¿Cómo automatizar tus tareas en Slack con el generador de flujos de trabajo y ser más productivo? Guía paso a paso

Hay labores que precisan de mayor tiempo y dedicación. Dichos trabajos atrasan el progreso del proyecto final. Por fortuna, Slack ha dado con una alternativa. Si te interesa saber cómo automatizar tus tareas en Slack con el generador de flujos de trabajo y ser más productivo, sigue leyendo esta guía paso a paso.

Trabajar en equipo implica pasar información concreta a otros miembros al instante. No obstante, el tiempo que tarde en completarse puede representar un obstáculo en la productividad.

Slack, la plataforma de colaboración virtual, ha creado el generador de flujos de trabajo. Una herramienta que promete aligerar la carga de los trabajos rutinarios.

¿Qué es el generador de flujos de trabajo de Slack y para qué sirve?

La herramienta fue integrada a Slack a finales del año 2019. Sin embargo, es probable que los nuevos usuarios de la plataforma no conozcan sus funciones. Por tal motivo, a continuación explicamos qué es el generador de flujos de trabajo de Slack y para qué sirve. El generador de flujos de trabajo es una herramienta visual, la cual le ofrece al usuario la posibilidad de automatizar sus rutinas.

En otras palabras, el generador ofrece una gran variedad de funcionalidades útiles  para crear flujos de trabajo personalizables en cualquier espacio de trabajo. Los flujos de trabajo pueden definirse como tareas automáticas que involucran varios pasos para su ejecución. Para crear flujos de trabajo no hace falta códigos de programación. Los pasos determinados de cada flujo son llevados a cabo según el orden que especifique el usuario.

Además, pueden ser utilizados para compilar o enviar información en Slack, o en servicios de terceros. En Slack, los flujos de trabajo pueden ser simples o complejos, según lo requiera el usuario. Otra particularidad a destacar, es que los flujos de trabajo creados se pueden integrar al resto de servicios de la plataforma directamente, así como también a las aplicaciones con las que trabajes.

Todos los miembros de un espacio de trabajo tienen la opción de generar flujos de trabajo. De igual manera, cualquier invitado puede hacer uso de los flujos anexados a los canales en los que es miembro. Sin embargo, los administradores o propietarios del espacio de trabajo pueden limitar la creación de flujos de trabajo a miembros específicos de su organización. El generador de flujos de trabajo está habilitado para los integrantes de canales en Slack que posean una cuenta con cualquiera de las modalidades de pago.

¿Qué tareas se pueden automatizar utilizando el generador de flujos de Slack?

El generador de flujos de trabajo es un complemento para toda empresa que necesite resolver labores cotidianas velozmente. Sin embargo, ¿Qué tareas se pueden automatizar utilizando el generador de flujos de Slack?. La herramienta de automatización de Slack brinda ayuda a los usuarios.

Principalmente en labores como:

• Ajustar la recopilación de peticiones del equipo de trabajo.
• Realizar informes en tiempo real de cualquier tipo de interrupción.
• Poner al día a los nuevos miembros con mensajes de bienvenida.

No obstante, el generador de flujos de trabajo va mucho más allá, pues tiene otras numerosas aplicaciones en la plataforma.

A continuación, explicamos con mayor detalle qué tareas puedes automatizar en Slack:

Enviar mensajes de bienvenida

En todo momento llegan nuevos miembros a los espacios de trabajo, ya sea porque cambiaron de equipo o recién se unen al proyecto como nuevos empleados. Con la ayuda del generador de flujos, puedes crear mensajes de bienvenida que les notifique a los usuarios que se unen al canal toda la información necesaria para ponerse al día.

Formularios personalizados

Enviar solicitudes forma parte de la rutina diaria de múltiples empresas. Puede que necesites solicitar un material de oficina, o bien que requieras avisar a la recepción y seguridad de la empresa sobre un traslado. Todas estas solicitudes y mucho más se pueden llevar a cabo con el generador de flujos, por medio de un formulario personalizado para el escenario en cuestión.

Recopilar informes de incidentes

De igual manera, los formularios personalizados que gozan de entradas estandarizadas, son funcionales para completar tareas de categoría urgente. Por tal motivo, el generador de flujos de trabajo le ofrece la oportunidad a todo miembro de Slack de generar informes de interrupciones cada vez que sean detectadas en el servicio.

Aprende paso a paso cómo automatizar tareas con el generador de flujos de trabajo de Slack desde cero

Ten en consideración que Slack proporciona una serie de plantillas de flujos de trabajo para que los usuarios no deban crear uno. Dichas plantillas pueden ser descargadas y posteriormente importadas al espacio de trabajo.

