¿Para qué sirve Outlook y cuáles son las principales funciones y ventajas de este servicio de correo electrónico gratuito de Microsoft? Lista 2024

Outlook es un servicio de mensajería que permite enviar y recibir correos electrónicos, desde cualquier lugar donde te encuentres, sin importar los tipos de archivos que vas a administrar.

Ahora bien, esta plataforma trae muchísimos beneficios que ayudan a potenciar las comunicaciones, en este sentido, ofrece una serie de herramientas que maximizan la utilidad del correo, y facilitan las tareas cotidianas de una manera fácil y sencilla de ejecutar.

En el siguiente artículo, vas a conocer de una manera detallada, cuáles son las mejores funciones de Outlook, así como las ventajas de utilizar este servicio como tu correo principal.

Las mejores funciones y ventajas de utilizar Outlook como tu correo electrónico principal

La plataforma de Outlook ofrece una serie de funciones que son realmente increíbles, todas ellas tienen como propósito facilitar las acciones que puedas ejecutar a través del correo electrónico. Cada función está pensada con el fin de  aumentar el rendimiento y potenciar el nivel del servicio. Como es de esperar, cada función cuenta con ventajas que harán que jamás dejes de usar Outlook.

Las mejores funciones que tiene este servicio están en la siguiente lista:

Respuestas rápidas

Es una función que se utiliza cuando estás en receso o al momento de no estar activo con tu correo electrónico. Puedes activar esta opción y así el remitente recibirá una respuesta automática programada desde Outlook, todo esto con la finalidad de que la persona obtenga una constancia de que la información enviada llegó a su destino.

Ventajas:

• Se produce sin la necesidad de que te encuentres presente.
• Permite configurar la hora y el día que tú requieras.
• Puede utilizarse con cualquier contacto.
• Tienes la libertad de escribir la respuesta que desees.

Aviso si falta algún archivo adjunto

Se produce automáticamente cuando en tu mensaje de correo mencionas la palabra Adjunto, y no ejecutas esta acción antes de enviar el correo. De esta forma, la plataforma no permitirá que envíes el email hasta que realices esta tarea.

Ventajas:

• Es la mejor forma de enterarte que no adjuntaste el archivo.
• Obliga de alguna manera a estar pendiente de lo que redactas antes de enviar.
• Puedes activar o desactivar esta opción en cualquier momento.

Agregar una firma de correo electrónico

Las firmas en el correo son ese toque personal que se le dan a los mensajes con tu nombre o algún símbolo que te identifique, se agregan automáticamente y aparecen en la parte inferior del mensaje de email, puedes crearla según sea tu gusto.

Ventajas:

• Personalizan y le dan un toque formal a todos tus correos enviados.
• Las firmas pueden incluir imágenes, logotipos y firma manuscrita.
• Puedes editarla y modificarla cada vez que lo creas conveniente.

Crear una cita de calendario

Son las actividades en específico que puedes programar a través de Outlook, aquí tendrás la posibilidad de insertar en el calendario alguna diligencia o cita en un día determinado, y así tenerla pendiente cada vez que entres al sistema.

Ventajas:

• Permite programar todas las citas que consideres necesarias.
• Puedes programar una cita o varias en un mismo día.
• Configura la hora establecida en la cual debas cumplir con este compromiso.

Programar una reunión

Es una función que puedes activarla cuando necesites programar algún tipo de conferencia o encuentro con un grupo de personas, bien sea familiar o de trabajo, en un día determinado. Esta opción se encarga de enviar una invitación a los contactos, así como de realizarle seguimiento a todos aquellos que han aceptado la misma.

Ventajas:

• Te permite invitar a todos los contactos que creas necesarios.
• Puedes incluir archivos adjuntos a la invitación.
• Configura la hora y el día exacto de la reunión.

Creación de carpetas

Las carpetas son la mejor herramienta para mantener ordenados todos los correos en tu bandeja de entrada de Outlook, por esta razón, la plataforma te permite crear todas las que necesites, y así darle un mejor manejo a tu buzón de entrada.

Ventajas:

• Crea todas las carpetas que necesites.
• Permite crear carpetas para diferentes contactos o agruparlas por asunto.
• Con el uso de las carpetas se hace más sencillo identificar los correos que ya no son útiles o que desees eliminar.

