Kung gusto mong masulit ang Access , dapat mong basahin ang artikulong ito hanggang dulo dahil ipapakita namin sa iyo ang pinakamahuhusay na tip at trick para maging eksperto ka sa pamamahala ng database.
Bukod pa rito, ipapaliwanag namin kung ano ang pangunahing window, para saan ito, at ano ang lahat ng mga opsyon na mayroon ka sa tool na ito ng Microsoft.
Huwag palampasin ang anumang bagay kung gusto mong maging isang propesyonal sa Access at pamahalaan ang malaking halaga ng impormasyon na may kaugnayan sa trabaho . Ang mga tip na ito ay makakatipid sa iyo ng oras at magpapataas ng iyong kahusayan sa trabaho.
Ano ang pangunahing window ng Access at para saan ito ginagamit?
Ang pangunahing window ng Access ay ang toolbar sa itaas ng screen , kung saan makikita mo ang lahat ng tool na kailangan mo upang magamit ang iba't ibang function ng programa . Nagbibigay-daan ito sa iyong mas madaling isagawa ang mga command , gamit ang mouse o keyboard shortcuts.
Ito ay nahahati sa iba't ibang menu , na binubuo naman ng ilang grupo ng mga tool na naglalaman ng mga partikular na function , na pinaghihiwalay ayon sa uri ng gawain na kaya nilang gawin. Makikita mo rin ang data table na gagamitin mo sa pangunahing window. Kung mag-click ka sa isang bagong file, lilitaw itong blangko, halos kapareho ng isang spreadsheet ng Microsoft Excel.
Ano ang lahat ng mga opsyon sa pangunahing window ng Access?
Gaya ng sinabi namin sa nakaraang seksyon, ang pangunahing window ng Access ay binubuo ng iba't ibang mga opsyon.
Sa ibaba ay ipapakita namin sa iyo ang bawat isa sa kanila at kung anong mga tool ang makikita mo sa mga ito:
Talahanayan ng data
Gumagana ang Microsoft Access sa mga talahanayan, na binubuo ng mga hilera at hanay na maaari mong pagdugtungin upang bumuo ng isang hanay ng mga talahanayan at lumikha ng isang organisadong database. Ang graphical interface nito ay katulad ng sa isang spreadsheet ng Excel. Maaari kang magdagdag ng mga bagay at baguhin ang uri ng entry gamit ang mga paunang natukoy na filter.
Start Menu
Sa menu na ito, makikita mo ang lahat ng tool na may kaugnayan sa data na makakatulong sa iyong pumili sa pagitan ng mga view ng Design at Datasheet . Maaari mo ring pagbukud-bukurin at i-filter ang impormasyon , magsagawa ng spell check, piliin ang font (laki at kulay), at gamitin ang tool na Find and Replace.
Gumawa ng Menu
Ito ay isa sa mga pinakaginagamit na grupo ng mga tool sa Access at ginagamit upang lumikha ng isang bagong talahanayan gamit ang isang disenyo kung saan maaari kang magdagdag ng mga field at magtakda ng mga opsyon sa index o sa pamamagitan ng mga listahan ng SharePoint.
Magagawa mo ring pumili ng query wizard o lumikha ng query na may kasamang dialog box. Kabilang sa mga pinakamahalagang elemento ay ang mga form , na nagbibigay-daan sa iyong gumamit ng wizard , mag-navigate gamit ang mga pahalang o patayong tab, at magdisenyo ng bagong form gamit ang Design view.
Sa kabilang banda, makakahanap ka ng isang grupo ng mga function na nagbibigay-daan sa iyong magtrabaho sa mga ulat . Magagawa mong lumikha ng isang walang laman na ulat o magdisenyo ng isa upang magdagdag ng mga function na naka-grupo ayon sa kabuuang data. Panghuli, makakahanap ka ng mga Macro upang makapagdagdag ka ng mga paulit-ulit na gawain at ma-automate ang mga ito , na nagbibigay-daan sa iyong magsagawa ng mas kaunting mga hakbang kapag nagtatrabaho.
Menu ng Panlabas na Datos
Huwag kalimutan na ang Access ay isang programa na nagbibigay-daan sa iyong mag-link ng iba't ibang mga talahanayan upang lumikha ng mga database, kaya kakailanganin mong mag-import at mag-export ng panlabas na data . Para gawin ito, pumunta sa menu na External Data . Sa seksyong ito ng pangunahing screen, maaari kang mag-import at mag-link ng mga pinagmumulan ng data. Pagkatapos ay magkakaroon ka ng opsyon na i-export ang mga ito sa Excel, isang XML file, isang text file, o ipadala ang mga ito sa pamamagitan ng email.
