¿Cómo crear una cuenta de correo electrónico corporativo para tu empresa? Guía paso a paso

Cuentas de correo electrónico hay muchas, y disponibles a través de numerosas plataformas y organizaciones. Aunque el mail nació como algo con fines comunicativos, ha evolucionado hasta ser parte de lo que conforma nuestra presencia en internet. Utilizamos el correo para contactar con personas, pero también para informarnos a través de boletines de noticias, para registrarnos en tiendas electrónicas o incluso para consultar dudas a la hora de contratar el servicio de cualquier profesional.

Es algo que ya se ha convertido en un pilar fundamental del ámbito digital. Tal es su importancia, que dentro del ámbito profesional también son algo totalmente necesario. Cualquier negocio ahora cuenta con una página web con la que acercarse a nuevos clientes y estar a disposición de cualquier interesado, y los miembros de este negocio llevan años utilizando lo que se conocen como mails empresariales o cuentas de correo electrónico corporativo.

Mucho más enfocadas a lo profesional, con la importancia de destacar la presencia del negocio en las redes, su rol ha crecido de tal forma que muchos acuden a internet en busca de información sobre cómo crear una cuenta de correo electrónico para la empresa. Aquí, con esta sencilla guía que te traemos, podrás enterarte de todo lo que hay que hacer para tener una; pero no solo de eso.

¿Qué es un correo corporativo y porque son la mejor opción para mi empresa?

También te vamos a explicar todo lo que necesitas saber. Qué es exactamente este tipo de e-mail, por qué es importante para tu empresa, cómo puedes registrarlo e incluso a través de qué plataformas puedes usarlo y gestionarlo a tu total antojo. Aunque sea algo tan centrado en un sector concreto de la población, el empresarial, su accesibilidad está a la altura de las soluciones más cómodas y domésticas. Y eso es algo que vamos a dejar claro a lo largo de este texto.

Un correo corporativo es un mail instalado por completo en el servidor de correo de tu empresa. Es una norma bastante habitual que, al contratar el hosting o el dominio con una compañía, esta, entre los servicios que te brinde por la contratación, incorpore uno destinado a ofrecerte varias cuentas de e-mail profesionales, o lo que es lo mismo, corporativas.

El principal motivo por el que el correo corporativo es la mejor opción para una empresa es una cuestión de imagen y de profesionalidad. Cualquier usuario puede abrir un e-mail en Gmail, en Yahoo! o en Outlook; pero contar con un mail de este tipo, uno corporativo, refuerza la sensación de estar ante algo mucho más profesional y alejado del ámbito doméstico. Además, es la principal forma de reforzar la identidad de tu negocio, ya que su nombre puede aparecer incluso como parte del dominio del correo electrónico.

Esto, además, ayuda a que cualquier cliente pueda memorizar con facilidad el nombre de tu negocio, ya que siempre lo tendrá presente al entrar en su bandeja de entrada y ver cualquier mensaje relacionado con tu compañía. Por otra parte, también, y de forma bastante destacable, es muy útil para separar todo el contenido de trabajo con respecto del personal, sobre todo para esos trabajadores que tienen en su teléfono móvil varias cuentas de e-mail. Así se evitan confusiones innecesarias que lleven a situaciones problemáticas por un envío indebido o la lectura de algo que no se debía.

¿Cómo registrar un correo corporativo vía CPanel

CPanel es una herramienta que permite la gestión de correos corporativos con suma facilidad. Normalmente, forma parte del paquete de servicios adicionales que incorpora cualquier hosting con su contratación. Así, además de facilitar dominio, servidores y otras ventajas, permite también algo con lo que manejarse en esas cuentas de correo que también facilitan.

En cuanto a los pasos a realizar para saber cómo registrar un correo corporativo vía CPanel, a continuación los detallamos y explicamos en profundidad para que sepas hacerlo todo sin perderte paso a paso, estos dependen bastante de cual sea tu proveedor de alojamiento, ya que cada uno dispone de un panel de control distinto, aunque en términos generales se basa en las mismas premisas.

1 - Entra en el panel de tu hosting

Cuando tu proveedor de web ya te haya facilitado todos los datos sobre tu portal online, lo primero que has de hacer, desde tu navegador web, es entrar en la página web de tu empresa de hosting y añadir al final la terminación “/cpanel”. Por ejemplo: www.WebDeTuHosting.com/cpanel.

2 - Registra tu correo empresarial

Ahora, dentro del panel que acaba de aparecer en tu navegador, ve directo a la categoría “Correo Electrónico” y, ahí, pincha en “Cuentas de correo electrónico”.