Delegar acceso

Consiste en facultar a otra persona para que tenga acceso a la cuenta de Outlook y que pueda manejar y administrar todos los correos que aquí se encuentran. Esta opción es recomendable si manejas cuentas empresariales, ya que la información allí almacenada puede ser de carácter común.

Ventajas:

• En caso de estar de vacaciones o ausente, otra persona de confianza puede gestionar el correo.
• Puedes editar los permisos y elegir quiénes pueden acceder al correo.
• La persona delegada tiene acceso a todas las funciones a excepción de borrar contactos y correos.

Modificar la barra de acceso rápido

La barra de acceso es donde se encuentran todas las funciones que puedes ejecutar dentro de la cuenta de Outlook, aquí encontrarás pestañas como calendario, personas y tareas entre otros, los cuales tendrás la oportunidad de modificar a tu gusto cuando lo creas conveniente.

Ventajas:

• Permite modificar todos los botones y pestañas que se encuentren disponibles.
• Configura el orden en el que aparecerán los iconos.
• Modifica el número de iconos en la barra.
• Permite desplazarte de forma sencilla por la plataforma.

Configuración con el calendario de Outlook

Esta función es ideal si utilizas Outlook en distintos ordenadores, ya que todos los avisos que hayas programado en Calendar los verás de forma automática en el calendario del correo electrónico, incluyendo todo lo que esté programado en el mismo.

Ventajas:

• Todo lo que modifiques en el calendario será visible en tu cuenta de correo.
• Podrás ver las alertas y notificaciones registradas en el calendario.

Reglas de Outlook

Son las configuraciones que se realizan en correos determinados, con la finalidad de que todo quede automatizado, una vez recibida o enviada la información.

Ventajas:

• Puedes crear las reglas de manera personalizada y según sean tus necesidades.
• Permite mover correos desde la bandeja de entrada hacia una carpeta determinada.
• Crea respuestas automáticas a determinados correos.

Establecer menciones

Se utiliza cuando envías un correo electrónico a diferentes personas, pero solo quieres destacar a uno o algunos contactos en específico, solo debes colocar "@" seguido del nombre y harás la mención respectiva.

Ventajas:

• Permite destacar a un contacto en específico.
• Diferencia los contactos en caso de hacer mención sobre algún anuncio importante.
• Es muy útil sobre todo cuando aparecen muchos contactos como destinatario.

Leer en voz alta

Esta opción permite que la plataforma lea tu correo electrónico en voz alta, mientras estés realizando otra actividad en el ordenador, también puedes dictar los correos con tu voz, siempre y cuando dispongas de los equipos necesarios.

Ventajas:

• Escuchar el mensaje te permite modificar la información, y detectar posibles errores de redacción.
• Es ideal para personas con problemas visuales.
• Puedes visualizar el texto palabra por palabra mientras lo escuchas.

Cambio de zona horaria

Función pensada para todos aquellos usuarios que se encuentran de viaje constantemente, y que necesitan tener su cuenta de correo programada para enviar y recibir la información en el momento indicado.

Ventajas:

• Configura diferentes zonas horarias de forma simultánea.
• Puedes realizarlo al momento que desees.

Retraso de entrega

Consiste en configurar el correo de Outlook para que los emails se envíen a una hora y fecha determinada, y así evitar molestias cuando los destinatarios no estén disponibles para recibir ningún tipo de email.

Ventajas:

• Puedes programar el envió de correos para que estos lleguen en días u horas laborales, sin interferir con el descanso de la persona.
• Programa el horario de forma manual.
• Permite cancelar el envío cuando lo desees.

Guardar correos en PDF

Es una opción muy utilizada, sobre todo si se trata de documentos o archivos importantes, solo tienes que leer el correo y dirigirte a la opción de “Imprimir”, y de esta manera habrás guardado la información bajo este formato.

Ventajas:

• Almacena la información recibida en tu ordenador de forma inmediata.
• Guarda el correo sin importar la cantidad de páginas o elementos que este contenga.

Crear copias de seguridad

Es recomendable ejecutar una copia de seguridad, sobre todo en tu correo electrónico, ya que en este sitio se suele almacenar información realmente valiosa, por otra parte, nunca estamos exentos a ciertos percances que pudieran borrar los emails almacenados.

Ventajas:

• La copia quedará almacenada en archivos locales.
• Es una opción segura en caso de sufrir algún inconveniente.
• La puedes restaurar en cualquier momento.