Si të krijoni përgjigje automatike ose të parazgjedhura në Outlook? Udhëzues hap pas hapi

Përdorimi i email-it Outlook në vendin e punës është kryesisht i përqendruar në marrëdhëniet me klientët, klientët potencialë dhe ekipin e punës, kështu që është e nevojshme të monitorohet nga afër kutia postare sa më shumë që të jetë e mundur.

Nëse, për një arsye ose një tjetër, nuk mund t'i përgjigjemi një email-i , qoftë sepse nuk jemi në detyrë ose thjesht nuk jemi të disponueshëm për momentin, Outlook ka mundësinë të konfigurojë përgjigjet automatike.

Në paragrafët e mëposhtëm, do të mësoni gjithçka që duhet të dini rreth këtij mjeti të dobishëm të Outlook-ut dhe si ta përdorni atë për të përmirësuar produktivitetin tuaj në punë përmes këtij shërbimi email-i.

Cilat janë përgjigjet automatike në Outlook?

Kjo veçori, e aksesueshme përmes cilësimeve të Outlook, u lejon përdoruesve të planifikojnë përgjigje automatike për email-et e marra në një kohë të caktuar. Kjo veçori është mjaft e zakonshme në shërbimet e njohura të email-it, siç është Gmail.

Meqenëse ofruesit e email-it përdoren gjerësisht në vendin e punës , ata merren vazhdimisht me komunikimin me klientët dhe midis punonjësve. Qëllimi i këtij mjeti në Outlook është të maksimizojë produktivitetin e përdoruesit duke ofruar një mënyrë për të ruajtur ndërveprimin me klientët dhe anëtarët e ekipit gjatë orarit kur ata nuk e përdorin në mënyrë aktive Outlook-un.

Mësoni si të krijoni përgjigje të para-shkruara dhe të përmirësoni produktivitetin tuaj në Outlook

Për të përdorur funksionin e përgjigjes automatike, thjesht hyni në cilësimet e Outlook-ut. Ky funksion është i arritshëm nga të gjithë klientët e email-it të Outlook-ut , kështu që mund ta përdorni pavarësisht vendndodhjes ose pajisjes që po përdorni.

Shkoni për të:

Nga celulari

Kjo procedurë është mjaft e thjeshtë dhe e drejtpërdrejtë, pasi përfshin vetëm aktivizimin e cilësimeve të përgjigjes automatike dhe përcaktimin e përgjigjes që duam t'u dërgojmë të gjitha emaileve hyrëse.

Për t'i aktivizuar ato, thjesht ndiqni këtë procedurë:

• fillim aplikimi i Pikëpamje
• shtyp Për ju foto Profili.

• zgjedh el ikonë e ingranazheve të vendosura në këndin e poshtëm të majtë.
• Zgjidhni një llogari OutlookMund ta bësh këtë nga lista e llogarive që do të shohësh në krye të ekranit të cilësimeve.

• Activa opsionin "Përgjigje automatike."
• Nese ju deshironi, shënojë kutia "Të jesh përgjegjës për një periudhë kohore" dhe përcakton se nga kur dhe deri në cilën datë dhe orë do të dërgohen përgjigjet automatike.

• Shkruani tekstin me të cilin do të dërgohen përgjigjet.
• shtyp rreth butonit "Konfirmo" ndodhet në këndin e sipërm të djathtë

Aplikacioni celular është vetëm një mjet për të aktivizuar funksionin Outlook , në mënyrë që ata që dërgojnë një email në llogarinë tonë të marrin një përgjigje automatike që tregon, për shembull, se jeni jashtë orarit të punës.

Nga kompjuteri

Për të aksesuar këtë funksion nga një kompjuter, procesi është mjaft i thjeshtë, pasi nuk kërkon akses në specifikimet e llogarisë Microsoft, por në funksionet më themelore të email-it të Outlook.

E gjithë kjo në mënyrën e mëposhtme:

• desde la inboxklikoni në ikonë në formë ingranazhi.
• zgjedh "Shikoni të gjitha cilësimet e Outlook."

