Google Calendar: ¿Cómo utilizarlo para sacarle el máximo provecho? Guía paso a paso + Trucos 2024

Uno de los problemas más graves que puede tener el ser humano es la falta de organización, ya que esto nos aleja de todos los objetivos más importantes de nuestra vida.

Muchos intentan por sus propios métodos crear horarios y planificaciones que por diversas razones se hace imposible cumplir. Pero, ¿y si existiese una aplicación que te notifique de las actividades planeadas durante el día? O que incluso te ayude a planificar acomodándote las labores en el mejor horario posible.

Lo cierto es que esta herramienta sí existe y se llama Google Calendar, todo lo que debes hacer es leer esta sencilla guía para que entiendas cómo funciona y veas los beneficios que puedes obtener en tu administración del tiempo solo con tenerla.

¿Qué es Google Calendar y por qué debo utilizarlo como agenda? Ventajas

Google calendar, como fácilmente el nombre lo indica, es un calendario electrónico desarrollado por esta empresa. La misma fue lanzada durante los primeros meses del año 2006, y no fue hasta la mitad del año 2009 que fue terminada totalmente.

Es un almanaque común y corriente online el cual está basado en tecnología AJAX; una forma de programación web de JavaScript asíncrono, más XML, lo que hace que las aplicaciones sean más interactivas.

A continuación veremos con mayor detalle las ventajas que esta nos ofrece:

Tiene una interfaz interactiva

Como ya sabemos, Google calendar es un servicio en línea y gracias a su estructura AJAX, es posible interactuar perfectamente con la app en el navegador y realizar cambios sin la necesidad de volver a cargar o refrescar la página.

Además cuenta con un interfaz totalmente personalizable, esto porque el usuario puede elegir qué tipo de vista le parece más cómoda entre semanal, diario, mensual o anual.

Se pueden agregar eventos fácilmente y estos se pueden modificar solo con arrastrarlos a una nueva fecha, sin la necesidad de volver a escribir las citas.

Es un servicio en línea

Al tratarse de un servicio en línea se puede sincronizar con tus otros calendarios electrónicos, por ejemplo con el de Microsoft o el de Apple.

Otra ventaja que incluye ser un servicio en línea, es que la capacidad de almacenamiento es ilimitada.

Por si fuera poco, resulta excelente ya que se puede acceder desde cualquier dispositivo que cuente con un navegador, evitando perder la información.

Se complementa con todos los servicios de Google

Como se trata de un servicio de Google se sincroniza inmediatamente con el correo electrónico y con los contactos de tu agenda en Gmail, e incluso Facebook.

Esto proporciona una gran ventaja a la hora de compartir tu agenda con amigos, clientes o socios de trabajo, para concertar citas y reuniones de forma sencilla.

Así mismo proporciona la facilidad de conocer la disponibilidad de otros contactos que también tengan una cuenta de Google, para poder programar reuniones de una forma más asertiva.

Funciones de Google Calendar ¿Qué lo hace tan especial?

Esta comprobado desde siempre que cuando uno tiene metas fijas y tiene un plan de desarrollo, la vida se hace más placentera y más eficaz a la hora de realizar las metas poco a poco.

Es por eso que la planificación debe estar presente en nuestras vidas y mas allá de ser un simple calendario, este ha demostrado ser una herramienta muy útil para organizar tus horarios en todos los sentidos. El mismo cuenta con tres funciones principales, donde las 3 permiten hacer lo mismo desde distintos puntos de vista, "Planificar".

Veamos cuales son:

Meta

En la categoría de metas nos da la posibilidad de programar según nuestra agenda y de forma inteligente un horario óptimo para 4 áreas de la vida.

Que corresponde al ejercicio, el desarrollo de una habilidad cualquiera, tiempo de calidad con amigos y familiares, tiempo para el crecimiento personal mediante la lectura, la meditación o algún hobby, y finalmente tiempo para organizar y planificar.

Entonces, según tu agenda la herramienta lo que hace es programar sesiones tantas veces por semana prefieras y en el horario que gustes. De forma tal que puedas ser avisado de dicha actividad unos 15 minutos o hasta una hora antes para que estés preparado.

Si una de tus metas es correr 3 veces por semana, esta es excelente debido a que puede programarte las sesiones en el horario más óptimo para ti y como es un servicio de Google, se puede conectar directamente con Google Fit; una herramienta muy útil para registrar y medir tu desempeño en las distintas áreas del ejercicio.

Recordatorio

Con esta función es posible programar a modo de alarma alguna actividad sencilla que necesitas realizar, para evitar que se te pase por alto.

Con esto puedes llevar la responsabilidad a un nuevo nivel y evitas quedarle mal a las personas más importantes de tu vida.

Evento

Esta es la función principal por la cual fue creada esta excelente herramienta. Con ella puedes crear un evento en donde se te permitirá programar el día exacto junto con la duración del mismo.

Tú eliges cuando quieres ser avisado de esta actividad para hacer los preparativos. Además tienes la posibilidad de anexar los contactos que están invitados al evento, reunión o cita.

Otro punto importante es que puedes poner al tanto a las personas de todos los detalles fácilmente agregándole notas sobre la actividad al evento, dejando claro cualquier tipo de duda que se pueda tener sobre este.

Finalmente, como es un producto de Google este se sincroniza automáticamente con Google Maps, por lo que de esta manera también se puede agregar la ubicación exacta para que todos puedan llegar mediante GPS sin problemas.