El menú que aparecerá ahora por pantalla mostrará un formulario de registro que debes rellenar con los datos que consideres adecuado, el más importante es el nombre que darás a tu correo de empresa, uno bastante apropiado es del tipo: info@tuweb.com o hola@tuweb.com. Además, debes concretar el dominio al que pertenecerá, la contraseña que vayas a utilizar (tendrás que repetirla para confirmarla) y el tamaño máximo permitido para almacenar mails.

3 - Comprueba que lo has creado debidamente

Hecho el paso anterior, el siguiente es la comprobación de tu correo. Para ello, vuelve de nuevo a la web de tu empresa y, esta vez, añade al final de la URL la terminación “/webmail”. Ejemplo: www.WebDeTuHosting.com/webmail.

Tras esto, introduce en la ventana de login tanto tu dirección de correo electrónico como la contraseña que le has asignado.

4 - ¿Qué cliente quieres?

Después de hacer lo anterior, si has rellenado con los datos correctos, aparecerá por pantalla un panel con el que concluir la configuración de tu correo electrónico. Ahora, debes elegir el diseño que deseas para tu buzón. Tienes varias alternativas a elegir entre Roundcube, Horde o SquirrelMail. Afortunadamente, sus funciones son prácticamente idénticas, por lo que la decisión recae más en el factor estético que en el funcional.

Ahora sí, tu correo corporativo ha sido completamente configurado a través de webmail. Ya puedes entrar cuantas veces desees, modificar los parámetros que te apetezca o utilizarlo con total libertad para tratar con todos los clientes o dentro del ámbito profesional que implique a tu negocio.

Mejores opciones para gestionar nuestro email corporativo

A la hora de gestionar tu email corporativo, tienes varias opciones que puedes utilizar igualmente: webmail, clientes de correo electrónico o a través de Gmail. Cada una de estas plataformas requiere una configuración concreta, pero para nada anteponen dificultades al usuario. ¿Cuáles son las mejores? Eso es algo que te vamos a ayudar a averiguar a continuación, desgranando todas y cada una de ellas.

Con sus ventajas y sus inconvenientes, estas tres opciones encajan mejor o peor en función de lo que busques a la hora de utilizar tu mail corporativo:

Webmail

La propuesta de webmail suele ser la más habitual para utilizar un correo electrónico empresarial. Aquí, tras haber creado la cuenta previamente, tan solo hay que introducir sus datos más básicos (dirección y contraseña) para poder acceder.

Esta es la gran ventaja, la facilidad de acceso y el no tener que configurar nada; pero también hay ciertos aspectos que se convierten en desventajas a tener en cuenta. Para empezar, el almacenamiento de correos es limitado, aunque depende de lo que ofrezca tu hosting; para concluir, las herramientas que ofrece su interfaz, aunque funcionan, pueden quedarse bastante cortas a la hora de querer darle un uso más profundo.

Clientes de Correo electrónico

Una de las opciones más recurrentes tanto dentro como fuera del ámbito empresarial es el uso de clientes de correo electrónico dedicados. Son ni más ni menos que programas orientados al uso y gestión de diferentes cuentas de e-mail, pensados para que cualquier usuario pueda introducir tantas como desee y las use sin problemas, alternando entre unas y otras con tan solo un par de clics.

Las propuestas más destacables en este sector son las que ofrecen Microsoft Outlook o Mozilla con Thunderbird, respectivamente. A nivel empresarial, componen la solución más utilizada, ya que requiere tan solo la instalación de un programa en el PC que, automáticamente, se sincroniza con el mail que indiques y descarga tanto los mensajes recibidos como los enviados, además de permitirte seguir recibiendo y enviando.

A los problemas de almacenamiento y falta de herramientas colocan como soluciones la posibilidad de descargar los mails a tu equipo o tu terminal (liberando espacio en el host) y todo un plantel de herramientas que va desde filtros hasta agendas, firmas o incluso respuestas automáticas, entre otras tantas propuestas.

Pero también tienen sus desventajas. Para empezar, cabe la posibilidad de perder los mensajes descargados en caso de haber un problema con los dispositivos de almacenamiento. Además, el acceso al correo corporativo se limita al PC que tenga la aplicación y la cuenta configuradas, algo con lo que webmail no suele tener problema.

Gmail

Gmail, aunque parezca orientado solo a mails de Google, también permite, a través de una pequeña configuración, gestionar cuentas de correo corporativas. Su lado positivo es que es gratuito, se accede fácilmente desde cualquier lugar, permite hasta 5 correos empresariales, lo unifica todo en una misma aplicación y cuenta con una gran capacidad. Es una de las mejores soluciones a las que puedes recurrir en la actualidad.