Tính năng bình luận trong các chương trình của Microsoft là một cách tuyệt vời để nhanh chóng xem lại tài liệu, đưa ra hướng dẫn hoặc giải thích ngắn gọn về một phần cụ thể của tài liệu.
Trong Excel , nếu bạn muốn chèn nhận xét và ghi chú đơn giản , bạn chỉ cần thực hiện một vài bước nhanh chóng là xong. Bằng cách này, bạn có thể dễ dàng truy cập các ghi chú về tài liệu của mình để sử dụng cá nhân hoặc chia sẻ với những người khác cùng làm việc trên bảng tính đó.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn mọi thứ cần biết về cách sử dụng chú thích để ghi chú vào bảng tính Excel và tận dụng tối đa công cụ này.
Chức năng của phần bình luận và ghi chú trong Excel là gì, và tại sao tôi nên sử dụng chúng?
Việc sử dụng chú thích phổ biến hơn nhiều trong Word so với Excel ; tuy nhiên, lợi ích của việc sử dụng công cụ này hầu như giống nhau trong cả hai trường hợp.
Một số công dụng chính của chú thích và ghi chú trong Excel là:
- Cho phép thêm lời giải thích, sự thật hoặc lời nhắc nhở.
- Chúng không chiếm diện tích. vào tài liệu của bạn.
- Chúng giúp cải thiện tinh thần đồng đội..
- Họ phục vụ để thay đổi tài liệu trong tệp mà không thay đổi nội dung.
- Nó rất dễ làm.
- Các bình luận, ý kiến Chúng có thể được tùy chỉnh hoặc sửa đổi..
Đây chỉ là một vài ưu điểm của việc sử dụng chú thích hoặc ghi chú trong Excel . Hãy nhớ rằng nếu bạn sử dụng chúng đúng cách , bạn có thể thêm ghi chú mà không làm xáo trộn cấu trúc tài liệu.
Trong Excel, ghi chú và bình luận có những điểm khác biệt nào?
Mặc dù thoạt nhìn chúng có vẻ giống nhau, nhưng ghi chú và bình luận trong Excel thực chất là khác nhau . Điều này sẽ trở nên rõ ràng hơn khi chúng ta tìm hiểu sâu hơn về chức năng của từng loại.
Cụ thể trong Office 365, chức năng của cả hai đều như sau:
- ghi chú: Như tên gọi của chúng cho thấy, chúng được sử dụng để Ghi chú hoặc bình luận về dữ liệu được phản ánh trong tài liệu.Hơn nữa, họ không có hộp trả lời do đó chúng rất lý tưởng cho để làm rõ thêm hoặc các chi tiết khác trong bảng tính.
- Comentarios: trong các phiên bản Office mới hơn, Các bình luận được liên kết với nhau và cho phép người dùng thảo luận hoặc tương tác với những người khác về dữ liệu.. Chúng bao gồm một hộp trả lời Và khi người khác phản hồi, cuộc trò chuyện sẽ được hiển thị kèm theo. tất cả các bình luận được kết nối.
Cần lưu ý rằng trong các phiên bản Excel trước đây, ghi chú được coi là bình luận, nhưng chúng không bao gồm hộp trả lời.
Để tạo ghi chú trong Excel, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Bấm vào Ghi chú mới trong menu ngữ cảnh.
- Bạn cũng có thể đăng nhập Ghi chú/ Ghi chú mới tab Xem lại.
Tìm hiểu từng bước cách sử dụng chú thích trong bảng tính Excel của bạn.
Chức năng bình luận là một cách hoàn hảo để duy trì giao tiếp tích cực với những người dùng khác đang làm việc trên cùng một bảng tính Excel . Trong một bình luận, bạn có thể thêm nhận xét , và một chỉ báo sẽ xuất hiện ở góc ô.
Bằng cách này, khi bạn di chuột qua , bình luận sẽ hiện ra . Có nhiều cách sử dụng chúng , và chúng khác nhau tùy thuộc vào nhu cầu và hệ điều hành của bạn.
