Principios de Protección de Datos Personales ¿Qué son, para qué sirven y cuáles son los más importantes que debes conocer?

Toda empresa o institución pública que utiliza datos personales de sus usuarios, es decir, que necesariamente deba recopilar datos de otras personas, debe conocer cabalmente los Principios de la Protección de Datos Personales, con lo que se estará asegurando de no encontrarse con problemas por un mal manejo de los mismos.

De otro lado, nosotros como usuarios también necesitamos estar al tanto de los derechos que tenemos, ya que compartir nuestra información personal se hace casi una obligación en el mundo digitalizado de hoy.

Cualquiera sea tu caso, en este artículo de proporcionamos todo lo que necesitas saber sobre el tema, una materia que es de obligatorio cumplimiento.

¿Qué es la protección de datos personales y por qué es importante?

La protección de datos personales es, ante todo, el derecho que tenemos todos de que cada dato proporcionado a diferentes entes, sean éstos públicos o privados, contará con la debida medida de protección. En tal sentido, quienes por diferentes motivos deban recopilar datos personales de terceros, deberán tener presente el derecho que tiene cada persona sobre toda información de índole personal. De allí deriva la importancia que tienen los principios de protección de los datos personales, ya que cada persona podrá decidir.

De igual manera, ese derecho se extiende hasta aspectos como saber previamente el uso, almacenamiento y tratamiento que se le estará dando a su información personal por parte de quien, a partir de ese momento, estará en posesión de dichos datos. Uno de los aspectos clave en la correcta observancia de estos principios, tiene que ver con el derecho de cada persona a saber en en tiempo real quién o quienes, por diferentes motivos, han tenido acceso a la información proporcionada y el uso que le están dando.

La implementación de estos principios, que te estaremos desarrollando más adelante, es algo que debe ser incluido en toda legislación que trate sobre los derechos de cada persona a que los datos que proporciona, para poder acceder o hacer uso de diferentes servicios públicos o privados, contarán con la debida protección. Ya no les será posible a algunas compañías presentar auto regulaciones a conveniencia, que en muchos casos no funcionan adecuadamente en lo relativo a la protección de los datos proporcionados por sus clientes.

Principios de la protección de datos ¡Conoce todos y en qué consiste cada uno!

Como país miembro de la Unión Europea, en España tenemos en plena vigencia el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), que sirve de marco regulatorio para el sostenimiento de este derecho fundamental de cada ciudadano de la Unión.

Este reglamento recoge y establece una serie de principios, los cuales te conviene conocer, por lo que a continuación te los presentamos:

Principio de Lealtad, Legalidad y Transparencia

Este principio deja claramente establecido que quien recoja datos personales de otras personas, deberá primero informar a éstas la forma en que será tratada la información proporcionada, lo que entrada implica actuar con lealtad y legalidad.

En lo relativo a la transparencia del uso de los datos, podemos decir que ésta estará en duda si quien recaba los datos tiene la intención de compartir la información con un tercero sin avisar o sin el consentimiento del dueño de los datos. Cuando sucede algo como eso, este principio se verá afectado en su totalidad, dado que tanto uno como el otro estarían actuando de forma desleal y poco transparente, además de incurrir en una ilegalidad.

Principio de Limitación de Finalidad

Los datos recabados solo se podrán utilizar para los fines informados al momento de recogerlos, siendo necesario informar al usuario, de manera clara e inequívoca, cualquier eventual uso distinto de aquellos, y obtener el debido consentimiento del interesado.

Cuando se deja de lado, o simplemente no se cumple de manera cabal con lo establecido en este principio, muchas personas podrían verse afectadas, y quedar vulnerables por el uso indebido de los datos proporcionados a diversos entes públicos o privados. Un ejemplo de ello, lo vemos cuando algunos gobiernos de países con altos porcentajes de inmigrantes, solicitan a las plataformas de redes sociales la información sobre perfiles de sus usuarios, con graves consecuencias para la privacidad de estos últimos.

Principio de Minimización de Datos

Aquí nos encontramos con uno de los temas más espinosos en cuanto a protección de datos personales en la actualidad. Quien recaba los datos debe saber que bajo ningún concepto puede, o debe solicitar más datos que los estrictamente necesarios a los fines requeridos. Así, por ejemplo, es algo inexcusable cuando alguien trata de vendernos o hacernos llegar de forma gratuita algún e-book, pero para obtenerlo nos pide nuestra posición o cargo que desempeñamos en la empresa donde trabajamos.

