¿Cómo crear una consulta de resumen en una base de datos de Access desde cero? Guía paso a paso

Este software de Microsoft es considerado hoy en día como una de las mejores opciones al momento de tener que trabajar con bases de datos, y es que el mismo se caracteriza por ofrecer una gran cantidad de herramientas y funciones que permiten facilitar el trabajo en él, es así como los usuarios tienen la posibilidad de contar con las herramientas de consultas.

Las consultas en Access tienen como finalidad ayudar a recuperar datos en una tabla, modificarlos y almacenar cada uno de los resultados en otra tabla, donde también se pueden denominar como la unión de filas resultantes. Actualmente se pueden encontrar diferentes tipos de consultas en este software, es por ello que en esta oportunidad se hará un enfoque en lo que son las consultas resumen.

Las consultas resumen suelen generar resultados que tienen una naturaleza diferente a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, por lo que esta herramienta permite aplicar un resumen de varias filas de la tabla de origen. De acuerdo con esto, y de la importancia que tiene este tipo de funciones en Access, aquí te vamos a enseñar a cómo realizar este procedimiento de crear una consulta de resumen de una forma fácil y rápida, para ello sigue detalladamente todo lo que te enseñaremos a continuación.

¿Qué es una consulta de resumen y para qué sirven en Access?

En el caso de Microsoft Access una consulta es definida como la unión de filas resultantes a las cuales se les denomina como consulta resumen y que también son conocidas como consultas sumarias. También se les puede denominar como un resumen de las filas del origen de la consulta.

Cuando se ejecuta esta opción de Access es muy importante poder comprender que las filas del resultado de una consulta sumaria tienen una naturaleza distinta a las filas de las demás tablas resultantes de consultas, esto se debe a que el resultado corresponde a varias filas de la tabla de origen.

Para que se puede comprender todo esto un poco mejor, se puede asumir un caso donde una consulta está basada en una sola tabla, una fila de una consulta “No resumen” corresponde a una fila de la tabla de origen, la misma contiene datos que se encuentran en una sola fila del origen, mientras que una fila de una consulta resumen pertenece a un resumen de varias filas de la tabla de origen.

De modo que todo esto origina una serie de restricciones que afectan a las consultas de resumen en Access. En estos tipos de consulta no está permitido poder modificar los datos del origen. Es por ello que aquí te vamos a enseñar un ejemplo que te permita comprender esto mejor, en este caso se trata de una consulta normal.

En esta tabla de datos se pueden visualizar las filas de una tabla de oficinas que están ordenadas en diferentes regiones, donde cada una de las filas de resultados corresponde con una sola fila de la tabla de oficina, mientras que la segunda consulta es una consulta resumen, cada fila del resultado corresponde con una o varias filas de la tabla.

Esto quiere decir que las consultas resumen se definen haciendo click sobre la opción de “Totales” en la pestaña de “Diseño”.  En cualquiera de estos casos, se añade una fila a la cuadrícula QBE, la fila total. Todas las columnas que se incluyan en la cuadrícula deben tener un color en esa fila, ya que es ese valor el que le indicará al software que hacer con los valores contenidos en el campo escrito en la fila de “Campo”.

Otros tipos de consultas ¿Cuáles son todas las que se pueden crear en Access?

No es un secreto para nadie que este software de Microsoft es una de las herramientas más completas al momento de trabajar con una base de datos, y es que este programa ofrece todas las herramientas necesarias para construir y administrar cualquier tipo de tabla de datos. Es así como ofrece varios tipos de consultas que permiten la visualización y la manipulación de datos de una manera mucho más sencilla.

Para ello sigue cada uno de estos tipos de consultas:

Consulta selectiva

Las consultas selectivas son el lenguaje de consulta estructurado o también conocido SQL, la misma tiene como finalidad principal poder recuperar un conjunto de registro de una base de datos de acuerdo a los parámetros previstos en la consulta selectiva.

Los parámetros que se pueden utilizar en esta función pueden ser muy específicos como un número de ID de usuario o muy amplio como lo sería intervalos de fechas. Esto quiere decir que todos los valores o parámetros que coincidan con estas especificaciones de la consulta selectiva serán devueltos.

Consulta de datos anexados

Este tipo de consulta va a permitir agregar un nuevo registro a la tabla de base de datos, el mismo es considerado como una función que permite incluir un registro que tiene un número de campos de información. Los campos que contiene el registro pueden llegar a requerirse para la consulta de datos anexados, pueden ser todos los campos o sólo algunos de ellos.

Consulta de referencia cruzada

Esta función de referencia cruzada es una de las más utilizadas en Microsoft Access, la misma se encarga de realizar un cálculo sobre los datos recuperados para después ordenar los registros según los resultados del cálculo que se ha ejecutado anteriormente.

Para que se pueda comprender un poco más la función de esta consulta te damos este ejemplo: Un grupo de personas han realizado una compra, por lo que todos estos clientes pueden ser recuperados para después hacer la suma de todas las compras que ellos realizaron durante un mes, todos estos datos se pudieran calcular y ordenar por orden descendente.

Consulta de eliminación

Este tipo de consultas se encarga de eliminar de forma permanente uno o más registros de la base de datos basados en los parámetros que se han especificado en la consulta. Un ejemplo de esto es que se quiera eliminar todos los registros de los clientes que no hayan vuelto a comprar desde una un año en una tienda.

Consulta de actualización

Estos tipos de consultas tienen la finalidad de modificar un registro existente en la base de datos. Un ejemplo de esto sería cuando se modifica la información de dirección dentro de un registro de un cliente, esto suele hacerse si el cliente se ha mudado y pide el cambio de domicilio. Las consultas de actualización pueden incluir un solo registro o un conjunto de registros.

Consulta de unión

Permite que los registros se extraigan de dos tablas de datos completamente diferentes, y los cuales se pueden clasificar de acuerdo a una serie de criterios. Para que se pueda entender esto mejor aquí te damos un ejemplo:

Cuando se realiza una consulta de la lista de clientes para saber a cuáles de ellos la tarjeta de crédito ya le ha caducado, en el archivo se requeriría una consulta de unión, ya que en este caso se tendría que verificar la información de la tabla de clientes y también la información de las tarjetas en la tabla de las tarjetas de crédito. Después de esto se ordenarán los registros en función de un solo criterio ya definido, en este caso se trata de conocer qué tarjetas de crédito ya están vencidas.

Consultas para crear tablas

Estas consultas sirven para crear una tabla que añada otra tabla de datos a la base de datos. Hay que tener en cuenta que las tablas deben tener un nombre único, un campo primario único y un conjunto de campo de datos. Además, cada una de las filas de la tabla de datos representa un registro diferente dentro de la base de datos en general.

Consultas de parámetros

Se trata de una consulta de selección predefinida que ofrece a los usuarios un conjunto de parámetros donde puede elegir aquellos que más le convenga. Las consultas de parámetros por lo general se crean para que la recuperación de una información sea mucho más fácil.