero esta vez se trata de un servidor propio del sistema. Su misión principal es recibir y enviar mensajes de correo electrónico así como almacenar tanto los mensajes que sean enviados o recibidos por el usuario.

Anteriormente este servidor de email llevaba por nombre Hotmail, el cual desde hace un tiempo atrás ha sido modificado como Outlook y que se caracteriza por ofrecer otras funciones en generales a parte de enviar y recibir mensajes. Actualmente Outlook forma parte del paquete de instalación de Microsoft Office 365 y puede ser abierto en cualquier navegador web ya que ofrece dicha compatibilidad. Es importante mencionar que este servidor de email también puede ser utilizado como una aplicación independiente.

Esto para que el usuario pueda trabajar las 24 horas o simplemente utilizarlo con Exchange Server donde el usuario conseguirá diferentes servicios disponibles como lo son los buzones compartidos, calendarios comunes, entre otras funciones allí disponibles. También hay que mencionar que la aplicación de Outlook se encuentra disponible para los dispositivos móviles Android e iOS, y la cual tiene como objetivo mejorar la experiencia del correo electrónico para los dispositivos móviles.

¿Cuáles son las principales características de Microsoft Outlook y en qué me benefician?

Como todo servidor de correo electrónico ofrece ciertas características que permiten que los usuarios puedan beneficiarse de sus servicios, esto con la finalidad de atraer todos los clientes posibles, especialmente hoy en día cuando existen otros competidores importantes. Es por ello que aquí te vamos a enseñar cuales son las principales características de Outlook y que tipos de beneficios pueden aportar.

Entre las características más importantes que se pueden encontrar en Outlook tenemos las siguientes:

Direcciones de email personalizadas

Poder personalizar las direcciones de correo electrónico evitará que los mensajes de esas cuentas terminan en la carpeta de spam, en los casos de las cuentas corporativas o empresariales del correo de Microsoft, es fundamental poder brindarles este tipo de personalización de mensajes, ya que esto evitará que correos importante vayan a terminar en la carpeta de spam y sean difíciles de encontrar, ya sea los email de los principales clientes o proveedores.

Orden

Sin duda alguna una de sus características más resaltante ha sido la capacidad de orden que ofrece, ya que permite a los usuarios poder organizar de mejor forma su bandeja de entrada, así como marcar aquellas conversaciones importantes para tenerlas con un fácil acceso y no perder tiempo buscándolas entre todos los correos almacenados.

Escalabilidad en el almacenamiento

Uno de los mayores problemas en los servidores de correo electrónico es el espacio de almacenamiento en las cuentas gratuitas, pero gracias a las capacidades de Outlook esto ya no será motivo de quejas para sus clientes.  Es así como las opciones productivas permitirán escalar los precios de acuerdo con sus necesidades de almacenamiento, donde con este servidor se conseguirá un crecimiento constante tanto del directorio como del historial de conversaciones.

Anulación de pérdidas y filtraciones de datos

Mediante una inversión en cuentas de correo electrónicos corporativos, el usuario como coordinador del área TI de su empresa o la empresa en la que trabaja, va a tener la seguridad y confianza de poder respaldar todos sus datos, esto gracias a las opciones personalizadas ofrecidas por la plataforma donde podrán recibir notificaciones cuando existan riesgo de filtración de los datos e información privada y personal como lo pueden ser números de tarjetas de crédito o credenciales de acceso.

Movilidad

Sin duda alguna la movilidad que presenta Outlook se ha convertido en una de las características más importantes de la plataforma, y es que gracias a ellas los usuarios van a tener la oportunidad de ingresar a su bandeja de mensajes ya sea desde el ordenador de su casa u oficina o desde su smartphone o tablet. De esta forma ofrece una solución personalizada que permite adaptarse a cualquier momento y dispositivo de preferencia por el cliente.

Integración con otras herramientas de colaboración

Cuando se trabaja con estos gestores de email resulta fundamental poder integrar todos los archivos con otras herramientas del paquete de Microsoft como lo puede ser Microsoft Teams o OneDrive, esto permitirá crear un entorno colaborativo claro mientras los trabajadores llevan a cabo videoconferencias o reuniones.

Ventajas de Outlook

Teniendo en cuenta las principales características que ofrece este servidor de email de Microsoft, lo siguiente será resaltar algunos de los beneficios que esta plataforma ofrece.