Chúng tôi sẽ giải thích chi tiết hơn ở phần dưới đây:
Chèn bình luận để tạo cuộc trò chuyện
Trước tiên, bạn cần biết rằng tất cả người dùng có quyền chỉnh sửa tệp của bạn đều có quyền chỉnh sửa phần bình luận.
Đối với hệ điều hành Windows, cách chèn bình luận theo luồng để tạo cuộc hội thoại như sau:
- Nhấp chuột phải vào ô và sau đó nhấp vào Nhận xét mới.
- Viết bất cứ điều gì bạn muốn.
- Chọn nút Xuất bản, hoặc nhấn Ctrl + Enter.
- Si Những người dùng khác Họ có thứ gì đó thêm vàoHọ phải nhấp chuột phải vào tế bào và chọn tùy chọn Trả lời bình luận.
Để thực hiện việc này trên macOS, bạn cần phải:
- Nhấp chuột phải vào ô và sau đó chọn tùy chọn Nhận xét mới.
- Hãy viết bình luận.
- Nhấn nút Xuất bảnhoặc sự kết hợp của Lệnh + Nhập.
- Cho những ai muốn trả lờiHọ phải nhấp chuột phải vào tủ và lựa chọn Trả lời bình luận.
Mặt khác, có những thao tác khác có thể được thực hiện trên các bình luận cả trên Windows và Mac.
Đó là:
- Để chỉnh sửa bình luận hoặc trả lời trong chuỗi bình luận: Bạn cần định vị con trỏ. về tế bàosau đó về văn bản từ phần bình luận và nhấp vào Chỉnh sửaBạn chỉ có thể Chỉnh sửa những bình luận bạn tự tạo..
- Để xóa một bình luận dạng chuỗi: làm nhấp chuột phải vào ô và sau đó nhấn vào Xóa nhận xét.
- Để xóa một câu trả lời: đặt con trỏ về tế bàoSau đó, di chuột qua văn bản và nhấp vào Tẩy.
- Để đánh dấu chuỗi bình luận là đã được giải quyết: đặt con trỏ chuột vào tế bào và chọn tùy chọn của Giải quyết quy trình conHãy nhớ rằng bình luận sẽ vẫn hiển thịnhưng không thể thêm bất cứ thứ gì nữa trừ khi bạn quay lại. mở.
Chèn ghi chú đơn giản
Để chèn ghi chú đơn giản vào Excel trên Windows, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Nhấp chuột phải vào ô.
- Sau đó nhấn vào Chèn ghi chúhoặc cũng bằng Shift + F2.
- Viết Ghi chú của bạn.
- Haz sáo bên ngoài tế bào.
Để chỉnh sửa ghi chú, nhấp chuột phải vào ô và chọn Chỉnh sửa ghi chú . Để xóa ghi chú, nhấp chuột phải và chọn Xóa ghi chú . Trên macOS, bạn không thể chèn ghi chú đơn giản trực tiếp vào Excel.
Sao chép ghi chú hoặc nhận xét sang các ô và bảng tính khác.
Để sao chép ghi chú hoặc bình luận trong Windows hoặc MacOS, bạn cần thực hiện theo các bước sau:
- Chọn ô hoặc các ô Những phần có chứa bình luận để sao chép.
- Nhấn Ctrl + C (trên Windows) o Command + C (trên máy Mac).
- Bên trong tab TRANG CHỦNhấp vào mũi tên bên dưới nút Dán, sau đó chọn Keo đặc biệt.
- En Keo đặc biệt bấm vào Bình luận và sau đó, trong chấp nhận.
- Để hủy bỏ cạnh di độngChọn ô khác hoặc nhấn phím ESC.
- Trên máy Mac chọn ô đích và sau đó nhấn Command + V.
Ngoài ra, có một vài chi tiết bạn cần lưu ý để tránh sai sót trong quá trình này . Một trong số đó là tránh nhấn Enter sau khi nhấn OK , vì nội dung của ô trong vùng dán sẽ được sao chép cùng với phần bình luận.