Lista de consejos para sacarle el máximo provecho a la app del calendario de Google

Ahora veremos algunos pequeños tips para poder exprimir al máximo sus funciones:

Personaliza el calendario

• Una de las mejores formas de sacarle provecho a esta herramienta es personalizándola a nuestro gusto, para eso debemos entrar en el botón de la esquina superior izquierda "Configuración".
• Después en el apartado de configuración nos vamos a "General" y desde allí podremos cambiar parámetros como:

• El día del comienzo de la semana.
• El uso horario.
• Notificaciones por correo y en el móvil.
• La duración predeterminada de cada evento.
• Respuestas rápidas para algún imprevisto que surja para así mantener a los invitados al tanto.

• De igual forma es importante que con la creación de cada evento, meta o recordatorio se le vayan asignado distintos colores.

• Esto puede ser muy útil para diferenciar las actividades rápidamente.

Agenda diaria

Desde el navegador en el ordenador entramos en la "Configuración" y después en la barra lateral izquierda nos ubicamos justo sobre nuestro nombre de usuario.

Hecho esto en la "Configuración del calendario", nos dirigimos a la zona de las notificaciones.

Seguidamente, casi al final encontraremos desactivada la opción de "Agenda diaria" y la activaremos por correo electrónico.

Con esto podremos recibir todos los días a la primera hora un correo electrónico con la planificación del día, para poder estar al tanto de todas las tareas, eventos y actividades programadas.

Festivos en otros países

Uno de los temas que debemos tener en cuenta al trabajar por internet o concertar citas con personas de otros países es la cuestión de los festivos.

Para evitar inconvenientes de este tipo o incluso concertar reuniones en mejores días, podemos integrar las fechas de celebración de otros países.

Desde la "Configuración de otros calendarios" vamos a cliquear en "Integrar calendario" y después en "Personalizar".

Utilizar el calendario sin Internet

La estructura de programación de Google Calendar permite que puedas utilizarlo sin Internet, una vez tengas acceso a este podrás guardar los cambios sin ningún problema.

Lista de tareas

En la versión web desde la delgada barra del lateral derecho se encuentra la opción de "Tareas", con la cual podemos asignar una lista de pequeñas labores.

Con esta opción podemos gestionar algunas actividades del día de mejor forma para aprovechar nuestro rendimiento.

Crear nuevos calendarios

Cuando eres jefe de algún departamento o gestionas algún área importante de alguna empresa, es común que tengas a tu cargo a varias personas.

Si necesitas compartir información de la agenda con tus empleados, pero no puedes mostrar todo los que tienes agendado por razones obvias. Entonces será necesario que crees unos que contengan sólo los eventos que tú quieres compartir con ellos e invitarlos a suscribirse.

Se puede crear un calendario desde la configuración "General" en "Agregar calendario" y después en "Crear calendario".

Para agregar a las demás personas a la programación nos vamos de nuevo a la "Configuración" de este y entramos en "Compartir con personas específicas".

Finalmente, le damos en "Agregar personas" para introducir los correos electrónicos de los contactos que anexaremos.

Integración con los productos de Google

Todos los servicios de Google están en sincronía con el calendario, solo basta que cuando nos aparezca la opción de conectar lo aceptemos.

Con esto podemos monitorear el rendimiento físico con Google Fit, o proporcionar direcciones exactas de los eventos. Incluso concertar vídeollamadas con Hangouts y realizar invitaciones con Google +.

Eliminar y modificar eventos de forma rápida

En la versión móvil es posible realizar cambios de forma fácil con simples gestos de los dedos. Por ejemplo, para eliminar los eventos solo falta con seleccionarlos y mantener la selección, posteriormente deslizarlos hacia la derecha.

En caso de que solo quieras modificar los eventos de horario, entonces los seleccionas y los arrastras hasta la hora y fecha adecuada.

Acceso rápido al día presente

Tanto en la versión web como en la versión móvil es posible luego de estar revisando otras fechas, con un solo clic, volver a la fecha del presente.

Veamos un par de ejemplos desde ambos dispositivos:

• En la web solo basta con pulsar en "Hoy" en la barra superior de este.

• En el móvil, en la esquina superior derecha esta un botón con un circulo azul pequeño, solo con pulsar allí nos lleva directo al día presente.

¿Cuáles son las diferencias entre la app para móviles y la versión web del Google Calendar?

Realmente las diferencias entre Google calendar en la aplicación móvil y en la versión web no son muy destacables, ya que los desarrolladores se encargaron de entregar los principales recursos en las dos versiones.

Por otro lado, no tendría sentido que faltaran funciones importantes con respecto a la programación de los eventos y actividades.

Aunque cabe destacar que si existen unas pequeñas variaciones que podemos mencionar el día de hoy:

• En la versión web no existen la posibilidad de crear metas, y recordatorios, pero si las creas en la versión móvil, sí las podrás visualizar en la versión web.
• En la versión móvil no podemos hacer la creación de una lista de tareas.
• Para llevar a cabo la configuración de los parámetros y personalización, la versión web es más cómoda y con muchas más opciones.

A pesar de las pocas diferencias, lo importante es que en las dos versiones se pueden crear eventos y hacer invitaciones a otros usuarios para concertar reuniones, lo cual es uno de los puntos fuertes de esta herramienta.

Algo más, con cualquiera de las dos versiones podemos ser notificados a tiempo y estar al tanto de la realización de todas nuestras actividades.