¿Cómo crear un presupuesto para tu negocio o emprendimiento en Microsoft Excel? Guía paso a paso

En la actualidad, Excel se cataloga como el principal programa de hojas de cálculo utilizado para llevar a cabo un sinfín de tareas matemáticas, estadísticas y financieras. Puesto que, gracias a las diferentes opciones y herramientas que ofrece, simplifica la realización de todo tipo de cálculos numéricos.

Es por ello que, se considera un programa perteneciente a la suite ofimática Microsoft Office especialmente diseñado para satisfacer las necesidades de los profesionales del ámbito administrativo y contable. Razón por la cual, permite crear un presupuesto fácilmente.

Así, son numerosos los usuarios que optan por hacer uso de Excel para cumplir con sus cometidos laborales y gracias a esto, será muy simple procesar cualquier tipo de presupuesto para un negocio o emprendimiento. A continuación, te explicamos cómo puedes hacerlo y otros datos de interés.

¿Cuáles son todos los gastos que deben considerarse al hacer un presupuesto?

A nivel de economía, un presupuesto se define como la cantidad de dinero que se requiere para poder llevar a cabo un determinado proyecto o hacer frente a cierto número de gastos necesarios para concretar una meta u objetivo. De tal manera, consiste en un valor anticipado que permite estimar el coste total que supondrá la realización de un plan en específico.

En tal sentido, el principal propósito de un presupuesto se basa en definir y/o establecer una política económica en torno a los gastos financieros ejecutados. Por lo cual, es importante enumerar todos los gastos posibles a realizar y así, registrarlos en este documento. Por consiguiente, al momento de crear un presupuesto para cualquier empresa, negocio o emprendimiento, es necesario tomar en cuenta ciertos aspectos para poder obtener resultados de calidad.

Por lo que, aquí puntualizamos cada uno de los costes a valorar en estos casos:

• Una lista referente a los ingresos mensuales.
• Un listado de los gastos fijos que se deben hacer durante cada mes.
• Un inventario de los egresos que varían por mes.
• El flujo de caja en su totalidad.
• Un cálculo de la diferencia existente entre gastos e ingresos.

Aparte de ello, también se recomienda cumplir con un conjunto de fases o etapas para hacer un presupuesto de manera satisfactoria.

Aquí te mencionamos cada una de ellas:

• Establecer las metas financieras, al igual que fijar las deudas que se tienen que pagar y precisar los gastos que se están intentando ahorrar.
• Identificar los ingresos y gastos actuales antes de crear un plan de consumo.
• Indicar todo en el presupuesto de gastos, incluyendo los egresos actuales y los ahorros necesarios para obtener el proyecto a cumplir, además de bienes de capital, mano de obra directa, materias primas e impuestos.
• Colocar el presupuesto en marcha, es decir, iniciar con sus aplicaciones para supervisar el plan de gastos favorablemente. Esto, funcionará para gestionar los saldos de las cuentas y realizar un seguimiento de los gastos.
• Evaluar o estudiar el presupuesto de forma periódica y con ello, lograr determinar si algo no está funcionando correctamente.

Pasos para crear un presupuesto en Microsoft Excel para tu emprendimiento o negocio

Una vez detallado todo lo anterior, es momento de conocer todos y cada uno de los pasos que se tienen que seguir para crear un presupuesto de calidad para cualquier negocio, desde la comodidad de Microsoft Excel.

Tomando en cuenta que, existen dos formas de proceder y, básicamente son por medio de un patrón y de forma manual:

Con una plantilla

En su día a día, los profesionales autónomos tienen que manejar toda clase de información financiera para poner en marcha un óptimo negocio y con ello, crear presupuestos, comparar precios de proveedores, saber cuánto dinero obtienen y cuantos egresos hay para asegurar un gran control.  Por lo cual, se les hace muy útil trabajar a través de plantillas compatibles con Excel para eso.

De tal modo, te enseñamos cómo proceder en estos casos para no tener que elaborar tu presupuesto financiero manualmente:

• El primer paso a seguir, consiste en buscar y descargar una plantilla de presupuesto en formato .xlsx para usarla directamente en Excel.
• Una vez efectúes dicha descarga, tienes que acceder a una hoja de cálculo en blanco del programa y abrir la plantilla bajada. Para esto, haz clic en la pestaña “Archivo”, oprime sobre “Abrir” y después selecciona “Examinar” para realizar la búsqueda en las carpetas de tu ordenador y hacer doble clic sobre el documento en cuestión.

