Extranet: ¿Qué es, para qué sirve y en qué se diferencia de Internet?

La extranet es una red privada que controla el acceso a un grupo de usuarios predeterminados. Su nombre proviene del vocabulario latino “extra” (fuera) “net” (red), es decir, una conexión a la red desde afuera.

En otras palabras, esta permite que personas externas o ajenas a la empresa puedan conectarse a una red interna para visualizar o compartir información. Siempre y cuando tengas el acceso y las credenciales necesarias para ingresar.

En este tutorial te vamos a explicar paso a paso ¿Qué es y para qué sirve este sistema? Las diferencias que tiene con Internet, así como los riesgos y ventajas que puede traer este tipo de conexión.

¿Qué es la Extranet y para qué sirve esta tecnología de la comunicación?

Es una red privada la cual usa protocolos de Internet, protocolos de comunicación y una infraestructura pública de comunicación, p>ara de esta manera poder compartir de forma segura toda la información o una parte de la misma.

Dicho de otra forma, la mismapuede formar parte de la Intranet, la cual forma parte de la organización que se extiende a distintos usuarios fuera de la misma.

Comúnmente la misma tiene un acceso semiprivado. Para ingresar en esta, no es obligatorio que el usuario sea un trabajador de la empresa, pero sí debe tener alguna conexión con la entidad.

Es por este motivo que este tipo de red necesita contar con un nivel de seguridad confiable, así se evitará que pueda acceder cualquier persona.

Este tipo de red permite que personas ajenas a la empresa, pueden ser: clientes o proveedores, tengan acceso a una parte de la Intranet de la organización.

Dicho de forma técnica, hablamos de un cortafuego que permite también el acceso a usuarios externos. En resumen, la misma sirve para conectar usuarios externos a información interna de la empresa. Hay que destacar que esta información es muy superficial, y solo será la que la entidad le interese mostrar.

Por ejemplo, un cliente puede observar la cantidad en existencia de un producto. Los empleados de la empresa visualizar los precios, la cantidad existente en el almacén o facturación, etc.

Entre otras aplicaciones tiene:

• Banca online: es el ejemplo más conocidos de una extranet; a través de la misma la entidad bancaria entrega la posibilidad para sus clientes de consultar sus cuentas y operar en ellas.
• Groupware: permite a diversas compañías participar en la creación de nuevas aplicaciones con un objetivo común.
• Presupuestos y pedidos.
• Catálogos y ofertas.
• Asistencia técnica.
• Descarga de software.

¿Cuáles son las principales características de una red de este tipo?

Las características de este tipo de conexión son muy útiles, y por ello cada día son más los sectores que deciden usarla.

Entre ellas están:

• Se pueden intercambiar y enviar grandes cantidades de datos. Se pueden compartir catálogos de productos con los mayoristas, los distribuidores, las empresas.
• Pueden proveerse servicios y acceder a los mismos u otros, los cuales son provistos por la compañía o a un grupo de compañías. Por ejemplo, con los clientes, se pueden compartir noticias y novedades de ésta  y sus asociaciones.
• Acceso a usuarios externos de la compañía.

La Extranet: ¿Cómo funcionan este tipo de redes?

Su funcionamiento es un poco complejo de explicar, pero es muy fácil de entender. Como anteriormente indicamos, es una red externa que permite a personas ajenas a un sector poder ingresar a información importante, realizar transacciones, etc.

Para su correcta marcha se necesita una identificación (nombre de usuario), y una clave (puede ser creada por el usuario o entregada por la empresa). Además, se deben establecer los niveles de acceso para clientes y para vendedores, de esta manera aumentaremos la seguridad.

Explicándolo de otra forma, la Extranet comparte con la Internet una configuración similar. Por ello, la comunicación que tiene lugar entre las dos redes, se da gracias a un conjunto de 500 protocolos de red que logran determinar la forma, las reglas y el formato en que se puede producir la comunicación.

En este sentido, el protocolo de Internet IP es muy importante, y en conjunto con el control de la transmisión o TCP conforman el fundamento del intercambio de datos.

Internet vs Extranet ¿En qué se diferencian y cuál de las dos es mejor?

Existen algunas diferencias muy notables entre la Internet y Extranet.