Para ello sigue cada una de las ventajas que te enseñaremos a continuación:

Permite unificar las cuentas de correo electrónico

Esto va dirigido principalmente para las empresas donde sus equipos cuentan con múltiples cuentas de correo electrónicos personales y corporativas registradas en Outlook o plataformas como Gmail o Yahoo. En estos casos Microsoft permite que todas se puedan unificar en una sola bandeja de entrada, esto evitará que la persona tenga que tener abierta varias ventanas con cada una de estas aplicaciones ya sea en el ordenador o móvil, por lo que esta opción permitirá ver todos los mensajes desde un mismo lugar.

Programar conversaciones importantes

En este caso permite que los usuarios puedan programar aquellas conversaciones importantes para así evitar que estas pasen de alto. Con esta función se puede programar la hora y el día en el que se quiere ver mensajes claves, así se disminuye el riesgo de pasar por alto conversaciones importantes para su vida personal o empresarial.

Permite mejorar el control de reuniones y conversaciones

En el caso de los colaboradores van a tener la oportunidad de mejorar su disponibilidad al momento de programar sesiones y reuniones de trabajo, esto te permite ahorrar tiempo ya que no tendrás que estar contactando al resto de tu equipo. Además, Outlook se destaca por ofrecer canales de vídeos, chat y audios de grupo que permitirán llevar todas estas reuniones a cabo con un respaldo.

Utilice respuestas automáticas cuando no estés disponible en el email

Como si fuera poco ofrece una funcionalidad de respuestas automática las cuales se enviarán de forma automática cuando la persona no esté disponible para responder los mensajes, esto le permitirá al remitente saber que su mensaje no podrá ser leído hasta una fecha en específica.

Mayormente esta opción se utiliza cuando la persona se va de viaje o para los fines de semana cuando ya no está en el trabajo. Esto permitirá que se pueda tener un contacto con los clientes y compañeros de forma efectiva. En el asunto del mensaje cada usuario es libre de colocar lo que quiera, lo más recomendable es indicar la fecha en la que leerá su mensaje y dará su respuesta, esto permitirá que la persona que ha intentado comunicarse contigo pueda tener esa fecha en cuenta.

Te permite enviar documentos de forma sencilla

Otra de las ventajas que se pueden encontrar con Outlook es que facilita en gran medida el anexo de documentos, todo esto gracias a la organización de este servidor de correo electrónico.

Por lo tanto, las personas pueden enviar documentos de forma rápida y sin la necesidad de tener que ejecutar muchos pasos para ello, para esto cuenta con un registro de los archivos que se han creado recientemente. También permite llevar a cabo una sincronización con OneDrive, Drive y Dropbox, lo que te permitirá tomar archivos de cualquiera de los almacenamientos en la nube y compartirlos a través de Outlook de una forma fácil y rápida.

Aprende paso a paso cómo darte de alta en Outlook para tener tu cuenta de correos de Microsoft

Si aún no tienes una cuenta de Outlook y quieres registrarte en la plataforma para así empezar a disfrutar de los servicios ofrecidos por el servidor de correo de Microsoft, entonces estas en el sitio adecuado.

A continuación te explicamos cada uno de los pasos a seguir para ello:

Crear cuenta Outlook

• Para iniciar con este procedimiento es necesario que accedas a tu navegador de preferencia.
• Pulsa aquí para ingresar al sitio web de Microsoft.
• Después de unos segundos te aparecerá la página principal de Outlook, allí debes seleccionar la opción de “Registrarse ahora” y automáticamente se te abrirá una nueva página en donde te aparecerá el formulario de registro, allí debes completar los pasos que te van apareciendo en pantalla.

Cómo rellenar el formulario

En los campos correspondientes debes escribir tu nombre y apellido, de la misma forma debes escribir el nombre del usuario que le deseas dar a tu cuenta de correo electrónico, ya sea "juanaperez@outlook.com" entre cualquier otro nombre que desees escoger. Ten en cuenta que si escoges tu propio nombre las demás personas podrán encontrarte fácilmente.

Ahora debes llenar los campos que a continuación te aparecen en pantalla, ten en cuenta que se tratan de datos privados como la contraseña, localización, fecha de nacimiento, sexo, entre algunas otras respuesta que necesita el servidor para proporcionar información que pueda resultar de tu interés. Ten en cuenta que tanto el usuario como la contraseña que escojas serán los únicos datos que vas a necesitar para acceder al email.

Abrir la cuenta de Outlook

Llegado a este punto estás muy cerca de finalizar el proceso de registro en Outlook.

