Canales de Slack ¿Qué son y cómo crear, personalizar y administrarlos de forma correcta?

A los canales de Slack los podrás personalizar y administrar de forma correcta si es que continúas leyendo hasta el final. Te mostraremos qué son estas herramientas y cómo debes crear un canal sin morir en el intento.

Pero esto no es todo lo que leerás en este post, también hablaremos de los beneficios que obtendrás cuando uses canales al trabajar con tu equipo en la plataforma Slack.

Por último, te mostraremos el proceso que debes hacer para crear canales y administrarlos con éxito en un espacio de trabajo. No te pierdas de ningún detalle si deseas progresar en tu emprendimiento.

¿Qué son los canales de Slack y para qué sirven en un espacio de trabajo?

Los canales en Slack son las diferentes secciones en los que se divide el espacio de trabajo. Está conformado por miembros que pueden ser administradores o propietarios de dicho espacio y por invitados. De esta manera es posible compartir archivos, mensajes y cualquier tipo de herramienta entre todos los integrantes.

Es decir, cada vez que una persona escribe en un canal todos los participantes de ese canal pueden leer el mensaje que envió el remitente. Dentro de Slack existen 2 canales que se añaden al grupo de trabajo de forma predeterminada. Uno, llamado #general, no puede ser borrado y ni tampoco compartido con otras organizaciones. Mientras que el otro, denominado #varios, sí puede ser eliminado y sustituido por otros canales.

Además de esto, los canales pueden ser: 

• Abiertos, en los que cualquier usuario perteneciente al mismo espacio de trabajo puede unirse y acceder a distintos contenidos que se hayan publicado antes.
• Cerrados, lo contrario al canal anterior. Este tipo de sección limita el acceso y solo pueden participar miembros invitados por administradores y propietarios. Es dispone de diferentes herramientas que permiten convertir un canal abierto en cerrado.
• Compartidos, este tipo de canales se pensaron para que diferentes empresas puedan acceder a un mismo canal. De esta manera se genera una sinergia positiva entre las organizaciones debido a que manejan información útil para ambas. Para acceder a este beneficio es necesario contratar una suscripción de pago.
• Pertenecientes a diferentes espacios de trabajo, los canales no solo pueden estar dentro de un espacio de trabajo sino también en varios. Esto genera una gran versatilidad en el interior de la empresa, ya que es posible amalgamar diferentes áreas para que conozcan temas de intereses comunes.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar canales al trabajar en equipo con Slack?

Un espacio de trabajo de Slack se divide en Mensajes directos y en Canales. Dentro de este último grupo en el que se puede compartir diferentes temas y mantener una conversación pública existen beneficios que se obtienen cuando una organización emplea este tipo de herramientas.

Te mostraremos a continuación las principales ventajas que tiene el uso de canales en Slack: 

• Al contar con diferentes variantes de canales (abiertos, cerrados, etc.) la empresa dispone de una función muy útil para organizar sus temas importantes y no tan trascendentes. De esta manera puede dividir a los colaboradores de la empresa de acuerdo con su jerarquía o área de trabajo y asignar un canal para cada necesidad. Con esto existe una división de información que será manejada con éxito.
• Es posible crear tantos canales como sea necesario. Siendo conveniente generar un canal para cada proyecto o tema de interés. Una vez que se haya cumplido el objetivo es recomendable borrarlo o archivarlo para optimizar la organización en la comunicación.
• Slack permite compartir canales con varios espacios de trabajos, lo cual mejora la productividad de los individuos debido a que una persona que pertenece a diferentes grupos necesitará enfocarse solo en un canal y no en varios.
• Al compartir canales con organizaciones externas es viable crear una integración regresiva o progresiva y generar alianzas con proveedores o clientes. De esta manera Slack se convierte en factor clave de éxito en los negocios.
• Si bien existe una versión gratuita en la cual se puede guardar (en uno o en varios canales) hasta 10 mil mensajes, en las suscripciones de pago este límite desaparece. Con esto queremos decir que si no quieres gastar dinero podrás considerar incorporar en tu pyme este eficiente sistema de comunicación en pocos pasos.
• Dentro de los canales se pueden utilizar herramientas externas que se añaden a Slack para mejorar la comunicación. Esto hace mejorar la eficiencia de la empresa sin renunciar a ningún beneficio en cuanto a velocidad, capacidad de almacenamiento o interacción de los usuarios.
• Los canales, además del nombre, contienen una descripción. Esta leyenda ayuda a los integrantes a entender de qué se trata la sección y qué tipo de información se debe compartir en ese grupo.

Aprende paso a paso cómo crear canales y administrarlos en un espacio de trabajo de Slack

A continuación, te mostraremos el paso a paso que debes realizar para crear un canal en Slack y administrarlo de forma efectiva en un espacio de trabajo.