• Ahora, automáticamente, verás la plantilla en tu documento de Excel. Por lo que, será momento de modificar y/o editar cada uno de los campos facilitados, según tu tipo de presupuesto y toda la información que necesites resaltar.

• Además, haciendo uso de las herramientas de edición que ofrece Excel, puedes personalizar la plantilla a tu gusto de manera sencilla.

Como puedes observar, es un método muy fácil de llevar a cabo, además de práctico; para elaborar cualquier cantidad de presupuestos desde Excel, con tan solo obtener plantillas alojadas en la red.

De forma manual

Por otro lado, existen numerosos usuarios que, a diferencia de utilizar un patrón para elaborar sus documentos, prefieren realizarlo de forma manual para obtener una mayor personalización.

Es por ello que, también es relevante explicar los pasos que se deben seguir para hacer un presupuesto profesional en Excel manualmente:

• Inicialmente, abre un libro de cálculo en blanco dentro del programa y, a continuación, haz clic en la celda A1 para introducir allí el título que tendrá tu página de presupuesto.
• Seguido de eso, oprime sobre la celda A3 del libro y añade lo siguiente “Artículos, elementos o parámetros”. Para así, incluir cada uno de los apartados a tomar en cuenta, en forma de listado.
• Ahora, directamente en la celda B3, procede a escribir “Ingresos obtenidos”. En esa columna, coloca las entradas adquiridas correspondientes para cada artículo.
• Después, en la casilla C3, introduce el término “Gastos”. Por supuesto, en esta lista, tienes que colocar todos los consumos efectuados por cada apartado de manera proporcionada.
• Una vez creada la tabla del presupuesto, verás la lista que has creado con tus ingresos obtenidos y gastos realizados. Teniendo en consideración que, cada una de las cifras que agregues allí deben corresponder al mismo periodo del mes en estudio.
• Adicional a ello, si deseas ajustar el formato de los valores ingresados y que se muestren en decimales, te recomendamos acudir a la barra de herramienta de Excel y seleccionar la opción “Aumentar decimales” en el grupo Números. También te aconsejamos elegir el formato de número de contabilidad (tipo de moneda) en ese mismo grupo.
• Para calcular el total de los ingresos obtenidos durante ese periodo de tiempo, únicamente debes hacer clic en la última celda de la columna B para seleccionar la opción “Autosuma” en “Inicio > grupo Modificar” y seleccionar “Suma” para así presionar la tecla Enter y obtener el resultado en esa casilla.

• Posteriormente, puedes hacer el mismo procedimiento con la columna C que pertenece a los gastos hechos. Es decir, ubicándote en la última celda de ese grupo, para efectuar el procedimiento anterior.
• Ahora, en la celda D3 puedes introducir el término “Ingresos netos” para conocer con cuanto presupuesto cuentas, por cada parámetro estudiado.
• A continuación, para realizar el cálculo, haz clic en la casilla D4 para introducir el signo “=”, elegir la celda C4 y añadir el signo “-“ para seleccionar la celda B4 (tal y como te mostramos en la imagen). Con lo que, al pulsar la tecla Enter, conocerás el ingreso neto para dicho parámetro y así, debes proceder con todos los demás de la lista.

• En caso de obtener resultados negativos durante alguna de las operaciones anteriores, el recuadro se visualizará en formato rojo automáticamente y el resultado con dicho signo. Cuando obtengas todos los ingresos netos, puedes realizar la suma total de los mismos tal y como te explicamos antes.

• Por último, si deseas, también puedes personalizar tu tabla de presupuesto fácilmente. En tal caso, selecciona todos los listados arrastrando el cursor del mouse, para hacer clic en la pestaña “Insertar”, seleccionar “Tabla” y proceder a editar el aspecto o estilos de la misma con las herramientas que el mismo programa te ofrece desde la pestaña “Herramientas de tabla > Diseño”.