No obstante, si quieres hacer tus propios flujos, aprende paso a paso cómo automatizar tareas con el generador de flujos de trabajo de Slack desde cero:

Descarga el archivo de flujo de trabajo

Cualquier colaborador del espacio de trabajo puede descargar y guardar el flujo de trabajo que emplea para compartirlo con otros usuarios. Así no es necesario crear uno desde cero. Simplemente tienes que importarlo a otros canales para que se ejecute tal como lo hace en el canal de origen.

Los pasos a seguir son:

• En la parte superior izquierda de la pantalla, ingresa al espacio de trabajo de Slack a través de tu ordenador.
• Haz clic sobre el botón ‘Herramientas’.
• A continuación, selecciona la herramienta ‘Generador de flujos de trabajo’.
• Al lateral de cada flujo de trabajo se encuentra un icono con tres puntos. Haz clic ahí.
• Seguidamente selecciona ‘Descargar un archivo de flujo de trabajo’.
• Finalmente, pulsa ‘Guardar´.

Descargar las respuestas de formularios

Si el flujo de trabajo que empleas implementa un formulario, puedes descargar sus respuestas para utilizar dichos datos por fuera de Slack.

Para ello, sigue estos pasos:

• Ingresa al espacio de trabajo a través del ordenador, desde la parte superior izquierda de la pantalla.
• Haz clic en el botón ‘Herramientas’.
• Selecciona la opción ‘Generador de flujos de trabajo’.
• Dirígete hacia el flujo de trabajo desde el cual deseas descargar las respuestas del formulario. Posteriormente, presiona en el icono con los tres puntos.
• Selecciona ‘Descargar respuestas del formulario’.
• En el caso que el flujo cuente con múltiples formularios, debes seleccionar el correspondiente desde el menú desplegable.

Editar pasos del flujo de trabajo

Por supuesto, nada está exento de cambios. En el caso de los flujos de trabajo, Slack te permite editarlos en cualquier momento que lo necesites. Acto seguido, puedes publicar los cambios realizados para que el flujo esté nuevamente disponible en el espacio de trabajo.

Los cambios que puedes realizar son:

• Añadir o borrar pasos del flujo de trabajo. También puedes modificar su funcionamiento.
• Agregar un título o icono personalizado al flujo de trabajo.
• Cancelar la publicación de un flujo de trabajo para que no esté disponible temporalmente.
• Eliminar de forma permanente el flujo de trabajo.

Para comenzar a editar los pasos de un flujo de trabajo en Slack, debes seguir estos pasos:

• Dirígete a la parte superior izquierda de la pantalla y selecciona el espacio de trabajo a través del ordenador.
• Haz clic en el botón ‘Herramientas’.
• Selecciona el generador de flujos de trabajo.
• Escoge un flujo de trabajo del listado.
• Presiona el botón de ‘Editar’, que se encuentra al lateral del paso a cambiar.
• Realiza los cambios pertinentes. Acto seguido, pulsa ‘Guardar’. Si deseas eliminar el paso, pulsa ‘Eliminar’.
• Selecciona ‘Publicar cambios’ si ya has terminado con la edición.

Lista de las mejores aplicaciones que puedes integrar a Slack para automatizar tus tareas con el GFT

Una de las principales ventajas de Slack, es su integración con programas de terceros. A continuación, te presentamos una lista de las mejores aplicaciones que puedes integrar a Slack para automatizas tus tareas con el GFT.

Veamos:

Zendesk

Es una aplicación que se encarga de analizar la información importante contenida en un enlace. Al integrar Zendesk con Slack, tienes la posibilidad de recopilar datos de interés provenientes de la vista previa del hipervínculo, antes de siquiera abrir el portal en el navegador. Ideal para los miembros que no gozan con las licencias de ciertas herramientas virtuales.

Dropbox

Slack puede ser integrado con las principales herramientas basadas en la nube. Tal es el caso de Google Drive, OneDrive, Box y Dropbox. En esta ocasión, hablaremos del último. Gracias a la integración con la plataforma, puedes buscar y compartir documentos directamente desde Slack. Asimismo, los títulos y el contenido de los archivos se indexan en las conversaciones para facilitar su búsqueda.

Salesforce

Es una aplicación que te permite configurar alertas personalizadas. Ideal para reportar incidencias o bien para tratar un asunto urgente. Si se presenta una oportunidad de venta, la App se encarga de informar a todos los miembros necesarios a través de un canal determinado.

Google Calendar o Calendario de Outlook

Son dos aplicaciones que se pueden integrar rápidamente a la interfaz de Slack. Ambas les permiten a los miembros llevar un itinerario organizado y eficiente, a la vez que pueden marcar las fechas de eventos importantes. Puedes crear un flujo de trabajo para añadir un recordatorio en el calendario.

Polly

La aplicación Polly tiene como finalidad realizar sondeos y encuestas. El programa utiliza inteligencia artificial para tomar decisiones con base en los datos obtenidos mediante las encuestas de Slack. Por tal motivo, el usuario tiene la opción de crear un flujo de trabajo integrado con Polly para recopilar la información obtenida.