¿Cómo trackear todos mis correos electrónicos enviados desde Outlook y conocer si han sido leídos, eliminados, reenviados y más? Guía paso a paso

Envías un correo hace una semana, sigues esperando la respuesta y no sabes si llegó a su destino final, quedó en la carpeta de no deseados o simplemente no le prestaron atención a la notificación que hiciste. La realidad es que necesitas una confirmación, pero parece que nunca llegará.

En los chats directos y privados, inmediatamente sabes si una persona vio tu mensaje porque se muestra una notificación, al igual que en muchas redes sociales. Pues en los correos electrónicos enviados con Outlook también es posible realizar esta configuración y obtener una confirmación de lectura.

En este curso aprenderás sobre la herramienta de tracking aplicada a los correos enviados en Outlook y porque se ha puesto tan de moda, lo que debes hacer para activarla a tus mensajes y las mejores herramientas disponibles para realizar estas operaciones de forma exitosa.

¿Qué es el tracking de correos en Outlook?

El tracking de correo electrónico se refiere al seguimiento que se le hace un mensaje enviado para saber cuándo un destinatario lo leyó o abrió. Para ello se agrega un píxel que rastrea las acciones que se ejecutan por parte de la cuenta destino, recibiendo notificaciones en tiempo real.

Hay que tomar en cuenta que es posible que al tener habilitadas algunas herramientas en el correo que se recibe, el seguimiento no podría funcionar óptimamente. Luego que se envía el correo, se puede realizar un seguimiento estadístico de los clics que se hicieron sobre los archivos adjuntos, incluyendo la fecha y hora exacta en que se efectuaron las acciones.

Aprende paso a paso cómo trackear todos tus correos de Outlook

La opción de trackear los correos electrónicos es útil para saber la efectividad de los mensajes que se están enviando, si son interesantes para la audiencia y hacer cambios en las estrategias, especialmente si se utiliza con fines comerciales. Hay dos cosas que puedes hacer para activar el seguimiento de tus correos, se trata de habilitar el acuse de recibo y utilizar herramientas adicionales que son efectivas para cumplir con esta misión.

Vamos a detallar un poco ambos aspectos:

Habilitar acuse de recibo

Activar la función de acuse de recibo en Outlook es una forma fácil de que se informe que se ha leído el correo electrónico. Y aunque su uso es más frecuente en espacios empresariales, también se puede utilizar a nivel personal. El acuse de recibo está disponible en las versiones 2013, 2016 y 2019 de Outlook. Si se hace a nivel web se debe habilitar la función antes de enviar cada uno de los correos. En este caso se puede activar tanto la confirmación de lectura como la de recepción.

La forma de hacerlo es la que te describimos a continuación:

• Ingresa a tu cuenta de Outlook.
• En la parte izquierda, busca “Opciones”.

• En el menú que se despliega, selecciona “Correo” y luego “Seguimiento”.
• En esta ventana, debes marcar las dos opciones que se muestran, que son “Confirmación de que el mensaje se entregó al servidor de correo electrónico del destinatario” y “Confirmación de lectura que al destinatario vio el mensaje”.
• Una vez que marques las opciones, pulsa en “Aceptar” para que se habilite la función de confirmación de correo electrónico.

• Después de configurarlo, redacta un nuevo correo.
• Ve a “Opciones”, seleccionas las funciones de seguimiento, redactas la información y pulsa en “Enviar”.
• Una vez que estés en la bandeja de entrada, buscas en los tres puntos “Mostrar opciones de mensaje”.

• Cuando se abre el menú, selecciona la casilla “Solicitar una confirmación de lectura”.
• Al final, presionas en “Ok” y tendrás activada la función para ese mensaje.

Usar Mailtrack

Una forma efectiva de hacer rastreo de los correos electrónicos enviados es utilizando una aplicación externa que nos aporte los datos del seguimiento. Una de las más utilizadas es Mailtrack, una extensión disponible principalmente para Gmail, tanto en la versión web como en la móvil. Por lo tanto, para hacer uso de ella en Outlook debemos ingresar mediante la cuenta de Google, utilizando una función llamada Gmailify.

Aquí te vamos a explicar los pasos que debes dar para configurar la extensión:

• Instala la extensión Mailtrack desde la tienda de aplicaciones de Chrome.

Descargar QR-Code

Tracking para Gmail, Mailsuite - Mailtrack - Chrome Web Store

Developer: Unknown

Price: Free

• Ingresa a tu cuenta de Gmail, si no la tienes, créala de forma gratuita.

• En “Ajustes” pulsa en “Ver todas las configuraciones” y seguidamente en “Cuentas e información”.
• Ahora, pulsa en “Verificar el correo de otras cuentas” y luego vaya a “Agregar una cuenta de correo”.
• Ingresa la dirección de tu cuenta de Outlook y selecciona “Vincular cuentas con Gmailify”.
• Haz clic en “Siguiente” e inicia sesión.

• Ahora, los correos de Outlook llegarán a la bandeja de Gmail y podrás hacer uso de la herramienta de rastreo de los mensajes que envíes.

Las mejores herramientas de tracking de correo electrónico para Outlook

Además de Mailtrack, en el mercado hay muchos software y herramientas que permiten realizar un rastreo completo de los correos electrónicos, enviando informes con datos precisos de las acciones que se han realizado.

Hemos seleccionado cinco de ellas y especificamos su utilidad:

LeadBoxer.com

Esta plataforma realiza un rastreo completo de las actividades realizadas en línea. Entre otras cosas, te informa quién leyó el correo electrónico e identifica a los visitantes anónimos de su sitio web, generando un amplio mapa de su audiencia. Entre otras plataformas, es compatible con Outlook, lo que ayudará a darle una mejor atención a los actuales clientes y también a los potenciales. Hay que agregar que es un servicio de pago.

Hubspot.es

Es una extensión que da informes sobre cuáles de los correos electrónicos fueron abiertos o no. Un aspecto destacado, es que envía un alerta al momento que se realiza una acción al mensaje por parte del destinatario. Es compatible con Outlook y es clave tener en cuenta que funciona de forma gratuita hasta un máximo de 200 seguimientos. Desde allí en adelante se debe contratar un plan de pago o no se dispondrá de ninguna estadística.

SalesHandy.com

Quienes buscan una aplicación gratuita y sin muchas complicaciones, acá tienen la ideal. Rastrea los correos electrónicos, programa horas de envío, crea seguimientos automáticos y guarda las plantillas creadas. Gran parte de sus funciones son gratuitas, aunque hay algunas que solamente se pueden utilizar si se cancela un plan. Es compatible con Outlook y otras compañías de servicio de correo.

Yesware.com

El principal servicio que ofrece esta herramienta es el seguimiento de correo electrónico, no solamente de forma manual sino que se automatizan algunos procesos. Igualmente se pueden realizar programaciones a fechas y horas específicas, a parte de guardar las plantillas. Para utilizar Yesware hay que obligatoriamente comprar un plan, sin embargo tiene una versión de prueba gratuita en la que puedes ver sus funciones antes de adquirirlo.

SalesLoft.com

El seguimiento de correo electrónico de esta extensión permite analizar el comportamiento de cada usuario, en la apertura de archivos adjuntos y clics a la información. Esto ayuda a mejorar las estrategias de marketing y comunicación. Es compatible con Outlook y para utilizarlo es necesario comprar una suscripción.

Para ello se debe ingresar a su sitio web para conocer los planes actuales. Con cada una de estas herramientas, puedes realizar un seguimiento oportuno y tener a la mano si el mensaje enviado fue leído por el destinatario.