Ngoài ra, xin lưu ý rằng các bình luận được sao chép sẽ thay thế bất kỳ bình luận nào hiện có trong khu vực đích.
Hiển thị hoặc ẩn các chỉ báo bình luận và ghi chú
Một tính năng rất hữu ích khác trong phần ghi chú hoặc bình luận là khả năng lựa chọn hiển thị hoặc ẩn các chỉ báo . Theo mặc định, Excel hiển thị chỉ báo khi một ô chứa ghi chú hoặc bình luận . Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi cài đặt này để chỉ định xem bạn muốn hiển thị hay không.
Để thực hiện việc này trên Windows, bạn cần vào tab Tệp và sau đó chọn Tùy chọn.
Trong mục Nâng cao, ngay bên dưới mục Hiển thị, bạn có thể chọn giữa:
- Ẩn các bình luận và chỉ báo trong toàn bộ cuốn sách: Bên dưới các ô có chú thích, hãy hiển thị. Chọn Không có bình luận hoặc chỉ báo.
- Hiển thị các chỉ số nhưng chỉ hiển thị chú thích khi con trỏ chuột di chuyển qua ô: Bên dưới các ô có chú thích, hãy nhấp vào Hiển thị rồi nhấp vào Chỉ hiển thị các chỉ báo và bình luận khi kích hoạt..
- Luôn hiển thị bình luận và chỉ báo: Bên dưới các ô có chú thích, trong phần Hiển thị, hãy nhấp vào Chú thích và Chỉ báo. Trong Office 365, cài đặt này áp dụng cho ghi chú, nhưng không áp dụng cho bình luận theo chuỗi..
Đối với macOS, các thiết lập sẽ khác . Trước tiên, hãy vào Excel/Tùy chọn/Xem (trong mục Tạo) . Trong hộp thoại Xem , ở mục Bình luận , chọn Hiển thị.
Bạn có thể chọn giữa:
- Ẩn các bình luận và chỉ báo trong toàn bộ cuốn sách: bằng cách nhấp vào Không có bình luận hoặc chỉ báo nào..
- Xem các chỉ báo và hiển thị chú thích khi bạn di chuột qua ô: nhấn vào Tùy chọn chọn "Chỉ hiển thị chỉ báo và bình luận" khi kích hoạt.
- Luôn hiển thị bình luận và chỉ báo: bấm vào Nhận xét và chỉ số.
Thay đổi tên mặc định của ghi chú hoặc bình luận.
Cuối cùng, có tùy chọn để sửa đổi tên mặc định được gán cho ghi chú trong Excel . Trong trường hợp bình luận , chương trình sẽ đặt tên cho chúng bằng tên của người hiện đang đăng nhập vào tài khoản và điều này không thể thay đổi.
Do đó, để đổi tên một ghi chú trong Windows, bạn cần thực hiện các bước sau:
- bấm vào tab Lưu Trữ và sau đó trong tùy chọn.
- Trong danh mục Tổng quan, dưới Tùy chỉnh bản sao Microsoft Office của bạnViết tên vào bên trong ô. Tên người dùng.
Lưu ý thêm, bạn nên biết rằng nếu trường Tên người dùng trống , Excel sẽ tự động gán tên người dùng của bạn làm giá trị trong ô Tên người dùng và sẽ sử dụng nó cho nhãn.
Hơn nữa, mặc dù bạn không thể xóa thẻ ghi chú , nhưng bạn có thể gỡ bỏ chúng . Điều tương tự cũng áp dụng cho máy tính macOS.
Do đó, để thay đổi tên mặc định của các bình luận trong macOS, bạn cần thực hiện các bước sau:
- Thăm Excel/ Tùy chọn/ Chung.
- Trong hộp thoại tương ứng với Tổng quan, cụ thể trong Tùy chỉnhTiếp tục viết tên vào trong ô. Tên người dùng.