Para ello debes seguir estos pasos:

• Aquí se te abrirá una nueva pantalla donde debes ingresar el número de teléfono móvil o un correo electrónico alternativo, esto se solicita en caso que tengas que restablecer tu contraseña en caso que la hayas olvidado y no puedas acceder nuevamente a tu cuenta.
• También debes escribir el Captcha para poder continuar, en caso que no tengas correo alternativo, simplemente ingresa tu número móvil.

• En el caso que quieras recibir información comercial por parte de Microsoft, entonces debes hacer clic en el ítem de “Condiciones de privacidad y servicio de cuenta de correo electrónico” que te aparecerá en pantalla. Allí debes seleccionar la casilla de “Enviarme ofertas promocionales de Microsoft”.
• Después de esto simplemente debes hacer clic en “Crear cuenta” de esta forma estarás aceptando todas las condiciones de privacidad y seguridad de Microsoft y podrás comenzar a disfrutar de forma inmediata de tu correo electrónico de Outlook.

Outlook vs Yahoo vs Gmail ¿Cuál es el mejor servicio de correos que existe?

Actualmente se pueden encontrar diferentes opciones al momento de querer contar con un correo electrónico. Sin embargo, no todos ellos ofrecen los mejores servicios en esta área, es así como hoy en día se pueden recomendar lo que son las plataformas de Outlook, Gmail y Yahoo, siendo estas las tres más populares que existen hoy en día.

Al día de hoy la mayoría de los usuarios suele manejar correos electrónicos en cada una de estas cuentas o al menos una de Gmail y Outlook siendo estas dos las más populares en todo el mundo. Es así como la mayoría de las personas suele dejar una para los temas personales y otra para los laborales. De acuerdo con esto, siempre es bueno elegir aquella que más se adecue a tus necesidades y que te permita conseguir todos los beneficios necesarios.

Es por ello que aquí te vamos a ofrecer las principales ventajas y desventajas que te ofrece cada una de ellas:

Ventajas y desventajas de Outlook

Outlook es el gestor de correo electrónico de Microsoft, el cual ofrece una integración con Microsoft y su sistema operativo de Windows, siendo este uno de los más utilizados en los equipos de escritorio, permitiendo así que los usuarios tengan una mayor facilidad de uso al contar con el SO de Windows y con Outlook. También es importante resaltar que cuenta con la incorporación de Skype, por lo que permitirá llevar a cabo conversaciones a través de chat, llamadas y videollamadas.

De la misma manera ofrece un sistema muy avanzado para evitar el spam y cualquier email fraudulento, lo que lo hace convertirse en una opción bastante interesante. Sin embargo, entre sus desventajas es importante mencionar que su diseño en la interfaz no es el mejor, y en cuanto a sus funciones pueden quedarse reducidas si se comparan con otros servidores de email. Por último, hay que mencionar que su plataforma puede ser un poco lenta por lo que se requiere una buena conexión a Internet para su uso.

Ventajas y desventajas de Yahoo Mail

Hay que mencionar que Yahoo no cuenta con la misma popularidad que tiene actualmente Outlook o Gmail, pero que aún sigue siendo considerado como una muy buena alternativa para aquellos usuarios que no quieren usar ninguna de las dos mencionadas anteriormente. Es así como uno de los puntos más favorables de esta plataforma se trata de su alta capacidad de almacenamiento, de la misma forma es considerado como un gestor de email rápido y ágil y ofrece un sistema anti spam muy avanzado.

Entre sus puntos negativos se puede mencionar que su plataforma cuenta con mucha propaganda cuando se hace uso de la versión gratuita, siendo esta una de las razones del porque muchos usuarios no deciden usar sus servicios y por último, hay que mencionar que cuenta con un número mucho más reducidos de usuarios que Gmail y Outlook.

Ventajas y desventajas de Gmail

Hay que mencionar que Gmail es actualmente la plataforma de correo electrónico más utilizada en todo el mundo, inclusive se encuentra un escalón por encima de Outlook, siendo esto uno de los puntos más favorables de Gmail. Además, es importante mencionar que cuenta con una gran incorporación con otras herramientas de Google, lo que expande su abanico de funciones.

Cuenta con una bandeja de acceso que está llena de funciones y características que puedes configurar a tu comodidad, y sobre todo cuenta con funciones que permiten frenar el spam y mejorar la seguridad del usuario. Sin embargo, al igual que las dos plataformas mencionadas anteriormente, se puede decir que su principal desventaja es la privacidad que en muchas ocasiones no suele ser la más efectiva, en algunas ocasiones Google suele dejar registro de tus actividades que pueden ser tomadas por terceros sin tu autorización.