Використання електронної пошти Outlook на робочому місці значною мірою зосереджено на роботі з клієнтами, потенційними клієнтами та робочою командою, тому необхідно якомога уважніше стежити за вхідними повідомленнями.
Якщо з тієї чи іншої причини ми не можемо відповісти на електронний лист , чи то тому, що ми не на службі, чи просто недоступні на даний момент, Outlook має можливість налаштувати автоматичні відповіді.
У наступних абзацах ви дізнаєтеся все, що вам потрібно знати про цей корисний інструмент Outlook , і як використовувати його для підвищення продуктивності вашої роботи за допомогою цієї служби електронної пошти.
Що таке автоматичні відповіді в Outlook?
Ця функція, доступна через налаштування Outlook, дозволяє користувачам планувати автоматичні відповіді на електронні листи, отримані в певний час. Ця функція досить поширена в популярних поштових сервісах, таких як Gmail.
Оскільки постачальники послуг електронної пошти широко використовуються на робочому місці , вони постійно займаються спілкуванням з клієнтами та між співробітниками. Мета цього інструменту в Outlook — максимізувати продуктивність користувачів , надаючи спосіб підтримувати взаємодію з клієнтами та членами команди в години, коли вони активно не використовують Outlook.
Дізнайтеся, як створювати заздалегідь написані відповіді та підвищувати свою продуктивність в Outlook
Щоб скористатися функцією автоматичної відповіді, просто відкрийте налаштування Outlook. Ця функція доступна з усіх поштових клієнтів Outlook , тому ви можете використовувати її незалежно від вашого місцезнаходження чи пристрою, який ви використовуєте.
Дій:
З мобільного
Ця процедура досить проста та зрозуміла, оскільки вона передбачає лише активацію налаштувань автоматичної відповіді та визначення відповіді, яку ми хочемо надсилати на всі вхідні електронні листи.
Щоб активувати їх, просто виконайте таку процедуру:
- Старт застосування світогляд.
- прес Про вас зображення профілю.
- Виберіть el значок шестірні розташований у нижньому лівому куті.
- Виберіть обліковий запис OutlookВи можете зробити це зі списку облікових записів, який ви побачите у верхній частині екрана налаштувань.
- Activa варіант «Автоматичні відповіді».
- Якщо ви хочете, марка коробка «Бути відповідальним протягом певного періоду часу» та визначає, з коли і до якої дати й часу будуть надсилатися автоматичні відповіді.
- Введіть текст за допомогою якого будуть надіслані відповіді.
- прес про кнопку "Підтвердити" розташований у верхньому правому куті
Мобільний додаток – це лише засіб для активації функції Outlook , завдяки якому ті, хто надсилає електронний лист на наш обліковий запис, отримують автоматичну відповідь, яка вказує, наприклад, що ви перебуваєте поза робочим часом.
З комп’ютера
Щоб отримати доступ до цієї функції з комп’ютера, процес досить простий, оскільки він не вимагає доступу до специфікацій облікового запису Microsoft, а радше до найбазовіших функцій електронної пошти Outlook.
Все це наступним чином:
- З вхідні, натисніть на значок у формі шестерні.
- Виберіть «Переглянути всі налаштування Outlook».
- У розділі "Пошта" Натисніть на останній варіант, який називається «Автоматичні відповіді».
- Activa функцію, вибравши перемикач з позначкою «Увімкнути автоматичні відповіді».
- Вкажіть часові рамки який буде активним.
- Визначте повідомлення-відповідь який буде надіслано.
- натисніть en «Зберігати».
Веб -застосунок Outlook надає найпряміший метод доступу до цього налаштування, що дозволяє нам швидко активувати його та використовувати стільки, скільки потрібно , або протягом часу, запланованого в налаштуваннях.
Інші дії для підвищення продуктивності в Outlook
Як користувачі, які використовують Outlook як метод роботи , необхідно мати всі можливі методи для підвищення продуктивності під час використання служби електронної пошти.
Окрім створення автоматичних відповідей для періодів бездіяльності, ми пропонуємо ще три поради, які допоможуть вам максимально ефективно використовувати свій обліковий запис Outlook:
Створення груп контактів
Створення групи контактів , незалежно від сервісу, який ми використовуємо, є одним із найефективніших способів упорядкування нашого порядку денного, об’єднуючи в одному списку контакти, які певним чином пов’язані один з одним, чи то за роботою, родиною чи спільною групою друзів, серед інших критеріїв.
Процедура створення нової групи контактів описана нижче:
- З поштової скриньки з Outlook, виберіть значок людей, розташовану на лівій панелі інструментів, щоб відкрити контакти.
- Виберіть стрілка, яку ви побачите поруч із опцією «Новий контакт» а потім клацніть «Нова група».
- Визначте назву для групи та додайте відповідну інформацію.
- натисніть en "Створювати".
- Введіть імена або електронні адреси контактів, яких ви хочете додати до групи.
- натисніть en «Додати».
Використовувати текстові передбачення
Функція прогнозування введення тексту в Outlook значно економить користувачам час під час написання повідомлень, оскільки пропонує слова або фрази для подальшого використання під час друку.
- Виберіть значок шестерні, який розташований у верхній панелі.
- Натисніть на «Переглянути всі налаштування Outlook».
- У розділі "Пошта", вибрати варіант «Напиши та відповій».
- Прокручуйте, поки не знайдете розділ «Текстові передбачення».
- Перевірте опцію «Пропонувати слова або фрази під час друку».
- Натисніть на «Зберігати».
Створюйте підписи для своїх електронних листів
Функція підпису електронної пошти дозволяє додавати один підпис до всіх ваших листів, надаючи їм вишуканого та персоналізованого вигляду, а також дуже професійної естетики.
Щоб створити персоналізований підпис для своїх електронних листів, просто виконайте такі дії:
- Натисніть на шестірню розташований у верхній смузі.
- Виберіть «Переглянути всі налаштування Outlook».
- У розділі "Пошта", натисніть опцію «Напиши та відповій».
- створити підпис у редакторі, який ви побачите у вікні.
- Увімкніть параметр «Автоматично додавати мій підпис до нових повідомлень, які я пишу».
- Натисніть на «Зберігати».