Echa un vistazo:

Crear canales

Cuando quieras crear un canal, abierto o cerrado, deberás ingresar a Slack con tu ordenador y seguir los pasos que te mostramos a continuación:

• Abre el espacio del trabajo en el cual deseas agregar el canal. Esto lo podrás hacer dirigiéndote a la parte izquierda de tu pantalla y seleccionando el nombre del grupo, representado por dos iniciales.
• Selecciona la opción Crear un canal.
• A continuación, tendrás que elegir un nombre de canal y escribirlo en el campo destinado para este fin. Debes tener en cuenta que este nombre no puede superar los 80 caracteres y debe ser escrito en minúscula, sin dejar espacios ni incluir puntos.
• En este paso podrás agregar un prefijo que te ayudará a que los integrantes entiendan mejor de qué se trata la temática. Los prefijos predeterminados de la plataforma son #ayuda, #equipo y #proy. Además, debes tener en cuenta que aquí, canal, grupo, mí y todos son palabras que no podrás utilizar dentro del nombre, ya que están reservados por Slack.
• Una vez que hayas terminado con los pasos anteriores podrás agregar una descripción para mejorar la administración de la comunicación y establecer mejor los temas que se tratarán en el canal.
• Si deseas crear un canal privado tendrás que habilitar la casilla Establecer como canal privado.
• Pulsa en Crear y agrega a los usuarios que participarán en el canal. Si lo prefieres, puedes hacer clic en Omitir por ahora para invitar a las personas a que participen en otro momento.

Cuando deseas crear un canal desde el móvil deberás hacer esta guía:

• Accede al espacio de trabajo en el que incorporarás una nueva sección.
• En la esquina inferior izquierda de la pantalla selecciona la opción Inicio.
• A continuación, pulsa en el signo +, el cual está ubicado al lado del botón Canales.
• Elige en la parte inferior derecha Agregar, representado por un + con un círculo. Si lo haces desde un iPhone tendrás que dirigirte a la parte superior derecha de la pantalla y seleccionar la herramienta Crear.
• Pulsa la opción de alternar si es que deseas que el canal sea privado.
• Ingresa el nombre del canal y agrega la descripción.
• Invita a miembros a pertenecer al canal y pulsa en Crear.

Administrar canales

Lo primero que tendrás que hacer a la hora de crear canales es empezar por los aspectos más generales. Es decir, las secciones que incluyas en tu espacio de trabajo deben comenzar por aquellos temas en los cuales pueden participar la mayor parte de colaboradores de tu empresa. Luego de un tiempo, debes ir creando por cada tema, o proyectos importantes, un canal específico, esto generará que la invitación a los participantes sea menor.

Vas a tener que seguir creando canales a medida que vayas avanzando en los niveles jerárquicos. Esto lo harás hasta que manejes la información importante con las personas encargadas dentro de un canal específico. Un buen tip que debes tener presente es considerar el organigrama de tu empresa para que tengas en cuenta el mapa de niveles jerárquicos. Vas a poder tener tanto canales como niveles de jerarquía existan en tu empresa.

Una vez que conoces la estructura de los canales que debes incluir en tu espacio de trabajo vas a tener que usar nombres específicos para cada uno. Por ejemplo, a niveles generales tendrás que utilizar #avisos-globales, mientras que en las secciones más específicas podrás tener #contabilidad. No debes olvidarte de incluir una descripción de la finalidad por la que has creado el canal, esto te favorecerá a la hora de mejorar la organización en la comunicación.

Utiliza prefijos

Los prefijos te ayudarán a mantener ordenado tu lista de canales, lo cual lo puedes hacer de forma alfabética o por cada tarea. De esta manera, siguiendo con los ejemplos anteriores, puedes usar ayuda en el departamento contabilidad, por lo que quedaría #ayuda-contabilidad. ¡Presta atención! después de escribir el prefijo tienes que incluir un guion medio. Esto se debe a que en los nombres de los canales no puedes dejar espacios en blanco.

Comparte los canales y sus directrices

Lo que tendrás que hacer ahora es elegir a usuarios e invitarlos a participar de los canales que acabas de crear. Por tal motivo, es importante que agregues una nota en cada descripción.

Para realizar esta tarea tendrás que hacer los siguientes pasos: 

• Abre el canal en el cual quieres compartir y dirígete al cuerpo de mensaje.
• A continuación, pulsa en el icono del rayo.
• Se desplegará una ventana en la cual deberás elegir la opción Crear una nota.
• Escribe la nota que acompañaras en el canal. Esto se guardará de forma automática.

Archiva un canal

Una vez que hayas terminado un proyecto o sepas que no lo usarás de manera frecuente por un tiempo largo, es recomendable que archives el canal para que no afecte la visión en la barra lateral izquierda.

Esto lo harás de la siguiente manera: 

• Cuando hayas encontrado el canal tendrás que apretar el icono de Detalles.
• Luego deberás pulsar en Más y después en Más opciones.
• A continuación, haz clic en Archivar este canal.
• Por último, confirma tu decisión pulsando en Sí, archivar el canal.

Borra un canal que no uses

Si por algún motivo ya no necesitas un canal porque has cumplido con el objetivo que se ha planteado cuando lo creaste o directamente has creado otro en su reemplazo en el cual se incluye mejor las temáticas, es conveniente que elimines el canal.

Realiza esta operación: 

• Elige el canal.
• Pulsa en Detalles, representado con un icono de una i con un círculo.
• Haz clic en la opción Más.
• Selecciona la herramienta Más opciones.
• Pulsa en Eliminar este canal.
• Para terminar, activa la casilla Sí, eliminar este canal de forma permanente y selecciona el botón Eliminar canal.

Crea grupos de usuarios

Si has contratado una versión de pago de Slack vas a poder crear grupos de usuarios y elegir una configuración personalizada para cada uno de tus compañeros de trabajo. También puedes compartir con empresas externas canales específicos para producir una integración en el modelo de negocio hacia atrás o hacia delante.