• Në seksionin "Mail" Klikoni në opsionin e fundit, të quajtur "Përgjigje automatike."
• Activa funksionin duke zgjedhur çelësin e etiketuar si "Aktivizo përgjigjet automatike."

• Tregoni afatin kohor e cila do të jetë aktive.
• Përcaktoni mesazhin e përgjigjes që do të dërgohet.
• kliko en "Mbaj".

Aplikacioni ueb i Outlook ofron metodën më të drejtpërdrejtë të aksesit në këtë cilësim, duke na lejuar ta aktivizojmë shpejt dhe ta mbajmë në përdorim për aq kohë sa është e nevojshme ose për kohën e planifikuar në cilësime.

Veprime të tjera për të përmirësuar produktivitetin tuaj në Outlook

Si përdorues që përdorin Outlook si metodë pune , është e nevojshme të keni në dispozicion të gjitha metodat e mundshme për të përmirësuar produktivitetin kur përdorni shërbimin e email-it.

Përveç krijimit të përgjigjeve automatike për periudhat e pasivitetit, ne ofrojmë tre këshilla të tjera për t'ju ndihmuar të përfitoni sa më shumë nga llogaria juaj Outlook:

Krijo grupe kontaktesh

Krijimi i një grupi kontaktesh , pavarësisht shërbimit që përdorim, është një nga mënyrat më efektive për të organizuar axhendën tonë, duke bashkuar në një listë të vetme kontaktet që janë të lidhur në një farë mënyre me njëri-tjetrin, qoftë nga puna, familja apo grupi i përbashkët i miqve, ndër kritere të tjera.

Procedura për krijimin e një grupi të ri kontaktesh përshkruhet më poshtë:

• Nga inbox nga Outlook, zgjidhni ikonën e njerëzve, të vendosura në shiritin e mjeteve të majtë, për të hapur kontaktet.
• zgjedh shigjeta që do të shihni pranë opsionit "Kontakt i ri" dhe pastaj klikoni "Grup i ri".
• Përcaktoni një emër për grupin dhe shtoni informacionin përkatës.
• kliko en "Te krijosh".
• Shkruani emrat ose email-et të kontakteve që dëshironi të shtoni në grup.
• kliko en "Shto".

Përdorni parashikimet e tekstit

Funksioni parashikues i tekstit i Outlook u kursen përdoruesve kohë të konsiderueshme gjatë shkrimit të mesazheve, pasi sugjeron fjalë ose fraza për t'i përdorur më pas ndërsa shkruajnë.

• Zgjidhni ikonën e ingranazhit, e cila ndodhet në shiritin e sipërm.
• Klikoni mbi "Shikoni të gjitha cilësimet e Outlook."
• Në pjesën "Posta", zgjidhni opsionin "Shkruaj dhe përgjigju."
• Lëvizni derisa të gjeni seksionin "Parashikime teksti".
• Kontrolloni opsionin "Sugjero fjalë ose fraza ndërsa shkruaj."
• Klikoni mbi "Mbaj".

Krijoni nënshkrime për emailet tuaja

Funksioni i nënshkrimit të email-it ju lejon të shtoni një nënshkrim të vetëm në të gjitha email-et tuaja, duke u dhënë atyre një pamje të dallueshme dhe të personalizuar, si dhe një estetikë shumë profesionale.

Për të krijuar një nënshkrim të personalizuar për emailet tuaja, thjesht ndiqni këto hapa:

• Klikoni në ingranazh e vendosur në shiritin e lartë.
• zgjedh "Shikoni të gjitha cilësimet e Outlook."
• Në seksionin "Posta", klikoni opsionin "Shkruaj dhe përgjigju."
• krijoni një nënshkrim në redaktuesin që do të shihni në dritare.
• Aktivizo opsionin "Përfshije automatikisht nënshkrimin tim në mesazhet e reja që shkruaj."
• Klikoni mbi "Mbaj".