Entre las cuales te indicamos las siguientes:

• La Internet es una red de acceso público. Lo que quiere decir que cualquier usuario puede ingresar y conseguir la información que esté disponible en ella.
• En el caso de la extranet, el acceso es únicamente para aquellos previamente registrados (privado), por lo que se les otorga un usuario y una clave para que pueda ingresar y observar información parcial y controlada.

¿Cuál de las dos es mejor? Esta pregunta depende de la necesidad del usuario o la empresa. En caso de que sea una empresa comercial o con una modalidad de trabajos remotos, lo mejor que puedes aplicar para la conexión de ésta con los trabajadores y clientes, es usar la extranet.

Ya que permitirá a tus trabajadores enviar y recibir información valiosa, sin que personas ajenas puedan observarla o manipularla. En el caso de tus clientes, los mismos podrán observar datos sobre productos y servicios sin la necesidad de un contacto directo o semidirecto con la empresa.

Pero, si solo eres un usuario común que desea enviar y recibir algunos datos que no son de extrema importancia, lo mejor es usar la Internet y el servicio de correo electrónico.

¿Qué se necesita para crear una red Extranet y cómo hacerlo?

Existen dos formas de crear una red y poder integrarla en la comunicación corporativa, para ambos casos se trata de portales:

• Portales corporativos: es el tipo de portales que reúne todas las aplicaciones en una única interfaz para el usuario. Es una gran ventaja cuando se integran muchas herramientas de distintas extranets. Debido a que se evita que el usuario tenga o deba cambiar entre distintos modos de manejo y autenticarse varias veces.
• Portales para procesos: son portales orientados para los procesos comerciales, están pensados para llevar tareas sobre pedidos, cálculos de costes, etc.

Otra método alterno para crearla es utilizando algún sistema o programa de gestión de contenidos. Esta gama de funciones que cubre el software puede variar en función del CMS que es utilizado. 

Para crearla vas a requerir de ciertos elementos como lo son: seguridad y privacidad para la red. Una administración para el servidor del Firewall, la emisión y el uso de certificados digitales; para la autenticación de usuarios, un sistema de encriptación de mensajes y el uso de redes privadas virtuales (VPN); que harán una conexión directa a través de la red pública.

Pero lo mejor es recurrir siempre a un especialista en el área, para poder crear correctamente este tipo de conexión.

¿Por qué debería utilizar esta red? Ventajas e inconvenientes

El motivo por el cual se debe usar este tipo de red, es básicamente por la facilidad y libertad que brinda a la empresa para manejar distintas áreas de la misma. Ya sean dirigidas a los usuarios comunes o a sus trabajadores, sin que estas se confundan o unan de manera involuntaria.

Ventajas de la Extranet

Existen diversas ventajas por las que resulta conveniente implementar este tipo de red en tu empresa o institución.

Entre ellas te nombramos las siguientes:

• Mayor rapidez en el intercambio de datos e información relevante e irrelevante.
• Aumento de la productividad.
• Ahorro en tiempo y costo.
• El mantenimiento de los datos es sencillo.
• Una comunicación optimizada con los socios y clientes.
• El trabajo cooperativo es más fácil de realizar.
• Mejora la gestión.
• Dirección en Internet bajo su propio dominio.
• Permite hacer transacciones seguras entre los sistemas internos de la entidad.
• Los trabajadores de la empresa pueden obtener de forma rápida y sencilla información sobre los clientes, proveedores y socios.

Además es importante mencionar que, anteriormente el problema de las empresas se basaba en lo geográfico, pero gracias a la implementación de esta red hoy día es posible ver información actualizada al momento. Esto le facilita a los empleados llevar a cabo su tarea de manera óptima en conjunto con otras personas a distancia.

Desventajas de la Extranet

Así como muchas tecnologías y nuevas herramientas, siempre existirán fallos o inconvenientes, pero por lo general son un factor muy diminuto para tomar en cuenta, en comparación con todas las ventajas que trae consigo esta tecnología.

Entre las desventajas están:

• Mayores gastos de adquisición y mantenimiento de los servidores y otros servicios.
• Peligro a posibles infiltraciones de personas no deseadas. (no obstante, esto puede evitarse con medidas de seguridad fuertes).
• Reducción del contacto personal con los clientes y socios comerciales.