Mga tool sa database
Kapag kailangan mong gamitin ang partikular na database na iyong nilikha, kakailanganin mong gamitin ang menu Mga tool sa databaseSa mga tungkuling ito Magagawa mong i-compact at kumpunihin ang database kapag hindi ito tugma o nakakita ka ng error sa isang partikular na elemento.
Maaari kang magpatakbo ng mga macro at magtakda ng mga ugnayan ng data upang itugma ang mga field sa iba pang mga talahanayan. Kakailanganin mo ring gamitin ang menu na ito upang iugnay ang mga dependency ng object kapag nagsasagawa ng mga query batay sa mga partikular na talahanayan. Ang isa pang bentahe ng paggamit ng menu na ito ay nagbibigay-daan ito sa iyong madaling ilipat ang data at pamahalaan ang mga add-in . Panghuli, maaari mong suriin ang pagganap gamit ang tool sa dokumentasyon ng database.
Campos
Ang ganitong uri ng menu ay nagbibigay-daan sa iyong magtrabaho tuwing kailangan mong i-edit ang mga field sa isang table . Maaari mong piliin ang view na kailangan mo, magdagdag at magtanggal ng mga uri ng field (tandaan na ang mga ito ay maaaring teksto, hyperlink, numero, at mga field ng petsa, bukod sa iba pa). Gamit ang tool na ito, maaari ka ring magdagdag ng mga pangalan, pamagat, at paglalarawan sa bawat field . Panghuli, maaari mong baguhin ang pag-format at magsagawa ng pagpapatunay upang suriin ang isang partikular na panuntunan o i-configure ang isang mensahe ng error.
gumuhit
Kapag kailangan mong gumamit ng mga katangian ng talahanayan, dapat mong gamitin ang menu na ito upang maisagawa ang iyong gawain. Sa ganitong paraan, maaari mong tingnan, suriin, at patunayan ang mga kaganapan upang matiyak ang tamang pagpapatupad ng mga macro (na maaari mo ring likhain at palitan ang pangalan mula sa seksyong ito). Panghuli, maaari kang lumikha ng mga ugnayan sa pagitan ng data sa iba't ibang mga talahanayan at ipakita ang mga bagay na ginagamit ng mga query batay sa mga partikular na talahanayan.
mga kasangkapan sa mesa
Ito ay isang drop-down menu na makikita mo sa tabi ng bawat field, at dito ka makakapili ng iba't ibang opsyon na makakatulong sa iyong i-format, ayusin, at i-filter ang data, bukod sa iba pang mga bagay.
Mga tip at trick para masulit ang Microsoft Access
Sa ibaba, ipapakita namin sa iyo ang ilang mga tip at trick upang matulungan kang masulit ang Access at maging isang eksperto sa maikling panahon.
Tingnan natin:
Gamitin ang mga paunang dinisenyong template
Nagsisimula ka pa lang sa pamamahala ng database o isa ka nang advanced na gumagamit ng Access, huwag kalimutan ang paggamit ng mga pre-designed na template ng Microsoft. Makakatipid ito sa iyo ng oras at magbibigay-daan sa iyong mabilis na mag-set up ng mga parameter at layout ng form sa isang table. Para gawin ito, pumunta sa tab na File , i-click ang New , at pagkatapos ay piliin ang nais na uri ng database mula sa search bar.
Gumawa ng mga macro para i-automate ang mga gawain
Ang paggamit ng mga macro ay makakatulong sa iyong i-automate ang mga paulit-ulit na gawain . Sa ganitong paraan, maaari kang lumikha ng shortcut sa keyboard o idagdag ito sa quick menu (matatagpuan sa kaliwang sulok sa itaas ng screen) upang maisagawa ang ilang hakbang nang sabay-sabay. Magagawa mo ito sa pamamagitan ng pagpunta sa menu na Table , hanapin ang tool group na Relationships , at pag-click sa Named Macro . Pagkatapos, kakailanganin mong magtalaga ng pangalan, patakbuhin ang gawain , at i-click ang I-save.
Suriin ang pagganap ng database
Kapag nagsimula kang magtrabaho sa database at nagsama ng iba't ibang elemento, malamang na makagawa ka ng ilang pagkakamali, kaya kakailanganing makita kung ano ang performance ng isa o higit pang mga talahanayan at isang kumpletong Access database.
Para gawin ito, pumunta sa Database Tools , piliin ang Analyze group , at i-click ang Analyze Performance . Lilitaw ang isang window na nagpapakita ng mga detalye ng mga query, form, report, at macro sa dokumento. Maaari mong i-disable ang ilan sa mga component na ito sa isang click lang. Maaari mo ring suriin ang table gamit ang isang wizard (sa pamamagitan ng pag-click sa Analyze Table ), na magpapakita sa iyo ng duplicate na impormasyon at kung paano i-update ang iba't ibang table nang sabay-sabay.
