¿Cómo crear respuestas automáticas o predeterminadas en Gmail? Guía paso a paso

Una de las mejores formas de crecer y de aprovechar el día a día es delegando las tareas menos complicadas a los software que utilizamos a diario. En la actualidad existen muchas herramientas de productividad que están enfocadas en cumplir con la meta de gestionar mejor el tiempo.

Muchas de estas herramientas las tenemos, pero por el simple hecho de no saber cómo funcionan o en muchos casos por no saber que están allí, dejamos de aprovecharlas y de optimizar nuestros días.

Este es el caso de las respuestas automáticas de Gmail, es por eso que en esta entrada aprenderás lo que son y su funcionamiento desde cero para que puedas pasar el menor tiempo posible respondiendo emails.

¿Qué son las respuestas automáticas y cuáles son los beneficios de utilizarlas en Gmail?

Las respuestas automáticas son mensajes predeterminados por el usuario para que estos sean enviados de vuelta inmediatamente a cualquier contacto que intente comunicarse vía email. La idea es que la persona que intenta contactarnos reciba algún mensaje que le pueda indicar el estado o el grado de ocupación en el que nos encontramos.

Las ventajas de utilizar esta configuración pueden ser muchas:

• Satisfacer la necesidad de respuestas rápida de clientes u otros contactos.
• Ahorrar y mejorar el tiempo que se pierde respondiendo mensajes.
• Filtrar a los contactos que necesitan atención inmediata de los que no.
• Evita explicar el porqué de la ausencia o la falta de actividad.
• Puede ser una forma de redireccionar a sus clientes a un medio más cómodo para ganar una venta.

Por otro lado, podemos agregar que esta configuración es muy versátil, ya que puede ser programada solo por periodos de tiempo para vacaciones, fines de semana o simplemente como una respuesta general para toda la vida. Con esto el usuario puede mantener su presencia intacta durante periodos de descanso de trabajo por ejemplo.

Aprende paso a paso cómo crear respuestas automáticas en Gmail para automatizar al máximo el uso de la plataforma

Las respuestas automáticas pueden ser de mucha utilidad para las ocasiones en las que no estaremos del todo activos para atender asuntos en el correo.

Solo basta saber como predeterminar estos mensajes, lo cual veremos a continuación:

En el móvil

Ten en cuenta que esto solo está disponible para aquellas direcciones de Gmail y para las direcciones de Microsoft Exchange:

• Como primer paso es necesario abrir "Gmail".
• Pulsa en la parte superior de la pantalla en el botón con las 3 rayas horizontales.

• Desplázate por la pantalla hacia abajo y selecciona la opción “Configuración”.

• Ahora escoge tu correo electrónico.

• Baja por el menú hasta la opción “Respuesta automática” y toca sobre ella.

Seguidamente configura según tus preferencias:

• Las fechas de inicio y opcionalmente el fin de las respuestas automáticas.
• Redacta un mensaje adecuado.
• Coloca un asunto que haga alusión al tipo de respuesta.
• Escoge si este mensaje es para todos los usuarios o solamente aquellos que se encuentren en tu lista de contactos.

• Para terminar pulsa “Listo”.

En el ordenador

Si utilizarás esto frecuentemente puedes hacer un archivo y guardarlo en tu ordenador para ahorrarte tiempo y no tener que escribirlas nuevamente:

• Lo primero que se debe hacer es acceder a la cuenta de Gmail.
• Una vez allí, hay que entrar en la "Configuración" pulsando en el botón de la rueda dentada, ubicada en la esquina superior derecha.
• Inmediatamente seleccionamos la opción “Ver toda la configuración”.

• Después debemos desplazarnos hacia abajo para hacer clic en la opción “Respuesta automática activada”.

• Antes de guardar debemos configurar el primer día desde el que se dispone una respuesta automática, y opcionalmente la fecha de su finalización.
• Cabe destacar que no se debe olvidar el asunto y lo más importante el mensaje de Gmail.
• Por otro lado, también puedes escoger si esa automatización estará disponible para todo el mundo o solamente para tus contactos.

Estos son los mejores ejemplos de respuestas automáticas para Gmail que puedes usar para inspirarte en las tuyas

Las ocasiones en las que se pueden emplear las respuestas automáticas son muchas, por eso, en este apartado te hemos preparado algunos pequeños ejemplos en los que sería viable utilizar esta configuración que nos proporciona Gmail.

Vamos a ello:

Cuando te piden información adicional

Es importante tener tacto a la hora de generar una venta, por lo que es necesario expresar buenas emociones y transmitirlas a los clientes que muestran interés en nuestros productos o servicios.

Aquí te dejamos un par de ejemplos de un mensaje predeterminado adecuado para los clientes que necesitan más información sobre lo que vendes:

• “Hola estimad@, nos alegra saber que estás interesad@ nuestros productos, para mayor información dirígete a la sección detalles de [Sitio Web]”.
• “Hola estimad@, nos complace saber que estás interesad@ nuestros servicios, para mayor información contáctanos por medio de [número de teléfono]”.

Cuando te solicitan un servicio

Una vez logrado que el cliente haga un pedido, es más importante aún atender cualquier duda que este pueda tener.

Para eso puedes utilizar este tipo de respuestas que te presentamos a continuación:

• “Nos sentimos muy satisfechos de disponer de los servicios que usted necesita, si tiene alguna duda, por favor hágalo saber por la vía rápida mediante [red social más activa]”.
• “Estamos al tanto de su solicitud le daremos pronta respuesta por este medio en cuanto esté disponible su servicio”.

Cuando te saludan

De igual forma, también es necesario atender a nuestras personas cercanas, pues esto es vital para mantener los lazos familiares y amistosos.

Es por eso que también puedes idear un tipo de respuesta rápida para enviársela tus seres queridos:

• “Hola, gracias por acordarte de mí, ahora mismo me encuentro un poco ocupado, pero esta noche te estaré respondiendo por [red social]”.
• “Saludos, me alegra que te estés comunicando conmigo, en estos momentos estoy atendiendo asuntos de trabajo, si es algo urgente por favor llámame por aquí [número de teléfono]”.