Lista de las mejores plantillas para hacer presupuestos personalizados en Excel

En caso de que seas de aquellos usuarios que prefieren hacer sus presupuestos personalizados utilizando una plantilla compatible con Excel, por motivos de facilidad y/o productividad, será mucho más útil que tengas a la mano dichos documentos para descargar.

Por lo tanto, a continuación y en forma de listado, te presentamos algunas alternativas de interés para elaborar presupuestos de calidad:

Presupuesto personal

Básicamente, es un patrón que sirve para realizar un control con respecto a todos y cada uno de los ingresos y gastos que efectúa una persona en su día a día. De esta manera, ofrece la posibilidad de hacer una comparación entre los ingresos y egresos pronosticados en torno a los reales.

Con respecto a sus características, distinguimos que posee una sección para detallar los ingresos y otra para fijar todos los gastos. También es capaz de calcular el desvío entre lo establecido y sucedido desde el nivel más bajo de detallar hasta el total general. Afortunadamente, se puede usar para distintos periodos de tiempo (semanal, mensual o anual) y también es posible editar este patrón.

Descargar Plantilla Presupuesto Personal Excel

Control de gastos

Se refiere a una plantilla ideal para efectuar un óptimo y oportuno seguimiento de tus reparticiones de gastos a un nivel completamente detallado y de forma simple. Ya que, permite registrar todos los egresos mes a mes y tanto por categoría como también por subcategoría asociada. De manera que, cada mes transcurrido arrojará el gasto total, el gasto máximo y el gasto mínimo realizado.

Sumado a esto, dicha plantilla de presupuesto para Excel cuenta con totales y porcentaje de gasto con apertura por categoría a nivel anual, para así hacer un estudio más exhaustivo. También posee una hoja reporte en donde agrega todos los valores de cada grupo y subgrupo de manera mensual e incluso, muestra un alerta de control de calidad que advierte cualquier error cuando los totales no concuerdan.

Descargar Plantilla Control de Gastos Excel

Presupuesto de marketing

Este es un documento de plan de marketing que se encuentra escrito en términos de costos, básicamente. De tal modo, ayuda a efectuar un apropiado seguimiento del gasto en marketing al lograr identificar lo que queda de presupuesto a consumir durante el resto del año y, por tanto, facilita un buen análisis de lo que se gasta en rubro de marketing.

Entre sus características de mayor interés, resaltamos que posee una hoja que permite listar cada uno de los medios de marketing junto con su presupuesto neto asignado. Adicionalmente, cuenta con una página de reportes descriptivos del presupuesto abierto a través de marketing y permite medir el presupuesto a nivel absoluto y porcentual.

Descargar Plantilla Presupuesto de Marketing Excel

Presupuesto de obra

Se trata de un documento que permite obtener la estimación a priori de una obra de construcción y así, se fundamenta en la previsión de los costos al añadirle un margen de ganancia. Tomando en cuenta que, gracias a sus características, es ideal para tener una idea lo más real posible de los egresos que implica el proyecto en cuestión.

Por su parte, cuenta con una hoja donde resume el coste por concepto, también posee una hoja en donde se debe detallar cada parámetro con su valor unitario y total, permite añadir más ítems para considerar otros aspectos y es una plantilla que se puede editar o modificar fácilmente.

Descargar Plantilla Presupuesto de Obra Excel

Presupuesto de ventas

A partir de este tipo de presupuesto, cualquier persona podrá determinar o estimar el futuro de su emprendimiento mediante la planeación de las actividades a llevar a cabo. Pues, por lo general, es una plantilla que se emplea para hacer pronósticos acerca de la producción, los costes y las ventas que tiene que aproximar para su negocio durante un plazo de un año. Por ende, aparte de considerar el contexto interno de la empresa, el usuario también debe valorar que ocurre en el mercado en general.

Ya que el cálculo total dependerá de la demanda futura que se estime. Ahora bien, distinguiendo sus características más importantes, encontramos que es necesario introducir el volumen de producción que se aprecia para los siguientes años por cada producto y también se tiene que añadir el precio y el costo de cada artículo a vender. Todo esto, te permitirá obtener el valor de ventas aproximado y el margen de ganancia (con valor absoluto y en porcentaje).

Descargar Plantilla Presupuesto de Ventas Excel