Principio de Exactitud de los Datos

El RGPD deja claramente establecido que todos los datos recabados deberán ser exactos, lo que hace alusión a que cada vez que deban ser utilizados para los fines que han sido recabados, los mismos no dejen de estar actualizados y contar con la debida propiedad de integridad.

Todos debemos estar pendientes de este principio, ya que cada día ocurre con mayor frecuencia la negación de créditos o hipotecas, lo mismo de negación de asistencia pública, debido a inexactitudes u omisiones producto de algún error por parte de la persona encargada de anotar los datos.

Principio de Limitación de Conservación de los Datos

Quien recoge los datos deberá dar las suficientes garantías, en cuanto una vez que éstos ya no cumplan las funciones para los que han sido solicitados, dejarán de estar almacenados en las bases de datos de quien los recaba. La importancia de este principio para las personas, queda evidente cuando vemos que muchas veces la información proporcionada queda almacenada indefinidamente en los registros de empresas con las cuales se ha dejado de tener relaciones, por diferentes motivos.

Principio de Integridad y Confidencialidad

Quien recoge y trata los datos personales de terceros, debe saber que automáticamente está obligado a actuar proactivamente en función de garantizar la seguridad de los datos que maneja. Esto incluye medidas físicas, organizativas y técnicas que impidan exponerlos a ciertos riesgos.

Cuando las organizaciones se ven obligadas legalmente a cumplir con este principio, deben tomar medidas como el aseguramiento de sus instalaciones, un mejor control sobre el acceso a ellas y, por supuesto, contratar personal idóneo para el manejo de un tema por demás delicado. Esto es algo de suma importancia, ya que a menudo se tienen noticias sobre la sustracción de información de usuarios provenientes de bases de datos de diversa índole.

¿Cómo cumplir con los principios de la protección de datos personales?

Quienes, en razón de sus cargos en entes tanto públicos como privados, deben llevar adelante la gestión de datos personales  de clientes, usuarios, proveedores o suscriptores, deben preocuparse de garantizar a los mismos la debida protección de los datos.

Siguiendo estos consejos, te aseguras de cumplir cabalmente con tus obligaciones en un asunto de primera importancia para todos tus relacionados:

Informa a cada usuario sus derechos

Desde el mismo momento en que solicitas los datos personales de tus clientes o usuarios, debes buscar la manera de informales que ellos tienen algunos derechos que pueden hacer valer cuando lo consideren necesario. Esto es, su derecho a tener acceso en todo momento a los datos que tengas almacenados sobre ellos, y sobre todo la manera en la que los has obtenido en caso de no habértelos proporcionado el interesado de forma directa.

También es importante que cada persona esté enterada de su derecho a rectificar o actualizar cualquier inexactitud que pudiera haber sobre sus datos, y, más importante, deberás informarle en tiempo breve la rectificación de los mismos. Sumado a todo lo anterior debes tener presente, que toda persona tiene el derecho a oponerse y cancelar la utilización de cualquier dato personal, en el momento que lo considere pertinente.

Asegúrate de contar con el consentimiento explícito

Después de informar a la persona sobre sus derechos, debes asegurarte de contar con su consentimiento sobre el tratamiento de que serán objeto los datos proporcionados. Eso incluye informar sobre la finalidad con la que los estás solicitando, y posibles terceros que puedan tener acceso a los datos, todo lo cual ayudará a darle transparencia al proceso de recogida.

Basa la recogida en calidad y no en cantidad

Con esto estarás en mejor disposición de cumplir con el principio de minimización de los datos, evitando solicitar informaciones poco necesarias o excesivas.

Busca consultoría profesional

Es importante consultar con un profesional la cantidad y calidad de la información que piensas recoger, ya que esta es la mejor manera de asegurarte que lo estás haciendo todo dentro de los parámetros legales.

Esta misma persona te ayudará a seleccionar el tipo de fichero más adecuado para tu organización, que es algo que estás obligado a informar ante los Registros de Ficheros de la Agencia de Protección de Datos. Además, debes tener presente que necesitas tener redactado un documento de seguridad, en el que deben especificarse todas las medidas incluidas en el RGPD.

Aumenta las medidas de seguridad

Desde el mismo memento en que alguien comparte sus datos personales con tu negocio u organización, estás obligado a tomar las medidas adecuadas que le garanticen a esa persona que sus datos están a buen resguardo. Esto hace necesario a que, además de lo que te concierne de manera directa, debas asegurarte que los posibles terceros con quienes pudieras estar compartiendo toda esa información, como es el caso de alguna agencia de gestoría u otra de índole parecido, cumplan con todos los requisitos en este apartado.